工资管理系统应用

一、工资管理系统初始化设置

在正式使用工资核算系统以前，您需要结合企业的实际情况，将通用的工资管理系统改造为适合本企业核算要求的专用系统，这一工作是通过工资管理系统的初始化来完成的。

工资管理系统的初始化是指企业在使用工资管理系统时，首先需要进行与工资核算及发放业务相关的公司基本信息的录入和基础数据的设置工作。工资管理系统的初始化处理主要流程如图6−2所示。

图6−2 工资管理系统初始化流程图

（一）建立工资账套

运行工资管理系统必须先建立工资账套。工资账套与系统管理中建立的单位核算账套是不同的概念，系统管理中建立的单位核算账套是针对整个系统，而工资账套只针对工资管理系统。要建立工资账套首先应该在系统管理中建立本单位的核算账套，一个核算账套下只能建立一个工资账套。

建立工资账套是整个工资管理正确运行的基础，将影响工资项目的设置和工资业务的具体处理方式。工资管理系统启用后，具有相应权限的操作员就可以登录本系统了。如果所选择的账套为初次使用，系统将自动进入建账向导。系统提供的建账向导分为四个步骤：参数设置、扣税设置、扣零设置、人员编码。

【例1】以001号操作员陈勇（口令001）的身份登录系统，建立重庆市望江股份有限公司的工资账套，账套信息有：工资类别分为正式职工和临时工两个，核算币别为人民币；单位代扣个人所得税，费用扣除基数为3500元；进行扣零处理（扣零至元）；人员编码长度为3位。

具体操作步骤如下：

1. 启动工资管理系统

在桌面单击“开始”按钮，执行“程序”|“用友ERP−U8”|“财务会计”|“工资”命令，在“注册【工资管理】”窗口注册。由于是首次启动工资管理系统，自动进入建账向导，如图6−3所示。

图6−3 参数设置

2. 参数设置

（1） 选择本账套处理的工资类别个数：多个。

工资管理系统提供了“单个”和“多个”两种类别的参数设置，若单位对所有职工工资实行统一管理时，选择“单个”；当单位每月多次发放工资，且不同职工的工资项目不同，计算公式也不同，但需要统一管理时，选择“多个”。

（2） 选择币别名称：人民币。

（3） 在“是否核算计件工资”处进行勾选，即要核算计件工资。

计件工资是按计件单价支付劳动报酬的一种形式。由于计时工资和计件工资的核算方法不同，因此，在工资管理系统中对于企业是否存在计件工资特别设置了确认选项。选中该选项，系统自动在工资项目设置中显示“计件工资”项目；在人员档案中显示“核算计件工资”选项；在设置菜单中显示“计件工资标准设置”命令；在业务处理菜单中显示“计件工资统计”命令。

（4） 单击“下一步”，进入“扣税设置”对话框，如图6−4所示。

图6−4 扣税设置

3. 扣税设置

在“扣税设置”对话框中，选中“是否从工资中代扣个人所得税”复选框，单击“下一步”按钮，进入“扣零设置”对话框，如图6−5所示。

图6−5 “扣零设置”对话框

用户选择从工资中代扣个人所得税后，系统将自动在工资项目中生成“代扣税”项目，工资核算时系统就会根据输入的税率自动计算个人所得税。

4. 扣零设置

在扣零设置对话框中，选中“扣零”复选框和“扣零至元”单选按钮，单击“下一步”进入“人员编码设置”对话框，如图6−6所示。

选择进行扣零处理后，系统在计算工资时将依据所选择的扣零类型将零头扣下，积累取整，并在下次发放工资时补上。这种设置一般适用于以现金发放工资的单位，如果采用银行代发工资的形式，则无须此项设置。选择了进行扣零处理，系统自动在工资项目中增加“本月扣零”和“上月扣零”两个项目，扣零的计算公式将由系统自动定义，无须设置。

图6−6 人员编码长度设置

扣零类型包括以下三种：

“扣零至元”，即工资发放时不发10元以下的元、角、分。

“扣零至角”，即工资发放时不发1元以下的角、分。

“扣零至分”，即工资发放时不发1角以下的分。

5. 人员编码

（1） 在“人员编码”对话框中，单击上下调节按钮，设置人员编码长度为“3”。

人员编码长度的确定应结合企业员工人数而定，但总长不能超过10位字符，人员编码的长度决定了工资账套中职工代码的长度。人员编码中不包括所属部门编码。

（2） 设置完毕，单击“完成”按钮。

（二）基础信息设置

在建立了工资管理账套以后，需要对整个系统运行所需的一些基础信息进行设置，包括：部门设置、人员类别设置、人员附加信息设置、银行名称设置、工资项目设置等。

1. 部门设置

设置部门档案是设置人员工资信息的基础，以便按部门核算各类人员工资，提供部门核算资料。部门档案与其他系统是共享的，设计时一定要考虑全面。如果部门档案已在总账系统的基础设置中进行，所需的部门数据已有，可直接调用；如果总账系统中还未设置，则可在工资管理系统中进行设置。

