做要事，不做急事

做要事，不做急事

个人在工作中常常难免被各种事情所打扰，有些事情来得快，而且看上去十分着急。倘若不办，势必会出大乱子，事情果真这么着急吗？不见得，因为有的事情虽然急，但不一定重要，要搞好时间管理，首先得把这样的急事处理好。有不少人由于没有掌握高效能的工作方法，所以被这些事弄得筋疲力尽，心烦意乱，总是不能静下心来去做最该做的事，或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽，根本就不知道哪些是最应该做的事，结果白白浪费了大好时光，致使工作效率不高，效能不显著。

大量研究表明，在工作中，人们总是依据下列各种准则决定事情的优先次序：

（1）先做喜欢做的事，再做不喜欢做的事；

（2）先做熟悉的事，再做不熟悉的事；

（3）先做容易做的事，再做难做的事；

（4）先做只需花费少量时间即可做好的事，再做需要花费大量时间才能做好的事；

（5）先处理资料齐全的事，再处理资料不齐全的事；

（6）先做已排定时间的事，再做未经排定时间的事；

（7）先做经过筹划的事，再做未经筹划的事；

（8）先做别人的事，再做自己的事；

（9）先做紧迫的事，再做不紧迫的事；

（10）先做有趣的事，再做枯燥的事；

（11）先做易于完成的事或易于告一段落的事，再做难以完成的整件事或难以告一段落的事；

（12）先做自己所尊敬的人或与自己有利害关系的人所拜托的事，再做自己所不尊敬的人或与自己没有利害关系的人所拜托的事；

（13）先做已发生的事，再做未发生的事。

很显然，上述各种准则，都不符合高效工作方法的要求。

工作是以目标的实现为导向的，在一系列以实现目标为依据的待办事项中，到底哪些事项应先着手处理？哪些事项应延后处理，甚至不予处理呢？

对于这个问题，麦肯锡公司给出的答案是：应按事情的“重要程度”编排行事的优先次序。所谓重要程度，即指对实现目标的贡献大小。对实现目标越有贡献的事就越重要，就越应获得优先处理；对实现目标越无意义的事就越不重要，就越应延后处理。简单地说，就是根据“我现在做的，是否能使我更接近目标”这一原则来判断事情的轻重缓急。

在麦肯锡公司，每个人都养成了“依据事物的重要程度来行事”的思维习惯和工作方法。在开始每一项工作之前，他们总是习惯于先弄清楚哪些是重要的事，哪些是次要的事，哪些是无足轻重的，而不管它们紧急与否。每一项工作都如此，每一天的工作都如此，甚至一年或更长时间的工作计划也是如此。

在上述的十三种决定优先次序的准则中，对我们最具支配力的恐怕是第九种——“先做紧迫的事，再做不紧迫的事”。大凡低效能的员工，他们每天80%的时间和精力都花在了“紧迫的事”上。也就是说，人们习惯于按事情的“缓急程度”来决定行事的优先次序，而不是首先衡量事情的“重要程度”。按照这种思维，他们经常把每日待处理的事区分为如下的三个层次：

（1）今天“必须”做的事（即最为紧迫的事）；

（2）今天“应该”做的事（即有点紧迫的事）；

（3）今天“可以”做的事（即不紧迫的事）。

但遗憾的是，在多数情况下，愈是重要的事偏偏愈不紧迫。比如向上级提出改进营运方式的建议以及长远目标的规划，甚至个人的身体检查等，往往因其不紧迫而被那些“必须”做的事（诸如不停的电话、需要马上完成的报表）无限期地延迟了。所以，在麦肯锡公司，主管们告诉新来的员工的第一个法宝就是：做要事，而不是做急事。这也是麦肯锡公司卓越工作方法的精髓之一。

做要事而不是做急事的观念如此重要，但常常被我们所遗忘。必须让这个重要的观念成为我们的工作习惯，在每开始一项工作时，都必须首先让自己明白什么是最重要的事，什么是我们应该花最大精力去做的事。

精心确定事情的主次有助于我们养成良好的工作习惯。在确定每一年或每一天该做什么之前，你必须对自己应该如何利用时间有更全面的看法。要做到这一点，你要问自己四个问题：

（1）我从哪里来，要到哪里去？我们每一个人都肩负着一个沉重的责任，虽然现在我每天在做着一些平凡的事，但再过10年或20年，我们当中的有些人，可能会成为公司的领导，成为大企业家、大科学家。所以，我们要解决的第一个问题就是，我们要明白自己将来要干什么？只有这样，我们才能朝着这个目标不断努力，把一切和自己无关的事情统统抛弃。

（2）我需要做什么？要分清事情的轻重缓急，还应弄清自己需要做什么。总会有些任务是你非做不可的。重要的是你必须分清某个任务是否一定要做，或是否一定要由你去做。这两种情况是不同的。非做不可，但并非一定要你亲自做的事情，你可以委派别人去做，自己只负责监督其完成。

（3）什么能给我最高回报？人们应该把时间和精力集中在能给自己最高回报的事情上，即会比别人干得出色的事情上。在这方面，让我们用帕累托定律来引导自己：人们应该用80%的时间做能带来最高回报的事情，而用20%的时间做其他事情，这样使用时间是最具有战略眼光的。

（4）什么能给我最大的满足感？有些人认为能带来最高回报的事情就一定能给自己最大的满足感。但并非任何一种事情都是这样。无论你地位如何，你总需要把部分时间用于做能够带给你满足感和快乐的事情上。这样你会始终保持生活热情，因为你的生活是有趣的。

明白了上述四个问题，并以此来判断我们即将面对的纷至沓来的事情，就不至于让我们陷入到事务性的泥潭中，我们可以很快地确定出事情的主次，以最有效率的工作方法去获得最大效能的收获。