会议活动的基本要素

一、引入案例

巨灾风险管理高层研讨会在北京成功举行

　　由中国国家减灾委员会、民政部、经济合作组织(OECD)和联合国国际减灾战略(UN/ISDR)主办，民政部国家减灾中心、北京师范大学、民政部—教育部减灾与应急管理研究院、瑞士再保险公司、慕尼黑再保险公司、长城保险经纪有限公司承办的“巨灾风险管理高层研讨会”于2008年9月27日、28日在北京金融街洲际酒店成功召开。

　　本次会议主要目的是交流各国应对巨灾的经验，探索加强巨灾风险管理能力的方法和策略，进一步推动我国在巨灾风险管理、风险转移和巨灾金融管理等领域的工作，从而提高我国巨灾风险防范和风险转移的水平。该会议围绕以下四个主题展开：(1)巨灾金融管理中的政策与策略；(2)针对巨灾减灾策略与风险转移手段的公私合伙模式；(3)基于巨灾金融管理的风险评估、减灾策略及应急反应；(4)下一步中国如何建立巨灾金融管理制度。同时，该会议设置了特别单元：综合减灾与巨灾风险管理高层论坛。

　　民政部罗平飞副部长、科技部刘燕华副部长、中国保险监督管理委员会袁力主席助理等与来自中国、美国、西班牙、澳大利亚、土耳其、瑞士、日本、德国、新加坡等国家和地区的约100名国内外专家学者、政府官员、保险从业者参加了会议，会议由国家减灾委专家委副主任、北京师范大学常务副校长史培军教授主持。

　　这次会议着重讨论了中国巨灾风险管理中的关键性政策与战略。如何加强中国政府领导下的市场化作用是该会议讨论的重点。中国政府在社会主义市场经济转型的过程中已充分认识到基于市场经济的风险分摊与转移的优点，将提高社会风险与保险意识、建立合理的保险机制提上日程，中国将逐渐与国际风险市场进行对接。与此同时，中国的救灾主要依托于国家财政支撑和补贴，如何逐渐向国内、国际保险市场转移成为风险管理研究的关键。

　　会上就下一步的合作达成共识，将在国家减灾委与经合组织的共同发起下进行合作研究，由北京师范大学、民政部、教育部减灾与应急管理研究院承担该任务。该研究任务主要是为结合经合组织的经验和实践，为中国设计合理的巨灾风险管理构架，确立巨灾综合风险管理策略中保险行业的作用。该项目已得到科技部、保险监督管理委员会和联合国减灾战略署的支持和认可。史培军教授被推选为该合作研究的中方负责人。

　　问题：

　　1.从上述材料可以看出，一个成功的会议应由哪些要素构成？

　　2.各个要素对会议的成功召开有什么作用和意义？

二、知识介绍

　　会议活动的基本要素主要包括：会议人员、会议名称、会议议题、会议时间、会议地点、会议方式和会议结果。

(一)会议人员

　　会议人员是指参与会议整个过程的人员，可具体分为会议主体、会议客体以及其他与会议有关的人员。

　　1.会议主体

　　会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。

　　(1)会议的主办者是会议活动的具体组织者，其任务主要是根据会议的目标和规则制定具体的会议方案并加以实施，为会议活动提供必要的场所、设施和服务，确保会议的顺利进行。

　　(2)会议的承办者是指具体落实会议组织任务的机构或个人。

　　(3)支持单位是指为会议的召开给予全力支持的机构。

　　(4)赞助单位是指为会议的顺利召开提供经济帮助或设备、场地支持的机构。

　　(5)协办单位即协助安排、组织会议的机构。

　　(6)合作单位即对于会议的召开与会议主办者进行合作的机构。

　　(7)其他。

　　2.会议客体

　　会议的客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。与会者的数量是决定会议规模的主要因素，一般来说，与会者的人数越多，会议的规模也就越大。

　　(1)正式成员：即具有正式资格，有表决权、选举权和发言权的会议成员，也是会议活动的主要成员。

　　(2)列席成员：即不具有正式资格，有一定的发言权，但无表决权和选举权的会议成员。是否需要列席成员参加会议，哪些对象应当作为列席成员，列席成员应该参加会议中的哪些活动，由会议的组织者根据会议内容的实际需要来确定。

