出版物存货作业管理

任务2　出版物存货作业管理

库存是满足读者需要的潜在能力。库存同销售是互相依存、互相制约、互相促进的。在激烈的市场竞争中，出版物零售企业必须对快速变化的出版物市场及时作出响应，才能有效控制库存，减少库存成本，提高企业的核心竞争力。企业对出版物库存的科学管理，是保证卖场销售得以持续、高效运作的前提，也是适应市场生存与发展，提高企业市场竞争力的有效手段。

【导入资料二】

库存指标测算例析

某门市上年销售额为750万元，年平均库存额为300万元，若本年度销售指标为850万元，则：

1.年库存周转次数＝年销售额／年平均库存＝750／300＝2.5（次／年）

2.本年度平均库存总量指标＝年销售指标／年库存周转次数＝850／2.5＝340（万元）

分类指标见表6.1：

表6.1　分类指标

3.调整季节性的库存指标

如春季、秋季开学销售高峰前后，文教类图书库存可从72万元上调至90万～100万元，门市总库存也相应上升。而销售高峰过后，文教图书库存应降至60万元以内，门市总库存也相应下降。

——选自《出版物发行员职业资格培训教材　高级》

6.2.1　影响卖场库存的因素

对于任何一个卖场而言，追求的目标都是利润最大化，因此在资金有限的情况下，库存管理成为了卖场一项非常重要的工作内容。其主要目的是通过研究卖场的库存水平，保证恰当的库存以维持销售的正常进行，同时为卖场进行库存管理时设定合理的库存，给卖场的业绩提升提供保证。

影响库存的主要因素：

1）读者的需求及服务水平

读者需求波动的幅度越大，卖场需要准备的库存量越高；卖场提供的服务水平要求越高，需要准备的安全库存量就越高。对于零售卖场而言，如果要增加销售额，必须满足读者的需求增加出版物的库存。但是在增加库存量的同时，意味着营业利润的下降。因此，卖场人员应综合分析，合理控制安全库存，以保证读者服务需求的合理库存量为管理目标。

2）卖场的年销售目标

对于出版物零售卖场而言，销售是中心环节，有什么样的库存结构和多大的库存量，决定了销售能力的大小；而库存状况又决定达到销售目标的程度。因此，必须根据市场需求和销售能力的大小，考虑库存结构及库存总量。

3）库存储存的条件

实物储存需要仓库、设备和人力等物质条件，还会发生丢失、霉坏、虫蛀等损耗，出版物种类越多，在每一个品种都需要一定量的安全库存的前提下，总库的库存总数自然越大。因此，卖场图书库存应该考虑到实物储存的物质条件，以此来控制出版物的库存种类和总数。

由此可以看出，卖场经营者只有从多方面综合考虑可能影响安全库存的因素，才能保障卖场的销售可持续良性发展。

6.2.2　出版物的收货业务流程

卖场参与竞争的前提是有货可销，这使出版物的验收工作成为了营运的首要环节，如果收货出现问题，卖场不仅会遗失商机，造成经济损失，还会影响读者对卖场的忠诚度，产生直接的负面影响。所以卖场必须规范工作程序、建立相应的规章制度，以提高员工的工作效率，提高存货的管理水平。

1）收货作业原则

（1）正确性原则

卖场工作人员必须仔细核对发货清单与实收出版物，确保所收物品与收货数据单据所标明的单价、册数、折扣、出版单位、码洋等一一相符，错误的数据必须及时标注，并与发货单位及时沟通，纠正错误。

（2）紧急优先原则

例如：有些包装纸外标明了“急件”，这类出版物往往是卖场售缺补添的出版物，所以应及时拆出上架，第一时间供应给卖场销售，以免遗失商机。

（3）区域性原则

收货部门应对收货区域进行合理的划分，如“未收货暂存区”“拆包工作区”“已收货完成区”等。各个流程中的出版物应按规定码放在指定的区域内，如刚送来未进行验收的出版物应放在“未收货暂存区”，已验收无误可进入卖场销售的出版物放至“已收货完成区”，避免出现混乱造成核对差错。

