消除障碍以提升工作效率

6.消除障碍以提升工作效率

以时间流程来观察工作，可以分成三方面：

①工作状况的变化。

②对于自己部属的提携和职务调整。

③个人工作顺序的分配。

这三方面若是能配合得当，工作就可以顺利进展。但在现实生活中，工作流程的进展往往会受到各种情况的阻碍，而形成阻碍的原因大致有三：

①遭遇“瓶颈”，工作便难以进行。

②突发事件。

③方法错误、不当。

针对这三个原因应该如何寻求解决之道呢？

●遭遇“瓶颈”而导致弹性疲乏

所谓“瓶颈”，是指潜藏在工作本身的问题。如果不知“瓶颈”何在，就会经常遭受挫折，久而久之渐渐厌恶工作，导致精神上的弹性疲乏。

要想找出工作“瓶颈”，最佳的方式就是画出一张工作流程图，并依时间顺序列出每道流程的相互关系。如果该项工作是多人共同作业，那就再在每道流程底下注明该部分的负责人及其手下的姓名，以便有整体性的了解。

●突发事件的发生

妨碍工作进度的最大原因就是突发事件，既然说是突发，事先当然无法预期。例如，未经预约打来的电话、突然造访的客户，或是开临时会时上司突然丢下的一句：“请你尽快处理这件事。”这些看似不可抗拒或无可奈何的事，往往都是许多人在工作无法顺利进行时所归咎的原因。

每一个上班族都需具备面临突发状况时的应变能力，然而究竟应该如何充实这项能力呢？

①将发生临时状况的工作事先纳入计划中：认清突发的工作也是必须完成的事务，需留1～2个小时的空档去处理。不过，突发事件因本身性质的不同，所包含的质与量也有所不同，必须小心拿捏，掌握各种突发事件的比重。

②先设定一个安全系数，并据此构思出一份拥有充裕时间的计划表，尤其是在预定计划时，必须先以能在一定时间内完成工作为前提，然后再进一步设定可能发生某种突发事件或相当程序的延迟，在正式的规划时间之外，附加一定时数作为安全系数。设定安全系数的标准如下：

其一，针对需要时日为一天的工作设定为半日。

其二，针对需要时日为一星期的工作设定为一日。

其三，针对需要时日为一个月的工作设定为一星期。

只要使用此法，就算临时发生某种意外状况，工作进度也会很快补上。如此自然就能如期完成工作。

●工作顺序的安排

工作顺序若安排不当，也会造成实际作业方面的阻碍。现在试举一例：

林先生是一家私人贸易公司的职员，接受公司里的总务科委托，制作一份固定的年度检讨项目表，不料他却在忙碌之中把这件事给忘得一干二净，就连最基本的准备工作也没有做。总务科的人催林先生时，他只好赶紧放下手边的工作，开始准备接受委托的事宜。只是如此一来又耽误正在进行的工作，引起主管的不满。林先生在被指责后又连忙回头赶原来的工作进度，就这样两头忙，结果，两件工作都无法如期完成。

工作的顺序一旦安排错误就可能产生上述状况，造成进度的延误。所以，何不趁着空档花些工夫，做好顺序的安排，并且针对每个步骤，进行充分的准备。

①年度计划。

②中期计划——1～3个月之间。

③一周计划。

无论是现有或是往后将要从事的工作，只要先有一套完整周详的计划，自然会有应变的心理准备。而上面所提的“一周计划”构思起来，要比年度计划、中期计划更容易建立好具体的程序。