信息处理过程

一、信息处理过程概述

信息处理是信息工作全部活动的总称，包括原始信息的收集、加工、传递、贮存、检索、输出、使用等环节。对管理者来说，广泛收集信息、科学加工信息、全面使用信息是三个重要环节。

1．信息处理的基本要求

（1）及时。就是接受信息和传递信息的速度要快，能迅速、灵敏地反映客观事物的最新进展以及相关各方面的最新动态。及时管理信息才能提高信息的时效，发挥信息在管理过程中的积极作用。如市场经济活动方面的信息就是企业管理者参与竞争的先决条件，时间的延误，会给企业管理工作造成严重损失。

（2）准确。就是如实反映客观情况，绝不能使收集的信息含有“水份”。准确是信息的生命，同时也是信息系统的全部意义所在。信息不准确，不仅无益，而且有害。因为与客观实际不符的信息，将会在管理过程中引起连锁反应，波及各个方面各个领域，影响现在和未来。

（3）适用。就是信息系统提供的信息符合一定人员或一定组织的需要。在管理系统中，各层次、各部门、各单位职责不同，所需信息也是各不相同的，必须研究和了解各类人员和组织需要哪些信息，提供的信息是否符合他们实际需要，只有这样，才能发挥信息应有的作用。

（4）经济。就是用较低的代价获取或使用信息量较多的有用信息。在采用什么方法处理信息资源时要考虑两个方面的问题：一要尽量节约信息获取加工传递、贮存费用；二要提高信息的质量，使加工后的信息具有最大的效用。两者相比，后者尤为重要。

2．信息处理的主要环节

（1）收集。信息收集可叫信息获取，是信息处理的基础，是全部信息处理工作的重要环节。由于信息收集是一项社会性、时间性、政策性、科学性很强的工作，因此，管理中要求对信息的收集做到“广”、“快”、“精”、“准”四个字。

为了实现上述四字要求，必须坚持下列原则：第一，收集信息要有针对性，要根据本部门、本单位人、财、物力的实际可能和服务对象的客观需要，有目的地进行收集。由于当今世界信息量极其巨大，变化又非常迅速，如果没有针对性，信息收集就会无所适从。第二，收集信息要有系统性，要使信息能够反映所管对象的全貌和各要素之间的相互联系，只有注意信息资料的系统积累，保持信息资料的连续性和完整性，才便于多方比较、综合分析，才有利于进行预测和决策。第三，收集信息要有计划性，也就是说在开始收集信息资料之前，要通盘考虑，统筹安排。人们掌握信息除保证当前需要外，还要保证长远发展的需要，这就要求制订出科学的信息收集计划，在计划中要体现上述的针对性和系统性，并切实使计划能够顺利执行。

（2）加工。收集来的大量信息是杂乱无章的，必须经过加工整理，才能方便人们的使用，信息加工是指按照一定的程序，采用一定的方法，对收集到的信息进行筛选、分类、排序、计算、分析判断、编写，使之成为完整、真实、准确、适用的信息资料。筛选是对原始信息进行“去粗取精”、“去伪存真”的工作，以保证信息的准确可靠。分类是将信息按性质、时间、目的要求等分门别类，以满足不同部门的不同需要。排序是根据一定标准对同一系统内的信息进行编排，以分出轻重、缓急、先后、大小的位置。计算就是将对数量化信息用一定数学公式进行运算，以便浓缩信息或产生所需要的新信息。分析是通过比较、衡量等方式对信息所反映的社会活动的特征和变化情况进行描述，以形成具有指导作用的新概念。判断是对信息的准确程度进行鉴别，对信息的含量、价值、时效进行测量，以便提供使等。编写是指用手工方法对信息进行加工处理，以形成新的信息资科。

（3）传递。传递性是信息的基本特征之一。数据、资料、知识等信息资源只有经过传递才能到达使用者手中，发挥效用。信息的传递过程，实质上就是信息在空间向某一方向运动的过程。信息一般是以若干个体的集合进行传递和流动的，这就形成了信息流。信息通道是否畅通，直接影响信息流的传输速度，影响管理效率和效益的提高。信息资料的传递是为信息资料的加工、使用提供物质基础和创造必要条件的。因此，更新，改造和发展信息传递的物质设备，组建四通八达的信息传递网络，是提高信息传递质量和速度的重要一环，是实现管理信息系统现代化的制约因素。

