进出口贸易的基本程序

在进出口贸易中，由于交易方式和成交条件不同，其业务环节也不尽相同。各环节的工作，有的分先后进行，有的先后交叉进行，也有的齐头并进。但是，不论进口或出口交易，就其业务程序而言，一般都包括交易前的准备、交易磋商和合同订立、合同的履行三个阶段。现将进出口贸易的业务程序分别介绍如下。

一、出口贸易的基本业务程序

(一)出口交易前的准备

出口交易前的准备工作，主要包括对国际市场的调查研究、制定商品经营方案、落实货源或指定出口商品计划、进行广告宣传、选定客户并与之建立关系等。

1.做好对国际市场的调查研究

对国际市场的调查研究、分析和对其发展趋势的预测，是开展出口贸易前首先应当做好的工作。只有做好这项工作，才能做到知己知彼，掌握主动，做出正确的经营决策。对国际市场的调查研究，可分为对进口国别(地区)的调查研究、对商品市场的调查研究及对交易对象的调查研究。

对进口国别(地区)的调查研究主要是调查有关国家或地区的经济状况、对外政策、与我国的关系、进出口商品结构、数量、金额、贸易对象国、贸易与外汇管制以及与我国订立或共同参加的双边或多边的国际条约等有关对外经济往来的情况。

对商品市场的调查研究主要是有关商品及相关商品的品种、质量、包装、原材料、科技水平以及生产、消费、贸易、成本、价格、主要供应国与消费国及其发展状况。

对交易对象的调查研究主要是调查现有及潜在客户的资信状况、经营范围和经营能力等方面，以利于选择客户。

2.制定出口商品经营方案或价格方案

在对国际市场调查研究的基础上，外贸经营单位应对所经营的出口商品制定经营方案或价格方案。出口经营方案是根据国家的方针政策和本企业的经营意图对该出口商品在一定时期内所做出的全面业务安排。一个企业在分析市场、选定自己的目标市场以后，就要针对目标市场的需求、影响市场销售的不可控的宏观因素以及本企业可以控制的销售因素，最有效地利用本身的人力、物力资源，趋利避害，扬长避短，设计企业的销售策略，制定最佳的综合销售方案，即出口商品经营方案，以便达到企业的预期目标。出口商品经营方案内容通常包括:国内货源情况、国外市场与目标市场情况、历史经营情况、计划安排和实现计划的措施，如市场安排、物色客户、广告宣传、贸易方式、价格、支付等交易条件的选择、运用和掌握以及成本和经济效益的核算等。

3.落实货源、制订出口商品生产计划

在制定出口商品经营方案或价格方案的同时或先后，应按不同商品的具体情况和特点，及时根据经营方案，与生产、供货部门落实货源收购、调运或制订出口商品生产计划。

4.广告宣传

广告宣传工作是出口商品经营方案的重要内容。在用广告宣传前，应先有明确的目标，才能保证做到有的放矢。广告宣传的内容及其采用的方式与手段要针对不同市场和商品的特点，要注意效果并体现出我国特有的风格。目前外贸企业使用的宣传方式和广告媒体非常多，如报纸、期刊、专业印刷品(商业指南、贸易年鉴、手册)、视听广告(电视、电影、广播)、户外广告(招贴、广告牌、交通车辆、电气广告)、直接邮寄广告(样本、实物样品、商品目录、图片说明书、通告函)、商品陈列展览等。

5.选定客户和建立业务关系

在对交易对象调查的基础上，选定资信情况良好、经营能力强、对我国友好的客户，通过采取主动发函、发电和参观访问等方式进行初步联系，并与之建立业务关系。

如果出口商品属国家配额或许可证管理范围者，出口企业在对外磋商交易前，应根据有关规定向国家外经贸管理部门申请并取得出口配额或出口许可证。

(二)出口交易磋商和合同订立

在做好上述准备工作之后，即通过函电联系或当面洽谈等方式，同国外客户就出口交易的具体内容与对方进行实质性的谈判，即交易磋商。交易磋商一般要经过询盘、发盘、还盘、接受等环节。当一方的发盘被另一方接受后，交易即告达成，合同就算订立。在实际业务中，为了明确责任，便于履行，当事人双方签署一份有一定格式的书面合同。

