人事档案信息资源开发与服务的对策

7.4　人事档案信息资源开发与服务的对策

人事档案作为一种信息资源，为人事部门选拔、考察和使用人才发挥了重要的作用，得到各级组织对档案工作的重视和支持。为使人事档案工作更好地为培养、使用人才服务，必须做好人事档案信息资源的开发利用。

开发利用人事档案信息资源，主要应做好以下几点:

7.4.1　重视人事档案材料的收集与整理，完善人事档案管理的实体建设

根据人事工作的发展，努力开源，广泛收集人事档案材料，不断充实档案内容，补充新的人事档案材料，完整反映人事的情况，减少时间差造成的信息老化和过时，避免时效性失真，是档案信息开发和服务的基础。

人事档案材料中除了反映历史记载外，还必须有现实的“动态”材料，特别是要注重收集反映改革开放以来，各种人才德、能、勤、绩等方面的材料，收集干部的年度考核材料、任免材料、各种奖励材料、科学技术成果材料、专业技术职务评聘材料、学习培训材料等。在收集工作中，要把握人事档案材料形成的各个环节，掌握人事档案材料形成的规律，及时、准确、完整地收集新形成的人事档案材料，使其齐全完整，促进其内容向立体化和量化方面转化，为档案信息开发打好基础，为考察、选拔、培养和使用人才提供可靠的依据。

7.4.2　认真履行开发档案信息资源的职责，转变有碍于开发服务档案信息资源的传统观念

一要破除传统观念的束缚，全面理解人事档案的价值。在严格执行《中华人民共和国保密法》和《干部档案工作条例》等相关人事档案管理规定的前提下，为开发利用人事档案信息资源创造良好的社会环境。二要用历史的、全面的、发展的观点看人才，不能因一时一事的某些枝节问题而“一叶障目，不见泰山”。要有组织有计划地收集、整理、宣传介绍干部队伍中坚持四项基本原则，勇于改革，在社会主义革命和建设事业中作出重大贡献的中青年干部和科技工作者。三要在科学、审慎、求实的原则下，多渠道、多形式地向组织人事部门提供在社会主义现代化建设中具有典型意义的各类干部代表的档案信息，为使用好人才提供依据。四要倡导人事档案可以有条件地向本人开放的观念，打破过去公民对人事档案的神秘感和陌生感，使公民认识到履行一定的手续可以知晓有关人事档案的内容，并利用人事档案解决实际问题。

7.4.3　加强人事档案信息化，推动各种人事档案数据库建设

当代条件下，通过加强人事档案信息化，加强人事档案全文数据库、目录数据库以及各种特色数据库的建设，这是开发人事档案资源基础性工作。为此，人事档案管理部门需要加强与IT行业的合作，并且通过全程参与本单位人事档案管理信息系统的设计与实施，增强人事档案管理功能，提高人事档案信息化的实用性。

7.4.4　提升人事档案开发与服务水平，为“用人”提高科学参考

由于过去缺乏对人事档案的开发与服务，服务观念与方法较落后，其作用远远未被发挥出来。今后应采用编辑各类人员的各种信息资料，建立“人事卡片”和“各类人员的名册”，利用计算机建立“人才库”，将干部的简历、任免、奖惩、学习培训、考核、工资、专业特长以及干部离退休时间等信息资料编印成册，提供给领导和决策机关参考及干部人事工作者利用等，可以拓宽人事档案信息资源开发利用领域，充分发挥人事档案的作用。

7.4.5　转变人事档案开发方式，提升人事档案服务能力

转变人事档案开发方式，主要从以下方面进行着手:

(1)由单一保管型向开发利用型转变

人才交流、选贤任能是经济建设高速发展的重要保障之一。开发人事档案信息资源，为选贤任能服务，是当今人事档案工作的首要任务。人事档案工作要坚持开发与利用并重、指导与服务相结合的原则，以为经济建设服务为宗旨，使人事档案工作真正实现由单一保管型向开发利用型的转变。

(2)由向主管单位服务转向为主管单位和个人服务并举

人事档案服务主要为组织、人事管理机构通过服务，这是人事档案管理的必然要求。然而，借助于当代人事档案管理信息系统，不仅可以完成上述服务，也可以通过适度的限制和开放相结合，为人事档案所有者服务。

(3)由被动服务向主动服务转变

人事档案工作者应该转变过去那种“坐、等、靠”的服务观念和人事档案与选人用人游离的意识，要把人事档案工作与选拔人才工作结合起来，主动为用人单位提供人才信息服务，为经济建设的发展创造良好的条件。

变被动服务为主动服务。第一，要树立服务观点，增强服务意识。档案工作者要有强烈的事业心和责任感，树立全心全意为人民服务的思想，做好人事档案材料的收集、鉴别、整理和管理等工作。第二，行动上要主动。不仅要注意收集已产生的材料，还要根据每个阶段的需要，适时补充一些新的材料。人事档案工作者应积极配合机构改革、干部人事制度改革及人才开发提供有一定超前性、参考性的人事档案信息，同时结合各单位档案工资调整、人员出国(出境)政审、职称评定、干部任免、人才挑选提供全方位服务。第三，方法上要改进。要改进传统的材料收集、档案管理、档案利用方式，将人事档案信息库变为组织上发现培养选拔使用人才的信息库。第四，措施要切实可行。要经常了解和掌握形成人事档案的信息来源，注意沟通信息渠道，建立健全人事档案信息交换联系制度，形成人事档案材料收集网络，以提高人事档案信息资源的利用率。第五，需要采取先进的技术，例如通过“推送”技术、特色数据库服务等，主动地为人事档案所有者及其管理工作者提供服务。

总之，及时、准确、高效地为人事工作和党的中心工作服务是人事档案工作的出发点和落脚点，以保证利用为中心、抓好优质服务是检验和衡量人事档案工作好坏的基本尺度。为此，档案工作人员应进一步明确服务方向，端正服务态度，在坚持原则的基础上，时时为利用者着想，处处为利用者创造条件。要敢于开拓创新，使人事档案工作再上新台阶，充分发挥人事档案作用，为市场经济条件下人事工作和人才开发服务。

【注释】

(1)李蕙名.关于我国人事档案信息公开的思考——从“汤国基档案事件”说起［J］.北京档案，2009(5): 26-27．