会计电算化实操视频教程

一、会计电算化的相关概念

会计作为一门传统的学科，其最主要的特点是规范性。要想实现电算化，必须建立一套严谨完整的科学体系。我国真正的会计电算化体系是从20世纪80年代开始建设的。1981年8月，中国人民大学和第一汽车制造厂联合召开了“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”，在会上正式提出了会计电算化的概念。这次会议是我国会计电算化理论研究的一个里程碑。

(一)会计电算化

会计电算化有狭义和广义之分。狭义的会计电算化是指以电子计算机为主体的电子信息技术在会计工作中的应用；广义的会计电算化是指与实现电算化有关的所有工作，包括会计软件的开发应用及其软件市场的培育、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划和管理、会计电算化制度建设等。

例1-1  (单项选择题)狭义地说，会计电算化是指(    )。

A.电子计算机技术在会计工作中的应用

B.会计软件的开发

C.会计电算化人才的培训

D.会计电算化制度建设

【答案】A

会计电算化极大地减轻了会计人员的劳动强度，提高了会计工作的效率和质量，促进了会计职能的转变。随着信息技术的快速发展和管理要求的不断提高，会计手工工作正逐步被会计电算化所取代，要满足社会经济发展对会计人才的需要，必须培养和造就大批既掌握计算机基本应用，又懂会计业务处理的复合应用的会计人才。

(二)会计信息化

会计信息化是指企业利用计算机、网络通信等现代信息技术手段开展会计核算，以及利用上述技术手段将会计核算与其他经营管理活动有机结合的过程。

相对于会计电算化而言,会计信息化是一次质的飞跃。现代信息技术手段能够实时便捷地获取、加工、传递、存储和应用会计信息，为企业经营管理、控制决策和经济运行提供充足、实时、全方位的信息。会计电算化是会计信息化的初级阶段。

(三)会计软件

1.会计软件的概念

会计软件是指专门用于会计核算、财务管理的计算机软件、软件系统或者其功能模块，包括一组指挥计算机进行会计核算与管理工作的程序、存储数据以及有关资料。

2.会计软件的分类

(1)按照通用范围划分，会计软件可分为专用会计软件和通用会计软件

专用会计核算软件也称为定点开发核算软件。其特点是把所有单位的会计核算规则，如会计科目、报表格式、工资项目、固定资产项目等编入会计软件，非常适合本单位的会计核算，使用起来简便易行。

通用会计核算软件一般是由专业软件公司研制，公开在市场上销售，能适用不同行业、不同单位会计核算与管理基本需要的商品化软件。

(2)按用户结构划分，会计软件可以分为单用户会计软件和多用户(网络)会计软件

单用户会计核算软件是指将会计核算软件安装在一台或几台计算机上，每台计算机的会计核算软件单独运行，生成的数据只存储在各自的计算机中，计算机之间不能直接实现数据变换和共享。

多用户(网络)会计核算软件是指将会计核算软件安装在一个多用户系统的主机(或计算机网络的服务器)上，该系统中各个终端(工作站)可以同时运行软件，且不同终端(工作站)上的会计操作人员能够共享会计信息。目前多数大中型企业使用的是多用户会计核算软件。

3.会计软件的功能

(1)为会计核算、财务管理直接提供数据输入

会计数据的输入可以通过键盘手工输入、软盘输入和网络传输等几种形式，输入会计核算所必需的期初数据及有关资料，比如总分类科目和明细分类科目的名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等。输入的数据必须符合国家统一会计制度的规定。

(2)生成凭证、账簿、报表等会计资料

会计软件能够由操作人员录入相关信息，或是通过会计软件各功能模块间的数据传递自动生成凭证；提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿；自动进行银行对账，根据机内银行存款日记账与输入的对账单，自动生成银行存款余额调节表；根据会计软件各功能模块的会计核算数据，期末进行结账；自动编制会计报表；并根据需要将数据延续到下一会计年度。

(3)对会计资料进行转换、输出、分析、利用

会计核算软件能够提供对机内会计数据的查询，如查询机内总分类账和明细分类账，查询往来账款项目的结算情况，并打印输出查询结果。

(四)会计信息系统

会计信息系统(Accounting Information System,简称AIS)，是指利用信息技术对会计数据进行采集、存储和处理，完成会计核算任务，并提供会计管理、分析与决策相关会计信息的系统，其实质是将会计数据转化为会计信息的系统，是企业管理信息系统的一个重要子系统。