【例2】重庆市望江股份有限公司的部门档案如表6−1所示。

表6−1 重庆市望江股份有限公司的部门档案

续表

具体操作步骤如下：

（1） 执行“设置”|“部门设置”命令，进入“部门设置”窗口。

（2） 单击“增加”按钮，输入部门编码01，部门名称“综合部”，负责人“刘祥”，部门属性“管理部门”等，单击“保存”按钮。

（3） 重复步骤（2），录入全部部门档案资料，结果如图6−7所示。

图6−7 部门设置

2. 人员类别设置

人员类别是按工资分配政策或核算中计入会计科目的不同而对人员进行的分类。设置人员类别，有助于实现工资的多级化管理，便于用户按类别对所属人员进行工资费用的汇总和分配，并有针对性地对各类人员的工资进行管理，也可以对不同类别人员的工资水平进行比较，为单位制定和修改分配政策提供参考。

【例3】重庆市望江股份有限公司的人员类别有：管理人员、生产人员、采购人员、销售人员。

具体操作步骤如下：

（1） 执行“设置”|“人员类别设置”命令，进入“类别设置”窗口。

（2） 单击“增加”按钮，光标停在“类别”栏处，输入本账套的人员类别，新增人员类别名称将在人员类别名称栏显示。再次单击“增加”即可保存设置并新增一条记录，结果如图 6−8所示。

图6−8 人员类别设置

人员类别名称长度不得超过10个汉字或20个字符。

（3）单击“删除”按钮，可在人员类别名称栏内删除光标所在行的人员类别。

已经使用的人员类别不允许删除，人员类别只剩一个时将不允许删除。

（4） 输入完成后，单击“返回”按钮。

3. 人员附加信息设置

除了人员编号、人员姓名、所在部门、人员类别等基本信息外，为了管理的需要还可以增加一些辅助管理信息，如性别、年龄、民族、婚否等。人员附加信息的设置就是录入附加信息名称。本功能可用于增加人员信息，丰富人员档案的内容，便于对人员进行更加有效的管理。

【例4】重庆市望江股份有限公司要在人员信息中增加“性别”和“年龄”两项附加信息内容。

具体操作步骤如下：

（1） 执行“设置”|“人员附加信息设置”命令，进入“人员附加信息设置”界面。

（2）单击“增加”按钮，可输入附加信息名称或从参照栏中选择系统提供的信息名称，输入或选中的项目则出现在项目列表中。再次单击“增加”按钮，保存新增名称并可继续增加下一条记录，如图6−9所示。

图6−9 人员附加信息设置

信息名称长度不得超过5个汉字或10个字符。

（3） 单击“删除”按钮，可删除光标所在行的附加信息。

在用的人员附加信息不允许删除。

（4） 输入完毕后，单击“返回”按钮。

4. 工资项目设置

设置工资项目即定义工资项目的名称、类型、宽度。系统提供了一些固定的工资项目，如“应发合计”、“扣款合计”、“实发合计”，这三项是工资账套必不可少的，不能删除和重命名；其他工资项目，用户可根据需要自定义名称、类型、宽度，如：基本工资、岗位工资、奖金、副食补贴等。

