正确运用系统原理应注意的问题

在管理实践中，管理者的正确决策和制定的有效措施，都应建立在对管理对象的系统分析的基础上，其中特别重要的是要抓住系统的三个特征：目的性、整体性和层次性。

（一）目的性

系统的形成以其明确的目的为前提，不同的系统有不同的目的。没有目的或目的不明确的系统必然是一个管理混乱的系统。

应该指出，一个系统通常只有一个目的。如果有多个目的，就会在人力、物力、财力、时间、信息、空间等使用上产生矛盾，甚至造成管理工作的混乱，而达不到优化的管理。在工作中出现争人力、抢时间等现象，实际上就是系统目的不统一造成的。一个人的时间、精力以及智慧都是有限的，现代心理学的定量分析证明，一个人如果同时思考两个以上问题，其思维效率就会大大降低。一个系统如果几项工作同时并重，其工作效率也将会下降。从这一点可以看出，思想政治工作应与业务工作紧密地结合起来，围绕着一个中心目的，这样的管理才符合管理的系统原理。

（二）整体性

系统整体是由各个局部（要素）构成的。整体性是系统论的最基本的观点，它主要揭示要素与系统之间的关系。这个关系包含以下两层意思：

一是要素与系统不可分割。例如，剪下的月季花枝条，其“前途”只有两条，要么重新生出根和叶，在新的系统中得以生存，要么不能恢复枝和叶而干枯。

二是整体效应。古希腊哲学家亚里士多德曾断言：“整体大于部分之和”。这个观点被现代系统论的研究所证实。系统的整体具有其组成部分在孤立状态中所没有的新质。马克思认为，许多人协作能产生新的力量。他说；“由于许多力量融合成为一个总的力量而产生新的力量”。“不仅是通过协作提高了个人生产力，而且是创造了一种生产力，这种生产力本身必然是集体力。”马克思还以军队为例说；“一个骑兵连的进攻力量或一个步兵团的抵抗力量，与单个骑兵分散展开的进攻力量的总和或单个步兵分散展开的抵抗力量的总合有本质的区别。”（以上见《资本论》第一卷．第362页）。在军队指挥中，加强部队联合作战的能力，是提高战斗力的一个重要方面。以上这些都说明了由各部分通过有机组合的整体的功能大于各个孤立部分功能的简单相加的道理。

由上分析可见，如果我们仅仅注意各个局部在孤立状态下的作用是很不够的，应该把着眼点放在整体效应上。现代管理所追求的，不是某个局部的优势，而是系统整体的最优化。一般说来，整体的利益和局部的利益是一致的，否则局部将失去存在于整体之中的基础。但是，局部和全局的利益有着复杂的关系和交叉效应，有时局部和全局的利益并不完全一致，甚至会出现矛盾。在管理实践中常常出现这种情况，制定的某一新措施（或政策），从局部看是急迫的、必要的，但纳入系统整体后，可能产生“排它性”，产生整体负效应，从而使某项措施被迫萎缩，达不到预期的目的。

因为原有的成套的措施（政策）已在长期演化中完善，并构成具有整体性、稳定性的网络，原有的每项措施（政策）都在纵横交错的结点上，可以说是“牵一点而动全局”，这就产生三个问题：第一，原有措施有不易改变与位移的稳固性；第二，当某项措施被改变时，网络中的相关措施会支持与援助它使其增加稳定性；第三，即使某项措施已经改革，与之相关的原措施群也会使之渐渐还原或变形走样。因此，改革原有的措施时，也必须注意整体效应。

总之，系统的整体性，要求管理者必须树立整体观念，一切从整体出发，局部服从全局，部分服从整体，使整体力量真正大于各孤立部分的力量之和。这里值得注意的是，为了使整体处于最优状态，各级管理者，要十分重视各部分力量的有效组合，只有将构成整体的各个部分有效地组合起来，才能实现整体功能大于各孤立部分功能之和的目的，即放大的作用。一般来说，应该注意组合的有机性，结构的合理性，部件的优选性和各部分之间的依赖性。

（三）层次性

层次性是系统论的一个重要概念。任何一个管理系统都有一定的层次结构。系统间的运动能否有效，效率高低，很大程度上取决于能否分清层次，每一层次都应有各自的功能，规定明确的任务、职责和权力范围。同一层次的各子系统之间的横向联系，应由各子系统全权进行，只有在他们不协调或发生矛盾时，才需要上一层次的管理者出面解决。

系统的上一层次的主要任务有两个：一是根据本系统的目标向下一层次发出指令信息，并考察监督指令执行结果；二是解决下一层次中各子系统之间的不协调或相互之间的矛盾。

上一层次只管下一层次，下一层次只对它的上一层次负责。每一层的管理者都对自己的工作负责，才能提高管理效率。

管理层次混乱，你做我的，我做你的，就会打乱仗，就会降低管理效率。实践证明，上一层次越俎代庖下一层次甚至下下层次工作的做法，久而久之，就会造成这样的结果：一方面，上层管理者使自己失去或减少了学习新知识，研究新情况和运筹决策的时间和精力，因而拿不出改革创新的好办法，工作上跳不出一般化。另一方面，又会严重挫伤下级的积极性、主动性和责任心，造成没有主见，没有责任感的下属，以致他们常常把自己该解决和能解决的问题也统统上交。这就反过来加重了上层管理者的负担，使上层管理者不得不天天忙于应付具体事务，使管理者的职能得不到充分发挥。据文献记载，希伯来人的领袖摩西的岳父耶特鲁曾经批评摩西处理政务事必躬亲的做法，他提出三点建议：第一是制定法令，昭告民众；第二是建立等级，委任管理人；第三是责成管理人分级管理，只有最重要的政务才提交摩西。我国古代典籍《周礼》也载有对行政管理制度和责任制的具体叙述。这些管理思想都是符合现代管理组织程序的，因此，必须坚持领导只做领导的事，各层管理者做各层的事，这才是有效的管理，当然，这并不是说上级管理者在任何情况下都不能“直接干涉”或“直接解决”该由下属处理的问题。在特定的情况下，例如，下属完全失职或无能为力的时候，“直接解决”也是必要的、可行的，不要越级管理也不是说上级可以不关心下级的工作，或不应该给下级以具体的帮助和指导。恰恰相反，上级对下级执行命令的情况应了如指掌，并经常给予必要的指导、启发和示范。