1.会计信息系统根据信息技术的影响度可划分为手工会计信息系统、传统自动化会计信息系统和现代会计信息系统。

(1)手工会计信息系统。其核心是会计恒等式、会计科目和会计循环，特点是利用手工来进行信息处理，依靠纸质凭证和报表来传递信息。其缺点是效率低，容易出错，且必须依靠纸质。

(2)传统自动化会计信息系统。电子计算机应用于手工会计信息系统之中，即为电算化会计信息系统模式，该模式正逐步取代手工会计信息系统。它在模式很多环节上沿袭了手工系统的数据处理方法，在凭证被录入传统自动化会计信息系统后，计算机程序代替手工劳动，完成过账、转账、结账、编制报表等工作。

(3)现代会计信息系统。核心是集成，集成业务处理、信息处理、实时控制和管理决策，使会计信息系统由部门级系统升级为企业级系统。从详细记录最原始经济业务事件的属性或语义表述于数据库中开始，而不是从记录经过人为加工后的会计分录开始，其基本元素不再是科目、分录、账簿。充分利用信息技术并克服了电算化会计信息系统的弊端，因此称其为现代会计信息系统。

2.会计信息系统根据其功能和管理层次的高低，可以分为会计核算系统、会计管理系统和会计决策支持系统。会计核算系统是会计信息系统的基本构成；会计管理系统是会计决策支持系统的基础，是会计信息系统的中间层次；会计决策支持系统是会计信息系统的最高层次。

例1-2  (多项选择题)会计信息系统根据(    )，可以分为会计核算系统、会计管理系统和会计决策支持系统。

A.功能的不同

B.信息技术的影响程度

C.信息技术的发展速度

D.管理层次的高低

【答案】AD

(五)ERP和ERP系统

1.ERP的概念

ERP(Enterprise Resource Planning的简称，译为“企业资源计划”)，是指利用信息技术，一方面将企业内部所有资源整合在一起，对开发设计、采购、生产、成本、库存、分销、运输、财务、人力资源、品质管理进行科学规划；另一方面将企业与其外部的供应商、客户等市场要素有机结合，实现对企业的物资资源(物流)、人力资源(人流)、财务资源(财流)和信息资源(信息流)等资源进行一体化管理(即“四流一体化”或“四流合一”)，其核心思想是供应链管理，强调对整个供应链的有效管理，提高企业配置和使用资源的效率。

在功能层次上，ERP除了最核心的财务、分销和生产管理等管理功能以外，还集成了人力资源、质量管理、决策支持等企业其他管理功能。会计信息系统已经成为 ERP 系统的一个子系统，包括财务会计系统和管理会计系统。财务会计系统处理日常的财务作业，并生产各种会计报表，管理会计系统以企业管理为目标，可以灵活设定核算对象，从财务角度为企业管理提供必要信息。

2.ERP系统的功能

ERP的功能要从基本功能、扩展功能两方面来看。基本功能是所有ERP系统软件必须提供的入门功能，强调将企业“内部”价值链上所有功能活动加以整合；扩展功能则是将整合的触角由企业内部扩展到企业的后端厂商和前端顾客，与后端厂商信息系统加以整合的是属于供应链管理方面的功能，加强整合前端顾客信息的则是属于顾客关系管理和销售自动化方面的功能，而最近最受瞩目的则是推出了电子商务方面的解决方案。

目前市场上ERP软件的基本功能大同小异，一般至少应包括五个：

(1)物料管理

物料管理可以协助企业有效地控管材物料，以降低存货成本。包括采购、库存管理、仓库管理、发票验证、库存控制和采购信息系统等。

(2)生产规划系统

生产规划系统能让企业以最优水平生产，并同时兼顾生产弹性。包括生产规划、物料需求计划、生产控制及制造能力计划、生产成本计划、生产现场信息系统。

(3)财务会计系统

财务会计系统能为企业提供更精确、跨国且实时的财务信息。包括间接成本管理、产品成本会计、利润分析、应收应付账款管理、固定资产管理、一般流水账、特殊流水账、作业成本、总公司汇总账。

