书面沟通在沟通中占有非常大的比重，在现代组织、企业、公司中，文书已经成为内部沟通的最主要形式。对于组织、企业、公司的内部而言，不但在成立时需要拟定章程，制定规章制度，编制职务说明书等，而且在日常管理中需要制订年度、月度计划，除此以外，还有许多商务交流，也需要用书面语言作为沟通的手段。对组织外部而言，财务报告、市场调研报告、对外的商务交往信件与函件等书面沟通形式，已成为联结企业与其外部环境之间的纽带。
由于领导书面语言沟通是沟通的一个重要组成部分，在一定程度上决定了沟通的有效性。所以，领导者只有掌握了书面语言沟通的艺术，才能在工作中与人高效地沟通。
书面语言沟通需要用文字来表述，这就要求领导必须有文字基础。如果你不能写，那么你就别指望自己能在沟通中说得好了。这里所说的写，其实就是把要讲的内容写明白，让听者听懂。实际上，文字沟通并没有高深的理论，其难度就在于，领导需要不断地在日常工作中训练自己，这个过程是漫长的，需要你不懈坚持。与其说你在训练写作技能，不如说你在培养正确的写作习惯。书面沟通并没有一个固定的模式。一般来说，书面语言沟通根据不同分类标准划分为：
（1）按照沟通目的划分。书面沟通按沟通目的划分，大致分为以下四种：一是通知型书面沟通；二是说服型沟通；三是指导型沟通；四是记录型书面沟通。
（2）按照沟通的用途划分。书面沟通的用途很多，按最主要的用途可以分为以下五种：一是通用公文；二是事务文书；三是专用文书；四是生活文书；五是涉外文书。
（3）按照沟通渠道划分。书面沟通根据沟通渠道的不同，可以分为纸张沟通与电子沟通，纸张沟通包括报告、信件和备忘录等一般纸张沟通，同时也包括传真沟通。电子沟通包括电子邮件沟通和电子会议系统沟通。
对于领导者来说，要想让书面语言沟通达到预想的沟通效果，很重要的一点就是如何写作。下面是领导顺利完成书面语言沟通需要掌握的三个步骤：
（1）写作准备包括四点。①确定写作目标；②分析阅读对象，一定要认真分析阅读对象，这样才能使你提供的材料符合他们的需要；③收集大量信息；④罗列出大纲，但在准备材料时应该注意两点：一是在收集资料前必须明了写作意图；二是在收集资料时，要明确阅读者的背景，然后再确定文书性质。
写书面沟通时，获得信息的途径包括书面媒体、现代媒体、非书面的资料。除了注意材料的来源外，收集材料还必须掌握如下一些相应的技巧，这些技巧很简单：可以从身边的资料开始找起；尽量用高科技手段；要注重平时积累；材料数量要坚持适中原则。
（2）正式写作。领导者要使材料具有可读性，应该注意两点：一是要了解阅读者的背景；二是文字要简洁易懂。文字沟通的写作过程有三种主要类型：
①肯定型。就是直接给出好的消息解释好消息，用好的祝愿结束。
②否定型。可以用“缓冲”式的自然叙述来开头，但要记住，在给出坏消息之前，你要先解释一下坏消息，如果可能，建议某些可能的选择，并用好的祝愿来结尾。
③指示型。以一种具有吸引接受者的注意力的叙述来表述建议或要求，要有可能的利益来清楚地指示接受者，应该如何去做鼓励来克服困难，并且尽早完成工作。
（3）检查。领导写完书面沟通后，一定要认真检查，具体包括以下几点：
①检查一下叙述的主题，是否表述准确。
②检查一下主题中的某些细节，是否有不适当的描述。
③检查一下是否有文法、文字上的错误。是否有重复的内容，然后再进入模拟练习。
最后要提醒的是，领导写作时要注意不要在乎写作顺序，你可以根据自己的情况，合理安排时间间隔，尽量不要边写边改。在集体写作时，要在集体的指导原则上达成一致，在任务安排上达成一致。一定要做到内容清晰、态度乐观、简明扼要、切中要害。
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