展览项目阶段策划

第五节　展览项目阶段策划

按照展览的类型和特点，展览项目周期划分为四个阶段，即展览启动阶段、展览规划阶段、展览执行阶段以及展览总结评估阶段。完整的展览项目策划过程就是这些阶段的总和。

一、展览启动阶段

展览启动阶段是展览进度管理过程的起点，这一阶段又可以进一步分为调研、构思、立项等三个阶段。

1.展览调研阶段

市场需求是展览项目产生的前提，项目调研主要以识别市场需求为目的，针对需求确定展览项目的主题。对行业市场的调研主要包括具有参展需求的产品类型、某类产品的参展需求规模，周边地区同类项目的举办情况，以及举办该主题展览项目的资源优势等；对观众组织的市场调研主要包括拟参展产品的吸引力及市场需求规模，核心的客源市场的优势等。

2.展览构思阶段

展览构思是以展览项目调研阶段所得出的需求结果为导向，提出创意并确定展览主题，并对该主题项目的投资目标、功能、范围以及各主要因素进行初步界定。具体包括以下几点。

（1）确定展览主题。展览组织机构在客户需求识别的基础上，需要考虑：周边地区近期内是否举办同类展会；本地区是否具有举办该主题展览的资源优势，能够办出特色；自身是否具有举办该主题展览的实力，包括经济实力、场馆设施等。

（2）构思相关项目内容。包括展览项目投资的目标、背景及意义，项目投资的功能及价值，项目实施的环境和配套设施条件，项目的成本及资源约束，项目资金的筹措及调配计划，项目投资的风险及化解方法，项目的实施与管理，项目实施后预期的总体效益等。

（3）实施可行性研究。主要包括三项内容：一是从市场角度，分析该主题的展览项目的市场前景；二是从技术、设计的角度，分析凭借现有的硬件和软件基础举办展览项目的可行性；三是从财物的角度，分析对该项目投资的合理性。项目可行性研究要本着实事求是的原则，运用现代科学的方法进行，既可自己完成，也可委托专业咨询公司完成。

3.展览立项阶段

展览项目通过可行性论证后，需要向政府有关部门进行申报，核准后才能启动，这是避免重复办展、保证项目质量的有效手段。展览项目的正式立项意味着展览项目启动阶段基本结束。

二、展览规划阶段

展览规划是引导项目管理工作向目标方面发展的总体设想，这一过程主要包括制订展览计划和实施分解设计。

1.制订展览项目计划

制订项目计划先要预先立项，它是展览项目规划的首要工作，即展览组织机构根据展览项目目标，对执行项目中的各项工作任务做出的周密安排。一个简单的展览计划包括两点：

（1）明确展览项目目标

根据项目规划，展览组织机构应在项目规划中明确展览项目的目标或工作任务。

（2）确定展览范围

①参展商规模的确定，展览项目的招展范围、参展商类型、层次、数量等。

②观众范围的确定，观众的类别、购买力水平、数量等。

③展览服务的确定，为满足客户需求和实现自身目标，向参展商和观众提供的服务。

（3）估算展览项目时间

为了使展览组织机构和目标客户在成本约束下发挥最大的时间效率，需科学估算承办展览项目需花费的时间，这是展览项目计划中不可或缺的内容。包括两个方面：一是估算每项活动从开始到完成所需要的时间，二是估算展览项目的总体进度。

（4）编制展览项目预算

项目预算是控制成本的有效手段。展览组织机构应该根据展览项目范围，对人、财、物等各项资源进行配置，并进行合理的总体与分项预算。展览项目预算主要包括三个方面：

①人力资源预算。整个展览项目需要哪些人才以及各类人才的需求数量；这些专业人员从何而来；如何合理配置人员，形成高效的项目团队。

②物力资源预算。完成该展览项目需要什么样的专业展览设施，什么样的配套服务设施以及何种高新技术等，资金成本估算，即对由人力资源成本和物力资源成本构成的直接项目成本进行预算。

2.进行项目分解设计

项目分解是将展览项目整体分解成易于管理和控制的若干个子项目或工作任务，实际上就是给出明确的展览项目范围。如一个展览项目可以分解为招展项目、招商项目和服务项目，这一阶段的任务就是分别对三个子项目进行设计。

（1）招展项目设计。招展项目是展览项目中的一个重要子项目，展览项目成功与否在很大程度上取决于参展商的数量和质量。不同类型与规模的展览对参展商的档次要求不同，展览组织机构在招展项目的设计与策划上侧重有所不同。根据国际展览联盟要求，国际性展览的境外参展商比例应超过展位的20%，因此需加强海外的招展力度。在专业展览中，招展项目则更多以“组团形式”，即通过国内外的政府办事机构或各类协会，集体组织参展。这种形式能有效增强展览的可信度，提高招展效率，因而这种方式被广泛采用。

