会议开幕式

二、会议开幕式

大型会议的开幕式是所有会议活动中最重要的活动，国际会议的开幕式甚至有多位国家领导人出席，需要认真策划和仔细安排。

（一）策划开幕式的程序并编制开幕式工作计划

首先，要确定开幕式的时间和地点，开幕式可以安排在专业交流活动正式开始的第一天上午，也可以安排在交流会的前一天晚上。开幕式的地点取决于会议代表的人数，有些会议的开幕式与大会会场是一致的，在举办大型会议时，出席开幕式的人数多于会议交流会场的人数，这时可以选择其他场所，如剧院、体育馆等。其次，要邀请出席开幕式的贵宾，按名单发出邀请，务必要一一落实嘉宾参加开幕式的情况。

（二）调整开幕式程序

根据邀请到的贵宾调整开幕式程序和工作计划；将最后确认的开幕式程序印制在会议日程手册上。

（三）设计背景板、横幅、桌签和开幕式请柬

1.背景板

背景板的设计要符合会议的主题，背景板的内容有会议主题以及LOGO、主办、协办支持以及时间、地点等。在进行背景板设计时还应注意以下两方面的问题：

（1）背景板的设计要注意“实用性”

通常一个背景板的高度规格从演讲台往上开始通常有2米到5米的高度范围，设计时根据会场大小来灵活掌握，而一个会场的地台高度也通常是从20厘米到60厘米不等，背景板从地台上缘开始搭建，搭完后，台上要预留有嘉宾位置（如演讲台、前排主席台、对话沙发、签约桌、启动球等），因为嘉宾阻挡，所以从地台表面开始向上约80公分内是属于“无效面积”，即观众的“视角盲区”，而这个嘉宾阻挡盲区却又恰恰是摄影摄像设备的拍摄“高发区”。这就要求背景板在最初设计的时候就要非常注意，要特别把会议主题以及LOGO、主办、协办支持以及时间、地点等核心元素要往背景板的上方偏移，而在观众视角盲区部分可以用一些相对比较抽象或写意的背景图案来做填充，对于拍摄高发区的面积部分，则要着重凸显出主题诉求或核心LOGO。并且其写意图案与主题诉求和核心LOGO还要作圆润处理，让人感觉不突兀。这样从整个背景板的构图来看，其直观感觉是有点头重脚轻的效果（核心主题元素一律集中在上部，而中下部基本上没什么主要内容），尤其是在电脑上看小样的时候，通常会让设计师感觉很没有美感，不稳健，但是到真正喷绘现场使用的时候却又往往非常实用。

（2）巧用色彩

有专家认为“酒红”和“湛蓝”永远是会议背景设计构图百看不厌的流行色，就像黑色和银灰是汽车车身漆的流行色一样。

（3）防止背景板起“皱褶”

普通规格的会议背景板通常都用宝丽布喷绘制作，既实惠又容易搭建。在现场就地量尺寸，根据规格来灵活拼接桁架，现场张平。要注意背景板一定要张平绷紧，不能有皱褶，绝对不能在背景墙上直接拉扯装订。背景板皱没有张平是会议现场最直观的问题，也是最致命的第一硬伤。它直接影响着整个会议在观众心目中的规格、档次和形象，因为任何一个观众或嘉宾进入会场的第一眼永远都是先看背景板，而如果背景板皱没有张平，会让人感觉会场布置很粗糙、很懒散，从而会推测主办方很不专业或者很不重视。要确保背景板没有皱褶，要注意一个操作细节，即无论多大的背景板，其背景布边界一定要能富余出从桁架边缘能向后二次弯折（注意必须是二次弯折，如果仅有一次弯折效果也很一般）的空间，最终的边缘效果呈现出U字形，靠桁架边缘来撑满，并且注意在张平绷紧的时候要做到力度均匀。否则如果只是用钉子来钉的话注定是徒劳的。

2.桌签

桌签是标明就座人姓名的标签，其制作方法有以下两种：

（1）用硬塑料做的三棱柱体，前后都写上入座人的姓名，平放于桌面上；

（2）用卡纸作材料，按适当的规格剪成长方形，打印上就座人的姓名，然后将一端剪成锥形，将锥形部分向后折90度，平放桌上。

3.横幅

横幅上的字一般采用白色，底色以红色居多，也有会议选用其他颜色。内容是会议的（中英文）名称。

（四）布置开幕式会场

1.主席台的布置

根据不同会议的要求，主席台有各种各样的布置方式。最常用的方式是在主席台的中央正前方摆设长条桌，长度根据主席台的就座人数而定。长条桌上摆放桌签、鲜花、茶杯、或矿泉水、会议专用的纸和笔等。会议主持人通常坐在长条桌的一侧，座位处摆放台式麦克风。长条桌后侧摆放椅子，长条桌的前侧摆放花草。