(三)出口合同的履行

出口合同订立后，交易双方就要根据重合同、守信用的原则，履行各自承担的义务。如按CIF条件和信用证付款方式达成的交易，就卖方履行出口合同而言，主要包括下列各环节的工作。

1.准备货物

根据出口合同的规定按时、按质、按量准备好货物，并按照有关法律和行政法规报请主管机构检验检疫，在取得检验检疫合格证书后，方能对外装运货物。

2.落实信用证

落实信用证包括催证、审证和修改信用证等工作，如国外客户未能按合同规定的时间开立信用证，应向国外客户催开信用证。收到信用证后，要根据合同规定和《跟单信用证统一惯例》审查信用证，如发现有与合同不符又不能接受的或难以做到的条款，应立即要求客户通过银行修改信用证，直至我方可以接受为止。

3.安排装运

货物备妥，收到信用证并经审核无误后，即可安排装运货物。外贸企业需要及时租船订舱，办理托运手续，明确载货工具后，必须及时办理保险，并向海关办理出口报关手续。经海关查验放行后，将货物交由承运人接管或装上指定的载货工具，并从承运人处取得由其签发的运输单据。货物装运后，外贸企业应立即将装运情况通知买方，以便买方安排接货和支付货款等事宜。

4.制单结汇

货物装运后，应缮制和备妥各种单据。所需单据一般包括商业发票、运输单据和保险单等。单据备妥后，即可向有关银行交单，收取货款。最后还应及时办理出口收汇核销和出口退税手续。

二、进口贸易的基本业务程序

进口贸易的业务程序也分三个阶段:交易前的准备、交易磋商和合同订立及合同的履行。

(一)进口交易前的准备

在进口交易前的市场调研中，首先要了解清楚拟采购商品的供应国和生产国的供应情况、价格水平，根据商品的不同规格、技术条件，进行分析比较，以便在贯彻国别(地区)政策的前提下，选择从产品对路、货源充足、技术水平高、价格较低的市场采购;其次，对客户的调研，不仅要充分了解他们的资信情况、经营能力和经营作风，还要了解他们的购销渠道，本身是贸易商还是生产厂家，以便正确选择供货对象，减少不必要的中间环节，降低进口成本，节约外汇支出。

根据《中华人民共和国货物进出口管理条例》的规定，凡属限制进口的货物，进口经营者应根据不同货物事先向主管部门办理进口配额或进口许可证。

(二)进口交易磋商和合同订立

进口贸易的交易磋商和合同订立的做法与出口基本相同。但应强调指出的是，如属购买高新技术、成套设备或大宗交易，更应注意选配好洽谈人员，组织一个包括有各种专长的专业人员的精明能干的谈判班子，并切实做好比价工作。

在通过发盘与接受达成交易后，大都还需签署一份有一定格式的书面合同，以利合同的履行。

(三)进口合同的履行

履行进口合同与履行出口合同的程序相反，工作侧重点也不一样。如按FOB条件和信用证付款方式成交，买方履行合同的程序一般包括:向银行申请开立信用证、租船订舱、催促卖方备货装船、办理货运保险、付款赎单、进口报关、接卸货物、进口报检、拨交货物等环节。

以上是进出口贸易的基本业务程序。如果在订立合同后，合同没有履行，或履约当中一方出现违约情况，致使对方蒙受经济损失，则受损害方有权采取各种必要的救济方法，这就会产生索赔、理赔与处理纠纷的问题。针对合同订立后可能出现的这些问题，当事人在订立买卖合同时，即约定不可抗力、索赔和仲裁条款，以明确处理争议的依据和办法。