国际会议物流管理

随着对外开放的不断深化，我国会议产业中国内会议和国际会议的比例在不断发生变化，国际会议的数量和质量都日渐提升。 2014年5月12日，国际大会与会议协会（ICCA）发布2013年全球十大最佳会议国家，中国以接待340场国际会议，跃升至第八，在全球会议城市排名中，北京以105场国际会议位列第18名。［60］国际会议的增加一方面凸显了我国会议业的迅猛发展，另一方面也对会议物流管理提出了新挑战，克服地理区域接近，物流标准差异小，无法适应国际会议物流管理复杂性的问题。 此时的会议物流管理已不能仅仅局限于国内不同区域之间物品的流动，应当主动开展对国际会议物流管理的专门研究，适应全球化产业发展的需要。

7.4.1 国际会议物流管理的定义

我国国家标准《物流术语》对国际物流的定义为：“跨越不同国家（地区）之间的物流活动。”［17］在此定义的基础上，我国学者从不同角度对国际物流进行了分类。比较典型的说法有两种：其一，通过细分国际物流的过程进行分类。如郭冬芬等［61］、逯宇铎等［62］认为，可以根据商品在国与国之间的流向、商品流的关税区域、跨国运送的商品特性等分别归类。 其二，通过区别国际物流的领域进行分类。如刘爱娥［63］、鲁骁浚［64］认为国际物流可以分为广义和狭义：广义的国际物流是指各种形式的物资在国与国之间的流动和转移，包括国际贸易物流管理和非国际贸易物流管理；狭义的国际物流则仅指与一国进出口贸易相关的物流活动。 目前来看，有关国际物流管理分类的第二种说法更为普遍，本书将国际会议物流管理定位为非国际贸易物流管理，主要指国际会议中对不同国家（地区）之间非贸易的物流活动的管理，是国内物流管理的延伸和扩展。

7.4.2 国际会议物流管理的特点

国际会议物流管理兼具国际物流管理和会议物流管理的特征。 国际物流管理由于区域广、风险高、运输方式独特、标准化程度高等特性，要求必须有完备的物流信息系统作为支撑，而会议物流管理又要求人性化、专业化和灵活性。 在两方面特性共同作用下，国际会议物流管理体现出如下特征：

1）物流管理活动的范围广

国际会议物流管理的范围广，首先体现在涉及的地理区域广泛，需要历经长距离和长时间的运输过程。 综合考虑公路、铁路、航空、水运、管道运输这5种运输方式的性价比，国际会议物流管理通常会选择航空和水运作为主要运输方式。 如何计算这两种运输方式的运费，合理安排不同体积和重量的会议物品，同时兼顾运输方式的时限性，上述这些问题，都成为了国际会议物流管理过程中必须考察的问题。 特别需要注意是，由于国际会议物流涉及港口、海岸通关等问题，国际会议物流管理还需要处理报关、通关、检验检疫等手续，其工作范围要比国内会议物流管理宽很多。

2）物流管理活动更为复杂

标准通常被定义为根据集体的理性选择就如何解决常见问题达成共识的一组结构。［65］设立标准，进行标准化管理，有助于形成规模经济，提高生产效率，方便不同市场主体之间平等而有效地展开交易。 但是对于国际会议管理而言，地域和空间的扩展，使得国际会议物流管理活动必须适应更加复杂的政治法律、经济、社会和技术环境，进而加大了国际会议物流管理标准化的难度。 首先，每个国家都会结合本国的具体情况设计不同的物流政策和法律，这就要求国际会议物流管理必须熟悉相关国家的制度环境；其次，不同国家和地区的经济发展程度不一，物流产业的发达程度不同，相关产业的发展也有所区别，国际会议物流管理应参照该国物流及相关产业发展的实际情况；第三，不同国家的风俗人文也会增加国际会议物流管理的难度，例如国家法定节假日对于物流时间的影响等；最后，技术环境的差异主要体现为多种物流标准并存，由于各国的物流标准不同，使得国际物流的转运难度增加，为了避免时间和费用上的消耗，国际会议物流管理还需要提前规划物流行程，提高物流效率。

