组织说服性请求

在组织说服性请求前，你必须知道你这个请求的目的和你对读者的了解程度决定了信息的内容和逻辑顺序。以前传统的做法是将所有劝说性文字以循序渐进的方式组织起来的，即先将理由放在前面，之后才拿出主旨。这样一种铺陈方式是传统请求信息最常用的方法。不过，当今许多写作者不止这一种选择。

一、如何开篇

直接组织方式——将主旨摆在前面 大多数领导更偏爱直接的组织方式。当你在给公司上层展示自己的提议时，最好先把主旨摆在前面，再在后面拿出论据。

这种直接组织方式既可以节约时间，又可以立刻满足读者的好奇心。用这种方式需要记住的一点是你最好在第一段简单地提一下自己的论据和理由。一般来说，以下几种情况适用于开门见山的方式：

● 写给公司的上层。

● 对方对你的提议没有先入为主的偏见。

● 提议本身无需你大费口舌。

● 提议冗长复杂。

● 你明确知道读者喜欢开门见山。

间接组织方式——先抓住读者的注意力 说服别人的过程并非理想中的这么简单，许多读者都会对你的提议产生天然的抗拒，特别是你要求他们掏出金钱，腾出时间。这样一来你要做的就是展示提议的优势以及能给读者带来什么利益。一个起初不太积极的读者在明白某个想法的优点后才会更愿意举手赞成，那么你要采取的方式就是在提出要求之前就说服读者。因此，你可以在下面几种情况下运用间接组织方式：

● 写给下属或者同事，特别是你的提议会触犯他们利益时。

● 写给公司以外的人。

● 需要大费周折的劝说。

● 读者最开始有抵抗心理。

● 你明确知道读者偏爱间接的方式。

采取间接组织方式意味着将所有的论据都摆出来之后再要求别人做出某种举动。在写劝说他人的信件时，千万不要用一个不言自明的标题。不要一开始就说明自己的目的，而是循序渐进，慢慢地将文章引到目的上面去。

以下是一组开篇采用直接组织方式与间接组织方式开的对比：

直接：我来信是要求你们更换我最近购买的一件衬衫，因为它已经褪色了。

间接：过去十年我一直坚信你们公司的产品拥有出众的品质。你能想象我有多么失望，当我发现最近购买的一件衬衫在第一次洗涤后就发生褪色。

案 例

海滨度假村常客计划

你是一位小型连锁度假酒店的市场营销经理，你的连锁酒店位于青岛海滨度假村内。你注意到很多大型连锁酒店制定了“常住”计划，给老顾客奖励免费住宿、旅行或礼品。

你想写报告建议在你所在的度假村内尝试类似的计划。营销副总裁辛建平是你的顶头上司，也是你这个计划的唯一读者，他有权利批准或否决你的报告。请根据下列三种假设，分别拟写报告的第一段。

● 辛总裁对酒店行业相当有经验，有20年的管理经验，而且他尊重你的判断力。他明确喜欢直接式的写作风格，而且要把重要信息写在报告开头部分，这样他就可以看到主旨，然后根据需要略读报告其他部分。

● 辛总裁六个月前才在海滨度假村就职，他现在还处于对酒店业的熟悉过程中。到目前为止，你和他之间的关系一直都很愉快，尽管他对你所做的工作还不是很了解。

● 辛总裁非但对你的能力没有信心，他还表示对你的判断力并不完全信任。

二、为请求提供依据

不管你开篇是采用哪种方式，你都必须让读者确信你的请求是合理的。为了说服你的读者，你必须客观、具体、有逻辑且合情合理。千万不要显得浮夸、矫情、虚伪或者谄媚，让你的论据来为你的请求增色添彩。你提供的论据种类当然得视情况而定，但以下几种类别的论据具有很高的说服性，应该熟练掌握并合理运用。

