布置会议场所

了解并掌握选择会场的方法与技巧；了解并掌握布置会场的方法与技巧，学会营造会场气氛；重点了解并掌握主席台的布置方法。

会务组成立后，各自的分工都比较明确，大家都紧锣密鼓地准备着各项会前的准备工作。秘书处准备拟写会议通知，同时递送会议请柬给与会嘉宾，可写着写着才发现，会议地点不知道写哪里，于是来电询问总经理秘书李丹。李丹这才想起，那天开会虽然大家推荐了几个会议地点，可最后究竟要在哪里开会好像讨论没有结果。于是她请示领导，准备今天上午外出考察会场，根据考察情况回来再做决定。总经理欣然应允，对李丹此次的慎重做法表示称道。

李丹约上负责会场布置的有关人员匆匆奔会场去了……

（1）根据网上搜集和同事提供的资料，先对会场进行初步筛选，确定重点考察的几处。

（2）制作会场考察表，把考察到的各会场的情况记录下来，便于回去汇报领导。

（3）综合比较各会场的情况，选定会议地点。

（4）提前签约，预订会场。

（5）组织有关人员前往会场布置。

跑了几处地方后，李丹又学到不少东西，原来会场的选择不是跑去看一看那么简单，里面大有窍门呢！难怪老人们常说：处处皆有学问，行行能出状元。李丹决定回去后要把“会场考察表”整理出一个模板来，以后再组织会议可以再利用上。

（一）为什么要认真考察和选择会场

考察会议地点的各方面条件，这对整个会议组织起着极为关键的作用。好的会场能营造出恰当的氛围，有利于推进会议进程，帮助实现会议效果；反之，则可能阻碍会议的进程，给会议的组织者带来许多意想不到的麻烦，也给与会者造成诸多的不便或不适。

因此，选择会场时，要认真仔细地对会议地点进行逐项考察，然后再综合考虑决定会议最终的举办地点。

（二）如何选择会场

选择会场主要根据会议的规格、会议的规模及会议经费开支这些主要因素来决定。具体的会场考察项目如下。

1．考察会场大小是否适中

（1）参会的人数：这是首要考虑的因素。我们必须先大致确定与会者的数量，然后才能去考察会场。切忌选择的会场不够容纳所有的与会人员，造成拥挤、混乱的场面。

（2）会议室的间数：这是为了方便一些需要集中的大会又要分开（讨论）的小会。会期长的会议往往都是大会、小会交错着开的，只有一间会议室无法满足实际需要。

2．考察会场规格是否合适

一般而言，接待规格高的会议、影响重大的会议十分注重考察会场本身的规格。如全国人民代表大会，其会场一定会选在首都北京的人民大会堂召开，这是由会议的规格与会场的规格相匹配决定的；反之，如果某大型连锁企业召开各地区职工代表大会，那就不必要也不可能选在人民大会堂召开。因为，尽管该大会可能也人数众多，但其会议的规格却远远达不到使用该场地的要求。超规格使用会场只能造成浪费和误会。而低规格使用会场则容易影响会议的效果，引起与会者的不满。

考察会场规格的高低，主要看会场的装潢设计水平、设施设备的档次以及提供的服务等级等要素。具体而言，就是以下这些要素。

（1）考察装潢设计水平：具体就是考察主席台、天花板、大厅、偏厅、休息室、卫生间、门窗等具体要素。

（2）考察设施设备档次：包括会场内部和会场外的基本设施设备。

场外基本设施设备，如停车场、电梯、房间、餐厅等，这些场外配套设施如果较多，那对会务组提供其他会务服务无疑会有很大帮助。

场内设施设备，如电力设备、照明设备、音响设备、通信设备、放映设备、计算机、打印设备、空调设备、桌椅设备、卫生设施及安全设施等。这些设备的品牌和质量很重要。

（3）考察会场服务水平：这主要看会务人员及会场其他服务人员的服务态度和服务水平。如会场安全保卫、入场票证检查、会场导引等工作人员，其服务态度是否热情主动，各人是否明确其责，能否各就各位、各司其职，这是会议顺利进行的重要保障之一。