微型案例

会议的主体单位有哪些？

　　2005年9月在北京人民大会堂举行的“中国企业兵法高峰论坛”，主办单位是《财富》杂志，承办单位是中国策划协会中国孙子兵法研究院，支持单位为中央军委、中央党校、军事科学院、国务院发展研究中心、中国企业家联谊会等，协办单位有北京亚太商盟咨询有限公司、北京中联智创文化发展有限公司、北京草船借箭国际广告有限公司等，合作单位是中央电视台经济频道(CCTV2)、中央电视台国防时空(CCTV7)。

　　(3)特邀成员：由会议的主办者根据会议的需要而专门邀请的成员，如上级单位的领导人、特别来宾、报告人等。

　　(4)旁听成员：即受邀请参加会议，但不具有正式资格，既无表决权，也无发言权的会议成员。

　　为了提高会议的高效性，邀请与会者时，应考虑以下要素：第一，能够提供信息、提出意见、做出决定，直接有助于会议达到预期效果的人；第二，对于一些重要的会议，与会者必须具有合法的身份和法定的资格。比如人民代表大会的与会者必须是依法选举产生的人民代表；公司的董事会或股东大会的与会者必须是按照公司组织和公司章程正式确定的董事或股东。研讨会的与会者必须是对研讨的课题有深厚的专业知识背景，能够提出见解或解决方案的专家和实际经验者。

　　3.其他与会议有关的人员

　　其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。

　　主持人往往也可以被看做会议的召集人、组织者或引导者。对于一般的小型会议，主持人也可以是召集人；而对于一些大型的会议，主持人就有可能会充当更多的角色，既是会议的组织者，也是会议的引导者。主持人对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。

　　会务工作是秘书和秘书部门的经常性工作之一。从会议筹备到会议结束的整个过程中，会议秘书通常承担着一系列工作，如会场选择，制作会议证件，准备会议文件、材料，会议签到、报到工作，办妥后勤服务事宜等。

　　会议服务人员是指具体从事会场布置、设备支持、会场服务等方面的人员，以及负责会议生活服务的人员。

(二)会议名称

　　会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等。当然，具体的某一次会议不可能也没有必要将上述项目全部展示，应视会议的具体要求而定。如“可口可乐(中国)饮料有限公司2009年销售会议”则显示了单位、时间、性质；于2010年10月在杭州举行的“第十二届西湖国际中小企业会议”显示了届次、地点、范围和性质；又如“深圳开发科技股份有限公司第十二次(2009年度)股东大会”则显示了单位、时间、届次、范围、规模、性质、参加对象。

　　会议名称必须用确切、规范的文字表达，它既用于会议的“会议通知”，使与会者心中有数，做好准备，又用于会议的宣传、扩大会议的效果。大中型会议的会议名称做成横幅大标语，置于会议主场中的前方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。会标必须用全称，不能随意省略，以免语意不顺或文理不通，产生误解。

(三)会议议题

　　会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议活动的必备要素。举行会议首先要明确为什么而“议”和“议”什么。议题的产生通常有两种情况：一种是领导根据需要制定的；另一种是秘书经调查研究、综合信息之后反馈给领导，再由领导审批决定的。而有些重大的代表会议，先由代表提出“提案”，由大会秘书处汇总，再提交主席团审查通过，才能成为列入会议议程的会议议题。每一次会议的议题应尽可能集中，不宜过多，不宜太分散，尤其不宜把一些不相干的问题放在同一会议上讨论、研究。否则，就会分散与会者的注意力，不利于问题的解决。

　　议题的主要作用是：

　　1.准确、具体地体现会议的目标，为目标服务

　　会议的目标有主次轻重之分。目标的主次轻重决定了议题的主次轻重。中心议题必须体现中心目标或主要目标。不能准确反映目标或者与目标无关的议题必须舍弃。

　　2.引导和制约会议的发言

　　议题是会议交流的中心，与会者的报告、演讲应当紧紧围绕议题。一个好的议题往往能起到集思广益的作用。而议题含糊不清，或者角度选择不当，就会造成议事困难，从而影响会议的效率。

微型案例

中国国际金融论坛会议主题

　　2010年10月16~17日在上海浦东召开了第七届中国国际金融论坛，论坛主题是“绿色金融创新与产业绿色转型”，围绕这个主要议题展开相关的“绿色金融与低碳经济”、“金融生态建设与区域经济发展”等内容，论坛对这些热门话题进行深层次的剖析与讲解，并对中国金融业发展的前沿问题进行深入的探讨。

