展览会入场协调服务

任务概述

维护良好的展览会现场入场协调服务是会展企业公关人员应具备的基本技能，如何维护良好有序的入场协调服务对展览会现场组织而言至关重要。在本任务中，我们将学习展览会现场入场协调的程序是怎样的，展览会现场协调的重点内容有哪些。

任务目标

●能够按照展览会现场入场协调程序组织协调工作

●能够清楚展览会现场协调的重点工作

学习内容

一、展览会现场入场协调程序

（1）召开展前协调会

展会组织方应该充分考虑展会现场服务可能产生的问题，具体包括展台设计、展台搭建、展台租赁、展具出租、货物运输、现场观众登记、现场观众指引及导览、清洁保安、餐饮服务等方面的问题。在展会开始布展前一周左右，召开全体现场协调会议，明确各个部门或各展会服务承包商在展会现场的服务范围与责任。对于召开多次的展会，可以将以往展会现场出现的问题及处理对策大致归类并集结成册，分发给各个部门或各展会服务承包商，以便各部门或各服务承包商在展会现场再面对问题时，迅速做出反应，积极解决展会现场的问题。

（2）成立现场协调小组

现场协调小组是现场最高指挥中心，通常各类指示信息均由调度中心完成并发布。现场调度系统负责人统常由会展组织最高管理者、会展活动策划师、展场馆负责人、会展现场秘书组等相关人员组成。当展会现场出现紧急情况或遇见不知如何处理的问题时，统一交由应急处理小组处理，并由各个部门给予必要的支持。现场协调小组的组建最好在开展前一周的协调会之前，方便协调会时将应急处理小组主要负责人介绍给各个部门，以便应急处理小组在现场工作中得到各个部门的必要支持。

（3）安排人员进行现场协调

协调各系统的相关任务，特别是交叉性任务的指派;控制会展活动现场的进场程序;调配现场相关管理人员与服务人员;现场各类突发事件做出处理决定;重要工作内容通知下达;接待各系统的咨询意见并做出反馈;组织重要领导进行参观处理其他系统不能决策的事物;检查各系统实际工作情况;公布会展现场重大变化情况。

（4）总结分析

针对展会中入场各项任务进行总结分析，总结经验，分析不足，以便在下次展览会现场协调中注意。

案例分析

工作协调会助力展会顺利进行

10月23日，备受国际环保和循环经济业界关注的2008首届中国国际循环经济成果交易博览会(循博会)在青岛国际会展中心隆重举行。循博会是国际上第一个高规格、大规模、专业性强的循环经济专业博览会，国内外参展企业1200多家，展示规模近3万平方米，设置1200个标准展位。

为了全面做好循博会服务工作，会展中心领导多次召集工作协调会，为做好备展和展会服务工作，特别是安全及开幕式重大活动保障工作，做了周密部署。未雨绸缪应急预案发挥重要作用。会展中心严格执行“事事有策划，件件有落实”的工作理念，做好展会准备工作。为了处理好展会期间的突发事件，会展中心各部门于布展一周前制定工作预案，重点针对循博会规模大、人流多的特点，制定了《中国国际循环经济成果交易博览会消防预案》《安全保卫疏散预案》《供餐应急预案》《恶劣天气应急预案》等应对措施。

请问:循博会为什么能够顺利进行? 你得到什么启示?

二、展览会现场入场协调的重点服务内容

1.组织协调参展商入场布展，注意协调各展商与场馆之间的配合，协调缓解各展商之间可能发生的摩擦。

2.组织协调展会不同身份参与人员登记入场，保障入场秩序井然有序，无混乱场面。

3.加强现场安全管理，尤其需加强展会现场盗窃、火灾和卫生方面。展会组织方公关部门要加强与公安、消防、卫生等相关部门协调，加强防范，协助整个展会顺利进行。

4.组织协调与媒体关系，加强媒体接待工作。一般来说，国内一万平方米以上的展览会都会在现场设置新闻中心或新闻办公室，以便展商与观众发布信息。作为组织方一般会安排专门媒体进行采访，因此组织方要协调好与媒体之间关系，接受采访时举止大方。