若账套设置了“扣零处理”，则系统在工资项目中自动生成“本月扣零”和“上月扣零”两个项目；若选择了自动扣税功能，则系统在工资项目中自动生成“代扣税”项目。

【例5】重庆市望江股份有限公司工资项目如表6−2所示。

表6−2 重庆市望江股份有限公司工资项目

具体操作步骤如下：

（1） 执行“设置”|“工资项目设置”命令，进入“工资项目设置”窗口。

（2） 单击“增加”按钮，在工资项目列表末增加一行空行。直接输入工资项目或在“名称参照”中选择工资项目名称。

系统提供若干常用工资项目供参考，可选择输入；对于系统未提供的工资项目，可以在关闭工资类别后，在“设置”|“工资项目设置”项进行增加、删除、重命名等操作。

（3） 分别双击“类型”、“长度”、“小数”、“增减项”栏，设置工资项目的类型、长度、小数位数和工资增减项。

（4） 重复步骤（2）～步骤（3），增加所有工资项目。

（5） 单击界面上的向上、向下移动按钮，调整工资项目的排列顺序，结果如图 6−10所示。

（6） 设置完毕后单击“确认”按钮，即可完成工资项目设置。若单击“取消”按钮，则取消当前操作，返回系统主界面。

（7） 选中某个工资项目后，单击“删除”按钮即可删除该项，单击“重命名”按钮即可对该项目重新命名。

工资项目名称必须唯一，且一经使用，数据类型就不允许修改。工资项目若为字符型，则小数位数不可用，增减项为“其他”，即不参与应发合计与扣款合计。

如果在建立工资管理系统账套时，选择单个工资类别，那么，在设置完工资项目后，即可定义工资项目计算公式。

5. 银行名称设置

当企业发放工资采用银行代发形式时，必须设置代发银行的名称及账号的长度。账号长度不得超过11位，且设定后不能修改。银行名称设置可设置多个发放工资的银行，以适应不同的需要，例如：同一工资类别中的人员由于在不同的工作地点，需在不同的银行代发工资，或者不同的工资类别由不同的银行代发工资。

图6−10 工资项目设置

【例6】重庆市望江股份有限公司的工资代发银行为工商银行渝中分理处。

具体操作步骤如下：

（1） 执行“设置”|“银行名称设置”命令，进入“银行名称设置”窗口。

（2） 单击“增加”按钮，输入银行名称，并确定银行账号是否为规定长度，确定输入时需自动带出的账号长度，如图6−11所示。

图6−11 银行名称设置

系统默认银行账号定长为选中，长度为11位。若设置了自动带出的账号长度，则在输入“人员档案”的银行账号时，从第二个人开始，系统根据用户在此定义的长度自动带出银行账号的前N位，可提高录入速度。

（3） 单击“删除”按钮可删除当前光标所在行的银行记录。

（4） 单击“返回”按钮，返回系统主界面。

银行名称栏不可为空，长度不得超过10个汉字或20个字符。银行账号长度不可为空，且不能超过30位，银行账号为定长时要求所有人员的账号长度必须相同。删除银行名称时，同此银行有关的所有设置将一同删除，包括：银行代发文件格式的设置、磁盘输出格式的设置，以及人员档案中涉及此人员的银行名称和账号等。

（三）建立工资类别

在同一工资账套核算中，企业可以根据工资管理的需要，进行单个或多个类别的核算。建立工资账套时，如果选择多个类别，则需要设置工资类别。工资类别是指同一套工资账中，根据不同情况而设置的工资数据管理类别。每个工资类别下有不同职工花名册、工资变动、工资数据、报税处理、银行代发等。

【例7】重庆市望江股份有限公司将正式职工和临时工分别设置工资类别进行工资管理。正式职工涉及综合部、财务部、生产部和市场部，临时工涉及生产部。

具体操作步骤如下：

（1） 执行“工资类别”|“新建工资类别”命令，打开“新建工资类别”对话框。

（2） 在工资类别名称栏输入工资类别名称：正式职工，如图6−12所示。

图6−12 新建工资类别

工资类别名称最长不超过15个汉字或30个字符。

（3） 单击“下一步”按钮，出现如图6−13所示的窗口，选择综合部、财务部、生产部和市场部等部门。

如果选中“选定下级部门”，表示如选中上级部门，则其所属的下级部门被全部选中。

（4） 单击“完成”按钮，在出现的对话框中单击“是”。

图6−13 新建工资类别

（5） 关闭工资类别。

（6） 重复步骤（1）～步骤（5）建立临时工的工资类别，如图6−14所示。

若当前账套为首次使用，在建立工资账套后，用户即可进入工资类别向导新建工资类别。若当前已打开一个工资类别，必须在关闭该工资类别后才可进行工资类别的新建工作。

图6−14 新建工资类别

（四）工资类别的初始设置

在基础信息设置完毕后，需要对各个工资类别再进行初始设置，设置内容包括：选择部门、建立人员档案、选择工资项目、定义工资项目计算公式、设置所得税参数等。

1. 打开工资类别

在多类别工资管理中，要进行某工资类别下的信息设置和日常核算，必须先打开该工资类别。

【例8】打开重庆市望江股份有限公司正式职工的工资类别。

具体操作步骤如下：

（1） 单击“工资类别”|“打开工资类别”，进入“打开工资类别”窗口，如图6−15所示。

图6−15 打开工资类别

（2） 在列表中选择需要打开的工资类别：正式职工。

（3） 单击“确认”按钮，即可打开选中的工资类别。

2. 建立人员档案

人员档案的设置用于登记工资发放人员的姓名、职工编号、所在部门、人员类别等信息，设置职工个人档案有利于各部门对职工进行有效的管理。

【例9】增加职工刘祥的档案：职员编号（001），职员名称（刘祥），性别（男），年龄（36），所属部门（综合部），银行账号（11022088001），进入日期（2016−4−20），人员属性（中方人员、计税），代发银行名称（工商银行渝中分理处）。