3）物流管理活动具有高风险性

国际会议物流管理属于国际物流的一种，因此，同样会遭遇客户信用风险、物流公司责任风险和收发货人物权风险的威胁。［66］国际会议物流管理所面临的风险，一方面可能来源于自然因素等不可抗力，由于物流过程较长，因此，恶劣天气对航运和空运的影响加大，极易造成物品的损毁或延迟，增加国际会议物流的机会成本；另一方面，则来源于人为操作，国际会议物流管理必须协调不同国家、机构和行业之间的关系，一点疏忽极有可能造成难以弥补的损失。2012年12月11日至13日，亚洲审计组织第10次科研项目“腐败与舞弊审计：关于打击腐败和洗钱行动的评估”第一次研讨会在深圳召开。 担任项目主席国的中国审计署提出的在会议第一天下午进行本国审计情况的介绍，但与会国家中只有9个国家做出了反馈。 后期只得将先前发给各国要求做情况介绍的材料打印出来，然后安排接机人员随身携带，在接到会议代表赶赴酒店的路上即告知此事，从而保证了会议流程的顺利进行。［67］除此之外，汇率作为国际会议物流管理活动中的独特因素，其上下波动也容易导致物流管理的金融风险增加，进而波及会议组织者及相关企业的信用资产。

7.4.3 国际会议物流网络的构建与完善

为了保障国际会议物流各项功能，推动国际会议物流高效运转，国际会议物流管理借助信息系统，在承运人、参会者等相关法人和个体的通力协助下，建构涵盖国内外，四通八达的物流网络。 所谓国际会议物流网络，是指国际会议物流过程中的“节点”和“连线”之间的抽象组合以及相应的信息流动网络。 根据该定义，国际会议物流网络可以分为两个部分，即系统网络和信息网络。

1）国际会议物流系统网络

国际会议物流的系统网络本身是一个抽象网络，但却建立在多个收发货的“节点”及其之间的“连线”的实物基础之上。 其中，国际会议物流的节点是指进、出口过程中所涉及的国内外的各种仓库。 这些仓库不仅要存放保管会议相关物品，而且要担负起这些物品收进和发出的责任。 能否克服时间差距，促进国际会议物流活动的顺利进行，仓库在其中扮演了重要角色。连线则是指连接上述各节点之间的运输线路，国际会议物流活动的连线包括国内连线和国际连线，这些网络连线带代表着仓库货物移动的过程和方向。 当物流活动进入节点时，标志着物品流动过程的暂时停滞，为下一项物流活动做准备。 与此同时，每一个节点有多条连线，从而沟通不同节点和运输方式，最终实现会议相关物品在空间上的转移。

随着国际会议数量增多，规模不断扩大，国际会议物流的系统网络必须缩短库存周期，减少中转时间，进而加快物流速度。 因此，无缝化连接成为国际会议物流发展的方向。 “物流接口无缝化是指按照物流目标系统化和物流要素集成化原理的要求对物流网络构成要素之间的流体、载体、流向、流量和流程5个流动因素，信息、资金、机构、人员等生产要素，技术标准、运作规范、管理制度等机制要素进行内部和外部连接，使系统要素之间、系统与系统之间成为无缝对接的整体过程。”［68］国际会议物流管理领域中，优化国际会议物流管理的系统网络，消除系统内外边界，实现物流系统的集成，并不意味着统一管理，物流环节中各个主体的产权和组织等方面仍然保持独立。 通过物流系统网络的优化，减少不同环节之间的沟通成本，减少转换作业的次数，从而提高物流效率。 实现国际会议物流无缝化对接的手段主要有：第一，载体无缝化，即统一运输方式和运输工具的接口，例如利用会议举办地的大型货物集散中心，使用不同运输方式将大批量的会议物品配送到该地，然后再进行整理，进行分散配送；第二，建立直拨体系，从港口直接发货，减少中间仓库或物流节点；第三，使用通用的语言、符号和代码作为接口信息，当物品在不同节点进行流转时，方便通过接口进行识别。