(四)会议时间

　　会议时间包括会议的召开时间和会期两方面。会议的召开时间，指的是会议什么时候开始和结束的时间节点。会期通常是指会议期间聚会、活动一次以上的会议，从开始到结束之间所需的时间段。会议可短可长，少则几分钟、几十分钟，多则数小时、几天，甚至十几天。会议组织者应尽可能准确地预计会议需要的时间，在会议通知中写明，及时通知与会者，便于与会者有计划地安排自己的相关事宜。

(五)会议地点

　　会议地点是指会议召开的举办地，也可具体指举行会议活动的场所。为了使会议取得预期效果，应根据会议的性质和规模，综合考虑会场的大小、交通情况、环境与设备是否适合等因素。而有些重要会议在选择会议地点时，还要考虑其政治影响或经济效果。

微型案例

沃尔玛的首次董事会为什么放在中国召开？

　　据报道，沃尔玛百货有限公司首次全球董事会会议在中国深圳召开。沃尔玛百货有限公司董事长罗伯·沃而顿说：“之所以把首次全球董事会放在中国开，是因为中国对沃尔玛有着双重重要意义。首先，多年来我们一直依赖中国为我们提供优质商品。此外，我们从1996年起开始在中国开设零售分店。我觉得董事会成员应该亲自到这些店来看看，了解中国这个市场对于沃尔玛的价值及重要意义。”

(六)会议方式

　　会议方式就是为了提高会议效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段。如现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会、电话会等。随着电信媒体的广泛运用，有些企业已采用“虚拟实境会议”，也就是“视频会议”，还有采用有线电视、卫星传讯等手段，使得企业在开会方式上面临空前的发展。这些手段的运用除了注重人性的考虑，最重要的是使远距离沟通变得容易，不仅免除了舟车劳顿之苦及车旅费的开销，而且还能使各分公司与总公司紧密结合。招商银行就运用了视频会议系统，该系统帮助招商银行节省了会议时间和费用，促进了全国各地分支机构之间达成高效、及时的跨区域会议交流。

(七)会议结果

　　会议结果，即会议结束时实现目标的情况。会议结果可能会与预想的目标一致，也可能与预想目标有一定的差距。会议最好能达到会前预设的目标，如果不能，会议也要求至少要有会议结果，即使只是一个初步的决议或达成初步协议。会议结果通常可以以会议决议、合同、条约、协定、声明等文件的形式记载下来，可以归档保存，也可以直接传达。

三、实用范例

哈啤雪中送炭

　　2005年11月13日，吉林石油化工公司发生爆炸，含有苯及其他有毒物质的污水泄入松花江，这条河是哈尔滨的主要水源。市民的不信任和恐慌情绪迅速在整个城市蔓延，政府由于担心发生环境灾难决定停止供水4天，所以人们疯狂地去超市抢购矿泉水和啤酒。作为本地产品的哈尔滨啤酒却被传言啤酒水源可能受到了污染，人们纷纷去购买另外品牌的啤酒，即使哈啤的副总经理表示哈啤的水源一直来自厂内地下80米的深井，自来水只是非生产用水，但是对于多数哈啤消费者而言，他们不了解深井水与松花江水严格的划分，他们对哈啤集团关于深井水的解释还是存有顾虑。

　　在11月22日，也就是全面停水的前一天，哈啤高层召开了深夜会议，整整讨论了4个小时，最终形成共识——节约出一部分啤酒酿造所用的地下深井水，协同政府在厂区门前开设指定供水站，设置4个水龙头，免费向市民供应最优质的地下深井矿泉水。同时，哈啤集团还派出印有哈啤标志的两辆流动供水车，为街区的孤寡老人“送水上门”。哈尔滨的各大新闻媒体纷纷刊出以“哈啤雪中送炭”、“滴水成泉爱心荡漾”为标题的文章，哈啤用自己的决心和行动表达了对受灾人民的关心，一时间，哈啤在人们心中又重新树立了正面形象，人们又可以放心地去购买哈啤了。可见，4个小时的会议给哈啤集团带来了转机。这主要是因为会议事先正确地确定了“如何在关键时刻为市民服务，同时也消除市民的顾虑”的主题，并且通过对会议决策的执行，使会议结果与预期目标一致，哈啤集团有惊无险，渡过了难关。

