施工图预算完成质量控制

第二节　控制技术与方法

任何控制媒体总要表现为一定的“硬件”和“软件”形式。“软件”即所谓控制技术与方法。在长期的管理实践中，人们逐渐总结出了一系列的控制技术和方法。按照不同的标准，人们将其分为对人的控制、对物的控制；或分为财务控制、人员控制和综合控制等。这里，着重论述预算控制、人员控制、质量控制和综合控制。

一、预算控制

1．预算控制的概念

预算控制是管理中运用最广泛的控制手段，在管理控制中，预算被称为传统的控制方法。预算是以数字方式编制的对未来某个时期的计划。这种计划可以是财务方面的，如收入、支出等方面的预算；也可以是非财务方面的，如材料、直接工时等方面的预算。从范围上讲，企业可以制订整个组织的预算，也可以制订部门、单位的预算。从时间上讲，可以有月度、季度的预算，但财务预算一般多为一年期的。

编制预算的基本目的有：帮助管理者协调有限资源的内部配置；清楚地表示出已配置资源的效用；有利于管理者事先明确控制标准；有利于管理者事后对各部门工作准确地进行评价。

企业中的预算是多种多样的，一般可分为财务预算、经营预算和非货币预算三大类。其中，财务预算包括收支预算、现金预算等；经营预算包括销售预算、费用预算和利润预算等；而非货币预算是计量单位为非货币的预算，如生产预算、劳动力预算、工时预算等。

从传统的观点来看，预算一般都由高层管理人员和控制人员制定后再通知下级有关管理人员。目前，这种情况有所好转，一些单位也让下级管理人员参与预算的制订。

在实际管理过程当中，如果预算过于全面和详细也会出现一些弊端：

（1）预算编制过于繁琐，剥夺了基层管理人员必需的自由，限制了他们的自由度。

（2）预算编制过于繁琐，使管理过程显得呆板，无灵活性，管理人员的创造力被扼杀。

（3）预算取代了企业目标。实现预算并不是最终目的，而是为实现企业目标的一种手段，预算可以在为保证企业目标的前提下突破。

（4）预算流于形式。老练的财务人员有意把预算编造得大大超过实际需要，以期被领导砍一刀后还能满足需要。这种预算就失去了编制的意义，不啻是在鼓励欺骗。因此在实际过程中应予以充分地重视。

2．几种重要的预算控制方法

（1）弹性预算

弹性预算又称为可变预算，它是由于固定预算缺乏灵活性而产生发展起来的一种控制手段，它主要应用于费用预算中。其理论基础是对费用成本按成本习性进行的分类。企业中发生的费用按其与业务量之间的联系可分为两类：一类随业务量的变化而变化，如原材料的消耗、工人的计件工资等，称之为可变费用；另一类则称为固定费用，如计提的折旧、管理费用等。对于一些混合费用（半变动费用、半固定费用）可以按一定的方法，如工程法、高低点法、会计法等分解为固定费用和可变费用。编制弹性预算的任务就是要选出能反映产量的某些计量单位，审查各类费用如何随产量的变化而变化，随销售量或其他衡量产出量的标准不同而有不同的安排。

图11．2－1　弹性预算示意图

图11．2－1所示为弹性预算示意图。其中，总成本曲线C是由历史资料得到的。由图中A、B两点的坐标可知，当预计产量为2000件时，成本应预计为7万元；当预计产量为3000件时，成本应预计为8万元。由图11．2－1可知，弹性预算的关键在于固定费用、变动费用的划分，以及单位变动费用（即C曲线斜率）的确定。

（2）零基预算

零基预算是由美国得克萨斯食品公司的彼得·派尔在1970年12月发表在《哈佛商业评论》上的《零基预算法》一文中正式提出的一种新的预算方式。它颇受美国前总统卡特的赏识，被西方国家认为是一种最新的有效的预算控制方法。

传统的编制预算的方法，一般都是以基期的各种项目费用的实际开支为基础，然后再根据计划期间各种变动因素的情况来确定各项费用的预算。这种预算是以下列假设为依据的：

①基期的每项支出都是必要的，而且都是实现组织目标和任务所必不可少的。

②基期的每项支出在本期中仍有继续进行的必要，且均较别的新计划或新方案更有必要。

③基期的每项支出均系以成本——效益最大的方式实施的。

④基期的每项支出在本期仍需花费，仅需要对人工成本和原材料成本做某些调整。

这些假设条件显然并不是都成立的，在大多数情况下，每期所面临的情况总会发生或多或少的变化，因此这种传统预算控制的弊端也是显而易见的，其最大的问题在于使预算节节攀升，最终可能失控。