2）国际会议物流信息网络

在国际会议物流管理过程中，使用现代通信设备和线路，构建物流信息网络，有助于促进节点与连线之间的有效组合。 具体而言，国际会议物流信息网络就是指国际会议物流管理过程中各种信息系统的集合，以及为支持各个网络有效运转所需要的网络标准、通信协议、操作规程、传输编码等。 完善的国际会议物流信息网络充分利用计算机管理信息系统，统一协调管理物流各子系统，实现信息资源共享。 根据构成要素的不同，物流信息网络主要包括信息资源网络、物流通信网络和计算机网络。 其中，信息资源网络重点关注各种物流信息库和信息应用系统的联网运行，通信网络则要求构建承担运输和交换物流信息的高速、宽带和多媒体的公用通信网络平台，计算机网络强调硬件的联系，即将分布在不同地区的计算机和专门外部设备通信线路进行互联。 在国际会议物流管理过程中，信息网络主要涉及软件设施，即构建信息资源网络和通信网络。

在实践中，构建国际会议信息资源网络的首要主题是完善识别技术，促进物流过程的标准化，方便统一管理。 首先，要对会议相关物品进行信息识别，将其性能指标用数字化手段存入计算机系统之中，从而使会议组织者及相关人员能够完整掌握物品的真实信息。 目前，常用的识别技术有条形码技术、扫描技术、射频识别技术和光学字符识别技术这4种。 通信网络的建设则以会议相关物品在流动过程中产生的信息为基础，力图实现物品运输信息的实时监控，及时跟踪、了解会议物流的现时状态。 完善的通信网络一方面有助于会议组织者掌控会议物流的基本情况，另一方面也可以提高与会者及相关企业的满意度，例如借助智能交通技术中的电子票务系统，为与会者预定来往车票或飞机票，减少其直接订票的不便。 物流信息系统的信息传输与跟踪技术主要包括数据库技术、电子数据交换技术、卫星技术、地理信息系统技术和智能交通运行技术。 在借助完善的信息网络提升会展服务水平方面，澳大利亚已经作出了有益尝试，如通过澳大利亚电子旅游局的系统，可在几秒钟内签发进入该国的许可，解决了书面文件的速度问题，成为该国在国际会议举办地竞争中的优势。［69］

3）完善国际会议物流管理网络的建议

虽然通过多次举办国际会议，我国一些会议产业发达地区，如上海、北京等已经初步建立起适合本地的国际会议物流管理网络，但较之以欧美会议产业发达国家和地区，还有很多需要改进之处。 如：国际学术会议审批程序过于烦琐，国际话语权不足，缺乏专项资金支持，自主品牌数量过少。［70］有学者提出，国家和地区的软实力也是影响到国际会议物流管理的重要因素。［71］

综合地看，目前国际会议物流管理中比较突出的问题有：

第一，缺乏合理的物流网络计划。 国际会议物流管理网络的核心问题就是如何选定举办地与参会者、相关企业的位置，实现合理布局，我国在举办国际会议时，更多考虑的是举办地本身的物流环境，对参会者和相关企业的来源地关注不足，影响其对国际会议物流的整体评价。

第二，物流网络机动性差。 我国国际会议物流管理完全依赖于举办地的物流发展状况，一旦由于不可抗力等因素的干扰，该地的物流服务出现停滞，甚至导致国际会议无法按时召开。

第三，国际会议物流的发展余地小。 随着我国城市化进程的加快，国际会议的物流规划应在系统网络设计上留有余地，以备将来发展之需，但由于主客观因素的限制，我国的国际会议物流管理基本上还是短期经营，对于未来的研究不足，这也是制约我国举办有影响力的大型国际会议的重要原因。

为此，需要从如下4个方面对国际会议物流管理体系进行完善：

（1）合理选取和布局国内外物流节点

要培育和发展国际会议品牌，需要在提供会议物流服务时，改变依赖于会议举办地的固定思维模式，积极从国际会议本身出发，探寻适合国际会议主题的物流服务模式。 例如，一方面充分开发会议举办地既有的物流资源，另一方面积极发掘不同地区的潜在优势，合理规划。 考虑到会议更偏重人和信息的展示，因此，对于专业会议而言，必须时刻关注该领域知识和人才在特定地区的集聚，这些地区的物流环境未必优越，但却更适合成为该领域国际会议的举办地和物流集散地。