● 事实和数据：事实就是可以得到验证的客观真相。数据就是以数字形式呈现的事实。这两种形式都必须相关而且精确。比如10年前精确的数据到今天可能不再有代表性。数据虽然有说服力，但千万不要通篇都是。应该突出一些关键的数据以达到强调的效果。

只需10分钟，夏普“制冷专家”系列空调就会使30平米空间的客厅降温至少5摄氏度。

● 专家意见：权威专家关于某个话题的论述可以为你所用，但前提是他们的言论必须和你的卖点相关，而且你在使用这些言论之前需验证这些专家的资格。当读者不认可你是某方面的权威时，专家意见会特别有效。

在《家电》杂志五月刊，夏普“制冷专家”系列空调被授予“最佳购买奖”。

● 实例：实例就是用来说明某个观点的具体事例和事件。实例也必须相关，有代表性。

在昨天发布会现场的测试中，同样的测试环境下，2匹的夏普“制冷专家”开机1小时仅耗1度电，节能效果远超第二名的1．6度电。

你需要把他人响应你请求所带来的好处都呈现给读者，同时还要拿出足够多的背景信息和客观的论据来告知读者，让他们做出适合自己的选择。

三、应对说服中的障碍

如果你在给读者展示提议时故意绕过任何显而易见的障碍，那他们就有拒绝你的理由。相反，你的策略是应该告诉读者虽然有不尽如人意的地方，但你的提议依然合情合理，如下面的例子：

虽然副经理已经要求6月前不要再购买任何设备，但如果我们在12月31日前花850元购买莱克斯打印机的话，就可以在四月前从打印费里省下差不多同等数量的钱了，正好在季度预算之前。

你确实可以提到主要的障碍，但不能过分强调，无需花过多篇幅讨论这些，在讨论障碍时记得也要提到给读者带来的好处和方便。

小贴士：

不要过多讨论主要障碍。

假如你邀请专家到公司作一次演讲而又无法提供出场费的情况下，你应该在这个专家面前强调来作演讲的好处，如可以得到免费的宣传机会和接触大量听众的机会等等，假如你想让别人捐款，你应该向受众提供各种方便的捐款方式，例如信用卡支付、分期付款，或者指出捐款可以带来免税之类的好处。

不管采取何种方式，你都应该向读者表明你已经注意到障碍或者难处，但尽管如此，你的提议仍然有优势或者可取之处。

四、鼓励行动

即便你在前半部分已经提到过自己的请求，在信息的最后部分你仍然应该清楚直白地重提一下你的请求。提出请求时应该充满自信。如果你的请求或者提议合情合理，那你没有必要谦虚或者道歉，千万不要用诸如“非常抱歉让您在百忙中……”这样的话语，因为你肯定不想给读者一个拒绝你的理由。你应该采取各种方式以使读者尽快回应。

举例来说，假如读者已经被你说服，并同意按照你的意思去做，那他该如何联系你？是通过电话，还是电子邮件，或是要一个书面答复？如果打一通电话即可，那你是否提供了电话号码给对方？如果你需要书面答复，那你是否提供了已经附上地址的信封？

小贴士：

为请求提供一切便利。

案 例

课堂禁止携带手机

你所在的学校发现目前学生课堂上玩手机的情况相当普遍，严重影响了教学效果。为狠抓校风学风，学生处决定禁止学生在课堂上携带手机及其他电子设备。

不巧的是，临近毕业的你刚刚投递过一份简历，对方是你非常向往的一家公司。HR经理曾要求你在未来两周时间内随时保持手机畅通，以便能通知求职者面试安排。你曾请求辅导员通融一下，允许你在未来两周里带上手机上课堂，不过辅导员告诉你这样做要得到学生处处长的同意。现在你要做的就是给学生处处长写一封请求信，要求通融。

● 你应该用直接还是间接的组织方式？

● 你怎么为自己的请求说理呢？

● 你能想到的障碍在哪里？你又怎么解决这些障碍？

● 用本节学到的知识，给处长写一封请求信。