展览策划程序和方法

第四节　展览策划程序和方法

展览策划程序是依照策划运作的先后顺序和内在规律，将既相对独立又前后衔接的阶段和步骤得以系统地运作。展览策划程序来源于决策和创造相结合的科学规律。决策是对未来将要发生的事情进行预测，并采取相应的策略，既面向未来，也为当前决策提供依据；创造就是在决策过程中，面对可能出现的问题创新解决方法，也是针对未来发展的一种创造。

一、策划的程序

展览策划程序囊括了展览活动发生之前的谋划、构思、设计等创造性活动的全部过程，成为项目实际运作的指导，是展览项目管理决策理智化、效能化、科学化的前提依据和程序保证。策划程序受决策程序和创造程序的双重制约与指导。决策程序和创造程序的规律性都是策划程序的基础。策划运作应以决策程序和创造程序为指导，遵循策划活动自身策划运作的内在规律，形成科学的策划程序。策划的程序有以下步骤，如图1-2所示。

图1-2　策划的程序

1.主题定位阶段

展览主题定位，需要对行业进行分析，掌握相关展览的举办情况以及参展商的潜在需求，界定主题选择的范围，分析可支配资源的现状、相关经验和远景战略目标需要等。展览策划要从战略角度出发进行现状分析并深谋远虑地寻求最佳主题定位，同时要善于发现焦点、亮点，促进资源投入效益的最大化。

2.目标确立阶段

展览主题确定后，就要对信息进行定性和定量的处理，确立展览主题要实现的目标，目标既是策划方案的前提，又是论证的衡量标准，也是项目管理实施控制和效果评估的依据。

策划确立的目标是对主题面临的机会和威胁进行分析，并对影响因素和约束条件作出判断，明晰目标。确立策划目标还需把握：一是定性表达要简洁易懂。使人明确领会其含义而不会产生歧义；二是目标要量化，要紧紧围绕策划主题和内外环境的限制因素，进行创造性的探索和构思。

3.方案设计阶段

策划目标确立后，就可以设计并制作策划方案。优秀的策划方案还通常要经过多种方案的比较才能作初步鉴别。因此，需制定多种可供决策者优选决断的策划方案。

策划是对资源优化的系统方法，一方面是从整体上进行合理规划，另一方面是细节设计，也就是具体的流程安排。总体规划是在策划主题、策划目标确定的基础上，对策划方案的实施在方法上、资源整合上进行轮廓设想，如展览策划项目的研究计划书，其重点是运用创新技法从不同的角度和多种途径思考酝酿，大胆设想出各种可能的策划方案。细节设计是以总体设计为基础进行细部加工，它以项目研究计划书为大纲，深化研究并进行反复优化。

4.方案论证阶段

方案设计完成后，还要对方案设计进行论证和评价。有两个方面：一是论证和评价策划方案的总体创新性；二是论证和评价策划方案的细节实施性。如果方案仅有总体创新性而实施细节不确定，则策划方案就无法实施。因此要对多个方案进行逐一的鉴定和比较，权衡其利弊，从不同角度上选出几个最佳方案，确保方案切实可行、经济高效。

策划方案的论证和评价，既注重科学性，也强调可行性。科学的论证可完善策划成果，将策划付诸实施，甚至原方案上会产生更有价值的新理念。在充分论证的基础上，制定改进方案，整理研究成果，撰写策划研究报告，在决策者对策划方案作出决策之后拟订实施计划。

二、展览策划的方法

展览策划是为一个展览项目而提出的一套办展规划、策略和方法，它是根据展览组织机构的内外部环境，并且根据展览主题的市场机会与预期作出系统性的构思与方案，展览组织机构通常会采用以下几种的方法。

1.思维闪电策划法

思维闪电是指人们在特定环境或气氛下，以个人或群体知识、经验、判断为基点，通过亲身感受或直观体验而闪现出的智慧之光，它可以较全面地揭示事物或问题的本质。通过一闪而现的灵感形成的策划思想被称为思维闪电策划法。该方法比较适用于主题创新。

2.排除策划法

排除策划法是由阿诺思・特维斯基提出的。意思是将众多的备选条件、备选方案按一定顺序排列起来，通过寻找各个条件、方案存在的缺点将其排除在序列外，来达到选择最优方案的目的。此方法需要注意如下问题：

（1）将各个备选条件、方案按照一定的层次、顺序排列。要满足不同层次策划目标的方案和条件则需要在相应的层次条件上进行比较和排除，不能越级越层比较。

（2）确定科学的排除标准。优缺点总是相对的，在一定条件下是缺点的方面，在另一条件下可能是优点。因此，要合理预测各个方案所要求的条件与后果的性价比，用科学的标准排除不合适的方案。

（3）排除不是最终的目的，排除是为了避免问题，防患于未然。排除的目的是为了更好地创新，通过对各个条件、方案的缺点和不足的考察，有效规避策划过程中的风险，并通过对风险的控制，完善方案，实现方案创新。

3.群体策划法

群体策划法是客观、科学地扩大策划参与人员范围，群策群力，设计最优的策划方案，有以下两种方法：

（1）规定程序调查法

又称德尔斐法。具体操作方法就是先由调查组织者制订调查表，按规定程序进行咨询调查，经过几轮反复，然后再征求专家意见，反复分析判断，最终在专家们的意见逐渐趋于一致的基础上得出最终结论。

（2）头脑风暴法

又称智力激励法。是以一种专家会议形式进行决策预测和策划方案设计。这种专家会议是在一种非常融洽和轻松的气氛下进行的，人们可以畅所欲言地发表自己的看法。它是一种集体自由联想而获得创造性设想的方法，因此可以创造知识互补、思维共振、相互激发、开拓思路的条件。这种方法适用于研讨战略性决策问题，可以从中产生出新思想、新观念、新方法、新成果。但这种方法受与会者主观素质条件限制，整理分析需花相当长的时间，甚至有时会延误决策，具有一定的局限性。