具体操作步骤如下：

（1） 执行“设置”|“人员档案”命令，显示“人员档案”列表。单击工具栏上的“增加”按钮或选择右键菜单“增加”，进入人员档案信息设置窗口，如图6−16所示。

图6−16 “人员档案—基本信息”对话框

（2） 在“基本信息”页签中录入新增人员的编号“001”和姓名“刘祥”，并选择其所属部门编码“01”、名称“综合部”和人员所属类别“管理人员”，参照选择或输入该人员进入本单位的日期“2016−4−20”。

其中，人员编码必须唯一，且与人员姓名一一对应，只有末级部门才可设置人员，人员类别必须选择。人员的调入日期不应大于当前的系统注册日期。

（3） 设置“属性”：选中“计税”、“中方人员”复选框。

选择“计税”，则系统自动对该人员进行个人所得税扣缴、申报。当单位有外籍员工时，由于中外员工的个人所得税计税规定不同，需要选择该员工是否“中方人员”。选择“核算计件工资”，表示该员工进行计件工资核算管理，则在“计件工资统计表”中才能输入该人员的计件数量及单价。

（4） 在银行名称下拉列表框中选择“工商银行渝中分理处”，在银行账号文本框中输入“11022088001”。

若用户单位工资为银行代发工资，就要选择代发银行的名称，并输入银行账号。

（5） 在“附加信息”页签中录入“性别”、“年龄”等人员附加信息，如图6−17所示。

图6−17 人员档案—附加信息

该界面显示的项目在“附加信息”中设置。

（6） 单击“确认”，系统将保存当前设置并新增一条人员记录。

（7） 重复以上步骤可继续录入其他人员档案。

3. 选择工资项目

在打开工资类别之前，已在基础设置中建立了本单位各种工资类别所需要的全部工资项目。由于不同的工资类别其工资发放项目不尽相同，计算公式也不同，因此在进入某个工资类别后，应先增加该工资类别所需的工资项目，然后再设置项目间的计算公式。

【例10】重庆市望江股份有限公司正式职工工资类别涉及的工资项目有：基本工资、岗位工资、奖金、副食补贴、事假天数、事假扣款、代扣款、应发工资、扣款合计、实发工资。

具体操作步骤如下：

（1） 执行“工资类别”|“打开工资类别”命令，打开正式职工工资类别。

（2） 执行“设置”|“工资项目设置”命令，打开“工资项目设置”对话框。

（3） 打开“工资项目设置”选项卡，再单击“增加”按钮，在工资项目列表末增加一空行。

（4） 单击“名称参照”下拉列表框，从中选择“基本工资”。

（5） 重复步骤（3）～步骤（4），选择其他工资项目。

（6） 单击向上和向下“移动”按钮，调整工资项目的排列顺序，结果如图6−18所示。

图6−18 选择工资项目

（7） 单击“确认”按钮。

4. 定义工资项目计算公式

定义工资项目的计算公式是指对工资核算生成的结果设置计算公式。设置计算公式可以直观表达工资项目的实际运算过程，灵活地进行工资计算处理。

【例11】重庆市望江股份有限公司正式职工工资类别中，扣款合计＝事假天数×20。

具体操作步骤如下：

（1） 执行“设置”|“工资项目设置”命令，打开“工资项目设置”对话框。

（2） 单击“公式设置”选项卡，单击“增加”按钮。

（3） 在“工资项目”列表框中单击“扣款合计”。

（4） 在“扣款合计公式定义”文本框中输入计算公式，如图6−19所示。

图6−19 定义工资项目计算公式

（5） 单击“公式确认”按钮，进行逻辑合法性检查。

（6） 单击“确认”按钮退出“公式设置”。

公式的输入方法有三种：一是直接在公式定义文本框中输入；二是根据“公式设置”选项卡中各列表框的内容设置；三是根据“函数公式向导输入”进行定义。

工资项目中没有的项目不允许在公式中出现。

公式中可引用已设置公式的项目，相同的工资项目要以重复定义，多次计算，以最后的运算结果为准。

定义公式时要注意先后顺序，先得到的数应先定义公式。应发合计、扣款合计和实发合计公式应是最后定义的三个公式，且实发合计的公式要在应发合计和扣款合计公式定义之后再定义。

