办公环境理论概要

4.1　办公环境理论概要

4.1.1　合理布置办公室

1.布置办公室的基本要求

采用一大间办公室，对于光线、通风、监督和沟通来说，比采用同样大小的若干办公室为优。

使用同样大小的桌子可增进美观，并促进职员的相互平等感。

使同一区域的档案柜与其他柜子的高度一致，以促进美观。

将通常有许多外宾来访的部门置于入口处，若此法不可行时，亦应规定来客须知，使来客不干扰其他部门。

将自动售货机、喷水池、公告板置于不至于引起职员分散精力及造成拥挤之处。

应预留充分的空间，以备最大工作负荷的需要。

主管座位应位于员工座位后方，使主管易于观察到工作地点发生的事情。

自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。勿使职员面对窗户、太靠近电源或坐在通风线上。

装设充足的电源插座，供办公室设备之用。

常用的设备与档案应置于使用者附近，切勿将所有的档案置于靠墙之处，档案柜应背对背放置。

此外，如果条件允许，应在办公区内设置休息处，并提供便利充分的休息设备，以作为工余休息、自由交谈及用午餐之场所。秘书人员应根据未来变化之预测及时调整办公室布置。

2.办公室布置三大原则

办公室的布置不是简单的设施摆放，还需要考虑工作人员在其间工作的舒适感、与办公环境的协调以及有利于工作人员之间的沟通和监督等要素。其布置的主要原则有以下三个方面。

1)有利于沟通

沟通是人与人之间思想、信息的传达和交换，通过这种传达和交换，使人们在目标、概念、意志、兴趣、情绪、感情等方面达到理解、协调一致。办公室作为一个工作系统，必须保证工作人员之间充分的沟通，才能实现信息及时有效地流转，系统内各因子、各环节也才能协调地运行。

2)便于监督

办公室的布置必须有利于监督，特别是有利于职员的自我监督与内部监督。办公室的布置要适应自我监督的需要，所谓自我监督，是指进行自我约束和控制，自觉遵守公司的规章制度等。办公室的布置还要适应公司内部监督的特点和需要，公司内部监督的主要特点是:第一，内部监督是一种日常监督，其监督内容包括工作人员在日常工作中的一切行为以及通过各种行为举止反映出来的职业素养、道德品质等，通过日常性监督就可得出职员在某段时间内的整体评价;第二，内部监督具有双向和多维监督的特点，它是主管人与部属之间，部属与部属之间的相互监督，是一种群体内部的监督，因此，它的有效性有赖于群体之间的良好沟通与协调;第三，内部监督是一种内部力量的约束，内部监督最大的特点和有效性不是取决于外界的压力，而是取决于内部的纪律约束、自觉程度，以及每个人在考评中的参与程度和参与的自觉性。

办公室是集体工作的场所，上下级之间、同事之间既需要沟通，也需要相互督促检查。由于精力、学问、性格等方面的差异，每个人都有各自的特点，有优点和长处，也有缺点和不足，而个人的缺点往往又是自己难以觉察到的，如不及时纠正，便会给工作带来损失。同事之间的相互监督能够有效地避免这一问题。因此，办公室的布置必须有利于在工作中相互督促、相互提醒，从而把工作中的失误减少到最低限度。

3)协调、舒适

协调、舒适是办公室布置的一项基本原则。这里所讲的协调是指在办公室的布置和办公人员之间配合得当;舒适即人们在布置合理的办公场所中工作时，身体各部位没有不适感或不适感最小。协调是舒适的前提，只有协调，才会舒适。

协调的内涵是物质环境与工作要求的协调，它包括办公室内设备的空间分布、墙壁的颜色、室内光线、空间的大小等与工作特点性质相协调;人与工作安排相协调;人与人之间的协调包括工作人员个体、志趣、利益的协调及上级与下级的工作协调等。

人际关系的协调有以下表现和要求:一是连续性，工作中具有连续性且各环节不至于间断、脱节;二是协同性，工作的各部分都从全局出发，同时进行，紧密配合;三是有序，各职能办公室的布置与主要业务的处理程序相互一致，工作的安排井然有序，工作的进展有条不紊;四是和谐，包括人际关系和工作安排的和谐，避免有矛盾的公司职员在同一处工作以及不同种类工作之间的相互干扰。

3.办公室布置的具体要求

办公桌的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序，其线路以最接近直线为佳，防止逆流与交叉现象。同室工作人员应朝向同一方向办公，不可面面相对，以免相互干扰和闲谈。各座位间通道要适宜，应以事就人，不以人就事，以免往返浪费时间。

