合同管理体系与制度

1．合同管理机构及人员设置

(1)设置原则

合同管理机构与人员置的三大原则，即首要原则——对应流程原则、核心原则——权责明确原则及重要补充原则——节约成本原则。

①补充原则，也就是节约成本原则，机构与人员的集团应充分考虑企业组织机构现状，不能为进行合同管理而凭空增设不必要的机构或人员。增加现有机构及人员的职责可以节约管理成本。

②核心原则，也就是权责明确原则，不同的合同管理机构及人员应当被赋予不同的权责，明确不同的机构及人员的权责，才能实现合同管理的规范化、流程化。

③首要原则，也就是对应流程原则，不同的合同可能适用不同的管理流程，在不同的管理流程中，机构及人员的设置及其职责是不同的，这样才能与管理流程相对应、相适应。

(2)基本框架

遵循上述原则，合同管理机构可建立由业务部门及人员、法律部门及人员、企业主管机构及人员以及印章管理部门及人员构成的基本管理框架。

主管机构在对重大事项进行决策时，如有必要，可以考虑运用外部专业顾问机构，如律师事务所、业务专门咨询机构，充分听取其意见，并结合企业的实际情况认真论证，以确保决策的科学性。

2．建立合同管理制度

由于施工合同实施时间长，价额高、变更多、风险大，外界干扰事件频繁，因此从确定合同管理的组织机构到合同责任在实际工程工作中的落实，还需要相适应的工作制度和工作程序作保证。

(1)建立报告和行文制度

工程施工合同管理中的行文制度包含两层含义: 一是当事人双方对需要行文的事项达成共识的行文; 另一层含义是当事人一方要求对方对某一事件给予书面认可的行文。后一种情况往往是施工索赔工作中最重要的。如某工程施工中，应发包方要求，承包方将所有的木制门窗更换为白金材质门窗; 在基础施工中遇到罕见的暴雨，已挖基础出现塌方，进而引起工程返工、清理等事情。工程竣工后，承包方以出现不可预见的情况提出索赔要求时，被发包方予以拒绝。理由是“在合同规定时间内没有人提出，也没有人确认这些不可预见的情况”。报告和行文制度包括如下几个方面。

①定期的工程实施情况报告，主要由调度部门以周报的形式对工程实施情况做出报告。

②工程实施过程中发生特殊情况及其处理的书面文件，如特殊的气候条件、工程环境的突然变化等都应有书面记录，并由监理工程师签署。对在工程中合同双方的任何协商、意见、请示、指示等都应落实在纸上。尽管天天见面，也应养成文字交往的习惯，相信“一字千金”，而不信“一诺千金”。

③工程中所有涉及双方的工程活动，如材料、设备、各种工程的检查，场地、图纸、各种文件的交换等，都应有相应的手续，应有签收的证据。

(2)建立合同管理会议制度

为了在工程实施中检查或落实合同的执行情况，沟通工程施工中的合同信息，协调合同各方的关系，讨论和解决已经发生和以后可能发生的问题，等等，必须建立有关的会议制度，以求妥善和及时解决问题。会议制度可根据实际需要确定为定期会议和不定期会议。

①内部定期会议。内部定期会议内容为定期检查合同执行情况，总结已完成工程合同管理的经验教训，提出当前合同管理工作的具体要求，对后期合同管理可能发生的预料趋向提醒注意的问题，安排日常性合同管理事务。

②内部不定期专题会议。内部不定期专题会议主要为解决工程中出现的需要及时解决的问题而临时决定召开的合同管理会议。一般是在发生严重违约事件或重大意外事件情况下进行。专题会议通常是对严重违约的责任划分、违约后的经济损失情况、索赔的策略及工作安排、减少损失的措施等重大原则问题进行商定。

③双方当事人协调会。双方当事人合同协调在多数情况下是情况沟通，一般在发生严重违约事件或重大意外事件的情况之后都需要通过协调会的形式相互说明意向。当双方发生合同争议时，或提请仲裁、诉讼之前，协调会是必不可少的形式。

无论是内部定期或不定期专题会议，还是双方当事人的协调会，合同管理人员都应负责会议资料的准备，明确会议的议题，提出对合同信息搜集的要求，拿出对合同问题解决的方案或意见。并提供相关文件、起草初步文件、整理会谈纪要，对纪要进行合同法律方面的审查。

(3)建立文件资料管理制度

一个工程项目建设过程中会有各种各样的文件，其中众多文件都和合同管理密切相关。将工程所发生的文件资料按照预先规定的分类及管理办法进行登记保管，为合同管理中各种工作的需要和问题的处理提供可靠的依据。对某些重要资料，如重大设计变更、工程事故、索赔事件等，甚至需要作为历史文件存入工程档案。

文件资料管理一般包括文件的搜集、分类、编码、归档等。文件资料管理最基础、最重要的工作就是搜集工程建设项目建设过程中的各种文件资料。一个工程项目从建设准备到竣工投入使用，所产生的各种书面资料种类之多、数量之大、内容之广往往是不能事先预料的。工程中常发生这样的情况，即当时认为很简单且不重要的文件，到了工程后期却成为十分重要的索赔证据。所以，从文件资料搜集的角度看问题，只要是发生的、反映当时工程过程中的各种情况的文件都属搜集的范围。对工程勘探报告、施工图纸、施工变更签证、设计变更通知、会议纪要、通知、付款申请、验收证明、工程结算、设备材料产品技术说明、产品考察报告、现场施工日志等都应该搜集。所有搜集到的资料，除了按照有关部门(如城市建设工程档案管理规定)的要求进行分类编目造册的以外，还应按照单位内部的资料管理将其他资料进行分类编码，进行编目造册，按照国家有关规定进行归档管理，以便工作中借阅使用，查找核对，避免因管理人员的变动造成资料的混乱或丢失。

(4)信息管理制度

信息管理是指对信息的搜集、加工整理、储存、传递与应用等一系列工作的总称。

建设工程信息管理贯穿建设工程全过程，衔接建设工程各个阶段、各个参建单位和各个方面，其基本环节有信息的收集、传递、加工、整理、检索、分发、存储。信息收集主要涉及项目决策阶段、设计阶段的信息收集、施工招投标阶段、施工阶段和竣工结算5个阶段。

(5)工程过程中严格的检查验收制度

合同管理人员应主动地抓好工程和工作质量，协助好全面质量管理工作，建立一整套质量检查和验收制度。例如每道工序结束应有严格的检查和验收; 工序之间、工程小组之间应有交接制度; 材料进场和使用应有一定的检验措施，等等。防止由于承包商自己的工程质量问题造成被工程师检查验收不合格，试生产失败而承担违约责任。在工程中，由于工程质量引起的返工、窝工损失、工期的拖延应由承包商自己负责，得不到赔偿。

【任务实施】

1．本项目在实施过程中，将要涉及哪些合同管理工作? 涉及的当事人有哪些?

2．列出当事人各方工作流程，并做好相关准备工作。

【任务评价】

任务二评价表

【知识总结】

本章主要介绍了合同基础知识与合同体系、合同管理主要内容、合同管理主要工作流程、合同管理体系和制度等部分内容。通过了解合同基础知识，熟悉合同策划、合同评审与签订、合同分析与交底、合同监控、合同变更、合同索赔与纠纷处理相关程序与工作内容，了解合同管理体系与相关制度，明确合同管理职责，为之后的合同管理工作做好准备。