科技期刊的信息化建设与管理探析
张 薇
（《电脑知识与技术》杂志社安徽合肥230041）
作者简介：张薇，《电脑知识与技术》杂志社编辑
摘 要：当今社会，信息化管理已经运用到各个行业和领域。对于科技期刊来说，做好信息化建设与管理，才能实现编辑工作过程的现代化、期刊编辑部内部与外部信息资源的电子化、财务管理与日常事务管理的软件化和期刊整体管理的科学化与规范化。
关键词：科技期刊；信息化管理平台；信息化建设
随着计算机应用的日益普及，全国各科技期刊社几乎都已配备了计算机。从某学会主办的多种期刊的调查情况来看，科技期刊编辑部拥有计算机设备的比率已达95%以上。但从目前各个期刊社使用计算机的情况看，还不尽如人意，计算机的利用并不充分，科技期刊的信息化建设与管理成为了一个新的重要课题。
1 科技期刊信息化建设与管理的重要性
我国的期刊业长久以来，组稿、审稿、编辑、排版，都使用传统的手工模式。对稿件的手工处理很容易造成版面混乱、错误率高，印刷过程中也容易产生印刷人员对编辑人员修改内容的误读、错读导致的人为错误，降低了期刊出版的准确性。从工作流程上来说，由于杂志社需同时处理多份稿件，而单份稿件本身需要经过的步骤繁多，手工收发稿件很容易造成管理上的混乱，产生丢失稿件、遗忘稿件、重复审稿等管理流程上的疏忽，大大降低了期刊出版的效率，也无形中延长了作者发稿的周期。
目前，很多大型的期刊社已经充分认识到信息化的重要性，逐步开始推进自身杂志社的信息化建设。对于期刊社来说，信息化建设是力求利用信息技术提供的实时性、共享性和公正性，来明确各项工作流程和管理流程，从而达到降低工作成本和提高工作效率的目标。
1.1 期刊业信息化中的实时性
期刊的主题稿件，除了质量，时效性也是很重要的一个方面。传统的期刊工作中，作者投稿、编辑部送审、作者修改等联系都是通过邮局寄送的形式，不仅耗时颇多，还可能出现稿件遗失等问题。办公自动化的介入，即用E-mai1取代传统的邮局邮递，解决了邮局递送周期长的缺点，同时也因为电子版可存档，解决了数据备份的难题，一旦稿件遗失，还可以继续调用备份的稿件，从而提高了期刊业的实时性和安全性。
1.2 期刊业信息化中的共享性
传统期刊管理模式中由于纸版稿件的唯一性，只能同时经一位工作人员的手，导致共享性差，不便于交流和沟通。信息化介入后，可以通过网络将稿件与所需要的工作人员共享，例如同时审稿等，增强了期刊的共享性，方便了有关工作人员的随时调用。
1.3 期刊业信息化中的公正性
期刊业中稿件是否录用，需要由审稿等多方面因素决定，但传统的管理方法类似暗箱操作，审稿过程并不公开，导致很多作者不了解自己稿件的审理情况，也对稿件的审理公正性产生了质疑。信息化改革后，部分大杂志社采用了网上稿件平台，将稿件的审理流程与结果全程公开于网上，作者可随时查阅、监督，增大了稿件审理中的公正性。
2 科技期刊信息化建设的目标
科技期刊信息化建设的总体目标是实现编辑工作过程的现代化、期刊编辑部内部与外部信息资源的电子化、财务管理与日常事务管理的软件化和期刊整体管理的科学化与规范化。具体包括以下几方面：
（1）稿件处理全流程的信息化和网络化，即从收稿、审稿、编辑到排版、印刷、发行过程的全面信息化管理；
（2）将编辑部内外的各种信息资源转化为结构化数据，建立编辑部数据库集群；
（3）自动完成编辑部各类费用的收入与开支情况的统计、计算和报表制作；
（4）为主编提供编辑部当前运作状态的分析性数据，满足管理与发展编辑部各项工作的需要。
可以预见的是，随着网络信息化进一步的发展，办公自动化会更多地被应用于科技期刊的工作管理，也会对现代科技期刊的发展产生积极的推动作用。
3 科技期刊信息化建设的内容
科技期刊社不同于企业，进行信息化建设要注意以最小的成本起到最大的成效，应当从最基本的方面入手进行信息化建设。
（1）管理过程的信息化。
管理过程，主要是指稿件的收集、送审、编辑加工、传递、存储、刊印等过程，把企业物流管理的思路用信息化的概念表现在期刊工作流程中，可达到事半功倍的效果。中小型科技期刊要实施管理信息化，就必须先从最细小的细节做起，首先要加强信息基础设施建设，改造不科学的管理流程，实现基本工作流程和稿件处理流程的信息化。
（2）档案管理信息化。
期刊工作中，会产生很多需要存档的资料内容，无论是稿件或是广告客户的联系方式，都需要妥善的保管，建立档案管理信息化，以备日后查阅。传统工作模式中，科技期刊因为各种原因管理比较松散，档案格式不一，比较分散，所以应先将以往版本各异、格式各异的各种历史资料用统一的格式整理成规范的电子版存档，不仅便于调用，更增加了安全性，避免了纸质档案容易丢失或因书写人字迹潦草导致的误读问题。
（3）营销过程信息化。
对于有条件的科技期刊杂志社，可以开设专用网站，为广告招商、期刊主题的推广打造网络平台，招商引资，同时做好网上的服务工作，提供网上订阅功能、网上投稿功能、稿件跟踪查询功能等。网络是任何产品皆可利用的良好的宣传平台，如何利用好网络战线，实现杂志社与商家、杂志社与读者更多的合作与互动沟通，也将是未来各大行业竞相争夺的重点之一。