领导者位于后方，以便监督，同时不因领导者接洽工作转移和分散工作人员的视线和精力。光线应来自左方，以保护视力。常用设备应放在使用者近处。电话最好是5m²范围一部，以免接电话离座位太远，分散精力，影响效率。

办公室的用具设计要精美，坚固耐用，适应现代化要求。办公桌是工作人员的必备工具，应注意美观、实用。有条件的可采用自动升降办公椅，以适应工作人员的身体高度的不同。同时，应根据不同的工作性质，设计不同形式的办公桌、椅。另外，办公室应根据不同情况，设置垂直式档案柜、旋转式卡片柜和来往式挡槽，以便存放必要的资料、文件和卡片等，便于随时翻看。这些设备和桌椅一样，应装置滑轮，便于移动，平时置于一边，用时推至身边，方便实用。

4.1.2　办公环境的维护

1.工作方法

1)经常清洁、整理责任区

(1)秘书要经常清洁、整理办公区

清洁台面、地面、计算机、负责的设备、家具以及门窗墙壁等处;保持办公桌面清洁、整齐、美观，不乱放零散的物品和无用的东西，也不能摆放私人的物品;电话按键和听筒应经常清洁消毒;来访者用过的茶具应立即清洗干净并重新摆放好;废纸筒要放在隐秘处，每天下班前予以清理。

(2)自觉清洁、整理本人参与的公共区域

经常清洁、整理复印机、打印机等设备的周围，发现复印纸凌乱、废纸扔在地面等，都要经常参与并共同维护;经常清理参与使用的茶水桌，保持桌面、地面无弃物、无水迹，茶具清洁整齐;经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具;注意清理由自己负责的接待区或会议室，并在访客离开或会后立即清理，保证在下一个访客或会议前又呈现一个清洁、整齐的环境。

2)设备、物品放置适当，取用有序

(1)本人经常使用的办公用品和设备摆放有序，方便操作

自用的办公文具、用品、零散物件应有序地放在抽屉里，按照使用频率及使用习惯安排;常用文件夹应整齐地叠放在桌边或直立在文件夹上，并贴有标识予以区分，取用有序，保密的文件和不常用的文件夹应存放在文件柜里;专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，以便右手记录留言;计算机、打印机等用电设备宜放在一起，便于电源接线和管理。

(2)公用资源摆放有序，用后要归位

文件柜里的公用文件夹要整齐有序地摆放，取用后要放回原位置，方便他人再用;公用办公用品柜里的物品也要放置规范，通常重的、大的放下面，轻的、小的放上面，且摆放有序，便于取用，并做到用后归位;一些常用的公用物品，如电话号码簿、航班表、火车时刻表、字典等按办公室要求放在柜子里或书架上，注意用后放回原位，不给他人带来不便;接待区为访客阅览的宣传品、资料以及报纸杂志应整齐地摆放或码放，并经常整理，做好接待窗口的对外形象。

常用办公家具有侧开式文件柜，挂于架上的文件、文件柜，装有书、电话号码簿等的书架，拱形文件夹，传统的抽屉式文件柜，文件抽屉，文具抽屉。

2.相关概念

责任区域一般包括以下几个部分:

(1)个人工作区。例如，一名接待员负责所在接待区内的全部设施和设备，或者一名秘书办公桌椅围绕的区域中的地面、墙壁以及家具和负责的所有电器设备。

(2)公用区域。如经常使用的传真机、复印机、与同事共同使用的柜架和办公室的茶桌等。

(3)上司的办公区域。

4.1.3　识别办公场所的隐患

1.工作方法

保证办公场所和设备的安全是极为重要的，国家《宪法》和《劳动法》中都规定了明确的条文，政府及各个组织也会制定一系列相关规定。为了维护好安全的工作环境，每一名秘书都要树立安全意识，要做到以下几点:

(1)学法懂法，树立安全意识，维护公司的利益，保护自己合法的劳动权益;

(2)上岗前学习有关安全生产、劳动保护的规定和本组织的规章制度，并自觉地遵守执行;

(3)主动识别工作场所存在的隐患，并在职权范围内排除;

(4)发现工作场所有异常情况或险情时，应立即准确、清晰地向主管报告;

(5)按照设备安全操作规程操作设备，识别运行中存在的隐患，在职权范围内排除;