（4）贮存。经过加工的信息，一部分并非立即传输出去进行使用，一部分使用后还要留下来作今后的参考，这就需要贮存。信息贮存是利用一定的载体将信息内容如实记录和保存，可以看成是信息在时间上的传递。信息贮存为积累信息创造了物质前提，管理者合理使用贮存的信息可以对管理过程进行动态的系统的研究。

（5）检索。检索就是查找的意思。在浩如烟海的信息资料中，要快速地找出所需要的全部资料，就要求有科学的检索系统和检索工具，因此，信息资料检索是开发和利用信息资源的钥匙。信息检索分手工检索和机械检索两大类。手工检索工具有目录、索引、文摘等；机械检索工具有穿孔卡片，电子计算机检索系统等。

图3－1　信息处理过程示意图

（6）输出。信息输出是信息处理的最后环节，经过这个环节，信息就可以被人们使用。在科学技术发展的今天，输出不仅要借助传输通道，还要有各种形式的输出设备，才能保证使用者迅速识别和运用各种有用的信息。

二、信息的获取

现代管理者要高度重视信息在管理工作中的作用，首先要抓好获取信息这项基础工作。获取信息的渠道主要有：

1.充分利用部门信息

许多业务部门都存有大量现成的信息资料，可以直接求索，加以利用，这是最简便的渠道。如要获取某地区人口变动的信息，就可到当地公安部门、民政部门进行调查了解。

2.订阅有关报刊杂志，文摘卡片

充分利用这个渠道。人们常说有选择地订阅几份有价值的报刊，等于建立一个信息点，就是这个道理。

3．互相交换信息资料

这是获取信息又一重要的渠道。当前许多业务部门、科研教学单位、学术团体都出版了有关的内部刊物和通讯。各单位在发展横向联系的时候，要注意这方面的信息交流、以掌握本行业、本部门的发展功态。

4．设立信息观察点

为定期地、系统地搜集、掌握某种信息资料，可以在有关地区、部门或有关活动聚集点，建立信息收集网点，定点定人，采用多种形式．随时记录、收集信息变化情况。

5．亲赴现场，直接收集

这是一条获取可靠信息的渠道。应根据管理工作的需要，组织有关人员到某项社会活动的第一线进行调查访问，收集第一手资料。如要掌握某地区经济体制改革的情况，可以采用这条基本渠道。

获取信息不仅要选择合适的渠道，尤其要注意运用获取信息的科学方法。获取信息的方法可以从下面三个方面分析：

首先是关于建立信息组织的问题。信息组织，可以从三个方面进行组建。从全国范围来说，可建立高层次的统一的信息中心。这个中心一方面负责收集宏观范围的信息，另一方面要对全国信息工作进行指挥。从地区或部门方面来说，可建立中间层次的信息中心，负责收集各自范围的信息，并对下层单位信息工作进行指导。从基层方面来说，可建立适应基层需要的各种形式的信息中心或设置专职兼职信息员。这样形成的上下沟通、纵横交错的获取信息的网络，是科学地收集信息在组织方面的基本方法，如果不注意在组织上加强这方面的工作，其他方法的使用就有落空的危险。

其次是关于建立信息工作制度的问题。信息工作在统一性、准确性、真实性方面有十分严格的要求，如果没有制度方面的保证，就会降低信息的科学性。信息工作制度主要有：制定统一的信息标准；制定收集信息的规程；制定各级信息组织的岗位责任制，明确规定信息组织的职责；确定信息处理制度、信息咨询服务制度。

再次是关于搞好调查研究问题。调查研究是管理者认识客观规律，实现科学管理的根本途径，也是获取信息的重要方法。搞好调查研究，关键在于管理者要增强调查研究的自觉性、科学性和有效性，要有正确的指导思想和求实的态度，要掌握调查研究的基本规律和原则，运用科学的方法和手段。现代化大生产的迅速发展和科学技术的巨大进步，不仅为调查研究开拓了新的内容和范围，也为调查研究提供了新的方法和手段。现代调查研究必须掌握的新原则是：客观性原则；系统性原则；定量和定量分析相结合的原则。具体的调查方法主要有：

