文章格式问题未通过审核

在是否写这一章时，我非常犹豫。第一，因为笔者本身水平和经验有限，并不能提供出完美的案例或报告样品；其次，报告的形式和种类繁多，其格式和内容根据实际的需要而定，并没有绝对的、标准的正确与错误之分。因此，我只是把遇到的报告中常见的错误罗列出来供参考，有则改之无则加勉，共同思考和进步。

报告中，最常见的也是最重要的一个“错误”，就是报告编写者经常按自己所知道的内容进行“叙事”，而不是按照某种逻辑或者根据报告的目的构建结构和编写内容，结果报告只是罗列事情，没有表达出作者想要表达的内容或者来证明所要证明的事情、结论。

列举工作中的部分事例，以供参考和讨论。

事例Ⅰ

工作中，我经常遇到这样的一个现象：当一个问题出现后，特别是系统性的、管理性的问题，整个项目组或团队成员，只盯着问题的本身，每天忙个不停。几个月过后反问到，除了将已经发生的单个问题进行改正，将文件修改，还有什么系统性的措施防止问题再次发生?几乎没有得到过答案。没有站在更高的高度去思考和解决问题，就是人们通常所说的“只见树木不见森林”的现象。

2008年，我在处理一个供应商钣金喷粉和组装线表面划伤的问题时，质量问题总是重复发生，经理James说道，“前前后后提供的几份8D报告，总结起来就是修改了作业指导书、检验方法和培训，除此之外还采取了什么样的系统性的措施，来真正预防质量问题的发生?你去把事情总结一下。”因此，就有了表10-3管理型报告格式的诞生，每次处理问题时，尽量以管理型的思维去解决问题，带着目标和目的去行事，以免“忙”过之后，却陷入无任何“成绩”的尴尬。在可能的情况下，也需要考虑报告可打印的情形。一次澳大利亚的Supplier Chain Director到上海出差，参观厂商时需要参考我的最近出差审核报告，临时排版和调整格式之后才能匆忙打印。

表10-3系统性措施跟踪表

事例Ⅱ

2006年，部门主管Robin Zhang向我们提出来一个问题：“现在的质量问题很多，无论是严重的、轻微的都应该有一页纸的记录，只有8D报告是不够的（只有严重的问题才会用8D报告跟踪处理）。还需要考虑月会上方便使用，用8D报告不方便讲述和投影，如果重新整理转换报告格式又会浪费太多的时间。”于是将8D报告和PPT演示文稿的内容结合起来，无论是严重的还是轻微的质量问题，都用8D的思维，PPT的格式整理归档，既合适于问题的追踪和内容的扩展，也方便随时投影汇报，同时每一个质量问题都有相对应的解决记录（见表10-4）。

表10-4P P T格式的8D问题改进报告

Issue description：

Containmentaction：

Rootcause：

Corrective&preventive action：

Lateststatus：

事例Ⅲ

在新产品导入的过程中，需要升级陶瓷插芯检验设备，同时向项目负责人和管理者定期汇报。于是我汇总了对比表格，尤其是对比图片，使没有到过现场的国外工程师对检验设备、料号、目标和进度一目了然，绿、黄、红分别代表进展情况（见表10-5）。

表10-5陶瓷插芯检验系统构建进度表

事例Ⅳ

在新项目的试产过程中，生产线发现钣金冲压零件的共面度、毛刺、卷边曲度、共线度、变形等不合格现象，于是在供应商处现场处理，而此时项目组的所有人和管理层都在等待问题的处理结果和强有力的证据，于是我快速汇总情况，给出结论，参见表10-6和附录10-1。

表10-6案例报告逻辑顺序对比

事例Ⅴ

2008年，Vijay.x.jain对笔者所在公司进行审核并出具了比较专业的现场审核报告，类似的报告格式（见附录10-2），其主要内容包括：

基本信息、影响的产品和项目、审核者和被审核者清单、评估范围及参考依据、结论（优势、劣势、是否通过审核）、审核过程中所发现的问题。附录10-2列出了报告结构主体，供参考学习。

附录10-1

NPI Project ECST Chassis Corrective Action Report

1. Problem description

Project ECST chassis P/N 9867401/02 have several quality issue during the pilot run on Jun18, refer to the af letter in photo:

a: Long Tab angle over specification

b: Short Tab angle/deformation

c: HEM Burr

d: HEM Curvatures

e1e3: 3 Holes alignment

f1f3:. PCBA Pocket/PEM Nut Coplanarity

2. Conclusion

Production line can resume tomorrow due to solve major issues.

……

3. Issue & Process Correlation and Improvement table

（续表）

4.Detailaction

用图片详细解释上表中所采取的各项措施

……

5.CPK analysis

……

附录10-2

Supplier PBDEX Quality Assessment Report

参考文献

Jaccques Bertins, Graphic is the visusal means of resolving logical problems, Stuart K. Card ,Jock Mackinlay, The Structure of the Information Visualization Design Space, INFOVIS’97, proceeding of the 1997 IEEE. symposium on information visualization, page 92.