文书写作的基础

重要性★☆☆　难易度★☆☆

会议记录是新人必做的一项工作。相信每个公司都会把会议记录工作交给新人来做。但是，会议记录上要写什么？要怎么写？看上去没有规律可循。所以很多新人在会议记录上吃了不少苦头。

在咨询公司，会议记录也是由新人负责，并且必须要及时完成。从某种意义上说，会议记录是新人工作的第一道门槛。公司也是将其当作基础中的基础来认真培训我们的。在有的咨询公司里，新人拿着自己第一次写好的会议记录让前辈修改时，前辈用了 3 个小时，指出了记录中的种种问题，并且添加修正的内容都要比初稿的内容多得多。这给入职第一年的新人留下了非常深刻的印象。

一个咨询前辈在繁忙的工作中居然抽出 3 个小时来为自己修改会议记录，这种好事一般很少碰到。反过来说，也能看出来咨询前辈非常希望新人能够掌握会议记录这项技能。

因为会议记录是资料制作中最基础的部分，包含了资料制作的基本方式和方法。

如果能够做好会议记录，那么其他的资料制作也不会出现太大问题。因此前辈特意拿出 3 个小时，通过会议记录，传授给新人资料制作的基本知识。

所有的资料制作都先从会议记录开始，这句话一点都不夸张。

那什么才是优秀咨询师的正确会议记录法呢？

首先，新人最容易犯的错就是将会议记录写成发言记录，也就是逐一记录会议的发言。会议上甲讲这些，乙讲那些，会有很多意见。新人将这些意见按照时间顺序原原本本记录下来，就像把会议录音转成文字一样——这样的记录是不合格的。

会议记录的意思是记录会议上决定的事情。这才是基本原则。极端地说，就是中间过程完全可以不写，只管记录最后的会议决策就可以了。会议记录就是将决策落实到文字作为日后的证据。决策就是指决定的事项内容。比如说：

“分配一名新专员负责应对客户。”

“决定采购 2000 个××日元的○○商品。”

“下个月的说明会在某月某日下午 1 点举行，由 B 和 K 负责。”

“网站设计采用方案 C。”

会议上决定了什么内容？会议记录的原本意义就在于让大家可以确认会议上的决定事项，白纸黑字可以避免因为不清楚做出了什么决定而产生纠纷。

日常生活中，我们也会将口头约定用电子邮件来确认。比如：

“确认一下，聚会是在下周三晚 7 点的涩谷。”像这样，将约定写成文字向对方确认，才是会议记录的目的。

会议记录

1 记录决策事项、确认事项，需要向相关人员确认

决策的内容

2 记录决策事项，作为日后的证据

简洁地记录已定决策、需要确定的事项，传阅给相关人员确认或决定某些事项。

这才是会议记录的作用。

下面，我列举一下会议记录中的必备项目

日期时间

地点

参加人员

本日内容安排（论点·议题）

有以上几条理所当然。以下四个是重点：

已决定的事项

未决定的事项（需要下次决定的问题）

需要确认的事项

下次会议之前的准备（负责人和截止日期）

只要将这四个项目简单清楚地整理、书写出来就是一份完美的会议记录。

做会议记录时，首先将以上项目作为标题写下来。

然后在标题下按条目列出主要内容。

例如：

< 会议内容 >

决定新网站设计方案

< 已决定事项 >

采用设计公司方案中的 C 方案，但需修正以下问题

①首页设计需更直接地吸引客户注册

②利用 HTML5 制成动态网页

< 未决定事项 >（下次需决定的事项）

讨论的域名多数被其他公司注册，目前没有最终敲定合适的域名

< 需要确认的事项 >

关于 HTML5 的使用出现很多意见，基本上都通过了

但为确保万一，部长认为需要获得××部门的认可

< 下次会议之前的准备 >（负责人和截止日期）

下次会议之前将可注册的域名一览表按照 YY 部长的意见列出来

会议记录基本上是这样的形式，内容非常集中。但是凭这些就能简洁地说明问题。

实际开会时，讨论过程迂回曲折，会出现各种意见。不必关注这些意见的先后顺序，只要按照上面的格式，简单地记录已经决定的事项就可以了。也就是说将会议内容进行结构化汇总。

首先，请按照这个格式不断地反复练习。

除了已决定的问题外，

还要简洁明确地记录未决定的事项、需要确认的事项和下次会议之前的准备。

这个格式需要反复练习，直到形成完美的资料制作风格。

因为会议记录有证据的作用，因此上面有时候也会有应该保留的附加意见。也就是 “虽然决策是这样，但是某人说了那样的意见”，或是“有这样的反对意见，但是决定是这样”。

针对决策，添加上某人的意见或发言作为参考，特别是加入会议上关键人员的意见会非常有效。

例如：

关于 HTML5 的使用出现了各种意见，最终全部通过。

*虽然有的浏览器无法观看动态效果，但是考虑到网站的目的，高级用户在使用上是没有问题的（部长意见）。

总之会议记录要写已经决定的事实，作为补充内容，要总结关键人员的意见或是简单的决定经过。

刚刚开始我说只单纯地记录发言不行，但其实也有例外。

比如说，法庭审判或国会发言。在这些场合就要求把发言人的发言内容一字一句地记录并保存起来。这种会议记录的方式是存在的，但是基本不用在商务的场合。

简单地说就是：

法庭、国会的记录：

为了留下明确的证据，需要将谁说了什么话，包括口误，都一字一句地记录下来。

商务会议的记录：

目的是确认会议上的已决定事项和未决定事项。并且作为证据，可以避免参会者对已决定事项产生认知上的偏差。