举办日常工作会议的注意点

6.2　举办日常工作会议的注意点

6.2.1　会议协调

会议组织工作头绪繁杂、环节较多，每个环节之间相互关联、相互影响，一个环节出了问题就要影响下一个环节甚至整个会议。因此，应该重视会议工作的总体协调与安排，必须建立一套有效的指挥调度系统。

会议协调是指会议组织者受上级领导者的委托，通过各种方式和手段妥善地协调、处理各种关系、矛盾和纠纷，其目的是保证会议的顺利召开、进行和圆满结束。会议协调也是会议组织管理的重要手段，其实质是统一认识、调整关系、解决矛盾和协调行动。

秘书部门要做好会务工作总体协调，必须建立一套有效的指挥调度系统，并且明确岗位责任。必要时，应列出详细的任务分工表，人手一份，以备检查和落实，及时协调解决问题。如文稿起草、会务组织、会场布置、文艺演出、来宾接待、生活服务、安全保卫、交通疏导、医疗急救和电力保障等。

会议协调的方法与途径多种多样，要灵活运用，主动地做好协调与安排工作，会议协调的要求如下:

(1)加强会议组织工作部门的建设，提高会议组织人员的素质和工作效率，树立良好的形象，取得各方面的信任;

(2)注重调查研究，广泛收集各方面的信息;

(3)争取领导同志的理解、信任和支持;

(4)充分发挥各相关工作部门的作用;

(5)顾全大局，求同存异，协调一致;

(6)建立良好的人际关系;

(7)善于将原则性与灵活性结合起来;

(8)遇到问题，应耐心细致，沉着冷静，稳重行事;

(9)注意留有余地;

(10)协调之后注意及时抓落实。

6.2.2　会议质量控制

会议质量的高低主要取决于下列因素:会议的召开是否必要;召集会议的单位是否具备必要的行政权力;会议准备是否充分;与会人员范围与人数是否有利于必要的信息交流;会议期间能否排除各种相关的干扰;主持人、与会者的学识、业务水平、工作作风和心理状态等条件;环境卫生条件;技术设备条件;议程是否合理科学;对会议决议的执行是否实施有效的监督等。

要做好会议的质量控制，应该注意下列几个方面的问题。

1.注意会议的人员构成

与会者应组成合理的知识和智能结构。据说有这样一件事:一家大公司决策层开会讨论一些事情，第一个议题是关于购买一项新技术的事，由于大部分人对这项新技术根本不懂，听了职能部门的汇报后，只有一个人提出价格高了些，别人都不发言，这个议题只好不了了之;第二个议题是讨论公司迁址问题，大家发言异常踊跃，气氛非常热烈，讨论效果很好，提出了不少积极的建议。两个议题讨论的不同结果说明:会议成员的群体结构对会议质量影响很大。选择与会人员应多考虑那些具备相应专长、有能力发表见解的人。

2.严格控制参加会议的人数

会议效率与参加会议人员的数量成反比，即在实现相同的会议效果的前提下，参加会议的人越少，会议效率就越高，所以开会往往不是规模越大越好。人员增多，不仅表现为会议效率降低，而且必然带来沟通的困难和协调的问题。所以会议人数应尽量控制在能有效交流信息，并形成有效决议的限度内。

3.不开可开可不开的会

要树立效率观念，就应该在处理每个会的时候先来三个自问:一问能不能取消?可开可不开的会应该坚决不开。二问能不能与其他会合并起来开?合并将意味着时间的节省和效率的提高。三问能不能以更有效的途径、更简便的方法达到同样的目的?遇事择优是生活和工作中的一般常识。

4.做好充分的会前准备

要做到让大家有备而来，注意使每一位与会者在会前明确会议的目的、议题和要求，掌握有关的文件材料，并做好发言的准备，不开“空手会”、无准备之会或准备不足之会。仓促行事是最容易出问题的。

6.2.3　会议成本控制

控制会议成本的基本方法是:每个机构根据具体情况提出比较合乎实际的会议成本计算公式，并计算出会议成本，在送审会议计划时，将这一成本同时上报，全部款额作为会议的经费预算，上级在审批预算时，可将这一款额中的有形成本与无形成本一并计算且分别“拨付”。超过预算的有形支出与无形支出都必须认真查究，并全部从该单位一年中的实拨经费中扣除。超支时一律由这些单位从其他正常开支总额中酌扣，或者直接向上级机构缴纳“会议超支费”。这种办法曾在我国的一些机关单位中试行，其结果令人满意。它强化了人们的会议成本观念、时间观念和效率观念，不仅减少了会议的有形和无形支出，而且简化和减少了会议，提高了会议的效率。