改进工作方法

4.改进工作方法

小李每天从一进公司门就开始忙个不停，一会儿干这，一会儿干那，忙得晕头转向。而同事小刘虽然和自己做同样的工作，看起来总是从容不迫的样子。更让人心理不平衡的是，到月底工作量一统计出来，自己还不如小刘呢。小李觉得很困惑：自己每天忙忙碌碌，却老是忙而无功。感觉付出很多，却总是得不到老板的满意。虽然没有一刻空闲，但到总结时却说不出自己做出的成绩。相信很多公司职员都有过小李这样的感受。其实问题不在于工作态度，而在于工作方法上。

改进工作方法，优化工作程序，可以起到事半功倍的效果。

学会制定工作计划

工作计划必不可少！这种计划并不是为了向某人汇报，也不是为了给自己增加压力，而是为了让你记住有哪些事情需要去做，而不是被无形而又说不清楚的工作压得晕头脑涨。

首先：在每周的开始列出本周的计划。计划的内容就是本周准备做哪些事情，除非是外界有严格时间限制的任务（例如周三必须向客户提交出产品文档），否则，周计划不必设定每项任务拟订的进行时间，也没有必要详细去说明任务的内容。你只需要一些提示，让你不会忘记本周要做的工作。

然后，每天早上列出时间表，从周计划中选择出当天想做的事，并安排具体时间去完成。列出所有需要打的电话，和每个电话的内容。这张时间表应该放在你身边，一抬眼就能看到，它像一个忠实的助手，随时告诉你下一步工作的内容！

最后，必须进行工作计划的总结。很多人把工作总结想得很复杂，仿佛需要把所有完成的任务的情况都详详细细地写出来。这是一个误解！其实，工作总结随时都在进行，方法很简单：用粗笔把你做完的事从周计划和日时间表中重重地划去！另一种总结方法也十分简单：把当日或当周没有完成的工作抄写到下一日或下一周的计划中去！

你一定要明白，制定计划的根本目的不是给你施加压力，而是给你一个有序的、有准备的工作安排。因此，不要为未完成预定的任务而懊恼，而是记住这些任务，并且尽快安排去进行！同时，工作计划还会给你带来自信和成就感：当一个人看到面前成堆的任务被狠狠地划去，象征着这些敌人被征服和消灭，那就像是军人看到自己肩膀上的金星在一颗颗增加一样，是何等地畅快淋漓！

某公司部门经理罗女士，就非常善于管理自己的工作，尽管每天需要应付大大小小的许多事情，但她总是显得很从容，该做什么，什么时候做，自己心中非常有数。她说自己随身携带的必不可少的就是一个工作本，上面密密麻麻地写着自己的工作安排。每月之末，她会抽出一定的时间思考一下下个月的工作重点和计划安排。制定工作计划，关键是要会分解目标，把制定的月目标分解到每一个周，把周的目标再分解到每一天。也许看上去是一个很庞大的，担心完成不了的工作目标，经过这样的层层分解后，结果发现，原来要实现这个目标并不难。这样工作起来才会井井有条。