（2）观众项目设计。展览活动不仅需要参展商的参与，更需要一大批高质量的观众和贸易商，形成较大的交易量，有效地收回投资。观众项目设计主要涉及观众组织与招商促销计划。不同类型的展会，在观众组织上选择策略不同。非专业性展会，应采取灵活的组织方式组织观众，设计时应采取办法积极鼓励普通观众的参与，不收门票，并在展会期间穿插节目表演和抽奖等活动，以吸引观众。专业性很强的展会，设计时需考虑以专业人士参加为主，特别是展览期间的专业活动设计，以避免热闹有余而收获不大的现象。

（3）服务项目设计。现代展览以商业化运作为主，商业化的运作给展览组织机构提出了越来越高的要求，细致周到的服务成为展览项目成功的保证。因此，服务项目设计是展览项目规划过程中的一个重要内容。服务项目设计的原则是：急参展商之所急，想观众之所想，提供完备的服务。一个国际性展览项目的配套服务设计，不仅包括展会的常规性服务，还包括一些个性化服务。

三、展览项目执行阶段

展览项目执行阶段是一个使展览项目在既定的项目时间和项目预算中执行的动态过程，主要包括展览项目控制和调整两个环节。

1.展览项目控制

展览项目控制是对展览项目管理活动及其效果进行的衡量、监督和校正的过程，其目的是为了规范项目运行，确保项目计划按照既定的目标和预算得以顺利实施。展览项目控制主要有两个方面的内容：

（1）项目任务监控。为了使展览项目顺利实施，应该对展览项目涉及的各项工作任务进行实时监控，及时发现问题、寻找差距，以便及时调整，保证项目按计划执行。监控内容如下：

①当前项目计划的完成情况。

②已完成任务的复杂程度和所占比例。

③已完成工作任务的质量。

④项目团队成员之间的沟通和协作水平。

⑤展览场馆的运作和展馆设施的使用情况等。

（2）项目成本控制。是展览项目控制的核心，成本一旦失控，项目就难以在预算内完成。因此，展览项目应该建立相应的财物控制制度，在项目执行过程中进行核算和成本控制。展览项目成本控制的关键在于经常及时地分析成本绩效，即把实际已经完成的工作任务和花费相同数量成本计划完成的工作任务相比较，尽早发现实际成本和预算成本之间的差异。

2.展览项目调整

项目总是处在变化的环境之中，通过项目控制发现项目的实际执行过程与计划任务之间存在的偏差，及时做出调整。展览项目调整主要包括两个方面的内容：①展览项目人员的调整；②展览项目预算的调整。

四、展览总结评估阶段

项目执行阶段的结束并不意味着展览项目管理活动的终结，还需进一步进行评估、总结，因此还要对项目结束阶段进行策划。主要包括以下方面的内容。

1.展览结束总结

在项目执行工作完成后，展览组织机构需要进行项目执行情况报告，项目团队人员绩效评估，成功经验总结或失败原因分析。展览企业要发展、要提高，就要不断总结每届展览项目实施中的经验，吸取教训，为今后的项目管理提供借鉴和参考。

2.展览效益评估

展览效益包括直接或间接的经济效益以及社会效益。直接的经济效益是指展览和活动所成交的金额等，间接的经济效益是指展览所带来的门票、广告、餐饮、交通、旅店等收入；社会效益是指展览各方以及展览所在地获得的社会影响力和示范效应。

3.展览信息反馈

展览场所的活动结束后，展览组织机构需与参展商进行信息的双向交流。展览企业需要请专业人士对参展的观众进行分析，并由专业信息处理公司计算出有关数据以及效益评估结果，并及时发送给参展商，采集反馈意见与建议，以便今后进一步提高项目管理的质量。