这方方面面的要素综合在一起，就决定了整个会场的格调，体现出整个会场的规格。

如图3-1所示，人民大会堂：会场装潢格调大方典雅，设施设备先进齐全，特别适合举办特大规模、高规格的会议。

图3-1　人民大会堂

如图3-2所示，简单的装修、简易的设备、朴素的会场布置，这样的会场比较适合公司（或企业）召开一些日常性的部门工作会议或临时性小会。

图3-2　小型会场

3．考察会场环境

环境影响人的情绪这已是不争的事实。会场的环境同样也会不同程度地影响着每一个与会者的参会情绪。一般而言，会场内是否有充足的光线，空气是否流通，室内温度是否令人舒适，有没有使人分心的东西，这些都会直接影响与会人员的情绪。所以，要根据会议（或活动）的不同目的和需要，认真考察会场的环境。如果环境不令人满意，我们就应该尽力去改善，使其达到令人满意的效果。

会务组织人员要营造好的会场环境其实并不难，只需从以下几方面着手。

（1）保持温度适宜。会务人员可通过空调设备掌控室内温度，并且尽量照顾特殊人群的要求，比如年老体弱者或身体欠佳的人，这些人对低温空气较敏感，会务人员应把温度适当地调高。

（2）保持空气洁净。会场内应有足够的通风排气装置，打开门窗和这些设备，使室内空气流通，保持清新的感觉。

（3）保持干净和安静。要尽量避免把会议地点安排在闹市中，虽然闹市可能交通更便利，但其吵闹的声音、混杂的气息会给整个会场环境带来许多不良的影响，对会议造成很大的干扰。所以，会场内部的干净和会场外部的安静对于会议而言是尤为重要的。

4．考察会场交通条件

选择会址时，还应考虑会议主办方和各地与会者到会是否交通便利。尽量避免在偏僻山区、高寒地区和酷热地区集会，这会增加与会者到会的困难；另一方面，不便的交通会增加会议的时间成本，导致会期的延长。所以，我们应多考虑选择那些能使与会人员在较快较短的时间内到达的会场，当然，确保交通安全是重要的前提。

5．考察现成的专业性会场

如果选用一些公共现成的专业性会场，那会省去许多场地布置的麻烦。但要提醒注意的是：这些会场基本都是按时间长短付费使用的，因此，在付会场订金前，一要注意落实会议的场数，要明确落实租用会场的个数和具体时间，以确保该会场在相应的时间段内能够提供给你使用，要保证有足够的使用时间使整个会议顺利完成。切记不要无故拖延会期，因为，专业会场的租金比较昂贵。

下面是星级酒店内的专业会场布置图片。如图3-3所示，布置格调高雅的、封闭较强的会场，特别适合召开高端洽谈会、谈判会等严肃而私密的会议。

图3-3　星级酒店内的专业会场（1）

如图3-4所示，这类大型的、设施设备齐全的、会务接待经验丰富的专业会场，近年来特别受欢迎，是连锁集团公司年会，单位、企业培训会等大型会议的首选场地。

图3-4　星级酒店内的专业会场（2）

如图3-5所示，柔和的光线、柔软的皮沙发、暖色调的装修和家具颜色，营造了温馨、随和、适意的会场氛围。这样的会场是座谈会、交流会的首选。

图3-5　星级酒店内的专业会场（3）

图片来源：http://www.800155.cn/hotel/disp_image.asp？hotelid＝345&imageid＝57091（大连富丽华大酒店董事会议室图片｜…）

6．会场考察情况记录表

同时考察多个会场时，要注意填写会场考察情况记录表，以便于回去之后向领导和同事汇报有关情况，进行比较甄选。会场考察情况记录表格式如表3-1所示。

（一）会场布置的作用

会场布置是一项有明确意图的会务工作，其根本目的在于创设与会议主题、性质相适应的会场氛围，从而有利于会议目标的实现。会场布置的重要作用可以概括为以下四点。

（1）充分利用场地，在会场面积有限的情况下合理安排座位格局，最大限度地利用会场。

（2）提供完备的会议设施，确保实现会议的各项需要。

表3-1　会场考察情况记录表

注：此表格可提供给会务组进行会场考察时记录考察情况用。尤其是当进行多个会场的考察和比较时，此表格能将各会场的基本情况一目了然地呈现在决策者面前，使用起来很方便。

（3）安排好座位、座次、导引、保卫等，充分体现出会议的严肃性和有序性。

（4）可以运用座位格局和会场装饰的特殊效果，营造适当的会议气氛，帮助实现会议效果。

所以，我们要重视会议场地的布置，应注意根据会议的性质与主题、规模与规格、会期与要求、会议类型和会场条件等要素综合考虑会场布置事宜。

（二）会场设计的原则

不同性质的会议，要求有不同的会场设计形式。我们在设计会场时应该注意：会场色调要协调，与会议的类型和主题相适应；会场的座位排列要合理，与参加人员的基本情况相适应。通用的原则概括如下：

