计算机数据库管理系统

软件是一系列按照特定顺序组织的计算机数据和指令的集合。计算机之所以“聪明”，主要靠软件。软件的本质是人的意志和智慧，是人用特定的计算机语言，指挥计算机系统“做什么”和“怎么做”的指令集合。软件系统分两大类：系统软件和应用软件。

（一）系统软件

系统软件包括操作系统、数据库管理系统和各种工具软件等。

1.操作系统

操作系统是管理计算机硬件资源，控制其他程序运行并为用户提供交互操作界面的系统软件的集合。操作系统是计算机系统的关键组成部分，负责管理与配置内存、决定系统资源供需平衡调剂的优先次序、控制输入与输出设备、操作网络与管理文件系统等基本任务。性能优良的操作系统，能提高计算机系统的运行效率和安全性能；操作系统的低效或故障，会造成信息系统的低效甚至瘫痪。

操作系统按照应用领域可分为桌面操作系统、服务器操作系统和嵌入式操作系统。

（1）桌面操作系统。主要用于个人计算机，个人计算机主要有两类：PC机与Mac机。PC机一般使用Windows操作系统；Mac机使用基于Unix操作系统的Mac OS操作系统。Windows操作系统有Windows XP、Windows Vista、Windows 7、Windows 8、Windows 10、Windows NT等。Unix操作系统主要有Mac OS X、Linux发行版等。

（2）服务器操作系统。一般指的是安装在大型计算机上的操作系统，比如Web服务器、应用服务器和数据库服务器等。该操作系统主要有三类：一是Unix系列，包括SUN Solaris、IBM-AIX、HP-UX、FreeBSD等；二是Linux系列，包括Red Hat、CentOS、Debian、Ubuntu等；三是Windows系列，包括Windows Server 2003、Windows Server 2008、Windows Server 2008 R2等。

（3）嵌入式操作系统。该操作系统是根据计算机应用的特定需要，如智能手机的应用，专门设计并嵌入在特定终端中的操作系统。该操作系统广泛应用于数码相机、手机、平板电脑、家用电器、医疗设备、交通灯、航空电子设备和工厂控制设备等各种电子设备。常用的嵌入式操作系统有Linux、Windows Embedded、VxWorks等，以及广泛应用在智能手机或平板电脑等电子产品上的Android、iOS、Symbian、Windows Phone和Black Berry OS等操作系统。

2.数据库管理系统

为了应用计算机有效地管理和利用信息，人们需要将某些相关数据，如文书档案、科技档案的目录数据，按一定的方式进行组织管理，这就需要使用数据库和数据库管理软件。

数据库可以简单定义为：以一定组织方式存储在一起的相关数据的集合。这些数据具有一定的结构，尽可能小的冗余度，与应用程序彼此独立，并能为数据库管理系统的所有用户共享。在信息化社会，数据库技术是各类信息系统的核心，是科学管理和有效利用信息资源的重要技术手段。数据库管理必须借助专用的软件——数据库管理系统。

数据库管理系统（Data Base Management System，简称DBMS），是操纵和管理数据库的一组软件，用于建立、使用和维护数据库。DBMS具有以下功能：一是描述数据库，运用数据描述语言，定义数据库结构；二是管理数据库，控制用户的并发性访问，数据存储与更新，对数据进行检索、排序、统计等操作；三是维护数据库，确保数据库中数据的完整、安全和保密，数据备份和恢复，数据库性能监视等；四是数据通信，利用各种方法控制数据共享的权限，在确保数据安全的前提下广泛共享数据。

数据库按结构不同一般分层次型、网络型和关系型三种。目前，常用的数据库管理系统主要是指关系型数据库管理系统（RDBMS），主流产品有SQL Server、Oracle、Sybase、Foxbase和Informix等。

