重要会议要提前模拟演练

重要会议要提前模拟演练

正式的商谈或者会议之前的准备是非常重要的。即使是优秀的职员，也不能在收集信息和写资料这种会前准备上偷工减料。即使每天工作很忙，没有时间，也要注意会议之前定要好好准备。尤其是对于刚参加工作不久的年轻人来说，这样可以弥补知识上的欠缺。

那些在会议上应对自如的优秀职员，都尽力地在脑海里描摹了从会议准备阶段到会议正式召开的情景。他们充分发挥想象力，想象从这里开始发言，这个和那个是要传达给对方讨论的，最后是要说这些，而且一定要得出这个结论；稍微有些不足的是这个资料，等等。如果是一个小时的会议，他们就会花一个小时的时间来思考。或许，在会议中途也可能被提问。所以，如果提前反复地模拟，那么在正式会议的时候就不会慌张，从而能够应对自如。尤其是在需要别人指导的地方，我们要事先准备好需要对方认可的资料。

准备会议资料，应该提前预测参会者的理解水平。因为如果是有其他部门人员参加会议，那么他们就可能不理解部门内的一些共同语言。要是自己一味地说一些专业术语或省略词，对方就不能理解。所以，这种时候，准备让对方容易理解的资料就非常重要。

但是，如果大家都掌握工作的情况，能理解共同语言，那么会议资料作一定的省略也没有关系，还不用费时费力。

把会议的概要总结到一张纸上，会议开始时就说明这是今天会议的主要内容。这样就能把会议的目的和目标简单明确地传达给对方。我们要让大家一眼就能明了会议的内容和进程。剩下的就是围绕这一张纸，在讨论的过程中另外准备好其他的必要资料。这样，资料准备得很全面，工作也安排得有条理，会议就可以顺利进行。

为了更全面地准备资料，我们要留心有价值的要点。如果是按数字排列的表，就在重要的数字下画上横线或圈上圆圈。如果想让人按顺序看，就标上编码引导大家。如果是“请大家看第三页的表格，从左边数第三行，从上面数第十行”，做上标记后直接说“请大家看第三页的第一项和第二项”就可以了。过于复杂或冗长的说明，参加会议的人有可能跟不上讲解者的思维。这虽然只是需要下一点点工夫，但结果却有着天壤之别。

仅在网上收集资料是不够的。在我们公司的策划大赛上，有一个职员总结了在网上调查的美国实例，但是策划大赛的评审员几乎都知道这个事例，觉得没有什么新鲜感。所以，比起这种尽人皆知的信息，还是从有经验的人那里得到的信息更有价值。

如果会议上有比较挑剔的人，事前和他进行商谈也是一个好的方法。换句话说，就是事前疏通。如果会议前就可以指出报告的不足，说不定就能提前解决问题。

周围肯定会有一些前辈和上司，很擅长主导会议的进程。所以，请研究他们的做法和资料。通过不断地观察和模仿，肯定能够提高参会技术。如果参加会议的人都可以按你的想法行动，那就非常理想了。