重要性★★☆ 难易度★★☆
作为曾在咨询公司就职的人，他们的秘密武器之一就是“迅速制作 Excel 和 PPT 资料”。
一天做四五十页的 PPT 资料不算稀奇。原来在咨询行业时，曾经认为这只是常识罢了。后来才知道，在其他领域的人看来，这种速度非常惊人。
我也问过那些曾在咨询公司就职，现在成为企业家的人们。他们的属下很多，但是据说他们还是公司里面做 Excel 资料最快的人。
为什么差别如此大呢？大概有以下两个原因。
①咨询公司的“产品”是用 PPT 做成的，因此软件的操作速度关乎公司的生死
②多利用快捷键，减少使用鼠标操作
我依次说明一下。
首先，对于咨询公司来说，软件操作的速度关乎生死。
咨询公司需要制作的资料基本上就是报告书（当然不仅限于报告书）。大多数报告书就是 PPT，并且将作为最终产品留在客户手里。
另外，在形成最终报告之前，要制作比最终报告书多好几倍但最终不会面世的资料（称为废纸）。
每天要举行多次商讨会议，每次都要制作 PPT 资料。
因此，需要制作的资料量非常庞大，有时候一天要做 40 多页的资料。
Excel 资料也同样。特别是新人，很多任务都是数据分析和图表制作。何止是十个二十个，一般要做出几十个图表，统计核对庞大的数据。
可以看出，咨询工作的大部分时间都用在使用 Excel 和 PPT 上。因此，提升这两个软件的操作速度就能立竿见影地提高工作效率。如果慢了，其他再快也完不成工作。
软件操作占据了七八成的工作时间。一旦提升了操作速度，就意味着极大地提高了工作效率。
无论是谁，只要锻炼，都能通过提升办公软件操作速度
提高自己的工作效率
无论什么工作，新人都无法在思考方式上来比拼。而软件的话，只要操作熟练，就能提高工作效率。只有通过训练、熟悉软件操作，才是可以做到职业能力提升的有效方法。
回首自己的新人时代，我也是在做数据分析时才第一次被公司认可为一份“战斗力”。
那时，我被安排去整理销售数据，分析市场份额的动向。但是销售数据的量庞大得惊人，有几十万行。Excel 的行数不够，也带不动这么庞大的数据。
因此，我到处请教处理方法，知道了可以先将数据导入数据库软件微软 ACCESS，然后再用 SQL①语言，就可以把数据导入 Excel。我马上学习了相关知识，制作了一个可以自动将数据导入 Excel 并且图表化的软件。
学生时代，我完全没有用过 Excel 或 ACCESS，只是进入公司后才接触，从零学起。提高软件操作效率很重要。如果靠手动整理的话，只能是得到一个每天不得不通宵达旦地工作的结果。
经过这一次，我极大地提升了数据的处理速度，这让我一个毫无基础知识的新人获得了极大的自信心。由于软件操作速度比别人快，赢得了很多时间，我可以有精力去填补在思考能力等方面的差距，而这让我受益良多。
那么如何才能提高操作速度呢？
下面我介绍下具体的技巧。
首先，使用快捷键是最基本的，也是最重要的。无论是 Excel 还是 PPT 都是如此。
快捷键就是不使用鼠标，仅用键盘操作。
比如说，使用最多的是“保存”项。如果每次保存都要用鼠标点击界面的开始菜单，调出下拉菜单，找到“保存”的按钮再点击的话，那么这一系列动作就需要点击三次鼠标，花费三四秒的时间。
而如果用快捷键，在微软办公软件上仅仅用“Ctrl + S”就能马上实现同样的效果，而时间只需要 0.1 秒，用鼠标完全无法达到这样的速度。
因此要想提高 Excel 和 PPT 的操作速度就必须完全掌握快捷键操作。要是达到十分熟练的水平，就用不着动脑子，光靠下意识的动作，就可以在 0.1 秒内完成操作。
Excel 中，无论是移动 SHEET 表还是插入行、光标移动、调出格式等操作都能用快捷键操作。
PPT 也一样：插入新建页、统一图形高度、组合、取消组合图形等操作也可以用快捷键。
在采访的前咨询师中，有人在刚进公司时被上司拿走了鼠标，被要求“从现在开始全部要用快捷键操作。”
还有一些人拿掉了 F1（帮助键），就是从键盘上直接拿掉了按键。因为如果不小心按下帮助键后，会出现信息量庞大的帮助菜单。这些前咨询师都如同苦行僧一般磨炼掌握快捷键的技巧，提高自己软件操作的速度。
下面我介绍几个提高 Excel、PPT 操作速度的秘诀，还有初学者特别需要了解的一些要点。
这些窍门虽然简单，但不可轻视。每一个秘诀都有助于提高咨询师的工作效率，对工作有很大益处。
①不合并表内区域（合并区域后不能修正数据）
②调换区域内的行和列时，选择性粘贴-调换行列
③从其他资料中粘贴数字时，选择性粘贴-数值
④数字复制时，不输入数字，而使用“=”
⑤牢记 SUM、AVERAGE、VLOOKUP、IF 等函数
⑥尽早掌握数据透视表“Pivot Table”。掌握这个窍门，就可以在 Excel 上进行模拟
①由于图形变化很多，所以会出现快捷键不够的情况，但是对于经常使用的图形和操作，可以定制专门的图表菜单，所以应该单独设定常用操作
②让图形的形状能够多次使用
③不在图形上添加文本框，而是在图形内部直接插入文字
④复制图形时，同时按 Shift+Ctrl 键，可以横着错开排图形
⑤文字从图形溢出时，选择“形状中的文字自动换行”
⑥文本框中换行
⑦画矩形时，不是用大□画，也不是两条线画十字，而是用四个□组合画出。
⑧连接图形时，利用“连接点”
⑨统一图形高度的功能很方便，务必牢记
现在，Excel 和 PPT 的软件操作能力受到个人和机构的追捧。下面的几本参考书中结合操作的主要焦点问题，介绍了软件的操作，涉及了操作技巧的问题，和同类书籍相比别具特色。两本书都由曾在咨询公司（PPT）、投资银行（Excel）就职的专家撰写，一定会让读者朋友获益良多。
参考图书
《外企咨询公司的 PPT 制作术——图解表现 23 个窍门》（山口周著）
《外资金融 Excel 制作术：图表展示法和财务模型组合法》（慎泰俊著）
PPT 制作小窍门
资料制作的基本是保证其将来易调整、可以循环再利用的形状，这样可以节省很多时间。（数字与文中的编号对应）
③ 图片和文本框不重叠
④ 复制图形
⑤ 自动换行
⑥ 文本框内也不换行
⑦ 矩形由四个正方形来制作
⑧ 连接图形时使用“连接点”
⑨ 一次性调整图形位置
① 英文 Structured Query Language 的缩写，结构化查询语言，用于存取数据以及查询、更新和管理关系数据库系统。——编者注
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