(6)发现设备故障应立即报告，并填写设备故障登记表。

2.相关知识

工作环境是由许多方面的因素和条件构成的，如工作区的空间、采光、温度、通风、噪声、装修、装饰;工作区的办公桌椅、柜架、各种办公设备、饮水设备、办公用品和耗材;工作所需的文件、资料、档案、书籍;工作中人们的关系、氛围等。在这些因素和条件中，有些是用人单位给职工提供的，这是《劳动法》规定的。例如，工作场所的温度是否达到了要求、门窗是否严密安全、照明是否满足工作的需要、噪声干扰、空气污染是否超标、办公家具和设备是否够用等，每一名秘书都要关心自己的工作环境，爱惜自己的身体和生命，并知道国家有法律保护职工的工作安全和身体健康。

在维护和建设良好的工作环境中，也有许多方面是秘书完全有责任和有能力维护和改进的。无论是对工作场所的维护，还是对办公设备的操作，都要遵循“安全第一，预防为主”的方针，识别各种不安全因素，找出隐患，排除隐患，共同维护和管理办公环境。

办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患包括以下内容:

地、墙、天花板、门和窗中的隐患，如离开办公室时不锁门;室内光线、温度、通风、噪声和通道方面的隐患，如光线不足或光线耀眼;办公家具方面的隐患，如计算机键盘桌面过高、难以用正确的姿势操作;办公设备及操作中的隐患，如设备电器插头打火或电线磨损裸露;工作中疏忽大意造成伤害的隐患，如站在带轮的椅子上举放物品;工作中疏忽大意造成失密的隐患，如复印时将保密原件放在复印机玻璃板上;消防中的隐患，如乱扔烟头、在灭火器前堆放物品。

4.1.4　改进工作环境

1.工作方法

确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查;发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险;如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决;将异常情况认真记录在隐患记录及处理表中(表4－1)。

表4－1　隐患记录及处理表

2.相关知识

国家为改善企业的劳动条件，保护员工的安全和健康，保证劳动生产率的提高，从1956年起就制定了《工厂安全卫生规程》，对工作场所的条件提出了具体的规定。例如，第9条规定:“工作场所应该保持整齐清洁”，第17条规定:“工作场所的光线应该充足”，第21条规定:“取暖或降温措施”，第31条规定:“工作场所应该备有急救箱”等，这都说明国家一直非常重视员工的安全和健康问题。

随着社会的发展，健康、安全的办公环境的基本要求不断提高。具体如下:

办公区建筑必须坚固安全，地面、墙面、天花板完好整洁，门窗开启灵活能锁，室内有基本装修;光线应充足，局部照明要达到要求，且灯光不闪烁，直射的窗户应安装挡板或窗帘，注意光线不应引起计算机屏幕的反射;温度要适宜，根据天气设置供暖供冷设备，最好室温不低于16℃;布局要注意通风，保持工作场所空气流通和空气的质量，禁止在办公室吸烟，需要时可在工作区外设立吸烟区;办公室空间及座位空间要适当，座位间要留有通道，力求员工工作的舒适性;办公室噪声要低，可利用屏障、地毯、设备隔音罩减少噪声;办公家具要满足工作所需并符合健康、安全要求，包括工作台面、椅子、各种存储设备及必要的锁等;办公设备、办公用品和易耗品要满足工作所需并符合健康、安全要求，包括工作台面上的电话、计算机、文具公用设备和物品;办公设备的安装、操作要符合要求，操作指南和注意事项要明晰展示;办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置;办公室提供饮水并符合健康、安全要求;办公区或办公室要设置急救包，并定期更换;建立相应的规章制度，包括人员进出规定、保密规定等;室内有符合组织目标的装饰、标识和适当的绿色植物。

4.1.5　按照需要进行办公布局

1.设计办公结构和布局需要考虑的因素

(1)职工的人数。人数越多，需要的空间就越大，费用就要增加。

(2)购买或租用的面积。面积越大，费用就越高，尤其是在一些城市的中心地带，地价非常昂贵，必须仔细斟酌。

(3)机构的建制和办公空间的分类。如需要多少个处室。

(4)组织经营的性质或内容。如接待区一般离门较近，总经理办公室一般不在大门旁边。带有生产车间企业的办公室一般离门较近，车间相对远一些，而商店的办公室通常不会安排在商店的大门旁边。

(5)部门间的工作联系。以确保科学有效地实施工作流程，减少或避免不必要的重复与浪费。如将业务相关联、相衔接的部门安排在近邻位置，减少工作人员和文件流动的次数和距离。