案例分析

航展现场入场与安检须知

一、入场和安检温馨提示:

1.入场准备

(1)请观众自行携带太阳镜、太阳帽、遮阳伞等观看飞行表演必备私人物品。

(2)入场需携带个人身份有效证件，注意入场时间和入场携带的物品符合展场规定和安检要求。

(3)有效身份证件主要包括:中华人民共和国居民户口簿、居民身份证、临时居民身份证、护照、中华人民共和国往来港澳通行证、因公往来香港澳门特别行政区通行证、广东省居住证;中国人民解放军、中国人民武装警察部队制发的军官证、警官证、文职干部证、士兵证、学员证(持此类军方和武警部队制发的证件者入场时需记住身份证号);港澳居民来往内地通行证;台湾居民来往大陆通行证、中华人民共和国旅行证。外国人的身份证件主要包括:护照、外国人永久居留证、外国人出入境证、外国人护照遗失证明。

2.入场流程

第一步:持票证者进入查验大厅进行人身及携带物品安全检查。

第二步:检验入场者有效身份证件进行身份核查(推荐使用二代身份证或关注“珠海公安”公众微信进行“大型活动身份预约认证”，查验速度最快)

第三步:查验入场者的航展证件或门票。

3.安检须知:为了航展现场人员和物品的安全，配合航展入场的安检工作，现将安检要求告知如下:

(1)禁止携带瓶装水、灌装饮料及酒精类饮品入场。

(2)禁止携带易燃易爆物品(如打火机、烟花爆竹、汽油、酒精、丁烷气)，管制刀具(如匕首、三棱刀、带自锁装置的弹簧刀)，枪支弹药(如仿真枪、运动枪)和雷管等可能影响航展展区安全的各类危险物品入场。

二、航展现场参观指南

1.展区外围的两侧设有公众停车场(停车位约6万个):1号门外侧1号停车场规划有展商车辆的停车区(即B1车证停车区)、出租车、公交车和航展专线车的停车区和观众车辆停车区;5号门外侧5号停车场规划有旅行社的旅游大巴停车区(即B5车证停车区)、出租车、公交车和航展专线车的停车区、其它为观众车辆停车区。

2.展区共设展场出入口4个(分别叫1号门、2号门、3号门、5号门):凭大会发售的门票和配发的人员证件和车辆证件进入场内:其中1号门设有人员出入口和配证车辆入口，2号门和5号门只设人员出入口，3号口为配证车辆出口。

3.室内展览分布在六个展馆:

∅1号馆和1A、1B馆为国际展馆(展示国内外知名展商的展品)。

∅2号馆为中国航天馆(展示航天领域的展品)。

∅3号馆为中国航空馆(展示航空领域的展品，设有空军展区)。

∅4号馆(展示兵器防务装备展品)。

∅5号馆(展示兵器系统技术展品)。

∅6号馆(展示后勤军需装备展品)。

4.室外展览分为静态展示区(停放各种静态展示的参展飞机)、飞行表演的飞机停放区。

5.展区内的服务设施分布如下:

(1)餐饮区分布:

A餐厅位于二号馆与新闻中心之间(面向参展商供应自助餐);

B餐厅位于停机坪(面向展商和现场观众供应自助餐);

新闻中心餐饮区(面向工作人员和媒体记者供应快餐);

商业服务区餐饮区(面向所有现场人员供应快餐盒饭);

三号馆内水吧(面向所有现场人员供应西点及饮品);

新闻中心一楼水池旁水吧(面向专业观众及媒体记者供应西点及饮品);

移动售卖点(分布于展区各主要通道旁的20余处，面向所有现场人员供应点心饮料)。

(2)纪念品和超市经营区分布:地点分布在二号馆、三号馆前后侧及商业服务区内的经营区，设有饮用水、饮料、邮品、飞机模型、纪念品等销售点和超市经营点。

(3)电信、邮局、建行、移动、保险等服务商都在1号馆、4号馆内或商业服务区设有服务营业点。

请总结:展会入场需要注意哪些方面?