5. 设置所得税参数

设置所得税参数是指设置个人所得税扣缴申报表中的栏目及有关栏目的内容和税率表中的有关内容。

【例12】重庆市望江股份有限公司代扣按实发工资征收的所得税，个人所得税扣缴申报表中的栏目采用默认设置，纳税基数为3500元，无外方人员。

具体操作步骤如下：

（1） 执行“业务处理”|“扣缴个人所得税”命令，打开“栏目选择”对话框如图 6−20所示。

（2） 在各栏目中进行设置，此处选择系统默认设置，单击“确认”按钮。

（3） 单击“税率”按钮，出现如图6−21所示的界面。

图6−20 设置所得税参数

（4） 修改所得税的纳税基数为“3 500”。

（5） 单击“确认”按钮。

完成设置后，系统自动根据职工当月工资计算出新的所得税申报表。

需要说明的是，系统中的个人所得税计算是为普遍使用的工资所得设置的，在会计实务中，可能还会遇到向个人发放劳务报酬所得、稿酬所得、特许权使用费所得等其他类型的个人所得税情况。由于各种个人所得的计税方法不同，用户应分清个人所得的归属类型，不能一概用系统中原有的工资所得的计税方法来计算。在计税方法发生改变或税率调整时，应调整系统中的计税设置。另外，系统中默认的申报个人所得税的收入额为“实发合计”，但事实上，由于不同的用户在工资项目设置上有所不同，实际的应纳税收入额不一定等于“实发合计”，因此，用户必须根据实际的工资构成在系统中定义应纳税的个人收入额。

图6−21 税率表

二、工资管理系统日常业务处理

工资的日常核算业务主要是对职工工资数据进行计算和调整，按照计算数据发放工资以及进行凭证填制等账务处理，工资日常核算业务的重点是及时根据职工人员变动对人员档案进行调整，根据工资分配政策的变化及时进行工资数据的准确计算，在此基础上利用系统的报表功能对工资分配进行报表分析，为企业制定和调整分配政策提供参考。

（一）人员变动管理

在日常经营中，时常会发生人员调出调进，或由于某些原因停发工资的情况，在日常工资核算业务处理中，首先要对发生的人员变动及时进行调整。

1. 人员增加

新增加人员的档案设置与建立人员档案方法一样。

2. 人员调转

操作步骤如下：

（1） 执行“设置”|“人员档案”命令。

（2） 选中调转人员后，单击“修改”按钮。

（3） 修改调转人员的档案资料。注意人员编码不能修改。

（4） 单击“确认”返回。

3. 人员调离

操作步骤如下：

（1） 执行“设置”|“人员档案”命令。

（2） 选中调离人员后，单击“修改”按钮。

（3） 在“属性”栏下勾选“调出”。

（4） 单击“确认”按钮。

标志为“调出”的人员不再参与工资发放与汇总。已做“调出”标志的人员，所有档案信息不可修改，其编号可以再次使用。调出人员可在当月未做月末结账前取消“调出”标志，但若编号已被其他人员使用，则不可取消“调出”标志。年中调离人员，当年不可删除，只能在年末处理后，下一年开始时删除。

4. 停发工资

具体操作步骤如下：

（1） 执行“设置”|“人员档案”命令。

（2） 选中调离人员后，单击“修改”按钮。

（3） 在“属性”栏下勾选“停发工资”。

（4） 单击“确认”按钮。

有“停发工资”标志的人员不再参与工资发放与汇总，但保留人员档案，以后可恢复工资发放。

（二）工资数据管理

1. 工资数据录入及修改

第一次使用工资系统必须将所有人员的工资数据录入计算机，平时如果每月发生工资变动也在此进行更改。

【例13】重庆市望江股份有限公司正式职工工资数据如表6−3所示。

表6−3 重庆市望江股份有限公司正式职工工资数据

具体操作步骤如下：

（1） 执行“业务处理”|“工资变动”命令，进入“工资变动”窗口，如图6−22所示。

图6−22 工资变动

（2） 单击“过滤器”下拉列表框，选择“过滤设置”选项，打开项目过滤对话框，将“工资项目”列表框中的“基本工资”、“岗位工资”和“奖金”三项选入，如图6−23所示。

