工作分析的基本内容

3.2.1　工作分析的基本内容

工作分析是现代人力资源管理的重要基石之一，是人力资源获取、整合、保持与激励、控制与调整、开发等职能工作的基础和前提，只有做好工作分析，才能为有效完成公共组织的机构设计、人力资源规划的制订、人员招聘、组织成员的培训和开发、绩效管理、薪酬管理等工作提供依据。

所谓工作分析(job analysis)是指对组织中某个特定工作职位的目的、任20务、职权、隶属关系、工作条件、任职资格等相关信息进行收集与分析，以便对该职位的工作作出明确的规定，并确定完成该工作所需要的行为、条件、人员的过程。⁽²⁴⁾工作分析通常是对一个既存的职位进行分析了解，如果是一个新成立的组织或新设的职位，则需要进行工作设计。

所谓工作设计(job design)是一个确定所要完成的具体任务及方法，以及该工作在组织中如何与其他工作相互联系起来的过程。

工作分析的对象为职位(position)，而不是个人。通常一个人可能担任一个以上的职位，每一个职位都有其职责，即其工作(job)的内容。一个职位可能有多项工作的内容，称为任务(tasks)，每一个任务都需要许多的活动(activities)来达成。例如李四任职于某大学，担任某系教授同时兼任系主任的职位，他便有系主任与专任教授两个职位。就教授这个职位而言，他的工作内容包括教学、科研两大任务。其中教学的任务包括课程规划与设计、准备教案与教材、上课、课后辅导、考试与评分等许多的活动(见图3-1)。工作分析的目的，在于了解每一个职位的工作内容(任务)、执行这些任务的活动、活动的方法以及所需要的知识与技能等，作为人事工作的参考。

图3-1　人、职位、工作与任务

工作分析是人力资源管理的基本工作，其产出为职位说明书(job description)与工作规范(job specification)，二者对人力资源管理的大多数活动都会产生影响。例如经过工作分析，管理者可以对该职位有较深入的了解，因而知道应该招聘何种人才、如何进行甄选工作；对所选用的人才应该实施何种必要的培训，同样是基于工作的需要；公务员的薪资取决于工作的内容，以及从事该工作所需要具备的条件；绩效考核建立在个人实际绩效与应有绩效标准的差异程度上，而其应有的绩效标准基于其工作内容与职责；公务员的生涯规划与组织的生涯发展管理，都必须知道在各种生涯途径上每一个职位所需具备的资格与条件；职务说明书与工作规范提供了以上所有的相关信息，因此产生职务说明书与工作规范的工作分析实际上是组织人力资源管理活动的基础与核心。工作分析和组织人力资源管理其他活动的关系如图3-2所示。

图3-2　工作分析与人力资源管理活动

在进行工作分析时，首先要收集各种工作的实际情况，作为实际存在的工作被记录下来，并对有关工作信息进行科学的分类综合整理。为了有效进行工作分析，必须坚持以下三项基本原则：①正确、完整地确认工作的实体；②正确描述已确认的工作所包括的全部内容；③明确提出公务人员完成该项工作的必备条件。而要完成上述任务，则要求工作分析的资料收集全面、广泛，从而取得有关工作的完整、全面描述。简言之，工作分析资料的收集是做好这项工作的前提。