党的代表会议要求朴素大方；

人民代表大会要求庄严隆重；

庆祝大会、表彰大会要求喜庆热烈；

追悼会要求庄重肃穆；

座谈会要求和谐融洽；

纪念性会议会场要求隆重典雅；

日常工作会议会场要求简单实用；

……

简单实用的日常工作会议会场的设计图片如图3-6、图3-7所示。

图3-6　日常工作会议会场（1）

图3-7　日常工作会议会场（2）

（三）会场布置的方式

布置会场的工作可以分主席台的布置、代表席的安排、会场气氛的营造几个部分同时进行。

1．主席台的布置

会议主席台——是领导人就座之处，也是与会者瞩目的焦点，一定要根据会议的主题精心布置。

大型会议的会场大多设主席台，主席台一般设在舞台上，和与会人员成面对面的形式。

中型会议的主席台设在舞台上下均可。如设在舞台下，要离与会者近一点，并且稍微垫高一点。

小型会议一般不设主席台。

（1）主席台前幕：可在其上方悬挂醒目的会标。

（2）主席台后幕：可在其居中处悬挂会徽。

（3）主席台中央：设与会领导及嘉宾的座位，座位要求排列座次。

（4）主席台下或周围：可适当摆放绿色植物或鲜花作装饰点缀。

会场的主席台布置图片如图3-8～图3-10所示。

图3-8　会场的主席台（1）
（图片来源：http://www.hinews.cn/news/systed120/06111/010253402.shtml…）

图3-9　会场的主席台（2）
（图片来源：人民网）

图3-10　会场的主席台（3）
（图片来源：新华网）

2．主席台座位及座次的安排

大型、隆重、正式的会议，尤其强调依靠排列座次来保证与会领导就座的秩序。为了保证会议和活动能够有条不紊地进行，在主席台上排列座次是必不可少的工作。

主席台座次的安排是按照参加会议的领导人的职务高低来安排落实的，这既是一项技术性工作，也是一个严肃的政治问题，秘书人员必须极其认真地对待。

要做好这项工作，会务组织人员首先要确定主席台就座领导的名单，严格按照名单人员的职务安排各人的座位和座次，并且应该制作座签，摆放在其相应的座位桌上。

国内会议安排主席台座次的通常做法是：第一领导人坐正中间，有时是最有声望的来宾就座前排正中央位置，其他领导人则按先左后右（以主席台的朝向为基准）、一左一右的顺序逐一安排座位，也就是名单上第二位领导人坐在第一位领导人（居中）的左侧，第三位领导人则坐在右侧，以此类推，如图3-11所示（国际活动时以右为尊）。

图3-11　主席台座次的安排

如果主席台上设有专门的发言人席，则一般设在台上最右侧，主持人位置设在发言人席的左侧；如果在主席台外另设发言人席，则主持人席设在主席台的最右侧。有时主持人席也设在主席台的中央。

注意主持人及发言人讲台的布置，要既显隆重，又显美观，如图3-12所示。

图3-12　发言人席

图3-13（a）所示为当主席台领导人数为单数时的座次安排，序号表示领导人身份的高低；图3-13（b）所示为当主席台领导人数为双数时的座次安排，序号表示领导人身份的高低。

图3-13　主席台座位、座次布置的示例

3．会场整体布置的方式

会场整体布置的方式有以下四种。

（1）相对式：具体有弦月式、礼堂式（见图3-14）等。

图3-14　相对式：礼堂式

（2）全围式：具体有圆桌式（见图3-15）、椭圆式、方形中空式（见图3-16）、多边形式（见图3-17）等。

图3-15　全围式：圆桌式

图3-16　全围式：方形中空式

图3-17　全围式：长方形式

（3）半围式：有马蹄形（见图3-18）、T字形（见图3-19）和方拱形（见图3-20）等。

图3-18　半围式：马蹄形

图3-19　半围式：T字形

图3-20　半围式：方拱形

（4）分散式：将会场分成若干个中心，每个中心设一个圆桌。

4．代表席的安排方法

代表席的座位（面对主席台来说）有前后和左中右之分，要合理安排。可将与会的代表名单按姓氏笔画排列后再排座，也可按不同领域的代表团名称来安排大块座位区域，还可以按与会代表所属的地区来安排就座区域，或者直接按人名摆放座签落实各人座位。总之，代表席的座位安排方法可灵活多样，组织者应根据会议的实际情况来正确选择安排座位的方法，使每一个与会者都能较快地找到自己的座位，把会开好。

