南行政院全宗指南由全会成立于年月

前文已述，全宗指南由全宗指南名称、全宗来源简况、档案内容和成分介绍、检索查阅注意事项四部分组成。其中，全宗来源简况和档案内容和成分介绍是全宗指南的主要组成部分。

全宗来源简况是用来记录和反映全宗来源背景的内容，其记录顺序为：

1. 全宗构成者形成和职能。

2. 全宗构成者所有曾用名称。

3. 全宗管理机构和全宗档案数量。

4. 全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。

个人全宗来源简况主要记录全宗构成者的姓名、别名、生卒年月日、籍贯、职务、职称和个人主要经历、业绩、荣誉称号、家族简况及全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量等。

档案内容与成分介绍，可以按全宗内档案的实际分类体系进行介绍。以组织机构分类的档案全宗，按机构设类目分别介绍；以问题分类的档案全宗，按档案内容所反映的问题设类目介绍；以其他体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点结合问题介绍。全宗档案内容与成分介绍以概述的形式，罗列反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案；反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案，涉及具有全国和国际意义的知名人物、历史事件及具有地方特色和重要科研价值的档案，年代久远和特殊载体的档案。

人物全宗的内容与成分介绍包括个人的传记性档案材料、著作手稿、题词、日记、回忆录，来往信件及公务活动与社会活动中形成的文件，财产状况与经济活动的材料，家庭亲属与主要社会关系的材料，图片、照片、录音、录像材料等。

按组织机构分类介绍的全宗指南编写范例如下。

中华海员工会上海分会全宗指南

中华海员工会上海分会成立于1946年4月，主要负责处理海难善后事宜。理事长为张耀民、常务委员为康济民，设秘书室及组训科、调查科、职业科、福利科、总务科等机构，上海解放后撤销。

中华海员公会上海分会全宗档案共1104卷，共分7个目录。档案排架长度28米，起止时间为1943年至1949年5月，编有案卷目录1册。

档案主要内容：

1. 秘书室

有海员公会九江分会电贺上海分会理监事当选文件，上海分会职业委员会组织简则、董监事名册，上海分会秘书室工作日记、工作计划等。

2. 组训科

有海员服务规则，上海分会整理委员会成立文件，筹组上海分会调查工作队文件，办理会员登记、调解船员纠纷文件等。

3. 调查科

有各轮人员聘用、调动、职责、纠纷调查文件及人事名册，各轮劳资纠纷、失业纠纷调查文件，“江亚”轮等失事善后处理文件等。

4. 职业科

有介绍船员就业的文件，各轮船员名册，国营招商局各轮理货代表工作会议录等。

5. 福利科

有关于处理会员工资调整、抚恤等事的文件等。

6. 总务科

有该会与上海市船商业分会订立劳资团体组织协约，该会关于迁移办公地址、收取会费等日常事务的文件等。

本全宗按组织机构分类，档案保存完好，内容完整，保管期限为永久，已全部实现数字化。

按专题分类的全宗指南编写范例如下。

行政院美援运用委员会全宗指南

行政院美援运用委员会成立于1948年6月，其经济来源于美国经济合作总署并受其控制。主任委员翁文灏，副主任委员俞鸿钧，并置正、副秘书长，下设参事、专门委员、物资处、财务处、技术处、会计处、秘书处、人事室及粮食、石油、肥料、棉花、工业建设与补充器材各种委员会。1949年4月，该机构总部由上海迁至广州，上海改设办事处。1949年5月，其上海办事处由上海市军管会接管。

行政院美援运用委员会全宗档案共384卷，均系英文，档案排架长度3.2米，起止时间为1947年至1949年，编有案卷目录1册。

档案主要内容：

1. 总类

有该委员会的规章规程、办事细则草案，美援会办事处组织规程，各种物资委员会组织规程草案及员工福利委员会组织简则，会计事务处理纲要，美国援华进度报告及计划大纲，中美双边协定及有关说明等。

2. 会议记录类

有该委员会第一、二次会议记录，该委员会下设各委员会会议记录（包括第一至第十七次棉花委员会会议记录），中美联席会议日程及记录，该委员会与美国经济合作总署双边会议记录等。

3. 业务类

有该委员会的工作报告，美援物资状况报告，行政院处理美国救济物资委员会函件的经过，国内外米粮供应情况及催运办法等。

本全宗按专题分类，档案保存完好，内容完整，保管期限为永久，已全部实现数字化。

联合全宗指南编写范例如下。

1952年4月12日和9月19日两次成立临时性的中共中央华东局暨中共上海市委外宾招待委员会。1953年2月正式成立华东暨上海外宾招待委员会。10月，成立中共中央华东局及中共上海市委国际活动指导委员会。1955年2月，成立中共上海市委国际活动指导委员会。1958年7月，在成立上海市人民委员会外事办公室的同时，成立中共上海市委外事小组。1966年底该两机构停止办公。其职能是在中共上海市委、上海市人民委员会领导下，统一管理上海市的外事工作。历任主要负责人有刘长胜、潘汉年、许建国、刘述周、王一平。内设机构先后设立秘书、宣传、招待、警保、组织、联络、翻译、演出、文化、人事、行政、涉外等处（组）。

馆藏中共上海市委外事小组、上海市人民委员会外事办公室联合全宗档案6470卷，档案排架长度40.8米，起止时间为1952年至1966年，编有案卷目录1册。

档案主要内容：

1. 综合类

有外事工作会议文件及该机构各种会议记录、工作计划、总结，毛泽东在上海接见外宾谈话记录，全国外事工作会议文件，关于机构、干部等问题向中共上海市委的请示报告，各月预算、岁初决算及财产清点、盘存明细表、各年度总分类账等。

2. 外事类

有该机构接待工作的指示、规定、计划、报告，国际友人来沪活动简况、接待计划、情况汇报，来沪各国代表团名单、活动日程及参加迎送宴会人员名单，外宾座谈会记录，关于外国专家、留学生等工作向上海市委、国务院外办的请示报告、批复，各单位有关外商企业管理工作、外侨工作等向外办的请示报告等。

3. 宣传类

有纪念世界文化名人等活动的通知、计划、报告，国际活动工作通报，该机构编印的外宾接待工作简报和外事工作宣传资料等，上海国际活动工作通报，上海市外宾情况简报，外宾情况反映汇编，《外事动态》（1—36期）等。

本全宗按专题分类，档案保存完好，内容完整，保管期限为永久，已全部实现数字化。