思考题

1.展览策划的基本流程是什么？

2.请描述展览策划的内容。

3.请描述展览的发展趋势。

4.运用思维闪电策划法，策划一项校园汽车展。

5.展览项目阶段分别有哪些？

6.展览策划分别有哪些原则？

7.简单介绍展览策划程序和方法。

案例分析　　　　亚洲户外用品展览会发展概况

亚洲户外展源于欧洲户外展。“欧洲户外用品展览会”自1994年创办至今，每年一届，在德国举办，是欧洲户外行业最高水平的专业用品展，也是全球最具影响力的顶级专业户外用品展览会之一。2006年，欧洲户外用品展的主办方之一Messe Friedrichshafen联手南京国际展览中心，把“欧洲户外用品展览会”的品牌资源和经营理念带到了亚洲，合作举办2006亚洲户外用品展览会。这是针对亚洲户外用品市场而设立的专业展览会。展会保留了欧洲户外用品展的一些传统活动，如：户外服装秀、晚会、攀岩比赛、专业论坛等；同时，根据亚洲的市场情况，展会又增加了原料采购区，亚洲及周边地区的专业原料供应商将展出其最新产品，供各户外品牌制造商咨询采购。亚洲户外用品展览会和欧洲户外用品展览会将紧密合作，东西呼应，为户外用品行业在欧洲和亚洲的市场开拓和发展提供优良的信息交流平台。图1-3和图1-4是该展览通过六年发展的一些数据对比。

图1-3　展览面积

图1-4　专业观众

历届概况：

2006亚洲户外用品展览会作为首次在亚洲举办的国际性专业户外用品展览会，受到了海内外户外用品品牌商，零售商，面辅料，配件生产企业和媒体的广泛关注，共吸引174个国内外知名户外品牌参展，海外品牌参展比例突破55%，展会总体规模2万平方米。四天展期内，共有6743名专业观众到会参观；其中境外专业观众占13. 5%。展会现场总成交额约3000万人民币。

2007（第二届）亚洲户外用品展览会得到了中国商业联合会、中国国际贸易促进会、南京市人民政府的鼎力支持。总展览面积近22000平方米，有214个专业户外品牌参加了展会，其中超过50%的户外品牌来自境外，吸引了Bergans/Deuter/ Duraflex/ Ferrino/ Garmont/Mountain Hardwear/ Mountain Smith/ Scarpa/ Suunto/ Zamberlan等一大批国际知名品牌的首次加入。展会共接待了专业观众8218名，其中12%为海外观众。

2008亚洲户外用品展览会资料显示，来自23个国家和地区的9397名专业观众参观了展会，较之2007年增长15%。大部分观众来自亚洲地区，也有许多观众来自澳大利亚、南非、美国以及欧洲各国。245个参展商参与了2008年的展会，比2007年增长了14%。总的展览面积从2007年的22000平米增加到24000平米。此外，展会期间有众多品牌商在南京召开订货会。

2009亚洲户外用品展览会于2009年7月30日隆重开幕，为期四天的亚洲户外展在展馆规模、参展商数量和专业观众数量上都创下了历史新高。其中，展览面积达25 000平方米，启用了ABC三个展厅，参展品牌达288个。其中包含来自24个国家与地区，共52家国际品牌，占参展品牌的18%。展会期间专业观众人数达到14 344人，比2008年增长52. 6%，到会媒体数量达到129家，记者数量为351人，较2008年增长9. 7%。

2010亚洲户外用品展览会于2010年7月28日在南京国际展览中心隆重开幕，为期四天的第五届亚洲户外用品展览会在展馆规模、参展商数量和专业观众数量上都创下了历史新高。展览首次增设一层展厅，总展览规模达32 000平方米，比2009年增长了28%，是第一届展会的两倍。国内外参展品牌共359个，同比增长24. 6%。四天展期共接待专业观众16 326人，增长13. 8%；记者355人，媒体147家（包括14家电视媒体），增长14%。

随着展会规模不断扩大，第六届亚洲户外用品展览会移址南京国际博览中心，并和首届亚洲自行车展同期举行。2011年亚洲户外用品展览会在展览面积、参展商数量、与会媒体、专业观众数量等多方面数据都再创新高。展会总规模达到4.2万平方米，较2010年增长了31%；现场参展品牌共452个，较2010年增长了26%，其中海外参展品牌共142个，占总参展品牌数量的31%；158家媒体，共405名记者参与了本次展会的现场报道；四天展期共接待专业观众19180人，较2010年增长了17%。

又讯，2012（第七届）亚洲户外用品展览会于2012年7月26日至29日在南京国际博览中心开幕。展会总规模由2011年的4. 2万平方米扩大到4.8万平方米，参展品牌预计达到540个，比2011年增长近20%。

亚洲户外展组办单位之一的南京宁菲国际展览有限公司董事长张建介绍，亚洲户外用品展览会源自于欧洲户外展，从2006年开始举办。经过6年的发展，亚洲户外展已经成为亚洲地区规模最大、参展品牌最多的专业户外用品展，目前已经可以和欧洲户外用品展和美国盐湖城户外展相媲美。

据介绍，除了许多知名品牌重装亮相外，本届展会现场还举办了丰富多彩的活动。同期举行的项目有产业发展论坛、亚洲户外产业大奖和2012亚洲户外展攀登节等活动。