（4）时效性原则

仓储人员应及时核对收货，小件出版物和急件应在当日验收上架，大量出版物也应尽量在收货次日确认验收工作，这样才能赢得出版物的最佳销售时段，延长出版物的在架时间。

（5）安全性原则

整个收货区域应严格执行安全工作原则，如出版物码放高度不能过高，整包码板应交叉摆放以增强稳定性，以安全生产作为工作开展的第一原则。

（6）诚信原则

收货区域工作人员应认真做好数据确认工作，不得敷衍了事，保证所有数据的真实准确，不得收受供货商的馈赠，损公肥私。

2）出版物的验收

出版物验收是加强出版物管理的重要环节，主要是对出版物数量、质量和包装的验收，即检查入库出版物数量是否与订单资料或其他凭证相符合，书名、出版单位、单价是否正确，出版物质量是否符合规定。

（1）验收的方式

卖场实际工作中的验收包括品质检验和数量清点双重任务。验收合格后，收货部门应办理收货手续，填写收货单，并及时将出版物与卖场交接，保证出版物能及时上架销售。

（2）检验的内容

检验的内容包括数量的检验和质量的检验。

数量的检验包括：应收货总件数，出版物的条形码、品名、出版单位、定价、折扣，对于附送赠品的出版物还应仔细核算赠品数量是否准确。

质量的检验包括：观察图书有无污渍破损，大致翻看是否存在倒装缺页或散页的情况，检验音像制品时，应检察包装盒是否破裂，同时轻轻晃动细听声响，是否有破碎的声音，存在质量问题的出版物应区分摆放，并在验收单上加以注明以便退回。

（3）验收的结果处理

若出版物验收不合格，应采取退货、更换等措施。因此，卖场应制订相应的验收作业规则，作为有效解决各种问题的决策依据。

出版物验收时常见的问题及处理方法是：查明确属发货单位的品种漏发、数量少发等数量短缺情况，应在验收单上一一注明，并及时与供货商联系，按实数签收，同时发货单位有存书的应及时补发，无存书可补则开出凭证要求收货单位空退。如果出现了数量的盈余，应该查询并标志，通知供货商，将多余出版物退回发货单位，或按实签收。如果出现了单据与实物不相符的情况，就要查询、通知供货商，拒绝签收并作退货处理。由于物流运输单位的责任，造成承运的出版物包件丢失、破损或发生私拆现象的，收货人员应及时与发货单位联系，并根据具体的运输事故记录向物流运输单位提出索赔；若在收货验收时未被收货人员发现，则由收货单位承担损失，或由收货单位根据实际情况向物流运输单位提出索赔。如由于发货单位或运输单位的责任出现窜货现象，换包运费则相应由事故方承担。

（4）验收差错的查询

针对收货中出现的问题，应有专人负责与发货人员进行沟通落实。一般采用填写《收货差错查询单》的形式，由收货单位向发货单位提出，急需解决的查询，可用电话查询。查询时应准确提供相关凭证，如发运日期、收货日期、运单号码及铁路标记号码、收货单位名称、应收件数、实收件数、多或少件、串错、破损等具体内容，并详告与运输单位交涉情况，必要时将货物运单复印件、包件上的票签等寄给发货单位，以便进一步作出处理。

此外，要提高存货管理水平，除去按流程办事以外，还必须明确仓储操作人员的职责范围，加强岗位培训和岗位练兵，提高拣配、复核、包装人员的业务水平和操作技能，尽可能避免错误的发生。

6.2.3　库存管理的方式

库存对卖场的经营而言是必不可少的，只有有效控制库存才不会因大量占据资金给企业造成损失。卖场人员应对库存设定目标进行管理，主要的管理方式有库存金额管理、库存数量管理及出版物周转率管理3种方式。通过控制库存金额总量的管理方式，可使卖场管理人员准确掌握卖场的资金状况，分析进货预算，使资金运用较为灵活；通过库存数量进行管理库存的方式，便于进货人员准确掌握出版物的采购及库存数量等详细数据；按照出版物的周转率管理库存的方式，有利于卖场管理人员随时掌握库存的基本情况，分析卖场各类出版物的动销状况。