（1）典型调查。典型调查是通过对具有代表性的社会生活的局部进行调查分析，从中得出一般性结论的方法。典型调查从数量上划分有两种：一是单个调查，即对有典型意义的单个单位、单项活动进行深入调查研究，俗称“解剖麻雀”；二是划类选点调查，从众多调查对象的不同质的类别中找出有代表性的几个单位进行调查。典型调查的形式有开调查会、个别访问、观察、蹲点等。

（2）抽样调查。抽样调查是根据数学中概率统计的随机性原则，从调查对象的总体中抽出少数个体进行调查，以此推导事物全貌的方法。抽样调查是按同等原则，概括出必然的一般规律的调查方法，它适用于社会、经济、文化各个领域。

（3）民意测验。这种调查方法起源于十九世纪二十年代的美国，后来成为各国普遍使用的一种社会调查方法。近年来，这种方法在我国也受到各方的重视，被广泛采用。运用这种方法，要注意的问题：第一，要有明确的目的和详细的调查计划，计划中的问卷、提问等项目，要力求简洁、明白、具体；第二，要选好测验范围和对象，要排除对调查者主观意图的干扰，测验中绝不要乱提问题；第三，进行民意测验应创造一种民主的、宽松的、无拘束的气氛，使被调查的群众能在不受舆论压力和长官意志的支配下，独立自主地回答问题。

三、信息的加工

要准确无误地掌握信息，必须对信息进行综合分析，这是信息加工的核心。

信息分析首先要对获得的信息进行真伪分辨。这项工作可以从信息的来源和内容两方面着手，具体项目如表3－1所示。

表3－1　信息来源和内容分类

影响信息准确性的原因，大致有两方面的原因：属于主观上的原因，一是某些管理者出于个人私心杂念，向上进行欺骗，有意隐瞒真象，制造假信息，弄虚作假。这是一种十分恶劣的作风，要坚决制止。二是信息人员素质差，在收集信息中，不作深入调查，把道听途说不可靠的东西，当作信息，造成信息失真。属于客观上的原因，主要是由于接受和传递信息的技术手段落后，致使信息难以反映现实，信息传递受到干扰，信息输出产生失真现象。另外由于地域广阔、情况复杂、语言差异等也会影响信息的准确性。

对收集的大量信息真伪进行监定和分析以后，需进行分类、排序、计算、编写等处理工作，才能保证信息具有高质量，才能为管理者提供准确、可靠、有效的信息。根据信息的主要特征，信息处理方式分为手工方式，机械方式和电子计算机方式三种：

1．手工方式

手工方式是借助于纸和笔，以文字描述为主的信息加工处理方式。这种方式虽然是延续了几千年的一种原始方式，但在现代社会，特别在处理定性信息时，它仍然是一种基本的处理方式。常用的手工方式有：汇集式、归纳式、纵深式、连横式、推理式、阐述式、延伸式、示意式等。

2．机械方式

机械方式是借助于一定的机械计算设备并靠人的手工劳动对数字信息进行处理的方式。如古代中国发明并延用至今的算盘，近代中国使用的计算尺、西方国家创造的手摇计算器，穿孔卡片器等，是机械方式的主要设备。这种加工信息方式的特点是：设备简单、操作方便、成本低廉，适用于信息量不大，加工过程简易的信息处理过程，使帮助管理者提高运算和记忆能力。

3．电子计算机方式

电子计算机方式是指以电子计算机为主要处理手段的一种现代化处理方式。电子计算机应用到信息处理过程，经历了三个发展阶段：第一阶段是单项处理，如编制计划、计算工资。第二阶段是综合处理，计算机开始用于控制某一管理的子系统，并具有一定的反馈功能。由于计算机技术和通讯技术的发展，出现了计算机网络系统，它可以把远距离的单位联结起来，汇集和交换信息，为多个用户服务，大大地提高了电子计算机的使用效率。第三阶段是系统处理，在计算机系统中出现和应用数据库技术，促使信息的利用率大大提高。在这个阶段中，从决策的确定，计划的编制、执行、监督、调节等管理职能，可以全部使用电子计算机，这样就使信息处理的数量和质量大大提高。

四、信息的使用

收集信息，对信息进行加工，目的是要提高信息的有效性。信息的使用价值是指使用信息所带来的经济效益和社会效益。如正确的信息使企业领导做出正确决策，从而使企业在竞争中取胜；信息的提早获取，可以使人们免遭和减轻自然灾害的重大损失等等。那么如何尽力挖掘信息的使用价值呢？其方法如下：