4 科技期刊的信息化管理示例
科技期刊社建立新的信息化管理制度需要克服较多的难题，所以应当从细节做起。以下介绍某刊社的一套网上管理平台（以下简称平台），同时以该平台为依托，重造流程，使之基本可以满足编辑工作现代化的要求。现将这一平台的开发原则及其分析解决过程做一简单介绍。
4.1 平台信息化管理的目的和设计依据
该平台设立的目的是实现编辑工作过程的现代化，优化工作效率、编辑部内资料和档案的规范化和电子化。但考虑到该期刊杂志社经费有限，人力规模较少，所以使用了最简单的计算机操作平台，无需额外花费购买管理软件，并且以易用为原则，以再造流程为设计思路设计栏目和内容，帮助对信息化技术掌握不是很熟练的编辑、编务人员能够快速上手工作。
4.2 平台的软硬件基础及使用介绍
4.2.1 平台设计的软硬件基础
（1）硬件条件。
因充分考虑到中小期刊财力并不富足的实际情况，本平台不需要添加任何额外的设备或硬件，基础硬件只需计算机、网络即可。
（2）软件条件与设置。
本平台不需专业的管理软件。按以下步骤可简单构造平台：
①确保杂志社所有电脑都接入同一局域网，保证各电脑之间互相访问的权限设置正常。
②选择某一台电脑作为文件夹服务器，有条件的杂志社可以专门购置服务器作为文件夹服务器。
③在服务器中设立文件夹，该文件夹即为该杂志社所有文件的集散中心与归档中心。具体文件夹的设置可按照各杂志社工作流程的要求设立，以满足平台设计的通用原则、易用原则、实用原则和效率原则。
④将该文件夹设置为共享模式，并根据工作的要求，为该局域网中各使用者的电脑设置“访问”或者“访问并可修改”权限。对一些比较重要的文件夹，也可对部分用户设置“无权访问”。
平台的搭建者须为该平台编写使用说明，便于学习平台的使用方法和使用规范。档案部分应制作规范的统一格式的文本模板，方便参与管理的工作人员按照模板来整理档案。
4.2.2 平台的使用
以笔者设计搭建的信息平台为例进行介绍。
平台以两部分构成，一是日常的工作流程管理，以稿件的处理流程为主线；二是档案管理，以日常的档案管理和稿件的档案管理为主。该流程皆已再造，符合现代物流中流水线操作的原则，尽可能保证流程应用的顺畅和高效，该平台的文件夹设置见图1。
图1 平台的文件夹设置
（1）工作流程的管理
该期刊的稿件处理采用三审制度。收到稿件后，经过初审，送审稿专家审读，收到审稿专家意见后反馈于作者，收到作者的修改稿后，由主编终审，再由责任编辑编辑，编辑完后的稿件再终审通过后送印刷厂印刷。利用网络的时效快、交互性强、便于快速查询的特点，改变传统的组稿和审稿模式，能大大缩短工作流程。
①收到稿件
所有收到的最新投稿，全部保存于“1．刚收到的稿件”文件夹内，以“××号稿件，投稿，日期”的文件名保存，并通知有关编辑对稿件进行初审，编辑通过网络调用“1．刚收到的稿件”文件夹中的稿件，初审后将初审意见反馈给有关负责人员。
②专家审稿
负责人员将“1．刚收到的稿件”文件夹中已通过初审的稿件发送给专家进行审稿，并及时将收到的专家审稿意见及作者的修改稿保存于“2．已通过专家审稿的稿件”文件夹内，修改稿以“××号稿件，修改稿，日期”为文件名保存，即可保证任何一篇稿件的修改稿、审稿意见等被随时调阅。
③编辑加工
负责人员通知责任编辑对已经通过审稿的稿件进行编辑加工，并将加工完成的稿件保存在“3．已完成编辑加工的稿件”文件夹内，以“××号稿件，编辑稿，日期”为文件名保存。稿件的具体命名示例见图2。
图2 稿件的具体命名示例
④终审付印
完成编辑的稿件，交由主编终审，通过终审后的稿件保存于“4．通过编辑稿终审可刊印的样稿”文件夹中，该文件夹内稿件即可发送给印刷厂进行印刷。
（2）档案文件的管理
负责人编制档案文件的模板，由其他工作人员将手头的资料汇总，可方便日后查阅。档案格式的模板示例见图3。
《稿件审稿编辑流程登记表》
图3 档案格式的模板示例
4.2.3 平台使用的效果反馈
平台投入使用后，杂志社稿件的来往通道较以往畅通很多，稿件的管理和调用、档案资料的查阅和调用也显得方便快捷，稿件遗漏与出错率降低，逐渐摆脱了以往手工处理稿件的繁琐、档案资料分散于个人手中不方便调用的顽疾，大大加快了工作效率，使工作流程的职责更明确化，初步实现了信息化管理。
5 结语
在现代社会，科技期刊业信息化已是必然趋势。期刊杂志社运用办公自动化操作推动信息化管理的成功案例说明了信息化对改善期刊工作模式、提高效率、实现科技创新、规范管理有很大的帮助。中小型科技期刊在实现信息化过程中遇到的主要问题是：人员老龄化，信息技术的意识和能力缺乏，杂志社总体的信息化基础差。因此，科技期刊信息化改革应从细节做起，从再造流程做起，同时要注意提高员工办公自动化操作能力，增强自身信息化意识。通过流程再造，正确设计和使用信息化管理平台，可大大改善工作效率，解决传统手工处理中遇到的难题，推进科技创新与现代化管理，使科技期刊社逐步进入信息化办公时代。
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