协调系统内部关系实现创新的方法

第五节　协调系统内部关系实现创新的方法

系统的有序性是系统内部要素有机联系的反映。凡是系统都是有序的，构成系统的要素都是按一定等级和层次有机地联系在一起的。系统整体不是要素和分系统的任意堆积。但是，由于系统内部的组织管理方式不同（即组织结构不同）、有序程度不同，系统的功能就会表现出极大的差异性。各要素、各系统之间的相互关系越走向有序，系统的整体功能就越强。相反，系统内部若出现了不和谐、不平衡、不协调，破坏了系统的有序性，就会破坏系统的整体功能。因此，要想获得预期的整体功能，从方法论上，应把注意力集中放在协调系统内部各要素、各分系统之间的关系上，通过协调系统内部各要素、各分系统之间的关系，增强系统的协调性，从而达到系统整体优化效果。

这里我们举上海宝山钢铁公司，通过协调系统内部关系，达到系统的有序运作，取得系统整体优化的作法。

宝钢为了增强系统的有序性，达到系统的整体优化，他们采取了各种有效的协调方法，包括结构性协调方法、制度性协调方法和人际关系协调方法，并取得了很好的成效，很值得我们借鉴。

一、结构性协调法

这是通过调整和完善企业内部的组织结构来协调系统内各要素、各分系统之间关系，达到系统整体优化的方法。他们的具体做法是：

第一，成立各种委员会组织进行协调。

他们在公司一级成立了计划管理委员会、安全生产委员会、能源管理委员会、标准化作业推进委员会、作业长制委员会等组织。委员会的职能主要是对那些涉及面广、综合性强的问题进行系统内的协调。

第二，成立专职综合协调部门。

他们在公司一级确定计划处和企管处为专职协调部门。计划处通过编制计划过程进行综合平衡，并且对计划执行情况进行分析和调整。而企管处主要是负责公司组织管理业务的协调工作。例如公司内部各部门因业务关系不顺、工作程序重复脱节、职责分工不清等问题而发生矛盾时，由企管部门出面进行协调。此外，宝钢还在各职能部、处内指定“牵头科”，由“牵头科”协调各科的工作，以防止矛盾上交。

第三，实行大办公室制度。

宝钢借鉴国外的有益经验，在第十八层指挥中心大楼内，集中了公司的各职能机构，他们在宽敞开放的大办公室里集体办公，为系统内各部门横向协调创造良好的环境和气氛。使各部、处、科室之间有情况及时交流、有意见立即沟通，有问题马上解决、不协调的迅速协调。大办公室集体办公还有一个优点，那就是每个人的工作都要受到大家的监督，谁的工作如何，大家一目了然。

二、制度协调法

这是通过制定有效的管理制度和规章，来协调系统内部各要素和分系统之间关系，达到系统整体优化的方法。

他们最有特色的两种制度协调方法就是“专业搭接制度”和“工序服从制度”。

第一，专业搭接制度。

这是通过完善责任制的方法来加强系统内各要素、各分系统之间协调性的一种方法。所谓专业搭接，就是在设计各职能部门的责任制时，对各项专业管理业务的结合部或交界处，有意识地安排一些必要的重叠与交叉，以保证必要的协作与衔接，这是宝钢对传统责任制的进一步完善与创新。传统的责任制是强调划清部门之间、个人之间的责权界限和分工交接点。但是，由于情况的复杂性和事物的发展变化性，所以，在实际中责权界限往往又是划不清的，这样就容易造成相互扯皮和推诿。宝钢创新的专业搭接制度，既提倡划清各部门的职责和权限，更强调各部门和个人之间的主动配合、团结协作、相互渗透、业务搭接，弥补了传统制度的不足，杜绝和克服了相互扯皮、推诿现象，使系统内部的各要素、各分系统之间相互协调、有序发展，保证了系统整体的优化。

第二，创新工序服从制度。

所谓工序服从是指在对基层生产管理中，根据各道工序在生产流程中的地位和作用，实行相关工序横向之间的指挥和服从，即上工序要服从并服务于下工序；辅助作业服从并服务于主体作业。他们的这种横向工序的服从，具体还表现在作业长的生产指挥权上。各工序的作业长虽然是平级关系，各自隶属于不同的上级，但在生产的协调和配合问题上，下工序的作业长可以指挥上工序作业长；核心工序作业长可以指挥一般工序作业长；主体作业作业长可以指挥辅助作业作业长。根据这一原则，他们还创造了“首席作业长制”。就是指定全厂生产线上具有主导地位的作业区的作业长为首席。该作业长既是这个作业区的直接管理者，同时又接受厂长的授权，负责当班内的生产、维修及其他业务的全厂性的指挥和对外联络。在当班时间内，首席作业长对全长的生产具有指挥权，其他作业长均服从于他的领导。

宝钢的“工序服从”和“首席作业长制”，是他们创新的协调系统内部关系，增强系统的有序性的最独具特色的管理方法，也是系统理论在企业管理中的出色运用，它解决了系统内部平级关系和隶属不同上级关系的横向协调这一老大难问题，通过有效的协调，达到系统内部要素、各分系统的密切配合与和谐统一，从而达到系统的整体优化。

三、人际关系协调法

这是运用心理学和行为科学原理，通过建立和谐融洽的人际关系，减少系统内各要素、各分系统之间的矛盾和摩擦的办法，来协调系统内部关系，达到系统整体优化的方法。他们的主要作法是通过开展各种联谊活动来协调人际关系。例如，在基层建立了作业长研修联谊会；在中层有车间主任联谊会；在上层建立了厂、部处长管理研究会，这就形成了一个多层次的、横向联络网。宝钢通过这些内容丰富多彩、形式活泼的联谊活动，使横向部门之间做到彼此相互了解、交流信息、沟通思想、减少摩擦、增进友谊，在此基础上做到相互支持，相互谅解、改善关系、团结协作。总之，宝钢创造了各种有效的方法来协调系统内部各要素、各分系统的关系，达到了系统整体优化，使宝钢发挥出巨大的经济效益：1992年，宝钢人均钢产量已达157．08吨，为国内同类企业最高水平的5倍；全员劳动生产率近40万元，为国内同类企业最高水平的6倍多；实现利税连年翻番，1992年达27亿元。尤为重要的是宝钢生产的产品质量高、品种优，达到了国际先进标准，不仅顶替了大量板、管等优质短缺钢材的进口，而且开始打入国际市场，并显示了强大的竞争力。（参见《宝钢的组织体制》一书）

总之，系统方法是最具特色的思维方法，如今这种方法已被越来越多的人重视和接受。人们已经开始把系统作为观察事物的主要着眼点；把系统思想作为科学认识事物的新原则；把用系统方法作为解决经营管理实践中问题的最有效的方法。而这种方法的精髓在于要求人们立足整体，使整体与部分有机地统一起来，达到系统整体优化的功能。