主席台右侧摆放一个演讲台和一个台式麦克风，讲台上摆台灯和鲜花。

主席台的座次安排是一个非常重要又非常敏感的问题，应严格按照会议领导机构事先确定的名单次序安排座次，不得擅自改动；身份最高的领导人安排于主席台前排中央就座；其他领导人按先左后右（以主席台的朝向为准）、一左一右的顺序排列；主席台上就座人数为偶数时，前两位领导人共同居中就座，第一位领导人坐在第二位领导人的左侧。

2.代表席的布置

会议代表席的布置可采用如下两种形式：工作性质的国际会议通常选用课堂式；而交流性质的国际会议选用剧院式。代表席可分为三个部分：贵宾席、代表席和记者席。贵宾席一般安排在会场中区前几排，为了表示对贵宾的尊重，有的会议还在座位前摆上长条桌，摆成课堂式，桌上摆放桌签和饮料。桌子两侧竖立指示标牌，书写“贵宾席/Reserved for VIP”。代表席通常要按剧院式摆放座位，座位的数量应比代表人数略多一些。会议要专门为记者设置记者席，要尽量考虑方便他们摄影和摄像。

（五）开幕式的现场管理

开幕式的现场管理包括贵宾的现场接待、会议代表进入会场、记者接待、安全保卫、交通安排等方面。

1.贵宾的现场接待

开幕式之前，要安排级别相当的会议领导在会议中心或饭店的大厅门口迎接贵宾，这位领导要了解每一位贵宾的姓名、工作单位、职务和将在哪一个贵宾室休息。

贵宾抵达后，要安排专门的工作人员引路，将贵宾送到贵宾室，会议的主要领导要在贵宾接待室迎接。贵宾在贵宾室的活动主要是在签到簿上题词或签字，佩带胸花，接见和合影等。当会议代表基本落座后再请贵宾进入会场，先引导坐在主席台下的贵宾入座，然后再请主席台的贵宾入座。

2.会议代表进入会场

如果没有身份较高的贵宾参加，组织代表参加开幕式是一件比较简单的工作。但如果遇有大型会议被邀请出席开幕式的贵宾级别比较高时，出于安全的考虑，要严格检查，所有进入会场的人员必须佩戴胸卡或者持有开幕式的请柬。通常，提前半个小时就开始允许代表入场，特别情况时可提前一个小时。代表基本就座后，可安排简单短小的文艺演出，目的是吸引代表的注意力，不再相互交谈，形成一种安静祥和的气氛，等待开幕式开始。

3.记者接待

对会议感兴趣的新闻记者都会前来参加会议的开幕式，有影响力的会议经常会有上百名记者现场采访。会议组织者应该在会场附近设立记者接待站。记者在这里可以领取记者证、新闻报道通稿和其他有关的会议材料。对于记者参加较多的会议，应领取特殊的证件方可在会场进行走动采访，否则上百名记者在会场来回走动，会议将无法正常进行。

4.安全保卫

大型会议的安全保卫工作在开幕式中也非常重要，特别是遇有政府领导人参加开幕式时更是如此。会场布置结束后，公安人员要对会场进行认真的安全检查，排除任何可能的隐患。安全检查结束后，开幕式的会场就应采取封闭措施，人员不得随意进出。会场应设有为领导人使用的专用通道。在举办开幕式的会场入口处安排工作人员和安保人员，检查进入人员的证件和请柬。对于开幕式可能出现的其他敏感问题，有关公安部门会采取预防措施，会议组织者只要积极配合就可以了。

5.交通安排

会议开幕式若在代表下榻的宾馆或附近的会议中心举行，则主要针对参加开幕式的贵宾进行交通安排。会议组织者要制作参加会议开幕式的特殊车证，并和当地的交通管理部门制定行车路线。会议的开幕式及举办地点应当尽量离会议代表的下榻处近一点，以免造成交通安排的压力。