（3） 单击“确认”按钮，返回“工资变动”窗口，此时每个人的工资项目只显示“基本工资”、“岗位工资”和“奖金”三项。

图6−23 项目过滤

（4） 输入工资数据，结果如图6−24所示。

图6−24 数据录入结果

工资数据可分为固定数据和变动数据两类。固定数据一般较为固定，数值很少变动，在日常工作中只需等到其发生变化时才重新调整，常见的有基本工资、岗位工资等；而变动数据则需每期发放工资时根据实际情况进行调整，如奖金、请假天数、个人所得税和养老保险金等。在变动数据中，有些变动数据的编辑必须通过手工逐项录入完成，如请假天数，有些变动数据则可以成批处理，如奖金，还有一些变动数据则由系统根据设置的公式自动计算生成，如请假扣款、个人所得税等。

2. 工资数据更新

为了快速地编辑某个人或某一批人的数据，首先要把他们从人员档案中提取出来，因此，系统提供了“筛选”和“定位”功能。一般情况下，工资变动只对部分人员进行，通过筛选功能把修改人员过滤出来，能加快修改速度。如果要对同一个工资项目做统一变动，可采用“替换”功能。

【例14】重庆市望江股份有限公司生产部人员的岗位工资在原有基础上加200元。

具体操作步骤如下：

（1） 执行“业务处理”|“工资变动”命令，进入“工资变动”窗口。

（2） 单击工具栏中的“替换”按钮，打开“工资项数据替换”对话框。单击“将工资项目”下拉列表框，选择“岗位工资”选项，在“替换成”文本框中输入“岗位工资＋200”，如图6−25所示。

图6−25 工资项数据替换

（3） 在“替换条件”选项区中选择“人员类别”、“＝”、“生产人员”。

（4） 单击“确认”按钮。

3. 工资数据的计算与汇总

如果修改了某些工资数据，重新设置了工资项目计算公式，替换了工资数据，或在个人所得税中执行了自动扣税等操作，就必须重新计算并汇总工资数据，以保证数据正确。

具体操作步骤如下：

（1） 执行“业务处理”|“工资变动”命令，进入“工资变动”窗口。

（2） 在工资变动窗口中，单击工具栏中的“重新计算”按钮，重新计算工资数据。

（3） 在工资变动窗口中，单击工具栏中的“汇总”按钮，汇总工资数据。

（4） 单击工具栏中的“退出”按钮，退出“工资变动”窗口。

4. 工资分钱清单

在实际工作中，工资的发放有现金发放和银行代发两种方式。对采用现金发放方式的用户，系统提供了“工资分钱清单”功能，帮助用户筹划现金提取的票面组合；对采用银行代发方式的用户，系统提供了“银行代发”功能，帮助用户制作符合银行要求的工资发放文件。

工资分钱清单是按单位计算的工资发放分钱票面额清单，会计人员根据此表从银行取款并发给各部门。执行此功能必须在个人数据输入调整完之后，如果个人数据在计算后又做了修改，须重新执行本功能，以保证数据正确。

采用银行代发工资的企业不必进行工资分钱清单操作。

具体操作步骤如下：

（1） 执行“业务处理”|“工资分钱清单”命令，打开“票面额设置”对话框，如图6−26所示。票面额设置即设置工资分钱清单的票面组合，用户可根据单位需要自由设置。系统默认用户要进行分钱的工资数据项目为实发工资项目。另外，还可在“工资分钱清单”窗口单击“设置”按钮，或利用快捷菜单中“票面额设置”命令项，重新进入该功能。

（2） 在“票面额设置”对话框中先选择分钱月份，再选择票面额组合。如果用户选择了扣零处理且扣零到角，则壹元票面额必须选择；如果用户未设置扣零，但实发工资包含元、角、分，则壹元、壹角、壹分票面额必须选择。

图6−26 票面额设置

（3） 单击“确定”按钮，进入“工资分钱清单”窗口，如图6−27所示。

图6−27 工资分钱清单

（4） 单击“部门分钱清单”页签即可查看部门分钱情况。执行此功能必须在个人数据输入调整完之后，如果个人数据在计算后又做了修改，须重新执行本功能。

（5） 单击“人员分钱清单”页签即可查看人员分钱情况。

（6） 单击“工资发放取款单”页签即可查看单位整体计算的票面分钱总数，用于出纳按票面取款，以便发放。

5. 银行代发处理

银行代发即由银行发放企业职工个人工资。目前许多单位发放工资时都采用工资信用卡方式。这种做法既减轻了财务部门发放工资工作的繁重，又有效地避免了财务部门到银行提取大笔款项所承担的风险，同时还提高了对员工个人工资的保密程度。

