用“回报”整合信息

信息对接是一个双向的过程。在具体工作中，每位员工的工作进度、成效等信息，都不可能随时向相关人员说明。为了解决双方信息对接的问题，可以通过特殊渠道进行，比如“回报”。在员工间的信息对接中，“回报”可以起到怎样的作用呢？

“回报”是团队成员之间的一个双向的、互动的沟通与反馈。简单地说，“回报”要求员工向领导者及时反映任务的执行情况，同时还需要领导者作出及时的反馈。

领导者充当着“信息加工站”的角色，员工将各阶段的工作信息源源不断地传递给领导者，然后由领导者进行分析，随后再反馈给需要的员工。在这个过程中，领导者要对信息进行加工，最终将必要的信息反馈给员工，这样就提高了信息的准确度，便利员工协作。

丰田汽车公司每个车间都要求员工“回报”。主管经常教导员工要主动向领导者“回报”工作信息。员工被要求每天都要撰写工作报告等，而且要在第二天主动向主管“回报”。主管看完工作报告后，要与员工进行反馈、交流，对所出现的问题和所采取的工作方法给予指导。

新员工在工作一段时间后，还要提交周总结报告和月总结报告。丰田公司以此来督促新员工的自主“回报”行为，以尽快适应同事间需要协调的工作。

丰田汽车公司正是以“回报”的形式让员工了解了彼此的工作信息，从而达到彼此间更好地配合的目的。在执行任务的过程中，员工不仅要做到主动“回报”，更要做到在第一时间“回报”，从而保证信息传递的及时、到位。第一时间“回报”意味着工作信息会在第一时间被了解，这样一旦出现新情况或问题，上级就能够立即协调。具体来讲，领导者可参照以下几点做好“回报”工作。

（1）“回报”日事日清表。要做到及时“回报”，就要从“当天的事情当天完成”做起，从将每一天的具体工作及时“回报”开始。

（2）强化员工的“及时”意识。在“回报”过程中，一定要加强员工的时间观念。

（3）不断提醒、强化，并持之以恒。培养员工及时“回报”的习惯，不是两三天就能达到的，而是需要长期坚持。

（4）在员工及时“回报”信息的同时，领导者也要及时反馈信息，这是一个双向的行为。

当然，信息对接还有很多方法，团队领导者可以依据团队的实际情况实施。