建设项目文件的归档

（一）项目文件归档工作的主要内容和要求

1. 建设单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后，将经整理、编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求，向建设单位档案管理机构归档。特别要注意的是，施工、监理等参建单位，对其形成的项目文件负有整理、组卷、编目及向建设单位档案管理机构归档的职责。

2. 归档文件应完整、成套、系统；应能记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。这是归档项目文件的质量要求，简而言之就是完整、成套、准确、系统。

3. 勘察、设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按照国家有关档案管理的规定和文件材料归档范围要求单独立卷归档。本教材主要讨论的是建设单位最终形成的反映建设项目建设全过程的项目档案管理，但作为勘察、设计、施工、监理等参建单位，除了向建设单位提交经整理、组卷、编目的有关归档项目文件外，其也有向本单位档案管理机构提交参与项目形成的应归档文件。对此，DA/T 28-2002的附表也给出了参建单位应向本单位归档的项目文件基本范围及其保管期限，参建单位应在此基础上结合本单位细化的范围，做好归档工作。

4. 外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文；经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。

（二）项目文件的归档审查

施工单位在项目竣工文件收集、编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审，经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构。

（三）项目文件的归档时间

根据基本建设程序和项目特点，项目文件归档可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工文件一并归档。如建设单位是国有企业，应按照《国有企业文件材料归档办法》（档发〔2004〕4号）第十一条要求，在项目竣工后或财务决算后三个月内归档，对周期较长的项目，可分阶段、分单项归档。

除受委托进行项目档案汇总整理外，各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档；有尾工的应在尾工完成后及时归档。

（四）项目文件的整理

建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理要求，由文件形成单位进行整理。

1. 建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理。

2. 勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。

3. 施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。

4. 设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理；现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。

（五）项目文件的组卷

项目文件的组卷要遵循其形成规律和成套性特点，保持项目档案案卷内文件的有机联系，要求分类科学、组卷合理、法律性文件手续齐备，符合科学技术档案管理要求。其中，项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。

项目档案案卷的其他要求还有：案卷及案卷内文件不应重份；同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷的保管期限应从长。

（六）项目文件组卷的其他注意事项

建设项目文件组卷应遵循《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008），实际工作中，还需注意以下情况。

1. 案卷封面、案卷脊背等上面的“案卷题名”填写时，应简明、准确揭示卷内文件内容，案卷题名中如涉及建设项目名称，则该名称应与立项依据性文件（审批、核准或备案）的项目名称相符。

2. 因建设项目参与单位多，以及项目文件的整理、组卷、归档与项目档案整理、移交的时间跨度大等原因，案卷封面及案卷脊背等的“档号”栏，由项目文件组卷单位暂时用铅笔填写，待项目档案整体移交后，由档案接收单位统一正式填写。

3. 图纸可不装订，但同一项目应统一做法。此外，竣工图图幅应按GB/T 10609.3-2009的要求统一折叠。

4. 如形成照片、录音、录像等建设项目音像文件材料，应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。其中，项目照片档案整理应符合《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）的要求。

（七）项目档案案卷和案卷内文件排列

1. 管理性文件按问题、时间或重要程度排列。例如，项目前期形成的诸多管理性文件，可按照项目前期管理所涉及的准备、立项、用地、动拆迁、招投标、各类行政审批等问题或事由排列。

2. 施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。这是一个单位工程施工文件通用的排列方法：先排列开工、竣工报告、施工组织设计及各专项方案、设计技术交底、施工技术交底、相关从业人员资质审核等施工综合管理性文件，然后排列施工定位测量所需平面控制点、水准点等基准点的接收、复核和放线放样、复核等材料，再分别排列桩基、地基加固、结构等建筑土建方面的分部工程和水电、暖通、电梯等设备安装方面的分部工程，最后是各类材料检测、实验和各工程的验收、评定材料。

3. 设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。这一排列顺序依据的是设备仪器从采购（或自制）申请直至后期运行维护的一般流程。

4. 竣工图按专业、图号排列。例如，竣工图按照建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防等专业的顺序排列，同一专业的竣工图再按图号顺序排列。实际工作中，一些设计单位的出图管理制度中，对图号与相关专业的对应关系进行了定义，形成了较标准、统一的图号结构，图号中某些标识往往就揭示了专业。这种情况下，直接按图号排列即是按专业排列。

5. 案卷内文件一般文字在前、图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。例如，某项目的建设工程规划许可证及其附图，一般许可证排列在前，附图排列在后（注：建设工程规划许可证等的附图不是竣工图的概念，有些单位会误将其与施工图或竣工图整理并组成同一案卷）；又如，向有关主管机关申报项目建议书、工程可行性研究报告、初步设计等材料，申请、请示等正文排列在前，项目建议书、工程可行性研究报告、初步设计等附件排列在后。

此外，印件在前，定（草）稿在后主要针对项目中形成的管理类文件、“红头文件”等，这也是这类文件排列的一般要求，例如，建设单位形成一份向有关主管机关征询某建设项目规划设计条件的文件，作为建设单位的正式发文，一般还应有文件处理单、发文稿纸等流程审签材料，因此，该文件的排列应是文件的正式印件在前，再排列发文稿纸等流程审签材料，最后排列定稿或草稿。

下页表为某建设项目档案部分案卷和案卷内文件的排列情况及其排列线索，可供参考，见表11-7。

表11-7　某建设单位关于某建设项目档案案卷和卷内文件排列线索

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