银行代发业务处理是指每月末单位向银行提供银行给定文件格式的软盘。银行代发对格式的要求分为文件格式设置和输出格式设置两方面，进行了文件格式设置和输出格式设置后，即可将数据输出到软盘或通过网络发送给银行代发工资。

1）银行代发文件格式设置

银行代发文件格式设置是指根据银行的要求，设置提供给银行的数据中所包含的项目以及项目的数据类型、长度和取值范围等。

【例15】工商银行要求重庆市望江股份有限公司提交的数据盘中包括的数据内容和顺序为：单位编号（10位）、姓名（8位）、账号（11位）、金额（10位）、日期（8位）。标志行在首行，标志行内容包括：单位银行账号、代发金额合计、代发人数。

具体操作步骤如下：

（1） 执行“业务处理”|“银行代发”命令。第一次执行银行代发功能时，系统自动显示“银行文件格式设置”对话框，如图6−28所示，即可进行设置。以后再进入，可单击“格式”菜单或利用快捷菜单下“银行文件格式设置”命令项，即可进入“银行代发文件格式设置”功能。

图6−28 银行文件格式设置

（2） 在“银行文件格式设置”对话框中选择代发工资的银行，输入栏目名称、选择数据类型、输入总长度、小数长度，输入数据内容或双击空白处后参照录入。

（3） 单击“插入行”按钮可增加一行，单击“删除行”按钮可删除选中行。

（4） 单击“确认”按钮，将保存设置，并生成银行代发一览表，如图6−29所示。

图6−29 银行代发一览表

2）银行代发文件输出格式设置

银行代发文件输出格式设置是根据银行的要求，设置向银行提供的数据以何种文件格式存放在磁盘中，以及在文件中各数据项目如何存放和区分。

具体操作步骤如下：

（1） 执行“业务处理”|“银行代发”命令，进入“银行代发”窗口。

（2） 单击“方式”按钮，打开文件方式设置对话框，如图6−30所示。

图6−30 文件方式设置

（3） 按银行规定在“常规”选项卡中选择文件类型，在“高级”选项卡中对磁盘文件的格式进行查看和修改。

（4） 单击“确认”按钮，完成磁盘文件的格式设置，返回银行代发主界面。

3）磁盘输出

磁盘输出即按用户已设置好的格式和设定的文件名将数据输出到指定的磁盘中。

操作步骤：

（1） 执行“业务处理”|“银行代发”命令，进入“银行代发”窗口。

（2） 在“银行代发”窗口中单击“传输”按钮，输入文件名称并选择磁盘和存储路径后，单击“保存”按钮。

三、工资管理系统期末业务处理

工资核算业务期末处理的主要内容是进行与工资有关的费用计提和分配，内容包括：汇总计算出本月的工资总额；按人员性质将工资费用分摊计入各类成本和期间费用；按工资总额计提应付福利费、工会经费、职工教育经费，以及其他需按工资总额计提的费用；在完成以上费用计提和分摊后，进行程序性的结账工作。

（一）工资分摊

工资分摊是指财会部门根据工资费用分配表，将工资费用根据用途进行分配，同时进行各种经费的计提，并编制自动转账凭证，将之传递给账务系统，以供账务系统记账之用。

工资分摊业务处理流程为：打开某工资类别→选择部门和日期→确定基数→定义分摊类型→工资费用分摊→设置会计科目。

【例16】重庆市望江股份有限公司月末进行工资分摊，工资分摊计提基数为应付工资总额，应付福利费的计提比例为应付工资总额的14%，工会经费的计提比例为应付工资总额的2%，见表6−4。