零基预算则试图克服传统预算方法的缺陷。其基本原理是：对任何一个预算期，任何一项费用的开支，都不是从原来的基础出发，即根本不考虑各项目基期的费用开支情况，而是一切以零为基础，从零开始考虑各费用项目的必要性及其预算的规模。根据组织目标，重新审查每项活动对实现组织目标的意义和效果，并在成本－效益的基础上实现资源数量和质量的最优配置。

零基预算的实质是把管理控制的重点从传统的实时控制和反馈控制转向了前馈控制，强调了工作效果，突出了组织目标在企业中的核心地位。由于零基预算是以零为起点观察分析一切生产经营活动，制订费用项目预算的，所以编制零基预算的工作量是比较繁重的，但却不是重复和无效的。这种预算不受现行预算的约束，所以能充分调动和发挥各级管理人员的积极性和创造性，同时还能促进各基层管理人员精打细算，量力而行，合理地使用资金，提高资金使用的效果。

二、人员控制

因为在管理活动中的资源要素中，人是第一位的要素，所以，管理控制中最重要的方面就是对人员的行为进行控制。任何高效组织的先决条件是按照组织目标的要求选配人员和控制人员的行为。然而，由于人的行为是由人的思想、性格、经验、社会背景等多种因素综合作用的结果，而这些因素本身又很难用精确的方法加以描述，这就使对人员行为的控制成了管理控制中相当复杂和困难的一部分，在这部分控制过程中，对人的行为和绩效进行评价最为困难。

对人员的行为和绩效进行评价之所以如此困难，主要是因为对许多人来说很难既客观又简明地建立起绩效判断的标准。对于生产物质产品的人，例如装配工人、机械加工工人，可以按照他们所生产的产品数量和质量来衡量他们的绩效。但对于生产精神产品的人，如企业的管理人员、大学教师、政府工作人员等，有时就无法对他们的工作规定得十分清楚，因而相当大的一部分评定过程几乎完全根据评定者的主观判断，这种判断极易产生评定偏差，最后导致人员行为的失控。

对绩效评定的另一个困难是，多数工作都需要有两个或两个以上的标准来衡量。比如一个工人生产的产品数量可能超过了标准，但有些产品质量不合格；大学教师要做三方面工作：教学、科研和育人。某人在某些方面可能相当出色，而在其他方面又逊色较多，而且他的成绩随时间变化，这一段时间好些，那一段时间又可能差些。

面对这些困难是否有良好的评价方法呢？人们在实践中不断探索，逐渐总结出一些可行的方法。尽管这些方法还存在一些缺陷，但是它们至少可以使管理工作者有了一些决策的依据。常用的绩效评定方法有如下几种：鉴定式评价方法、实地审查方法、强选择列等方法、成对列等比较法以及偶然事件评价法。

三、质量控制

1．质量控制的内容及意义

经营性组织的质量控制包括产品质量控制和工作质量控制；非经营性组织的质量控制主要是工作质量控制，同经营性组织的质量控制在本质上是一致的。这里以企业单位的质量控制为主进行说明。

在企业经营管理活动中，质量具有两方面的内涵：一是产品质量；二是工作质量。二者既相互联系，又相互区别。产品的质量是工作质量的体现，工作质量是产品质量的基础和保证。企业的质量控制既包括对企业物质产品或服务产品的质量控制，也包括对企业各项工作质量的控制。

产品的核心是物品的有用性，或者是服务的效用。产品质量是指实物产品或服务产品满足人们需要的特性总和。可以认为，凡是影响产品使用价值的各种性能都是产品的质量或者是质量特征。

产品质量控制是企业为生产合格产品、提供顾客满意的服务和减少无效劳动而进行的控制工作。在计划经济条件下，产品的质量控制主要是指努力使产品的质量达到国家计划规定的性能指标要求。在市场经济条件下，产品的质量控制则应达到两个基本要求：一是产品达到质量标准；二是以最低的成本生产产品。这两个要求相辅相成：产品符合质量标准是产品为市场所接受的必要条件，而只有在低于社会平均劳动时间的条件下生产出的合格产品才能具有竞争力。

工作质量控制是指企业为了保证和提高产品质量，对经营管理和生产技术工作进行的水平控制。工作质量的好坏，通过企业内各单位、各部门以及每一位职工的工作态度、工作绩效等反映出来。一方面，某些工作是直接面对顾客的，工作质量与产品质量合二为一，工作的过程也就是向顾客提供服务产品的过程。另一方面，工作过程是加工制造产品的过程，工作质量是产品质量的保证，从一定意义上讲，提高工作质量也就是提高产品质量，而且只有提高了工作质量才能提高产品质量。对产品质量的检验毕竟是一种事后工作，而对产品质量的事前控制必须通过控制工作质量来实现。因为在产品生产出来之前它的质量问题是不存在的，存在的只是为了产品的诞生而做的一系列准备工作。

