组织架构图和职责分工注意事项

一、中国古代的管理思想

中国作为四大文明古国之一,古代各族人民以自己的智慧和辛勤劳动创造了许多令现代人叹为观止的著名的管理实践和极为丰富的管理思想。例如,李冰父子主持修建的集分洪、灌溉、排沙诸功能于一体的都江堰水利工程,至今稳如泰山,其中就凝聚了我们祖先的管理才能和光彩夺目的管理思想。

(一)《孙子兵法》的战略管理思想

1.系统论思想

《孙子兵法》开篇就提出了“经五事,校七计”的系统思想。

“经五事”,即“道、天、地、将、法”五个方面的因素。“道者,令民与上同意也”,即要使老百姓和统治者同心同德,也即“人和”。“天者,阴阳、寒暑、时制也”,即“时机”或“天时”。“地者,高下、远近、险易、广狭、死生也”,即地理位置或“地利”。“将者,智、信、仁、勇、严也”,即将要有智有谋、诚信、仁慈、无私、勇敢、严明。“法者,曲制、官道、主用也”,即强调编制与制度规范。

“校七计”:“主孰有道?将孰有能?天地孰得?法令孰行?兵众孰强?士卒孰练?赏罚孰明?吾以此观之,知胜负也。”即要比较哪一方统治者更清明,哪一方将帅更有才能,哪一方拥有更好的天时地利,哪一方法令能够贯彻执行,哪一方武器装备精良,哪一方士兵训练有素,哪一方更能做到赏罚分明,通过这七个方面的观察与比较,就可预测战争的胜败。

“经五事、校七计”的系统论思想,为现代管理提出了战略上的基本思路,即必须指明组织的发展目标与发展方向,建设组织文化,以此来凝聚人心;抓住组织发展的有利时机;摆正组织在激烈竞争中自己所处的位置;高度重视人才并培养组织的人才;引进先进的技术设备;注重对员工的培训;建立健全组织内部的各项规章制度,依法进行规范管理等。

2.人才论思想

《孙子兵法》中对“将”的要求,对我们重视人才、选拔人才、使用人才也有启示作用。“将者,智、信、仁、勇、严也。”将领,要有智有谋;要讲诚信,要取信于下属;要仁慈,即对下属要友好、友善且公正、公平、无私;要勇敢,即要勇于开拓、勇于创新、勇于承担责任、敢冒风险;要严于律己,又严格要求下属。

3.对策论思想

《孙子兵法》强调要有预见性,要进行正确的决策和计划:“夫未战而庙算胜者,得算多也;未战而庙算不胜者,得算少也。多算胜,少算不胜,而况无算乎!”开战之前就预测到能够取胜,是因为事前筹划周密,胜利的条件充分;开战前就预计不能取胜,是因为营谋筹划不够,胜利的条件不足。筹划周密、营谋充分,条件充足就能取胜;筹划疏漏、条件不足就会失败,更何况不做筹划、毫无准备呢?这对现代管理强调计划管理、战略管理、事前控制有着十分重要的启迪意义。

4.信息论思想

“知己知彼,百战不殆。不知彼而知己,一胜一败,不知彼,不知己,每战必败。”“明君贤将,所以动而胜人,成功出于众者,先知也。先知者不可取于鬼神,不可象于事,不可验于度,必取于人,知敌之情也。”“不知敌之情者,不仁之至也,非人之将也,非主之佐也,非胜之主也。”

(二)经营理财思想

1.重视预测

在《货殖列传》一书中,司马迁记述了春秋末年范蠡、白圭等人的市场预测思想。他们认为“六岁穰,六岁旱,十二岁一大饥”,主张要“乐观时变”以及“水则资车,旱则资舟”,“人弃我取,人取我予”,“欲长钱,取下谷”的待乏原则。

2.专业化分工

古人根据自己从事手工业生产的经验,认为专业化分工协作利于提高人们的工作效率。

战国时期的墨子就提出了劳动分工的思想,主张“各事其能”。孟子也认为劳动分工是非常重要的,“且一人之身,而百工之所为备,如必自为而后用之,是率天下而路也”。(《孟子·滕文公上》)一个人什么事都自己去做,就会疲惫不堪,而以自己之有余以换不足,则大家都受益。孟子把劳动分工加以引申,得出“劳心者治人,劳力者治于人”的结论。