拓展提高

展会现场布置

展会现场工作一般由三部分组成:展会开幕管理、展会专业观众登记管理和展会现场工作管理。展会开幕管理是展会现场工作的第一个阶段，它是对展会开幕式的筹划、准备、控制和协调。展会开幕式是展会筹备过程的结束，同时也是展会展览期间的开始。因此，筹划好展会的开幕式，对举办好展会有着十分重要的作用。

在举办展会开幕式之前必须将展会现场布置好，以便为展会举行开幕式和观众到会参观作充分的准备。展会现场布置需要安排好以下各项内容:

1.展会开幕现场

需要布置好开幕背板、门楼或展会横幅，并在背板上写上展会名称，开放时间，展会的主办、承办、支持单位等办展单位的名称等。如果有单位祝贺展会开幕或有企业做现场广告，还要布置好现场空飘气球或其他广告牌等。如果展会开幕现场有表演，还要按表演的需要布置好表演的场地。开幕式现场要布置得庄严隆重，气氛要营造得符合展会定位的需要。

2.展馆序幕大厅

要布置好展馆、展区和展位分布平面图、各服务网点分布图、各参展企业及其展位号一览表及名录牌、展会简介牌、展区参观路线指示牌、展会宣传推广报道牌、展会相关活动告示牌等。序幕大厅的布置要与整个展会的气氛相协调，要醒目，容易辨认。

3.展会各展馆

除了各参展企业的展位以外，还要布置好各展馆（展区）的主要展览内容提示牌、参观路线指示牌、本展区服务网点提示牌、至其他展馆（展区）的路线提示牌、本展区参展企业及其展位号一览表等。上述内容要布置在展馆（展区）比较显眼或观众容易迷路的地方，这样更有利于观众参观。

4.展会嘉宾的休息室或者会客室

除了要配备一些茶水、咖啡和小点心等以外，还可以放一些有关展会的介绍资料。如果有必要，还可以为该休息室或会客室配备专门的服务人员或者翻译。

5.其他

为方便参展商现场租赁各种展具和申请额外用水用电，展会可以在展馆适当的地方设立展会布展“一条龙服务点”，集中处理参展商布展及展览期间租赁展具和申请额外用水用电的需求。另外，为方便参展商和观众，还可以在展馆序幕大厅、展馆的主通道或其他便利的地方设立联络咨询服务中心，安排专门的人员在该中心负责接待和联系客户，现场处理和回答客户的有关问题。如果展会规模较大，除该联络咨询服务中心外，展会还可以在其他合适的地方再设立一些联络咨询服务点，为客户服务。

上述各种布置必须在展会开幕前完成。因为展会一旦开幕，观众就将入场参观，如果展会现场的各种布置在观众进场后还未完成，那势必会严重影响展会的现场秩序和展会的整体形象，影响观众的参观和参展商的展出效果，对展会发展不利。思考练习

一、填空题

1.__________是现场最高指挥中心，通常各类指示信息均由调度中心完成并发布。

2.国内一万平方米以上的展览会都会在现场设置__________，以便展商与观众发布信息。

3.在展会开始布展前__________左右，召开全体现场协调会议，明确各个部门或各展会服务承包商在展会现场的服务范围与责任。

4.组织协调__________入场布展，注意协调各展商与场馆之间的配合，协调缓解各展商之间可能发生的摩擦。

5.加强现场__________管理，尤其需加强展会现场盗窃、火灾和卫生方面。

二、判断题

1.展会组织方应该充分考虑展会现场服务可能产生的问题，具体包括展台设计、展台搭建、展台租赁、展具出租、货物运输、现场观众登记、现场观众指引及导览、清洁保安、餐饮服务等方面的问题。（ ）

2.组织协调展会参展与观众不同身份参与人员登记入场，保障入场秩序井然有序，无混乱场面。（ ）

3.作为组织方一般会安排专门媒体进行采访，因此组织方要协调好与媒体之间关系，接受采访时举止大方。（ ）

4.当展会现场出现紧急情况或遇见不知如何处理的问题时，统一交由应急处理小组处理，并由各个部门给予必要的支持。（ ）

三、简答题

简述展览会现场入场协调程序。