四、实践训练

　　训练一：

　　1.背景材料

　　星期二上午，上海欣达贸易公司准备召开一个紧急会议。总经理让王秘书迅速通知人事部、财务部、销售部、进出口部等各部门的负责人，让他们在上午10：00准时在公司会议室开会。王秘书马上通知了参会人员。各部门的负责人虽然接到了通知，但个个心里纳闷：“开什么会呢，这么紧急？也不知道要准备些什么会议材料。”有的部门负责人就打电话给王秘书，王秘书回答说：“我也不知道啊，总经理让我这么通知的……”

　　2.操作要求

　　(1)教师挑选一个小组分角色，将上述背景材料演练出来。

　　(2)另外的小组修改上述背景材料，将正确的处理方式演练出来。

　　3.小结

　　会议的人员、名称、议题、时间、地点、方式与结果构成了会议活动的7个基本要素。在上述背景材料中由于缺少了会议议题这个最基本的要素，所以出现了尴尬的局面。

　　此外，遇到一些“特别会议”(指那些由于非常特别的情况而由主管经理临时召开或指派他人临时召开的内部工作性会议)时，虽然是在应急的情况下而召开的，会议准备时间又很短，但对会议的安排仍然要尽可能做得完备、充分，不要仓促开会。如果经理就会议的背景、目标、问题和参加会议的人员名单做出明确的部署时，秘书人员可按照经理的要求一一进行办理。但是，如果秘书人员被告知就某一或某些事情召集会议时，而并没有获得对此次会议有关要素的授意，在这种情况下，秘书人员可有分寸地就以下六个方面的问题向主管经理进行探明，并迅速做好准备。

　　(1)为什么开会

　　这个会议是为什么开的？是为了说明什么情况，还是为了解决问题而获得结论呢？明确会议目的是使一些为突发情况而召开的会议获得成功的必要条件。

　　(2)议题是什么

　　会议的议题是什么，并获得最简洁、最明确的表述，这是确定会议进行的方式、确定出席会议人员以及相应准备会议材料的基础。

　　(3)谁参加会议

　　会议由谁来主持？要有哪些人来参加？其中关键的、尤其不可缺少的人有哪些？

　　(4)什么时间开会

　　会议什么时间开始？预计什么时候结束？

　　(5)在什么地方开会

　　会场安排在哪里？对会场有什么特别的要求？是否需要安装特别的视听设备？

　　(6)会议怎么开

　　会议采取什么方式进行？是否需要与会者在前来参加会议时携带什么特别的资料？ 有什么需要特别注意的事项？

　　训练二：

　　1.背景材料

　　上海惠达科技有限公司准备在11月15日上午召开一次咨询工作会议。公司拟邀请一些专家、学者以及其他企业单位的负责人共同探讨公司发展之路。为了能让与会者有充分时间安排好工作，公司决定提前将通知发给有关与会者。秘书发出书面通知后不久，公司总经理突然指示：“这次会议十分重要，应当还要邀请区科委有关领导也来参加，听听他们的意见，以便更好地推动公司工作发展。”可是经过联系，区科委的林主任11月15日正好在外地出差，要到11月16日才能回来。于是，秘书再次发补充通知，通知各位与会者会议时间改在11月17日召开。后来，林主任的秘书打来电话说：“林主任在外地出差可能要延长几天，还要去当地一些企业视察工作。”于是，公司的咨询工作会议没有能确定下来，会议时间只能一拖再拖。

　　2.操作要求

　　(1)分小组讨论：造成会议出现这种结果的原因是什么？

　　(2)班级讨论如何避免上述情况的出现？

　　3.小结

　　会议的人员、名称、议题、时间、地点、方式与结果构成了会议活动的7个基本要素。在上述背景材料中由于会议的人员与时间两个要素没有确定下来，所以导致会议不能如期举行。

五、课外练习

　　1.以“会议的基本要素之我见”为题，写一篇不少于1 000字的文章，要求结构完整，论点明确，语言准确，格式规范。

　　2.上海宏达公司准备下个星期召开季度销售会议，但是这个星期销售部经理在外地出差，要到下个星期二上午才回来，如果你作为销售部秘书，授权给你安排会议的日程，你该把这次会议安排在什么时候召开？