选择RDBMS的目的是存储档案目录数据和电子文件原文数据，实现对档案数据的有效管理。为适应档案业务管理需要，选择RDBMS主要考虑以下几个重要因素：

（1）档案管理软件所采用的数据库管理系统；

（2）数据库管理系统在数据库建立、数据备份、分布式数据存储与管理等方面的功能；

（3）数据库管理系统使用的方便性、易操作性、兼容性与可维护性；

（4）数据库管理系统所能提供的大文本存储、全文检索等功能；

（5）数据访问是否遵循统一的标准，是否可实现与其他格式数据库文件的转换。

我国档案信息化早期多数应用Foxbase关系型数据库管理系统，以至于许多单位的早期档案数据库都以DBF格式保存。该数据库管理系统在20世纪80年代中期PC机中占主导地位（市场占有率高达80%—85%），相继经历了dBASEⅡ、dBASE Ⅲ、dBASE Ⅳ、Foxbase、Foxpro、Visual FoxPro等发展历程。其中，Visual FoxPro（简称VFP）又经过不断改良和版本升级，VFP 6.0及其中文版被广泛使用，它是32位数据库开发系统，不仅使组织数据、定义数据库规则和建立应用程序等工作变得简单易行，并支持过程式编程技术，而且在语言方面作了强大的扩充，支持面向对象可视化编程技术，并拥有功能强大的可视化程序设计工具。目前，VFP已经推出9.0版本，功能更加强大。然而，2007年前后，微软宣布停止研发Visual Foxpro，VFP 9.0是VFP系列最后一个官方版本。

3.各种工具软件

软件工具是指为支持计算机软件的开发、维护、模拟、移植或管理而研制的软件系统。它是为专门目的而开发的，在软件工程范围内也就是为实现软件生存期中的各种处理活动（包括管理、开发和维护）的自动化和半自动化而开发的软件。开发软件工具的最终目的是为了提高软件生产率和改善软件运行的质量。

工具软件按照软件工程建设阶段可分为六类：模拟工具、开发工具、测试和评估工具、运行和维护工具、性能质量工具和程序设计支持工具。此外，还有许多辅助特定业务处理的工具软件，常用的有：办公软件（如微软Office）、媒体播放器（如暴风影音）、媒体编辑器（如绘声绘影）、媒体格式转换器（如格式工厂）、图像浏览工具（如ACDSee）、截图工具（如HyperSnap）、图像/动画编辑工具（如Picasa）、通信工具（如QQ）、翻译软件（如金山词霸）、防火墙和杀毒软件（如金山毒霸）、阅读器（如CajViewer）、输入法（如搜狗）、系统优化/保护工具（如Windows优化大师）、下载软件（如Thunder），等等。档案工作者熟悉和善于使用这些工具软件，往往可以解决档案业务处理中的一些大问题，起到“四两拨千斤”的效果。

事实上，Windows等操作系统也附带一定的工具软件，如负责系统优化、系统管理的软件，这一类的软件被称作系统工具。顾名思义，与系统软件类似，系统工具作用于系统软件，而不是应用软件。常见的有系统优化（磁盘的分区、磁盘的清理、磁盘碎片整理等）、系统管理（驱动等）以及系统还原等软件。

（二）应用软件

系统软件的特点是通用，它并不针对某一特定应用领域。而应用软件的特点是专用，即针对特定的管理业务，并应用于某些专用领域的信息管理。如用于政府信息化的电子政务系统，用于企业信息化的电子商务系统，用于辅助行政办公和决策的办公自动化系统，用于机关档案室信息化的数字档案室系统，用于档案馆信息化的数字档案馆系统等。这里所指的应用软件具有以下特点：一是在特定的操作系统环境下，运用特定的软件工具研制而成；二是针对特定的信息处理需求和管理业务需求进行设计开发，且应用于特定的专业领域、行业、单位，或辅助特定的管理业务。

有些书将上述的工具软件，例如Windows Office，甚至将数据库管理系统也列入应用软件的范畴。本书以“通用”和“专用”为区别的原则，还是将工具软件和数据库管理系统列为系统软件的范畴。其原因是：第一，这些软件虽然也专用于某些用途，如媒体播放，但是，这种工具还是具有一定的通用性，广泛应用于各个领域、行业和单位。第二，工具软件虽然也使用某些软件开发工具进行研制，但是，它也提供了二次开发的能力，可以作为各种应用软件的开发平台，如数据库管理系统。