填写差旅费用报销单

任务三　填写差旅费用报销单

一、训练目标

（1）能够根据现金报销程序进行差旅费用的报销。

（2）能够正确填写差旅费用报销单。

二、任务内容（素材）

重庆同声速记服务有限公司王秘书陪同赵总于2011年8月16日至25日参加了在北京举办的《中国秘书速记资格证书》师资（考评员）培训班，已顺利返回公司。王秘书应该如何填写相关的差旅费用报销单并进行费用报销呢？

三、任务要求

（1）概述完成此项工作任务的步骤。

（2）制作并填写出差费用申请表、费用报销单。

四、训练提示

（1）以3人为单位成立小组，在团队充分讨论的基础上共同完成实训任务。

（2）以文本的方式展现工作实训过程，文本内容应包括差旅报销的程序、费用审批表、费用报销单等。

（3）可以分组扮演赵总、王秘书、财务等不同角色进行报销流程实训演练。

（4）可以以真实的票据进行模拟演练。

（5）事前提交费用申请报告或填写费用申请表。

五、训练内容及成果

1.工作任务

编制并填写差旅费用报销单。

2.工作过程概述

王秘书在出差前应该提交费用申请报告或填写费用申请表，表格中详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况并签字；该申请表连同培训通知一起交给相关领导签字以后方可出差。这时可分两种情况：一是将审批完毕的费用申请表提交财务部门，领取支票和现金借款后出差；二是由申请人垫付现金，出差后再携带单据进行费用报销。出差完毕后，秘书应收集整理各种发票、单据，并进行基本的分类，然后将发票附在费用报销单后面，提交财务部门进行费用报销。

3.训练成果

（1）出差费用申请表见表2－22。

表2－22　出差费用申请表

（2）出差费用报销单见表2－23。

表2－23　出差费用报销单

六、综合训练题

（1）江经理最近要到武汉出差，出发前，江经理叫秘书张洁从财务科借出30 000元现金。回来后，江经理把支付现金的发票和800元结余现金，以及所有的票据交给张洁，让她帮助办理报销手续。请问秘书张洁应如何做好此事？

（2）远洋公司马总经理要到意大利总公司参加年度区域总经理述职大会，回国后他将其出差过程中发生费用的发票给行政秘书小叶，要求她整理后报销。请问秘书小叶应如何做好此事？

（3）小夏是公司副总经理的专职秘书，平时负责副总经理日常差旅费用的申请与报销。这天，副总经理刚出差回来，扔给秘书小夏一摞发票，并对小夏说：“小夏，最近表现不错，好好干，把我这些发票处理掉。”小夏在整理的过程中发现，几张大额发票与副总出差日期和项目不符，是黄金首饰发票。

面对这种情况，小夏应该如何处理？现在小夏有这么几种选择：一是根据副总的要求进行报销；二是到老总那里检举揭发；三是自己吃哑巴亏，用钱垫付；四是向副总说明，这样的报销有违公司的财务规定。

问题：对于小夏以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。

（4）备忘录。

备　忘　录

发自：行政部经理　苏明

发给：秘书　高叶

日期：10月28日

内容：

公司新成立的开发部近期有6名员工要出差，请你帮开发部列出我公司商务出差申请费用，以及报销结算的步骤，我看过后再交给他们参考执行。

谢谢！