表6−4 重庆市望江股份有限公司工资及附加费分配表

具体操作步骤如下：

1. 设置工资分摊类型

（1） 执行“业务处理”|“工资分摊”命令，进入“工资分摊”窗口，如图6−31所示。

图6−31 “工资分摊”窗口

（2） 单击“工资分摊设置”按钮，打开“分摊类型设置”对话框，如图6−32所示。

（3） 在“分摊类型设置”对话框中单击“增加”按钮，打开“分摊计提比例设置”对话框，输入新的计提类型名称和分摊计提比例，如图6−33所示。

图6−32 “分摊类型设置”对话框

图6−33 “分摊计提比例设置”对话框

在“分摊类型设置”对话框中单击“修改”按钮可修改光标所在行的工资分配计提类型。

在“分摊类型设置”对话框中单击“删除”按钮可删除光标所在行的工资分配计提类型，但已分配计提的类型不能删除，最后一个类型不能删除。

（4） 单击“下一步”按钮，进入“分摊构成设置”界面，输入分摊构成设置的各项内容，所有构成项目均可参照输入，如图6−34所示。

图6−34 “分摊构成设置”界面

部门名称：一次可选择多个部门。不同部门，相同人员类别可设置不同分摊科目。

人员类别：选择费用分配人员类别。

项目：对应选中的部门、人员类别，选择计提分配的工资项目。每个人员类别可选择多个计提分配的工资项目。工资项目包括本工资类别所有的增项、减项和其他项目。

借方科目：对应选中部门、人员类别的每个工资项目的借方科目。

贷方科目：对应选中部门、人员类别的每个工资项目的贷方科目。

（5） 单击“完成”按钮，返回“分摊类型设置”对话框，便可增加一个新的分摊类型。

（6） 重复步骤（3）～步骤（5），进行“应付福利费”和“工会经费”的分摊设置，结果如图6−35所示。

图6−35 “分摊类型设置”对话框

2. 生成凭证

（1） 执行“业务处理”|“工资分摊”命令，进入“工资分摊”窗口。

（2） 选择参与本次分摊计提费用类型、参与核算的部门以及计提月份、计提分配方式并确定是否明细到工资项目（若选中此项，则按工资项目明细列示分摊表格），如图 6−36所示。

图6−36 工资分摊

（3） 单击“确定”按钮，进入“工资分摊明细”窗口，显示“应付工资一览表”，如图6−37所示。

图6−37 应付工资一览表

（4） 从“类型”下拉列表框中选择分摊类型，系统按选择的类型显示相应的一览表。

（5） 单击“制单”按钮或在右键菜单中选择“制单”项，将生成当前所选分摊类型所对应的工资费用分配凭证，如图6−38所示。

图6−38 工资分摊凭证

（6） 选择凭证类型，确认凭证日期，单击“保存”按钮，凭证左上角出现红色“已生成”字样，表明该凭证已传递到账务处理系统中。

单击“批制”按钮，可一次生成所有参与本次分摊的分摊类型所对应的凭证。

工资管理系统在凭证处理上只提供工资费用分摊和相关费用计提的自动计算和凭证处理功能，日常工资发放的凭证处理还需在总账系统中完成。操作员可以通过工资管理系统的账表查询功能，汇总工资发放数据，然后在总账系统中按凭证处理的一般程序生成凭证。

（二）月末结账

结账是工资管理系统每月末必须进行的工作，通过月末结账，可以将当月数据经过处理后结转至下月，并自动生成下月的新的工资明细表。此功能只有主管人员才能执行。

具体操作步骤如下：

（1） 执行“业务处理”|“月末处理”命令，进入“月末处理”窗口，如图6−39所示。

图6−39 “月末处理”窗口

（2） 单击“确认”按钮，进入月末处理，系统给出是否继续的提示，如图6−40所示。 （3） 单击“是”按钮，进入是否清零选择，如图6−41所示。

图6−40 系统提示

图6−41 清零提示

由于在工资项目中，有的项目是变动的，即每月的数据均不相同，因此在每月工资处理时，均需将其数据清零，而后输入当月的数据，此类项目即为清零项目。若不进行清零操作，则下月项目将完全继承当前月数据。

（4） 单击“是”按钮，打开“选择清零项目”对话框，如图6−42所示。

（5） 选择清零项目后单击“确认”按钮，出现月末处理完毕提示窗口，单击“确认”按钮。

图6−42 选择清零项目

（三）反结账

在工资管理系统结账后，若发现还有一些业务或其他事项需要在已结账月份进行账务处理，这时就需要使用反结账功能取消已结账标志。此功能只能由账套主管执行。

操作步骤：

（1） 关闭所有工资类别。

（2） 执行“业务处理”|“反结账”命令，进入“反结账”窗口。

（3） 在列表中选择需要进行反结账操作的账套，单击“确定”，系统就会进行反结账处理。

出现以下情况之一，将不允许反结账：成本管理系统上月已结账；总账系统上月已结账；汇总工资类别的会计月份为反结账的会计月份，且包括需反结账的工资类别。

由于工资分摊中生成的自动转账凭证要传输到总账系统，因此，反结账时还应区别情况处理：如果总账系统未做任何操作，只需在删除该凭证后即可进行反结账；如果凭证已经由出纳签字或主管签字，则应先取消出纳签字或主管签字，再删除该凭证，然后才能进行反结账；如果总账系统已制单并记账，应先制作红字冲销凭证冲账，然后才能进行反结账。