需要提醒的是，凡已固定的座位和座次，应在出席证和签到证上注明座号，并在会议桌上摆置座签，同时还应印制“座次表”发给与会人员。当与会人员入场时，会议工作人员应做适当的引导。当然，并非所有的会议都要安排座位及座次，多数会议可以自由入座。

图3-21～图3-24是一些会场代表席布置的图片。在图3-21所示的代表席上，非常细致周到地摆放好了会议文件和饮用水，这样可以减少会议签到时的麻烦。图3-22所示的代表席上，已备好茶杯和会议记录用品，会场服务十分人性化。如图3-23所示，分区域安置代表座位，便于会间的分组讨论。

图3-21　会场代表席（1）

图3-22　会场代表席（2）

图3-23　会场代表席（3）

如图3-24所示，如果会场已在代表席上摆放了座签，代表们就可以按座签对号入座。

图3-24　会场代表席（4）

5．会场气氛的营造

为不同主题而召开的会议，其所对应的会场气氛要求是各不相同的，庆祝会要喜庆、研讨会要庄重、交流会要热烈、座谈会要融洽、悼念会要严肃……

通常，营造会场气氛可以从以下方面着。

（1）悬挂会标。会标即会议标语，它体现会议的主要信息。会标应悬挂于主席台前幕的上端或天幕上，色调要与主题一致，并且要有视觉冲击力。

（2）悬挂会徽。会徽是体现和象征会议精神的图案性标志，应悬挂于主席台的天幕中央。

（3）安插旗帜。应选择能表现会议主题的旗帜，如党旗、国旗、红旗等，也可以根据需要插上各色彩旗。

（4）张贴标语。要张贴那些能宣传、烘托会议主题的主体性标语，以及能表达欢迎和热烈祝贺之意的礼仪性标语。

（5）摆放花卉。会场摆放花卉很能烘托会议主题，营造出隆重热烈的会场气氛，同时，摆放花卉还能减轻与会者长时间开会的疲劳。

（6）调设灯光。灯光的明亮度要适应会议的需要，应该根据会议不同的阶段有所变化。比如与会人员做笔记时应调亮，否则难以记笔记；而当与会者观看屏幕投影时，则又该调暗，否则屏幕显示会模糊。

（7）调节音响。组织者可选取一些常用于会议会前播放的进行曲、会中的休息曲、会后的结束曲等，用以调节会场的气氛，打破会场的单调沉闷感。一般不宜播放流行音乐。

播放音响要注意控制音量，不必太大声，以保证让每一个角落都能听清为宜。

图3-25～图3-28是一些会场营造气氛的效果图。如图3-26所示，会标突出了会议主题；红色的幕布、明亮的灯光、鲜艳的花卉，这些摆设，使会议显得隆重而热烈。

图3-25　会场气氛的营造（1）

图3-26　会场气氛的营造（2）

图3-27　会场气氛的营造（3）

图3-28　会场气氛的营造（4）

图3-26和图3-27中，细节的布置，常常是营造会场气氛的点睛之笔。在图3-28中，气球的运用使原本比较单调的舞台有了活力和动感。

·训练目标

（1）能够选择恰当的会址并根据实际工作要求编制会场安排方案。

（2）能够编制会议会标、证件、桌签等。

·知识要求

（1）熟悉选择会址和会场安排方案的要求。

（2）熟练掌握制作会议会标、证件、桌签等要素。

·训练要求

（1）能够选择恰当的会址，编制会场安排方案。

（2）能够布置会场。

·任务描述

××大学决定在10—11学年的第二学期教学工作结束之后，召开一次教学工作研讨会，对本学年的教学工作进行全面总结，进一步加大教学改革力度，完善课程教学体系，以适应市场对人才的需求。会期拟安排2天，时间为2011年7月14日—15日；参会人员除院领导、各二级学院负责人外，还有全院各教研室主任、教学督导室成员，共35人，会议筹备工作由学院教务处负责。6月21日，教务处处长×××将筹备这次会议的任务交由教务处行政秘书小夏负责，要求拟制会场安排方案并布置会场。

·操作提示

（1）以小组为单位进行，4课时内在实训室机房里完成。

（2）训练前布置学生查找资料、咨询相关部门和教职人员，进行合作探讨。

（3）在这项训练中，你需要利用课余时间走访相关单位和部门，收集该单位的一个编写实例以及该单位的组织结构。假设你为该单位某部门的秘书，请按照上述工作情境及工作要求，安排并布置会议会场。