（2）充分利用多式联运方式

在国际会议物流中，常见的有空运和海运等方式。 各种运输方式之间互相取长补短而形成的多式联运模式的任务是“促进综合运输及物流链的建立，力求在乘客及货物的流动中实现最大程度的顺畅。”［72］多式联运不但能降低单纯使用空运的高成本，而且还有助于国际会议物流管理的无缝对接，提高了物流管理的效率。 为了适应多式联运方式的要求，会议组织者要熟练掌握各种运输方式的基本流程，根据其一般业务程序设计物流方案，并对可能出现的问题提前准备应急预案。

（3）改进会议物品的包装，减少损耗

在国际会议物流管理中，从包装入手，通过保护载体的质量完好和数量完整，减少损耗，最终完成信息产品的流动过程，这是十分重要的一环。 纸箱包装、托盘包装、集装箱是国际会议物流中的主要外包装，可以保护物品，也便于装卸、储存、运输和清点等。有学者指出，［73］当空间利用率等于集装箱内部最大容积除以集装箱内所有包装箱所占空间所得的数值时，由纸张、胶卷等信息实物载体构成的小包装更为有利。 因此，在具体操作层面，应当根据会议物品的不同特性来选择外包装，同时保证适应不同运输方式的要求，综合考虑有关国家的法律规定和客户的特殊要求，且尽可能节约费用。 另外，还应当在运输包装上印刷或刷制各种有关标志，便于在运输过程中快速、准确地识别物品，防止错发、错运和物品损耗。

（4）规避国际会议物流风险，加强风险管理

国际会议物流的运输线路长，环节多，遭遇自然灾害，出现意外事故的可能性大，物流的每一个环节都存在着特定风险。 特别是国际物流往往高度集中，遭遇风险后损失更大。 因此，国际会议的组织者必须通过组织、计划、监督和控制，发现国际物流风险的规律和建立风险防范机制，通过有效的风险管理争取规避风险，减少损失。 目前通行的做法是为国际会议物流购买保险，通过“分散危险，分摊损失”，在遭遇风险后，由保险公司补偿一部分的经济损失，从而降低风险成本。国际会议物流的保险可参照国际货物运输保险来进行操作。［64］

本章小结

会议物流管理就是为了满足会议需要，会议相关物品有效的实体流动过程。 会议物流管理主要包括职能管理和要素管理两个部分：职能管理主要包括会议相关物品的运输、储存、装卸搬运、包装、流通加工、配送和信息处理；要素管理则包括管理人、物、资金、软件和硬件要素。

根据会议物流的主体、专业化程度、活动方式和成本核算等方面的区别，可以将会议物流管理模式具体划分为自营模式、外包模式和混合模式3种。 这3种方式各有所长，会议组织者进行选择时，主要考虑自身的特性、会议物流成本核算、会议相关物品的特点和第三方物流企业的服务能力等因素。

会议物流管理的执行过程可以划分3个阶段：计划阶段、实施阶段和评价阶段。 考虑到物流成本、专业化等因素，会议组织者往往会将全部或部分物流服务外包给第三方物流企业。 因此，制订物流外包方案，选择恰当的物流服务商，并对其进行实时监控和准确评价，成为会议组织者的要务之一。

随着全球化进程的纵深发展，国际会议日益增多，会议物流管理不能仅仅局限于国内不同区域之间物品的流动，应当主动开展对国际会议物流管理的专门研究。 国际会议物流管理兼具范围广、复杂性和高风险性等特殊属性。 为保障国际会议物流的各项功能，必须从系统网络和信息网络两个层面构建国际会议物流网络，从物流节点、多式联运方式、物品包装和风险管理四个方面完善国际会议物流网络。

关键术语

·物流（Logistics）：是为了迎合顾客需求而对原材料、半成品、产成品及相关信息从产出地到消费地的有效率、有效益的流动和储存而进行的计划、实施与控制过程。

·会议物流（Meeting Logistics）：为了满足会议需要，会议相关物品有效的实体流动过程。

·会议物流的职能管理（the Function Management of Meeting Logistics）：包括与会议活动相关的运输管理、储存管理、装卸搬运管理、包装管理、流通加工管理、配送管理和信息处理。