3.理财之道

古代理财思想中最著名的莫过于陶朱公的理财十二则和十二戒。陶朱公,据说就是春秋末期越国的名臣范蠡,他在帮助越王勾践灭亡吴国之后弃官出走,先到齐国经商,后又到了卫国的定陶定居,化名陶朱公。陶朱公经商有方,屡获巨利,他把自己的经营之术称为“计然之策”。其中有理财的十二则和十二戒。十二则为:能识人,能用人,能知机,能倡率,能整顿,能敏捷,能接纳,能安业,能辩论,能办货,能收账,能还账。十二戒为:莫悭吝,莫浮华,莫畏烦,莫优柔,莫狂躁,莫固执,莫贪赊,莫懒收,莫痴货,莫昧时,莫争趋,莫怕蓄。陶朱公的理财十二则和十二戒较全面地阐述了理财的原则。

(三)用人方面的思想

在用人方面,我国古代早就注意到要“选贤任能”、“任人唯贤”、“唯才是举”,要“用人所长”;为了充分发挥其人才的作用,要“疑人不用,用人不疑”。如唐太宗所言:“致安之本,惟在得人”,“能安天下者,惟在用得贤才”。在选才方面,战国时期的墨子对当时王公大臣重用骨肉之亲而不问德行的“任人唯亲”做法非常不满,主张用人应当“尚贤”。他指出,国家在用人时应“不辨贫富、贵贱、远近、亲疏,贤者举而尚之,不肖者抑而废之”。而在采用贤哲时,要先“听其言,迹其行,察其所能”。庄子在选人方面还提出了九条原则,即“故君子远使之而观其忠,近使之而观敬,烦使之而观其能,卒然问焉而观其知,急与之期而观其信,委之以财而观其仁,告之以危而观其节,醉之以酒而观其则,杂之以处而观其色,九征矣,不肖人得矣。”管子在《管子·形势解》中指出:“明主之官物也,任其所长,不任其所短。故事无不成,而功无不立。乱主不知物之各有所长所短也,而责必备。”宋代政治家欧阳修指出:“任人之道,要在不疑。宁可艰于择人,不可轻任而不信。”意为宁可择人时多费一些精力,看准了再用,但不可轻易任用却不信任,不敢放手让其施展才干。

(四)奖惩思想

1.奖惩的重要性

荀子说:“赏不行,则贤者不可得而进也;罚不行,则不肖者不可得而退也。”没有奖赏,有才德的人就得不到提拔;没有惩罚,则不贤能的人就不能被斥退。古代统治者认为,只赏不罚,必乱;只罚不赏,必怨;无赏无罚,既乱又怨;只有赏罚结合,赏罚分明,才能治。

2.量功分禄

荀子指出:“无能不官,无功不赏。”把“官”与“赏”区别开来,把官与能、功与赏相对应。墨子也主张“量功而分禄”。他把任官(用人)与分禄分别开来,主张对有功的多给荣誉和享受,而把官授予有才能的人。

3.奖惩的原则

管子、韩非子都主张重赏重罚。管子认为:“赏薄则民不利,禁轻则邪人不畏。”(《管子·正世》)韩非子主张:“赏莫如厚,使民利之;誉莫如美,使民荣之;诛莫如重,使民畏之;毁莫如恶,使民耻之。”(《韩非子·八经篇》)也就是说,奖赏最好是重赏,而且该赏的一定要赏,使人们得到好处;惩罚最好是重罚,而且该罚的一定要罚,使人们感到害怕。唐太宗李世民用最精练的语言阐述了赏罚严明的原则:“赏当其劳,无功者自退。罚当其罪,为严者咸惧。”(《贞观政要》)

(五)中国古代管理思想的特点

中国古代光彩夺目的管理实践和管理思想还可列举很多,通观中国古代管理实践和管理思想有下列特点:

1.源发历史长

可追溯到公元前几千年的春秋战国时期。

2.涵盖内容广

涉及政治、经济、军事、文化、工程等各个领域。

3.适用层次多

微观可应用于家庭、家族的日常事务管理,宏观可作为“治国平天下”之文韬武略。

4.辐射影响大

广泛流传海内外,特别是日本、韩国及东南亚地区。

5.思想凝练

如“孙子兵法”的格言早就被日本、美国等发达国家应用于企业管理,被一些企业家奉若神明,视为“商界竞争必胜之武器”。

但令人遗憾的是,中国古代的管理思想比较零散,缺乏系统的整理、总结和提高,没有形成系统的管理理论。特别是到了近代以后,中国经济、政治、社会、科技、文化开始全面衰落,与西方国家的差距不断扩大,这种落后必然导致并反映到管理思想与管理理论上。

二、国外早期的管理思想

国外有记载的管理实践和管理思想可以追溯到六千多年前,一些文明古国如古埃及、古巴比伦、古罗马等在组织大型工程的修建、指挥军队作战、教会组织的管理和治国施政中都体现出了大量高深的管理思想。

古埃及人在公元前5000年左右开始建造的金字塔,是世界上最伟大的管理实践之一。其中最大的胡夫金字塔,高146米,底边各长230米,共耗用上万斤重的大石块230多万块,动用了10万人力,费时20年得以建成。现代著名管理学家P.德鲁克认为那些负责修建埃及金字塔的人是历史上最优秀的管理者,因为他们当时在时间短、交通工具落后及科学手段缺乏的情况下创造了世界上最伟大的奇迹之一。

公元前2000年左右,古巴比伦国王汉谟拉比曾经颁布《汉谟拉比法典》(又名《石柱法》,因是用楔形文字刻在石柱上的)。这部法典共有280多条,包含丰富的管理思想。如其中对责任的承担、借贷、最低工资、货物的交易、会计和收据的处理、贵金属的存放等,都作了明确的规定。法典中规定:“如果一个人在另一个人那里存放金银或其他东西,必须有一个证人,并拟订契约,然后再存放”;“如果某家的房屋倒塌,并压死了人,那么造房子的人要被处以死刑”;等等。

古罗马帝国的长期兴盛也为我们留下了管理方面的宝贵遗产。公元284年,狄奥克利雄大帝登上王位后,发现古罗马帝国过于庞大,属下人员太多,难以管理,于是建立了层次分明的中央集权组织,这种组织采用了按地理区域划分基层组织,并采用效率很高的职能分工,还在各级组织中配备了参谋人员。古罗马帝国当时之所以能迅速扩张并延续统治几个世纪,在很大程度上应归功于狄奥克利雄大帝卓越的组织才能。

15世纪,意大利著名思想家和历史学家马基雅维利在他的《君主论》《谈话录》中阐述了许多管理思想。其中影响最大的是他提出的四项领导原理:

(1)群众的认可。领导者的权威来自群众。

(2)内聚力。领导者必须维持并加强组织的内聚力,否则组织不可能长期存在。

(3)求生存的意志。领导者必须具备坚强的生存意志力,以免被推翻。

(4)领导能力。领导者必须具有崇高的品德和非凡的能力。

这些领导原理,与现代管理学尤其是领导科学理论有高度的相关性与一致性。

18世纪中叶,西方国家相继发生了产业革命。产业革命大大推动了生产技术的进步,使人力资源与自然资源的大规模结合成为可能,以手工技术为基础的资本主义工场手工业开始过渡到以机器大生产为特征的资本主义工厂制度。这就带来一系列迫切需要解决的新问题:工人的组织、分工、协作、配合问题,工人与机器、机器与机器间的协调运转问题,劳资纠纷问题,劳动力的招募、训练与激励问题,劳动纪律的维持问题等。在这种形势下,一些管理先驱者从不同角度对管理进行了理论研究,其中对以后管理理论的形成有较大影响的代表人物有亚当·斯密、罗伯特·欧文、查尔斯·巴贝奇等。

(一)亚当·斯密的劳动分工与“经济人”思想

英国古典政治经济学家亚当·斯密在1776年发表的代表作《国民财富的性质和原因的研究》中,最早对劳动分工进行了研究。他以工人制造大头针为例,详细阐述了劳动分工可以极大地提高劳动生产率:如果一名工人没有受过专门的训练,恐怕一天也难以制造出一枚针来,如果把制针的程序分为若干专门操作,平均每人“一日也能成针十二磅”(大约48　000枚)。他还进一步阐述了劳动分工之所以能提高劳动生产率的原因:

(1)劳动分工可以使劳动者专门从事一种单纯的操作,从而提高工人技术的熟练程度;

(2)劳动分工可以减少由于变换工作而损失的时间;

(3)分工使劳动简化,可以使人们把注意力集中到一种特定的对象上,有利于发现比较方便的工作方法和改进机器、工具。

亚当·斯密还提出了“经济人”的观点,认为人们在经济活动中追求的是个人利益,社会利益是由于个人利益之间的相互牵制而产生的。亚当·斯密的分工理论和“经济人”观点,对后来西方管理理论的形成有巨大而深远的影响。

(二)罗伯特·欧文的人事管理思想

英国空想社会主义代表人物之一的罗伯特·欧文,从18岁创办他的第一个工厂开始,就一直致力于工厂管理的研究。他最早注意到了工厂中人力资源的重要性,并对人力资源的利用提出了独特的见解。在欧文以前,工厂的老板大多把工人看做呆板的机器和工具,而欧文把他们看做有感情的人,他认为工厂要获利,就必须注意对人的关心,在人际关系方面取得和谐一致。他在给他的工厂总管的信中写道:“你们对无生命的机器给予良好的保养,能够产生有利的结果,那么要是对构造奇妙的有生命的机器——人给予同样关心的话,那还有什么不能指望的呢?”他在自己管理的工厂中进行了一系列改革:禁止招收童工,送他们去学校读书;着手改善工人的生产条件和生活条件;缩短劳动时间;禁止对工人进行惩罚;工人对任何人有抱怨,都可向他直接诉说等。所有这些使他赢得了工人的信任,他的棉纺厂的事业也蒸蒸日上。由于欧文对人力资源的重视和开拓性研究,后人把他称为人事管理的先驱。

(三)查尔斯·巴贝奇的科学管理

查尔斯·巴贝奇是英国著名的数学家和机械专家,在科学管理方面做了许多开创性工作,他曾花几年的时间到英、法等国的工厂调查与研究管理问题。他在1832年出版的代表作《论机器和制造业的节约》中,对专业分工、科学工作方法、机器与设备的有效使用、成本的记录与核算等问题进行了深入论述。此外,他还发展了亚当·斯密的劳动分工思想,第一次指出脑力劳动和体力劳动一样,也可以进行劳动分工。他还对劳动报酬问题进行研究,提出固定工资加利润分享制度,即应该对照工人的效率和工厂的成功按比例付给工人奖金,以谋求劳资双方的调和。巴贝奇主张通过科学研究来提高机器工具、材料、工人的工作效率,这已展示出了科学管理的萌芽,因此后人把巴贝奇称为科学管理的先驱。

当然,这个阶段的管理理论尚处于萌芽时期,企业的管理者一般就是企业的所有者,企业主大权独揽,完全凭个人的能力和经验来制订企业的大政方针,并实施管理。各类人员主要采用师傅带徒弟和自己摸索的经验来操作,没有统一的操作规程,没有统一的管理方法。研究的管理问题也着重在企业内部,管理内容主要局限于生产管理、成本管理、工资管理等方面,还没有形成系统化的管理理论。

引入案例点评:大连三洋从公司创建起,就制定了严格规范的管理制度,要求员工适应制度、遵守制度。而当员工把严格遵守制度当成他们自我安全和成长需要的自觉行动时,就进一步使制度能有利于发挥员工的潜能,使制度能促进员工的发展,具有相对的灵活性。

例如,大连三洋现在的“员工五准则”中第一条“严守时间”规定的后面附有这样的解释,“当您由于身体不适、交通堵塞、家庭有困难,不能按时到公司时,请拨打×××××××通知公司”。在这里没有单纯的“不准迟到”“不准早退”的硬性规定,充分体现了公司规章制度“人性化”的一面。逢年过节,公司常驻外地的营销人员,都会收到总经理的亲笔慰问信。在他们那里,“努力工作型”的员工受到尊重。职工合理化提案被采纳的有奖,未被采纳的也会受到鼓励。