(4)销售、分销系统

销售、分销系统可以协助企业迅速地掌握市场信息，以便对顾客需求做出最快速的反应。包括销售管理、订单管理、发货运输、发票管理和业务信息系统。

(5)企业情报管理系统

企业情报管理系统为决策者提供更实时有用的决策信息。包括决策支持系统、企业计划与预算系统和利润中心会计系统。

除这五个功能模块外，很多厂商也提供了其他基本模块来加强企业内部资源整合的能力，例如SAP提供了13个基本功能模块。

(六)XBRL

XBRL(eXtensible Business Reporting Language的简称，译为“可扩展商业报告语言”),是一种基于可扩展标记语言(Extensible Markup Language)的开放性业务报告技术标准。

XBRL作为一种基于互联网的跨平台操作，专门应用于财务报告编制、披露和使用的计算机语言，在全球范围迅速应用。这种语言能从根本上实现数据的集成与最大化利用，会计信息数出一门、资料共享将成为现实。

1.XBRL的作用与优势

XBRL 的主要作用在于将财务和商业数据电子化，促进了财务和商业信息的显示、分析和传递。XBRL 通过定义统一的数据格式标准，规定了企业报告信息的表达方法。

企业应用 XBRL 的优势主要有：

(1)提供更为精确的财务报告与更具可信度和相关性的信息;

(2)降低数据采集成本，提高数据流转及交换效率;

(3)帮助数据使用者更快捷方便地调用、读取和分析数据;

(4)使财务数据具有更广泛的可比性;

(5)增加资料在未来的可读性与可维护性;

(6)适应变化的会计准则制度的要求。

2.我国XBRL发展历程

我国的XBRL发展始于证券领域。2003年11月上海证券交易所在全国率先实施基于XBRL的上市公司信息披露标准;2005年1月，深圳证券交易所颁布了1.0版本的XBRL报送系统;2005年4月和2006年3月，上海证券交易所和深圳证券交易所先后分别加入了XBRL国际组织;2008年11月，XBRL中国地区组织成立，标志着中国会计信息化迈上了一个新台阶;2009年4月，财政部在《关于全面推进我国会计信息化工作的指导意见》中将XBRL纳入会计信息化的标准;2010 年 10月 19 日，国家标准化管理委员会和财政部颁布了可扩展商业报告语言(XBRL)技术规范系列国家标准和企业会计准则通用分类标准。

二、会计电算化的特征

(一)人机结合

在会计电算化方式下，会计人员填制电子会计凭证并审核后，执行“记账”功能，计算机将根据程序和指令在极短的时间内自动完成会计数据的分类、汇总、计算、传递及报告等工作。尽管许多会计核算工作基本实现了自动化，但会计数据的收集、审核和输入工作仍需人工完成，各种处理指令也需由人发出。

(二)会计核算自动化、集中化

在会计电算化方式下，试算平衡、登记账簿等以往依靠人工完成的工作，都由计算机自动完成，大大减轻了会计人员的工作负担，提高了工作效率。计算机网络在会计电算化中的广泛应用，使得企业能将分散的数据统一汇总到会计软件中进行集中处理，既提高了数据汇总的速度，又增强了企业集中管控的能力。

(三)数据处理及时准确

利用计算机处理会计数据，可以在较短的时间内完成会计数据的分类、汇总、计算、传递和报告等工作，使会计处理流程更为简便，核算结果更为精确。此外，在会计电算化方式下，会计软件运用适当的处理程序和逻辑控制，能够避免在手工会计处理方式下出现的一些错误。

(四)内部控制多样化

在会计电算化方式下，与会计工作相关的内部控制制度也将发生明显的变化，内部控制由过去的纯粹人工控制发展成为人工与计算机相结合的控制形式。内部控制的内容更加丰富，范围更加广泛，要求更加严格，实施更加有效。

例1-3  (多项选择题)会计电算化的特征包括(    )。

A.人机结合

B.会计核算自动化、集中化

C.数据处理及时准确

D.内部控制多样化

【答案】ABCD