(6)办公室的间隔方式应符合工作和保密的需要。如开放式办公室的设计能增强人们的交流，而封闭式办公室的设计则易于保密。

(7)走廊、楼梯、通道的宽窄和畅通要符合安全需要，并安排好公用区域。

(8)办公室随组织发展变化的变更需要具有灵活性。如采用容易站立、移动或拆除的间隔物，给办公室的设计和改变提供了更大的选择。

2.开放式办公室和封闭式办公室

(1)开放式办公室是大的空间，包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具的存放空间、椅子、电话、计算机等设备。有的开放式办公室完全敞开，没有任何隔板，可以直接看到所有员工的座位，称为全开放式办公室。有的工作位置可用高低不等的隔板分开，以吸收噪声和区分不同的工作部门，称为半开放式办公室。

(2)封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室，是指分割成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构，每个房间给一个或几个人使用，带有办公桌等相应设备。

3.开放式办公室和封闭式办公室的优、缺点

1)开放式布局的优点

开放式设计为各组织机构带来许多好处，所有这些好处都有助于降低成本、提高工作效率。

(1)能源成本的降低。

(2)建筑成本的降低。使用开放式设计可使建筑成本节约50%左右。家具和设备成本增加时，成本差额缩小了，这是因为开放设计的家具和部件比传统办公室的家具和设备成本高一些。但另一方面，开放式设计提供了较大的灵活性，办公室重新布局的成本较低。

在开放式的办公室中，空间利用率大于常规的一排排格子式的设计中的可用面积。在美化布局的办公室中，场地利用率高达80%～90%。

(3)办公场所使用面积需求量的减少。由于开放式设计要求的使用面积较少，使用地面的总平方数可减少20%～30%，而且单位面积的租用成本大大少于传统的固定墙壁的办公室。例如，通过使用可利用的空间进行储存的工作间，开放式设计减少了每个工作间需要的总使用面积，同时也为各个工作间提供了更有效的工作区域。

(4)重新布局的灵活性。如果按照新设计方案对各办公室进行重新布局，这样成本比有固定隔墙的办公室进行重新布局的成本可减少很多。

(5)排除交流的心理障碍。员工对他们工作场所的感觉会直接影响到其工作效率的发挥，所以说，员工对工作场所的感觉也就成了开放式设计的办公室成功与否的标志之一。拆掉了办公室的墙壁，管理者和员工之间交流的障碍减少了，管理者也同样可以有更多的机会和员工接触，有更多的机会观察员工之间的相互影响，有利于管理工作的进行。

2)开放式布局的缺点

(1)缺乏单独办公的机会。经理、管理员和机关雇员抱怨开放式设计剥夺了他们单独办公的权利，特别是在他们处理个人事务时。此外，由于不再有私人办公室，某些经理和管理员感到降低了身份和地位，甚至有些工作人员说，在一个这么大的区域里跟这么多的人在一起工作，难以集中精力;另一些人则说，在这样的环境下很难进行机密性工作，而且工作人员感到他们总是处于某人的监控之下。基于诸如此类的议论，某些公司便以从地面一直到天花板的隔板代替原来较低的、可活动的嵌板，这样就创造出了一种完全封闭的、可活动的房间。

(2)噪声太大。办公室工作人员对高噪声提出抗议，是因为隔壁工作人员的谈话声、机器设备声，特别是复印机工作时的喧闹声以及电话铃声妨碍了工作，因此公司采用了包括安装隔音的天花板、隔板等在内的许多控制噪声的方法。

(3)开放式办公体系设计粗糙。某些公司在从传统的固定隔间的办公室转换成开放式设计时，没有细致地设计他们的办公场所，如建立了太多的排列得乱七八糟的、隔断工作人员之间的交往和必须谈话时用的小格子。现在很多公司意识到，开放式设计对于某些行政部门，如对于法律部门和会计部门来说，不能有效地进行工作，因为这些部门要求高度保密和集中。

3)封闭式办公室的优点

(1)比较安全，可以锁门;

(2)易于保证工作的机密性;

(3)易于员工集中注意力，从事细致或专业工作;

(4)易于保证隐私，明确办公空间由自己使用。

4)封闭式办公室的缺点

(1)费用高，墙、门、走廊等占用空间多并要装修;

(2)难于监督工作人员的活动;

(3)难于交流，员工被分隔开，易感觉孤独。