1）按金额为基数的库存管理方式

以卖场往年各类出版物的销售情况和库存情况作为参考对象，衡量未来销售市场状况，预计销售增长率，以制订卖场来年销售内容，确定卖场总库存金额。合理的进销比例为1.1∶1，一般进销比不得超过2。

如：某卖场2008年销售额为3000万，预计2009年销售增长10%，则销售目标为3300万元，相应的进货库存金额应为3630万元左右，不得超过6600万元。

由此可见，这种方式在实际工作中对采购人员可起到指导作用，即通过控制库存总金额以控制采购金额，落实采购金额预算制，同样，在每次盘库的过程中，卖场管理人员也可通过控制库存总金额，退回滞销品种，降低库存，此种库存管理方式可以从大范围控制卖场的资金流，不利于精细化管理库存。

2）按库存数量管理的方式

这也是常说的安全库存管理法，就是为主营出版物的库存数量设定下限，低于此限，卖场工作人员应关注此品种的库存及销售情况，判断是否需要补货，避免出现断货现象。

卖场的资金有限，品种较多，所以若干品种的缺断货是必然的，卖场在用数量管理库存时，可参考二八法则进货，合理控制库存。即卖场销售额的80%来自20%的品种，所以卖场人员在采购时，只要找准20%的卖场畅销品种，并时刻关注此类品种出版物的库存量及时进货，就能减少因大范围盲目进货而造成的出版物积压，降低高库存风险。

3）按出版物的周转率管理库存的方式

按出版物的周转率管理库存的方式即通过添补卖场高周转率品种的进货，加快卖场资金周转，提高卖场销售额。这种方式可以促进进货并帮助卖场人员正确地配备库存结构，从而直接有效地控制库存，刺激销售。

周转率＝销售量／平均库存量

图书平均库存量＝（期初库存资金额＋期末库存资金余额）／2

周转率对于卖场库存管理来说有着重要的意义，它是反映库存资金周转速度的一个关键性指标，库存周转越大，说明资金使用效率越高，库存管理工作越有成效，库存周转率快，说明库存量适度，库存积压和价值损失的风险相对较低，库存所占资金使用率高，卖场变现能力和经营能力强。一般科技类出版物周转率可以略低，基本在1～2次。少儿类出版物应4～5次的周转。其他类出版物不低于2即可。整个卖场的平均周转率3～4次属正常范畴。

【相关链接一】

建立在CVA管理法基础上的库存管理及管理策略

CVA管理法有着较强的目的性，在使用过程中卖场管理人员往往过多制订更高的优先级品种，结果出现哪类品种都得不到应有的重视，所以在使用过程中应将CVA管理法与二八法则相结合使用，以达到分清主次，抓住关键环节的目的，合理控制卖场库存。

【开拓视野二】

存货管理制度

第一条　为加强卖场存货管理，规范存货的进货、销售、盘库等工作，结合企业经营管理需要，制订本制度。

第二条　存货的采购。

由各柜组组长汇总本组需补货明细后统一填写补货单，分别将所需品种的书号、书名、出版社、单价、所需册数、到货时间等注明，交采购人员统一下单进货，一式两份，各自留底备查。

