建立办公室行政管理制度

任务三　建立办公室行政管理制度

一、训练目标

（1）能够区分办公室行政管理制度的内容。

（2）能够拟定办公室行政管理制度。

二、任务内容

重庆江韵电子科技有限公司2011年在重庆成立，该公司是一家集电子玩具产品研究开发、生产制造、市场营销为一体的综合性科技型企业，公司的注册资本拟定为100万元人民币，拟建6条流水线。公司的经营理念为“以科技创新引领儿童教育，以客户第一提供优质服务”，其产品定位在儿童电子智力玩具开发上，主要有电子点读机、电子游戏机、儿童早教机、电子遥控玩具等。人员编制为200人，绝大多数为技术员工岗位。公司在董事会下设总经理办公室，直接对总经理负责，请为该办公室拟定行政管理制度。

三、任务要求

（1）以小组为单位，在讨论的基础上完成任务。

（2）形成办公室行政管理制度文本。

四、训练提示

（1）可以以主题为单位进行分组，主题包括行政办公室工作职责、事务管理制度、文书与档案管理制度、行为规范制度等。

（2）制度文本应考虑到语言的庄重和规范性、格式的准确性、合法性和可操作性。

五、训练内容及成果

1.工作任务

拟定办公室行政管理制度。

2.工作过程概述

秘书在接到工作任务后，立即组织成立工作小组并召开制度拟定筹备会，在会上大家各抒己见，讨论办公室行政管理制度所涉及的工作内容，分组收集相关资料后，各组指定一名学生负责起草办公室行政管理制度。各组分主题起草完毕后，提交秘书汇总修改，然后将修改稿送交领导审核。

3.训练成果

（1）行政办公室工作职责。

①认真贯彻执行党的路线、方针、政策，检查有关工作的重要部署、主要决策和目标任务的执行情况。

②认真执行党的干部人事制度，发现人才、培养人才、推荐人才，做到知人善任。

③负责本单位干部职工的教育和培训工作。

④负责本单位职工考核培训，按照有关劳动管理政策规定，做好人事调动、招工招聘、转正定级、工资调整、晋升和奖罚，以及办理退休等项工作。

⑤负责本单位干部职工的养老保险、工伤保险、失业保险、医疗保险的管理工作。

⑥负责文书档案管理。包括管理文书档案、人事工资档案、会计档案和技术档案。工作人员要做好保密工作。

⑦负责本单位文电来往的收发及上传下达，做好本单位的工作总结或其他专题总结。

⑧积极做好本单位机关内务建设。美化环境，维护本单位生产、工作、学习和生活的正常秩序，搞好环境卫生工作。

⑨负责做好来宾来客的接待工作。

（2）企业收文管理制度。

①公文的签收。

a.凡来公司公启文件（公司领导亲启的除外）均由公司收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）应交总经理办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需要注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕的应拒绝签收。

b.对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告下级机要部门，并登记差错文件的文号。

②公文的编号保管。

a.总经理办公室机要秘书将上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。需要由公司承办或归档的公司领导亲启的文件，待公司领导启封后，也应分别交总经理办公室办理正常手续。

b.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交总经理办公室机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。

③公文的阅批与分转。

a.凡正式文件均需要由总经理办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，再由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

b.一般函、电、单据等，分别由总经理办公室机要秘书直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。

c.为加速文件运转，机要秘书应在收到文件的当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如涉及两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况除外）。

④文件的传阅与催办。

a.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家，或带到宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人。对尚未传达的文件不得向外泄露。

b.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”“拟办意见”，应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

c.阅文件时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确是工作需要，要办理借阅手续，以防丢失、泄密。

d.文件阅完后，应送交总经理办公室机要秘书，切忌横传。

e.总经理办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、传真应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得主管部门或主管领导人同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

f.按照阅文范围，离退休人员一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由总经理办公室机要室通知到机要室阅文。

（3）企业发文管理制度。

①发文的规定。

a.公司上报下发正式文件的权力集中在董事会，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

b.各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文，应分别向董事会提出发文申请，并将文件底稿分别交总经理办公室审核。董事会同意发文，则由总经理办公室按行政部门设置与业务分工统一归口以公司××号发文。

②发文的范围。（略）

③发文程序规定。（略）

（4）企业档案管理制度。

①存档范围：公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件及材料。

②档案管理指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案绝对安全。

③档案的借阅与索取。

a.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。

b.公司其他人员借阅档案前，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续。

c.对借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准后方可摘录和复制，一般内部档案资料需要经总经理办公室主任批准后方可摘录和复制。

④档案的销毁。

a.任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。

b.若按规定需要销毁时，凡属密级档案需要经总经理批准后方可销毁；一般内部档案，需要经总经理办公室主任批准后方可销毁。

c.经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写销毁清单，由专人监督销毁。

六、综合训练题

请仔细阅读下文，并结合办公室工作的实际情况对该制度进行修改完善。

中小型企业行政事务管理制度

（一）总则

第一条　为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

第二条　本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。

（二）档案管理

第三条　归档范围：公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

第四条　档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条　档案的借阅与索取：

1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；

2.公司其他人员需要借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续；

3.必须爱护借阅档案，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案经总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

第六条　档案的销毁：

1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；

2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案需要经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，需要经公司办公室主任批准后方可销毁；

3.对经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

（三）印鉴管理

第七条　公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。

第八条　公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人负责。

第九条　公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。

第十条　公司一般不允许开具空白介绍信，如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

第十一条　盖章后出现的意外情况由批准人负责。

（四）公文打印管理

第十二条　公司公文的打印工作由总经理办公室负责。

第十三条　各部、室打印的公文或其他资料需要经本部、室负责人签字，交电脑部打印，按价计费。

第十四条　公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。

（五）办公及劳保用品的管理

第十五条　办公物品的购发。

1.每月月底前，各部、室负责人将该部、室所需要的办公物品制订计划提交总经理办公室。

2.总经理办公室指定专人制订每月办公物品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公物品购回，根据实际工作需要有计划地分发给各个部、室，由部、室主任签字领回。

3.除正常配给的办公物品外，若还需要其他用品的需要经总经理办公室主任批准方可领用。

4.公司新聘工作人员的办公物品，办公室根据部、室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。

5.负责购发办公物品的人员要做到办公物品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好。

6.负责购发办公物品的人员要建立账本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字。

7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁，注意安全、防火、防盗，严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。

第十六条　劳保用品的购发。

劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。

（六）库房管理

第十七条　库房物资的存放必须按品种、规格、型号分别建立账卡。

第十八条　采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。

第十九条　物资入库后，应当日填写账卡。

第二十条　严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经总经理办公室主任批准后方可出库。

第二十一条　库房物资一般不可外借，特殊情况需要外借的由总经理或副总经理批准，办理外借手续。

第二十二条　严格管理账单资料，所有账册、账单要填写整洁、清楚，计算准确，不得随意涂改。

第二十三条　库房内严禁吸烟，禁止无关人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。

（七）报刊及邮发管理

第二十四条　报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。

第二十五条　报刊管理人员每日负责将报刊取回，进行分类、登记，并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。

第二十六条　任何人不得随意将报刊挪作他用，若需要处理，必须经总经理办公室主任批准。

（八）附则

第二十七条　总经理办公室负责为各部、室邮发信件、邮件。

1.私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或自己送往邮局。

2.所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发。

3.控制各类挂号信，凡因公需要挂号者，需要经各部、室主任批准，总经理办公室登记后方可邮发。

第二十八条　本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。

第二十九条　本规定解释权归总经理办公室。

第三十条　本规定从发布之日起生效。