管理技术创新

第六节　管理技术创新

随着企业现代化水平的不断提高,办公自动化、局域网的建立、基建MIS系统的普遍使用,电子文件大量产生,档案信息资源越来越丰富,档案工作迎来了前所未有的机遇和挑战,数字档案馆的建设呼之欲出,它是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式,它不是一种物理存在的实体,只是利用网络技术,将分布于不同档案机构的数字化档案信息资源,以网络化方式加以互相连接,提供及时利用,实现档案信息资源共享,实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。现行实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础;数字档案馆的出现对现行实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求;数字档案馆为实体档案馆提供了新的管理和服务机制。所以档案管理技术的创新就显得尤为重要和迫切。如,引入电子档案管理系统,结合企业实际情况,整个企业的各个生产管理软件系统所形成的电子档案信息资源,与企业ERP管理软件挂接,并将第一手信息资源电子文件“即时”输送到电子档案管理系统(数字档案馆),从而使档案资源的收集到提供利用都在全新的高技术环境下高效地完成,真正使档案工作与企业的各项工作融合在一起,发挥它应有的作用。

例1:某电力企业利用现代化技术和计算机设备管理档案

国内著名的电力企业,总装机容量500万千瓦,有近百万张图纸需要管理和再设计应用。引入超级电子档案管理系统,将科技档案和纸质图纸等进行电子化、网络化、集中有序的管理,与传统方法相比,减少了图纸占用空间,提高了共享性和检索、查阅、管理的效率。经过实际应用,提高了对档案信息资料的管理水平和对档案信息资料的利用水平。灵活、高效、安全的档案管理系统,使得企业能够以最低的成本管理信息、最快的速度查询信息、最安全的方式使用信息,降低文档资料的管理、传递、使用的成本,降低文档资料的遗漏和泄密造成的风险,提高经营管理业绩。

电子档案管理系统是对各种电子文档和资料(Office文档、图形图像、音频视频、XML文档、历史档案、扫描的票据影像、数据库导出记录、其他文档)进行有效的组织管理和利用的应用软件系统。在管理系统中,文档和资料的管理被分为几个相对独立的阶段:采集和整理、组织和存储、查询与使用。采集和整理负责完成文档和资料的录入,支持文件扫描、OCR识别、手工录入、批量转换、应用系统接口调用等方式;组织和存储模块对录入的文档和资料提供灵活定制的管理手段和高效安全的存储机制,文档和资料的操作与管理模式能够按用户的业务需求定制;查询与使用能够方便用户快速地找到所需要的文档和资料,在严密的安全控制策略下,提供借阅、浏览、打印、修改等。

1.系统管理技术

拥有基本的档案管理功能,如:录入、修改、删除、导入、导出、打印、检索、统计、鉴定、销毁、组卷、上载、下载、版本管理等。通过可定制的文档对象模型,实现对公文、图纸、档案的全面管理,图文资料收集、数据录入、图书借阅、案卷管理、打印输出、方便查询、权限控制等功能,实现对文档从生成、收集、加工、利用,到归档、整理、编目、鉴定、销毁整个生命周期的管理。为便于与OA、MIS、ERP等业务系统集成,系统基于成熟的J2EE架构平台,采用JAVA、JSP、Servlet、WebService、XML等编程技术。系统支持UNIX、Windows、Linux等主流操作系统,及Oracle、DB2、SQLServer等主流商业数据库。提供与档案相关的生产和管理系统(办公自动化OA、MIS等)接口,使各部门的图纸、各类文件从产生到档案利用以电子档案图档系统为主线统一整合在一起。另外,系统内置工作流引擎、全文检索引擎、消息平台(MAIL、POP等方式)、存储、Cache等服务,以及图像扫描、图像处理等功能组件,这些都为有效地实现对文档的全面管理和利用提供了坚实的基础。

2.系统配置

存储层:基于标准IO和存储访问协议,保证系统的兼容性和可扩展性。

应用服务层:

J2EE应用服务器:使用基于J2EE标准的应用服务器,如WebLogic、WebSphere、Tomcat等。

数据持久化:将对数据库和存储介质的访问进行统一封装,以便于系统的扩充。

系统服务:提供保存系统稳定运行和快速开发的各种支持性服务。

系统组件:提供快速开发各种业务操作的基本组件。

数据对象:将对数据的访问封装成对象操作,完全屏蔽后台数据的存储结构。

业务模块:实现各种业务操作,可利用系统提供的服务的组件进行快速开发。

系统框架:对系统访问、安全、用户界面进行统一的控制。

界面层:支持Client/Server和Browser/WebServer/RDBMS体系结构,满足用户多样性的需求。

3.接口技术

电子档案管理系统不是一个独立的系统,不仅要实现系统内部的档案扫描、加工、整理、编目、查询、统计、鉴定等功能,而且要能够与Portal、OA、ERP、MIS等系统进行紧密集成,为业务系统提供文件归档、查询的接口,并能与业务系统进行无缝集成。电子档案系统将为包括OA在内的业务系统提供数据归档和图纸查询的集成接口。

身份认证接口:系统提供的第一个接口是身份认证接口,用于在进行业务操作之前对用户的身份进行认证。

数据归档接口:数据归档接口允许将包括OA在内的业务系统中的数据归档到图档管理系统中,归档时不仅可以归档档案的条目信息,也可以归档正文、图像、Office文档等各类电子文件。

档案查询接口:在业务系统中直接进行档案查询,档案系统将符合条件的档案信息以XML的形式返回,业务系统直接将查询结果呈现给用户或者作进一步的处理。

电子文件访问接口:在得到档案查询结果后,进一步访问与查询结果相对应的电子文件,并可进行下载、打印等操作。

通过接口,使企业各部门的图纸、各类文件从产生到档案利用以电子档案系统为主线统一整合在一起,解决信息孤岛问题。

信息技术进入网络时代,计算机运用越来越普及,这给档案工作带来了重大影响和变革。技术是第一生产力,档案工作只有通过技术创新,才能使档案工作者从烦琐的事务工作中解放出来,开展更深层次的档案管理研究及开发利用工作。今天,作为社会信息资源系统的一个重要组成部分的电子档案系统管理已成为一种趋势,早在20世纪美国国会已经为电子查询系统项目(EAP)拨款450万美元,在电子档案馆建设的规划、研究、实施等方面已经走在了前列。我们应该看到,我国目前的电子档案系统建设还处于低层次、低水平阶段。我国的企业档案信息化建设由于缺少统一的标准,无法对数据库进行搜索,从而造成数据库资源无法共享。因此,为建立一个真正意义上的电子档案管理系统,还需做大量基础性的工作。