因此，在现代质量管理中，工作质量控制已经占据重要地位，企业越来越将质量控制的重心放在工作过程上。

2．产品质量控制

人们在产品质量控制的实践中，总结了大量行之有效的方法，如全面质量管理方法、控制图法、PDCA循环法、质量成本法及六西格码质量管理方法等。这里简单介绍全面质量管理方法和ISO9000质量管理体系标准的内容。

（1）全面质量管理

所谓全面质量管理，就是指企业内部的全体员工都参与到企业产品质量和工作质量的工作过程中，把企业的经营管理理念、专业操作和开发技术、各种统计与会计手段方法等结合起来，在企业中普遍建立从研究开发、新产品设计、外购原材料、生产加工，到产品销售、售后服务等环节的贯穿企业生产经营活动全过程的质量管理体系。

全面质量管理体现了全新的质量观念。质量不仅是企业产品的性能，还包括企业的服务质量、企业的管理质量、企业的成本控制质量、企业内部不同部门之间相互服务和协作的质量等。企业的质量水平涵盖了企业的研究开发质量、设计质量、试验质量、制造质量、维护质量、销售质量等。强调产品质量是制造出来的，不是检验出来的。企业对质量的控制，应当将重心落在和生产制造相互关联的所有环节上，而不仅仅是产成品的最终检验。

全面质量强调了动态的过程控制。质量管理的范围不能局限于某一个或者某几个环节和阶段，必须是从市场调查、研究开发、新产品设计、加工制造、产品检验、仓储管理、途中运输、销售安装、维修调换等的整个过程。

全面质量管理的内容主要包括两个方面：

①全员参与质量管理。企业中的任何一个环节、任何一个阶段的任何工作，都会不同程度地影响到企业产品或者服务的质量。而企业的任何一项工作都是在人的操作或者组织指挥下完成的，因此，必须把企业内部所有人员的积极性和创造性调动起来，不断提高每一个人的质量管理素质，上至企业的董事会成员、总经理和各个部门经理，下至企业的每一位操作工人，都必须参与到企业的质量管理过程中，做到“质量工作人人有责”。

全员参与企业的质量管理工作主要是通过质量小组（QC小组）完成的。QC小组的概念最早是由日本管理专家提出的，是指在企业中，由工作相关、兴趣爱好相同的人员自发组织起来，对共同感兴趣的质量问题进行定期或者不定期的研究，提出解决质量问题的措施和意见，或者直接自觉地解决工作中出现的各种问题。一个QC小组一般由5～10人组成，在工作之余共同研究质量工作。

一个QC小组可以在一年内向企业提出数十条或者上百条的质量改进意见，由于这些意见来源于各种岗位的第一线员工，而且是共同讨论和研究的结果，因此，其中有相当部分具有重要的价值，为企业及时控制质量、改进各项工作提供了重要的依据。

全员参与还包含了全体员工都要对质量负责的含义。每一个员工，不论处于什么岗位都必须对该岗位的工作质量和产品质量负责。

②全过程质量管理。产品质量取决于设计、工艺准备、外购原料、制造、储存、销售等各个过程的质量管理水平。因此，全面质量管理强调，为了从根本上杜绝产品质量问题，企业必须对产品生产销售的全过程进行管理，在不同环节发现的有关信息要尽可能地在企业内部共享，以利于共同提高企业产品质量。

（2）ISO9000质量管理体系标准

ISO9000质量管理体系标准即国际质量认证体系，是国际标准化组织（ISO）1987年颁布的《质量管理和质量保证》系列标准的简称。该系列标准问世以来，在全球范围内得到了广泛采用，对推动组织的质量管理工作和促进国际贸易的发展发挥了积极的作用。据ISO统计，截至1999年底，全球150个国家颁发ISO9000标准认证证书已超过了34万张。为适应环境的不断变化，该体系及时地进行了修订，已从开始的1987年版本到1994年版本，现在最新版本是2000年版本。

①2000年版本ISO9000质量管理体系标准的理论基础——八项质量管理原则。为了成功地领导和运作一个组织，需要采用一种系统和透明的方式进行管理。针对所有相关方的需求，实施并保持持续改进其业绩的管理体系，使组织获得成功。组织为实现质量目标应遵循以下八项质量管理原则：