1．把握总体，抓住根本

客观事物在不断运动，时刻变化。这种运动和变化的原因是由于构成客观事物的各种因素在不断地发展变化。当我们掌握了某项事物的可靠消息后，就要由表及里，顺藤摸瓜，对这些信息进行多方位的研究，掌握事物的全貌，抓住事物的根本，挖掘信息的使用价值。例如使用化肥问题成了近年来国内“老大难”问题，各地农民都叫喊买化肥难：一是化肥价格太高，农民买不起，用化肥花不来；二是供不应求，有钱买不到。面对买化肥难这个经济现象，如果我们深入市场、生产厂家和广大农村进行调查研究，就会发现产生这种波及全国范围的“老大难”问题，原因是多方面的，除了生产少以外，有的工厂商店乱提价，或变相提价，有的单位经营作风不正，拉关系走后门，农民领了供应票也买不到。还有一个重要原因是一部分农民不会科学施用化肥，造成严重浪费，人为造成紧张现象。如果只注意发展化肥生产，加强市场管理，而不能及时组织有关部门和科研单位协同一起开展科普工作，指导农民科学使用化肥，这个“老大难”问题还是不能在短期内得到解决。

2．定性与定量分析相结合

每一个管理者从各个渠道获得信息后，要从大量信息资源中，进行深入的定量和定性分析研究，找出事物的本质特征，从而提高信息的使用价值。例如我们对某地区近三年公布的经济发展统计资料进行定量分析，就会发现该地区经济发展中的反常现象：第三产业的发展速度慢于第一产业，而第一产业发展速度又慢于第二产业。这种局部地区经济发展与全国经济发展趋势不相适应的状况究竟是什么原因造成的呢？如果光进行数量分析是很难作出回答的，这时候就需要再深入地进行调查研究，对各种因素进行定性分析，才能找到这种现象的本质特征，找到克服经济发展不平衡的措施办法。这就是挖掘信息使用价值的方法。

3.用发展的观点开拓信息

客观事物总是随着事物内因的变化和事物外界环境的变迁而不断变化的。作为现代管理者要有开拓精神，认真分析客观事物，创造条件充分利用信息，才能从普通信息中挖掘有用的价值。例如八十年代初期日本与美国之间发生了激烈的货币之争，日本的资本家要求日元对美元升值，而美国方面竭力反对。这是一条很普通的国际金融信息。八五年日本一位经济学家向我国有关金融部门建议，大量抛出美元，购进日元，等不久日元升值，可以获取40%的利润。这条建议当时没有引起我国金融部门注意，八六年日元果然升值，我国坐失良机，造成不应有的损失。如果我国金融部门能对这条信息高度重视，对日美双方的经济状况进行调查研究，对日美货币竞争的背景进行深入分析，对日本经济学家的建议进行可行性研究，及时决断，抛出美元，购进日元，就可以净赚40%的利润，这就是挖掘信息的价值。在商品经济活动中，可以随时挖掘各种经济信息的价值。

4．用联系的观点推导信息

运用客观事物联系的观点分析事物，推导信息，挖掘信息的有用价值，是信息使用中常用的方法。客观事物内部各要素之间是互相联系的，而且这种联系是有规律可循的。把握事物联系的规律，就可以从认识某一客观事物中推导其他事物的规律。管理者要善于遵循事物联系的规律，进行由此及被的分析，从而挖掘信息更多的价值。例如恢复高考制度不久，有部分高等院校反映，通过全国统考招进大学的新生，普遍存在“高分低能”现象，也就是说新招进大学的新生考试分数是高的，但在学习中接受知识、分析实际问题的前力太低，不能达到教学要求。从这条普通信息中，教育主管部门的管理者，特别是县、市级教育主管部门的管理者，举一反三，由此及彼，看到了我国教育改革的关键所在。因为高分低能观象是中小学阶段教育实践的反映，如果深入调查研究，就会发现高分低能现象产生的根源是一些中小学校片面追求升学率这个错误倾向造成的。再进一步探究，为什么会出现片面追求升学率这一带倾向性的问题？原来这种倾向与过去评价中小学教育质量方面的片面性和唯心观念有关。长期以来，人们认为升学率高的就是“好”学校。这就是从事物的联系中推导信息价值的实例。