化繁为简，高效工作

10.化繁为简，高效工作

很多人都觉得工作很多，时间却很有限，一天到晚感觉自己在瞎忙，终日忙忙碌碌却看不到自己的成绩。其实，这是没有合理使用时间造成的。不会将繁复的工作简化，迷惑于复杂的工作表象，让简单的事情更复杂，导致自己困在其中，走不出来。工作忙乱被动，因此办事效率非常低。

在任何企业，老板和上司都会提拔工作效率高，能够将工作化繁为简的员工，而不会重用那些把简单事情复杂化的员工，因为工作效率低必然不会给企业创造更高的效益。虽然两者之间的差别很大，原因却很简单，就在于是否能够运用化繁为简的工作方法和艺术。在《提高生产率》一书中，唐纳德·C·伯纳姆讲到了提高工作效率的三个原则，即每做一件事之前，先多问问自己能不能取消它？能不能将它与其他事情合并起来做？能不能用更简便的方法取代它？

这样问自己的好处就是，为了提高办事效率，就必须要下决心放弃一些不必要的或者不是很重要的部分，用简便的方法解决费时费力的事情。于是，职场上常常会发生这种情况，有些员工每天加班成为家常便饭，忙得不可开交，却突然在某天被辞退；而另一种员工表面上看十分悠闲，做事却扎扎实实，稳稳当当。实际上，大部分上司都不能理解为什么下属要做那么多杂事，这些事情完全是可以推迟再做或者是不做的，正由于上司的看法如此，当你不能按照要求完成上司亲自交代的任务，那么你就被划入无能力员工或者不诚实员工的范畴了。

因此，学会化繁为简、提高工作效率是每个职业人必备的基本素质，也是在职场路上获得更大发展的基础。

姗妮大学毕业后应聘到一家大型企业担任人事主管助理一职，刚到公司的姗妮对人际关系等都不熟悉，工作起来杂乱无章，经常不能按时完成上司交代的任务。好在姗妮的上司李主管非常关心她。也理解她是新来的员工，在工作时经常会遇到问题。于是找了一个机会，语重心长地告诉她：“你是一个非常聪明、优秀的女孩子，不然你是不可能进入到我们这样一家企业来任职的。但是，优秀并不等于经验，你还有很多地方需要学习，包括对公司事务的了解，人事工作制度的了解，以及同事之间的交往等，都是你需要加强的地方。”姗妮听了上司的一番话明白了，正是这些方面没有做好，以致自己不能提高工作效率。

于是，姗妮开始注意合理地安排工作，每次进行人事调查前，她都会熟悉每个员工的资料，尽可能了解员工更多一些。时间久了，工作越来越出色，全公司上上下下的人，她都叫得上名字，表现令人十分满意。

不久以后，董事长原来的助理辞职了，一时间就找不到合适的助理，在人事主管的推荐下，姗妮暂时顶替了董事长助理的位置。在同事看来，姗妮虽然还是助理，但是明眼人都知道，这就是“晋升”了呀，于是也敬她三分了。

担任了董事长助理后的姗妮，工作更多了，也越发繁琐，渐渐开始吃不消。她的老上司人事主管再一次告诫她，一定要科学地安排自己的工作，凡事要知道轻重缓急，化繁为简，可以不做的工作就不要做，能够少做的就少做，但是重要的工作一定要做好。姗妮再一次听从了人事主管的意见，逐渐将工作做得很好了。

从此后，姗妮将自己的工作安排得井井有条，慢慢获得了董事长的青睐，董事长对她赞不绝口。后来，公司在兰州开拓西部市场，董事长想来想去都不知道让谁去带领这支队伍好，突然他看到年轻有能力的姗妮，心中就有了主意。

在众人的惊讶声中，姗妮被董事长任命为西部分公司的总经理，很多人心中不服气，开拓新市场，一般都是有经验的人才能带领，怎么能让一个年纪轻轻的女孩去呢？因此认为姗妮一定是与董事长关系非同一般，才被重用。姗妮听说了这些之后，并不生气，几年职场生涯，让她经过了不少风浪，她明白这些流言以后会不攻自破的。

在飞往兰州的飞机上，姗妮的助理才明白为什么姗妮年纪轻轻就能够担任分公司总经理一职了。在飞机上，同行的同事有的在看杂志，有的在闭目养神，只有姗妮还开着电脑，给各个客户写信，保存，然后将所有的工作进行了分类。助理很不解地问：“经理，你在飞机上怎么不休息一会儿呢？”姗妮笑着说：“我不累。再说了，我在飞机上将这些回信写好，下飞机了只要将邮件发出去就行。这些工作迟早都是要做的，不如抽空做了，剩下的时间我可以用来处理其他的工作。”

听完这句话，大家打心眼里佩服她。她不仅懂得利用时间，还懂得怎样将自己的工作化繁为简，逐个击破，所以她能够成为上司。

姗妮从一名普通的助理晋升为分公司总经理，与她的努力是分不开的。工作无序，没有条理必然浪费时间，必然不能出成绩。

办公室智慧

一个人每天要面对的工作很多，如果不加以分析，要想将这些工作都做好，是很累的。所以，一定要学会将工作按照轻重缓急划分开来，才能将复杂的工作简单化，提高工作的效率。所以，在这里向大家介绍工作的轻重缓急程度的特征，以便大家工作时明白哪些工作最重要，需要优先处理。

■ 紧迫重要的事情

紧迫并且重要的事情应该放在首位，这类事情在很大程度上能够决定你的目标和事业是否能够实现，能够起到关键作用。因此，它们比任何事情都值得优先去做去完成，只有将这部分事情合理、优先、高效解决掉，才有可能顺利进行别的工作。

■ 不紧迫但重要的事情

不紧迫但是很重要的事情往往要求一个人具有更多的主动性、自觉性和积极性。处理这种事情的能力，往往能够看出一个人对事业以及目标进程的判断能力。事实上，我们生活中的大多数重要事情都是不太紧急的。比如说，节制饮食、锻炼身体等等，这些事的重要性没人会否定，但是从来没有人认为它们很紧急。所以，这类事情也应该尽早解决。

■ 不重要但紧迫的事情

一件事不重要但是紧迫，很多人认为没有这样的可能存在，不重要的事怎么还能紧迫呢？但是，这个世界上一切可能都存在的。比如说你正准备做工作时，有朋友打电话约你出去玩，碍于面子可能不方便回绝他们，等到与朋友一起聚会回来，才发现很多该做的事没有做，导致自己在很长时间内处于被动。

■ 不重要也不紧迫的事情

既不重要也不紧迫的事情是我们生活中出现得最多的事情，不能说它完全没有一点价值，但即使有价值，也只有一点点价值。一个人若将时间都无节制地沉溺在这些事情里，无异于是在浪费自己宝贵的时间，比如说，很多人一吃完饭，就坐到电视机前面，却不知道自己要看什么，只是不停换频道。其实，有这个时间还不如看几本书，还能够获得大量知识。在工作中也一样，不要盲目做一些自己都无法估算后果的事情，不仅没有任何效益，还占用了大量的宝贵时间。