原则1：以顾客为中心

组织依存于其顾客。因此，组织应理解顾客当前和未来的需求，满足顾客要求并争取超越顾客期望。

原则2：领导作用

领导将本组织的宗旨、方向和内部环境统一起来，并创造使员工能够充分参与实现组织目标的环境。

原则3：全员参与原则

各级人员是组织之本。只有他们的充分参与，才能使他们的才干为组织带来最大的收益。

原则4：过程方法

将相关的资源和活动作为过程进行管理，可以更高效地得到期望的结果。

过程方法的原则不仅适用于某些较简单的过程，也适用于由许多过程构成的过程网络。在应用于质量管理体系时，2000年版ISO9000族标准建立了一个过程模式。此模式把管理职责，资源管理，产品实现，测量、分析与改进作为体系的四大主要过程，描述其相互关系，并以顾客要求为输入，提供给顾客的产品为输出，通过信息反馈来测定顾客的满意度，评价质量管理体系的业绩。

原则5：管理的系统方法

针对设定的目标，识别、理解并管理一个由相互关联的过程所组成的体系，有助于提高组织的效率。

原则6：持续改进

持续改进是组织的一个永恒的目标。

原则7：基于事实的决策方法

对数据和信息的逻辑分析或直觉判断是有效决策的基础。

以事实为依据做决策，可防止决策失误。在对信息和资料做科学分析时，统计技术是最重要的工具之一。统计技术可以用来测量、分析和说明产品和过程的变异性，为持续改进的决策提供依据。

原则8：互利的供方关系

通过互利的关系，增强组织及其供方创造价值的能力。

供方提供的产品将对组织向顾客提供满意的产品可能产生重要的影响，能否处理好与供方的关系，影响到组织能否持续稳定地提供顾客满意的产品。对供方不能只讲控制，不讲合作互利。特别对关键供方，更要建立互利关系。这对组织和供方双方都是有利的。

②2000年版本ISO9000系列标准的核心标准包括如下三个部分：

第一部分：ISO9000

ISO9000是系列标准中的第一个标准，其主要内容是《质量管理体系——基础和术语》，从质量有关的术语、管理有关的术语、组织有关的术语、过程和产品有关的术语等10个方面列出了80个术语，并使用概念图来说明各术语之间在概念上的相互关系。

第二部分：ISO9001

ISO9001的主要内容是《质量管理体系——要求》，其总则强调采用质量管理体系应当是组织的一项战略性决策；鼓励在建立、实施质量管理体系以及改进其有效性时采用过程方法，通过满足顾客要求，增强顾客满意；要求与其他管理体系进行整合等。

第三部分：ISO9004

ISO9004的主要内容是《质量管理体系——业绩改进指南》，从四个方面超越ISO9001：超越符合性要求，追求卓越业绩；超越有效性，追求有效性和效率；超越满足顾客需求，追求使所有相关方获益；超越狭义的质量，追求广义的质量。

四、综合控制

综合控制方法与财务控制方法和人员控制方法的差别在于它的适用范围较宽，几乎在任何种类的管理控制中都可采用。例如资料设计法可以帮助各层管理人员收集控制资料，审计法可以帮助管理人员正确地控制各种工作，以使其符合标准。下面我们就介绍这两种综合控制方法。

1．资料设计法

资料设计就是设计一个专门系统或程序，以保证为各种职能或各层管理人员提供最必需的资料。缺乏必要的信息就无法进行控制，但信息太多，不加处理和选择就会产生信息消化不良症，使领导淹没在浩如烟海的资料报表之中。一个管理人员只需要那些对实际工作有价值且与达成目标有关联的信息，这些信息能够指出何处没有达成目标，其原因是什么，以及与工作计划有关的社会、经济、政治、技术和竞争等信息。为此我们对各种管理人员所需要的信息要事先加以筹划设计。各种管理人员需要什么资料，这些资料应当如何搜集，如何汇总处理，这就是资料设计。例如一个厂长并不需要下层向他提供所有的报表，通常由他指定提供几项即可。当文件很多时，就请秘书画出他所要看的部分。

2．审计法

审计是常用的一种控制方法，它包括财务审计与管理审计两大类。所谓财务审计是以财务活动为中心内容，以检查并核实账目、凭证、财物、债务以及结算关系等客观事物为手段，以判断财务报表中所列出的综合会计事项是否正确无误，报表本身是否可以信赖为目的的控制方法。通过这种审计还可以判断出财务活动是否合法，即是否符合财经政策和法令。所谓管理审计是检查一个单位或部门管理工作的好坏，评价人力、物力和财力的组织及利用的有效性。其目的在于通过改进管理工作来提高经济效益。此外，审计还有外部审计和内部审计之分。外部审计是指由组织外部的人员对组织的活动进行审计；内部审计是组织自身专门设有审计部门，以便审计本组织的各项活动。