2009年，我在负责SQE和IQC两个部门时，对于如何正确使用邮件，对下属及自己有着明确的要求，以少发邮件，发有效邮件为基本原则：
·调查讨论问题时，能在现场解决的，就不要打电话；能打电话说明的，就不要使用邮件。
·一件事情发生时，需要通过邮件快速通知相关部门，并在邮件的最后部分附上有结论性的内容，如质量工程师陈某、制程工程师张某以及设备工程师王某正在现场查看，预计今天中午11∶30更新初步的结论。到了需要更新的时间，要及时提供相关信息。如果发生的事情非常重要和紧急，没有相关人员处理，一定要通过电话或其他方式联系到相关负责人，如果未能找到，需要报告给本部门的主管，由其负责处理和协调。没有初步结论和下次更新时间点的邮件发出后，在4个小时之内应该补充说明情况和进度。
·当事情有阶段性地进展、完成或者相关调查和试验正在进行而短时间内又不能得出结论时，每天下班前需更新最新进展并给出下次报告更新的时间。
·会议记录、必要的回复或者重要的结论，需要以邮件通知相关部门和备案，以供日后查询参考。
·因地域及时差的原因，有些事情不得不通过邮件交流时，可与少数当事人小范围内沟通，快速得到确认后，总结要点将结论群发给相关人员。切忌在群发邮件中进行不必要的常规对话和交流，此过程会给非直接相关或与事情相关度不高的人员制造很多垃圾邮件，是效率非常低下、无效果的沟通。
·尽量减少、拒绝和禁止使用一问一答、你问我答的问答式邮件。
·除事情发生后的信息通知、事件的进展、事情的结论或重要的决议等需要群发邮件通知和备案之外，不允许群发邮件。
在企业中，英文是主要的工作语言，又不是我们的母语，一封邮件往往要花费工程师很多时间来查找专业词汇、校对语法和核实内容，不必要的邮件会浪费很多有意义的时间。邮件不是交流、对话的主要工具，更不是解决问题的关键因素，使用邮件时要注重其效率和效果。
工作的内容、绩效不是看所发邮件的数量，不是看群发邮件的多少和速度，而是看解决的过程和结果。邮件是一个信息沟通的工具，邮件本身不解决任何问题。如果大家都在电脑前回复“老板喜爱”的邮件、整理报告，那么谁在一线调查问题，解决问题?
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