第三条　存货的入库、出库。

1.出版物入库前必须办理验收入库手续；核对出版物的总件数、运单号；观察包装完好程度，并清点实物数量；完成出版物品质检查；完成上述工作后填制“进货签收单”。

2.验收中发现毁损短缺出版物时，应填制“收货差错记录单”，并及时与发货单位取得联系。

3.按实收数量验收入库，记录并汇总“日常收货记录表”，登记实物账目。

第四条　存货报销。

凭原始发票（须有经办人、验收人及领导签字）及验收单到财务部办理结算手续。

第五条　存货的出库。

1.存货发出之前，必须填制出库单，并由相关分管领导签字认可，凡未办理出库单手续的出版物，一律不得出库。

2.出库单的填写应按下列程序运作：

（1）本单一式三份；一份随书同行、一份交财务核账、一份仓储部门留底。

（2）完成出库的全部内容，空白行应写“以下空白”字样。

（3）发货并清点完毕，经手人签字后交相关领导签字认可，否则均不得出库，禁止以白条抵库。

第六条　仓储要求。

1.仓库内所有物品必须严格按照规定存放，每种出版物应按规定整齐摆放在相关区域。

2.仓库保管员应履行以下基本职责：

（1）严格禁止无关人员进入仓库；因业务工作需要进入仓库的有关人员，保管员必须亲自陪同。

（2）保持库房清洁卫生，库容整齐、美观。

（3）注意门锁安全。

（4）经常核对账、物，发现异常情况，及时上报处理。

第七条　实物账务。

1.存货明细账是记录实物的收入、发出、结存情况的重要账册，必须规范登记，妥善保管，电子版及时登记，纸质版年终装订成册，至少保管五年。

2.记账要有合法依据，并遵守以下记账规则：

（1）根据验收单（入库单）登记收入，出库单登记支出。

（2）登记账页时，遇有记错时，可以采用画线更正法，红线更正并加盖私章。

（3）账面记录采用“永续盘存制”，每次发生增减变动应及时计算结存数量及结存金额。

3.废损处理。

存货在保管期间，由于各种原因发生存货毁损、变质、霉烂造成损失时，应及时填制“报损报告单”，上报管理层审批。经批准后，进行销账处理，并依据税法有关规定向主管税务部门申报。

4.销售退回的管理。

应加强存货销售退回的管理，及时做入库处理。对退货中发生的破损问题，视情况作出相应的处理。对于误退以及非正常退货，要区分处理。

第八条　存货盘点。

1.为保证供存货核算的准确性和及时性，各仓库结算日定于每月最后一日。

2.每月终了仓库保管员应进行月终盘点，并完成下列程序：

（1）盘点前，必须将截至当月最后一天的收入、支出记入账册并结出数量及金额。

（2）实地清点实物，核对账物。

（3）编制月终“存货盘点表”。

3.年终盘点，由财务部门、销售部门、仓库人员组成清查小组进行一次全面的盘点清查。各单位对盘亏率加以控制，对盘盈、盘亏、毁损以及报废的存货应当及时查明原因，分别按情况填制“报损报告单”，上报审批。经批准后，进行销账处理。必须在年终结账前处理完毕。

第九条　盘点表的报送。

次月三日前，将编制的“存货收发存明细表”和“存货耗用明细表”由保管员、卖场负责人签字盖章后，报送财务部。

第十条　存货的管理。

1.存货出入库管理。

（1）存货入库时，办理验收入库手续。入库单应详细标明书号、书名、单价、数量、码洋、折扣、实洋、出版单位、入库时间，仓库经办人按实收数量验收入库，并在送货单（或入库单）签字。

（2）存货出库时，开具出库单，出库单应详细标明运单号、书号、书名、单价、数量、码洋、折扣、实洋、出版单位、接收客户名称、出库时间、出库经手人。库房保管人员应仔细查看实物和存货出库单是否相符。如果不一致，应要求出库单重开。

2.库存商品的核算要求。

（1）库存商品范围的确定。

①库存商品主要是指货架上以及库房内所有待售出版物。

②卖场提供场地供各厂家直销的产品不归为盘点范围，由各厂家独立确认核算。

（2）库存商品的核算要求。

库存商品应按楼层、类别、品种分批次进行明细核算。销售部门微机室（库房）应按品种分批次记录库存出版物的进、销、存情况。做到账（卡）的设置口径要统一，并定期或者不定期地进行核对，做到账账（卡）相符。

3.存货基础管理。

应控制存货数量，调整产品结构，完善并健全存货流转的凭证与手续制度。销售部门每月及时将存货的进、销、存统计报表报送财务部门。

第十一条　本制度由计划财务部制订，解释权、修改权归计划财务部。

——选自《百度文库》