对工作进行检查分析

做工作之前应先对工作进行分析检查。要善于化繁为简，使工作简明化。要做到这一点就要学会多思考一些问题。通常需要进行如下思考：

·为什么这项工作是需要的？可不可以把这项工作全部省去或者省去一部分呢？

·这项工作的关键是什么？做了这项工作之后会出现什么过去没有的新效果？

·如果必须干这项工作，那么应该在哪里干？

·什么时候干这项工作好呢？是否考虑放在效率高的时间里干最重要的工作？

·这项工作是自己干还是别人去干好呢？

·这项工作的最好的做法是什么？是否应抓住主要矛盾、解决矛盾？是否应采取其他方法？

在对每一项工作分析检查之后，省去不必要的工作，使要做的工作顺序合理，这样工作起来既得心应手，又省去了一些杂七杂八的事务，自然工作效率也就提高了。

将工作进行分类

所有的工作无非有两类：①“事务型”的工作不需要你动脑筋，可以按照所熟悉的流程一路做下去，并且不怕干扰和中断。如收发E－mail、写信、填写工作报表、备忘录等，这些例行公事、性质相近的事情可以集中在同一个时间段来处理，即使在精神状态不佳的情况下也能完成；②“思考型”的工作则必须需要你集中精力，一气呵成。对于“事务型”的工作，你可以按照计划在任何情况下顺序处理；而对于“思考型”的工作，你必须谨慎地安排时间，在集中而不被干扰的情况下去进行。对于“思考型”的工作，最好的办法不是匆忙地去做，而是先在日常工作和生活中不停地去想：吃饭时想，睡不着觉的时候想，在路上想，上WC的时候想。当你的思考累计到一定时间后，再安排时间集中去做，你会发现，成果会如泉水一般，不用费力，就会自动地汩汩而来，你要做的无非是记录和整理它们而已！

综合

综合就是在同一时间内综合进行多项工作。办事要有顺序，并不是说同一时间内只能办一件事，而是运用系统论、运筹学等原理，可以同时进行几项工作。把工作单方向一件一件依次进行的办法，叫做垂直型工作。就像站着一大排人，一个一个地传递砖头，这样做效率比较低。反之，如果把各项工作综合起来统一安排，效率就会大大提高。

结合

结合就是把工作的若干步骤结合起来。例如有两项或几项工作，它们互不相同，却有类似之处，互有联系，实质上是服务于同一目的的，因而可以把这两项或几项工作结合为一，利用其相同或相关的特点，一起研究解决。这样自然就能够省去重复劳动的时间。

重新排列

重新排列就是改变工作步骤的顺序，也就是要考虑做工作时采取什么样的顺序最合理，要善于打破自然的时间顺序，采取电影导演的“分切”、“组合”式手法，重新进行排列。例如，一天工作下来很疲乏，晚上又要学习，那么就应该把休息时间提前。此外，还可以在公共汽车上闭目养神，以保证晚上精力充沛。

变更

变更就是改变工作方法。大体有两种办法：①“分析改善方式”，即对现行的手段方法认真仔细地分析，从中找出存在的问题，即找出那些不合理和无效的部分，加以改进，使之与实现目标要求相适应；②“独创改善方式”，即不受现行的手段、方法的局限，在明确目的的基础上，提出实现目的的各种设想，从中选择最佳的手段和方法。

穿插

尽可能把不同性质的工作内容互相穿插，避免打疲劳战。如写报告需要几个小时，中间可以找人谈谈别的事情，让大脑休息一下。又如上午在办公室开会，下午到市场中去搞调查研究等。

代替

代替就是把某些事情换成其他事情。如能打电话的就不写信，需要写信的改为写便条，需要每周出访的改为隔周一次，在不出访的那一周里，可用电话来代替出访。

每天定时完成工作日志

每天都需要做一些日常工作，以和其他同事保持必要的接触，或者保持一个良好的工作环境。这些工作包括查看电子邮件，和同事或上级的交流，浏览你必须访问的BBS，打扫卫生等等。这些常规的工作杂乱而琐碎，如果不小心对待，它们可能随时都会跳出来骚扰你，使你无法专心致志地完成别的任务，或者会由于你的疏忽带来不可估量的损失。

处理这些日常工作的最佳方法是定时完成，即在每天预定好的时刻集中处理这些事情，可以是一次也可以是两次，并且一般都安排在上午或下午工作开始的时候，而在其他时候，根本不要去想它！

除非有什么特殊原因（例如，你在等待某个人发来的紧急邮件），否则，强迫自己在预定时刻之外不要查看邮箱，不要浏览BBS，不要去找领导汇报工作，这样，处理这些事务的效率才会提高，并且不会给你的其他工作带来困扰。