·会议物流的要素管理（the Essential Factor Management of Meeting Logistics）：包括管理与会议物流相关的人、物、资金、软件和硬件等要素。

·会议物流管理的效率（the Efficiency of Meeting Logistics）：是对物流管理活动经济成果的总结和描述，关注可以用货币计量的投入产出关系，如何以尽可能少的物流成本实现物流产出最大化。

·会议物流管理的效益（the Utility of Meeting Logistics）：不仅关注经济投入和产出，还涉及非实物资源与成果。

·会议物流成本管理的效益悖反（the Utility Contrariety of Cost Management in Meeting Lo-gistics）：即试图减少特定活动的成本会极有可能导致其他成本增加，并对物流总成本产生复杂影响。

·会议物流的管理模式（the Management Model of Meeting Logistics）：产生于对会议物流管理活动的总结与提炼，进而简化为一些具有代表性的运作形式，反过来用于指导会议物流活动。

·会议物流管理的自营模式（the Self-Management Model of Meeting Logistics）：是指会议组织者依靠自身力量，建立独立的物流体系，自己管理会议相关物品的流动过程。

·会议物流管理的外包模式（the Outsourcing Model of Meeting Logistics）：也称会议物流管理第三方模式，或会议物流管理合同制模式，是指会议组织者和参会者不再局限于内部运作物流业务，而将该业务交给第三方物流企业。

·会议物流管理的混合模式（the Mixed Model of Meeting Logistics）：会议组织者通过与第三方物流企业签订合同，将一部分物流业务进行外包，在会议组织者与物流企业之间构筑起共担风险、共享收益的物流联盟；与此同时，会议组织者也有选择性地自营另一部分物流服务，从而更好地发挥自有资源优势，提高客户满意度。

·会议物流计划（the Planning of Meeting Logistics）：是指会议组织者对物流管理活动作出决策并为执行该决策而做出的具体安排。

·会议物流的实施（the Implementation of Meeting Logistics）：在制订科学计划的前提上，依照相应计划，对正在进行的各项物流活动进行管理。

·会议物流管理的评价（the Evaluation of Meeting Logistics）：贯穿于会议物流管理的全过程，通过建立科学、全面的评价体系，对会议物流活动进行事前、事中和事后的评估。

·国际会议物流管理（International Meeting Logistics）：是指为了确保国际会议的平等原则，对不同国家（地区）之间的物流活动诸要素的管理，是国内物流的延伸和进一步扩展。

·国际贸易物流管理（International Trade Logistics）：是指组织国际贸易货物（进出口货物）在国际间的合理流动，主要目的是克服生产与消费之间的空间距离和时间间隔，对商品进行时间和空间转移。

·非国际贸易物流管理（International Non-Trade Logistics）：是指各种展览品、行李物品、办公用品等非贸易货物在国际间的流动。

·国际会议物流网络（the Network of International Meeting Logistics）：是指国际会议物流过程中的“节点”和“连线”之间的抽象组合以及相应的信息流动网络。

·国际会议物流的节点（the Node of International Meeting Logistics）：是指进、出口过程中所涉及的国内外的各种仓库，这些仓库不仅要存放保管会议相关物品，而且担负起这些物品收进和发出的责任。

·国际会议物流的连线（the Link of International Meeting Logistics）：包括国内连线和国际连线，是指连接各节点之间的运输线路，不同的网络连线带代表着仓库货物移动的过程和方向。

·国际会议物流信息网络（the Information Network of International Meeting Logistics）：是指国际会议物流管理过程中各种信息系统的集合以及为支持各个网络有效运转所需要的网络标准、通信协议、操作规程、传输编码等。

案例分析：国家会议中心与国航签订战略合作伙伴协议

国家会议中心与中国国际航空公司（简称“国航”）2011年12月5日在北京签订战略合作伙伴协议，旨在结合双方优势和资源，携手开拓国际会议和展览项目，共同推广北京国际会展目的地形象。

国家会议中心与国航将联合向国际会议和展览主办方、中介机构、国际媒体及全球市场进行推广和宣传，积极开展国际会展项目合作，为北京申办国际会议和展览项目提供大力协助和支持。 国家会议中心将充分利用连接中国和世界桥头堡的独特地位，将向拟在北京而不只是在国家会议中心举办的、符合要求的国际会议和展览项目主办方积极推广国航的“大型会议超值奖励计划”“会议超值奖励计划”及“国航会展优惠计划”。 由国际主办机构和国航签订协议的国际会议和展览项目将让来自全球各地的参会者、参展商享受到国航提供的优惠机票。 双方将联合协助国内协会、高校、研究机构及企业申办国际会议和展览。 在申办国际会展项目的过程中，对符合国航奖励计划要求的优质国际会议和展览项目，国航将为来国家会议中心进行场地考察的主办方根据实际情况提供折扣机票。 国家会议中心将协助国航向项目主办方和承办方争取该项目的官方合作航空公司地位并推广国航的奖励优惠计划。 国家会议中心大酒店将加入国航的“机票＋酒店”系统，为客人提供价格优惠、质量优越的包价产品。

本次战略合作伙伴的建立，是全球范围内首次会议中心与航空公司单独签署的正式合作协议。 这不仅对双方在开拓国际会议和展览市场方面有着里程碑式的意义，同时也对推广北京作为国际会展目的地、建设世界城市有着积极的作用。 根据《2011北京统计年鉴》，2010年北京总共举办会议256771个，其中国际会议5912个，接待国际与会者78万人次。 同年举办展览1196个，其中国际展览291个，国际展览观众达到165万人次。2010年北京会展总收入达到了172亿元。 国际大会与会议协会（ICCA）的排名显示，2010年北京排名全球第12位。会展业已成为北京服务业的重要组成部分，在带来可观经济效益的同时，更是北京发展文化创意产业、建设世界城市的积极力量。

北京旅游发展委员会孙维佳副主任、北京市商务委员会程玉华副主任及中国会展经济研究会袁再青会长均出席了签约仪式并作贺词，高度评价了国航与国家会议中心强强联合，推动北京会展业向国际化发展的重要意义。

“国家会议中心是中国会展业的龙头企业，拥有先进的场馆设施和国际化的服务水准，某种程度上在国际会展界就代表着中国，在大型国际高端会议和精品展览的占有率方面遥遥领先”。 国航销售部总经理贾铁生说，“我们很高兴能够与国家会议中心携起手来，通过国航及其星空联盟遍布全球的航线网络，为北京吸引到更多的国际会议和展览。”

国家会议中心总经理刘海莹对合作充满期待与信心，他说：“与国航的战略合作，不仅对国家会议中心开拓全球会议和展览市场有重要的意义，我们更希望借助双方的品牌影响力和通力合作，向全球推广北京国际会展目的地形象，因此国家会议中心和国航的合作协议更多地着眼于有可能选择北京作为举办地的国际会展项目，而没有局限于只是在国家会议中心举办的活动。”

作为全球范围内第一个会议中心和航空公司单独签署正式合作协议、携手合作开发国际会展的案例，国航与国家会议中心希望借此向国际会议和展览的主办机构积极宣传推介北京成为世界知名的会展目的地，为北京建设成为世界城市贡献一份力量。

（来源：中国会议产业网：http：//www.meetingschina.com/News5465.html）

思考与讨论：

1.本案例的战略合作模式对会议物流管理模式的构建有哪些启示？

2.结合案例分析如何高效运作会议物流管理网络。

复习思考题

1.什么是会议物流管理？ 会展物流与会议物流有何区别？

2.会议物流管理的特征是什么？

3.会议物流管理的基本内容是什么？

4.如何理解会议物流管理的目标？

5.会议物流管理的主要模式有哪些？ 各种模式分别适用于何种条件？

6.会议物流管理的基本流程是什么？

7.国际会议物流的特征及过程是什么？ 应如何完善国际会议物流管理？

阅读延伸

1.中国物流协会网站：http：//csl.chinawuliu.com.cn

2.中国仓储协会网站：http：//www.caws.org.cn/

3.中国会议产业网：http：//www.meetingschina.com

4.美国供应链管理专业协会官网：https：//cscmp.org

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