办公常用文书写作

第一节　办公常用文书写作

一、文书的相关知识

（一）文书的分类

根据不同的标准可以对文书进行不同种类的划分：

1．从来源上分：对外文书；收来文书；内部文书。

2．从作用上分：有指挥性文书；规范性文书；报请性文书；知照性文书；记录性文书。

指挥性文书：上级制发作为领导和指导下级工作的文书，如命令、指示、决定、批复等。

规范性文书：用于规范机关、团体、企事业单位成员的行为的文书，兼有政策性和法规性以及较强的规范性和强制性。如：章程、条例、规定、办法、细则等。

报请性文书：是下级向上级报告工作、反映情况、请示问题的文书。如：请示、报告等。

知照性文书：用于告之事项、通报情况、联系工作时使用的文书。如：公告、通告、函等。

记录性文书：用于记载、归纳公务活动以备查考的文书。如：会议记录、大事记等。

3．从行文关系上分：上行文；平行文；下行文。

上行文：下级向所属上级发送的文书。如：请示、报告等。

平行文：平级或不相隶属的机关单位之间的行文。如：公函、通知等。

下行文：上级对所属下级的行文。如：命令、指示、批复等。

4．从处理要求来分：需办件、参阅件；急件、平件；秘密以上件、普通件等。

（二）文书的文体特征

文书的文体特征指文书的表达方式和语言特点。

1．文书的表达方式

文书的应用性，决定它在写作中具有以叙述为基础、议论为手段、说明为目的，三者综合运用。

叙述——是有次序地将人物的经历和事件的发展变化过程进行叙说和交代。文书中的叙述，具有概括性的特点。

议论——即议事说理。文书中的议论带有直接的目的性，围绕既定要求而发，常与叙述和说明结合使用。

说明——用简明扼要的文字，把事物的本来面貌说清楚。在文书的表达方式中，说明是最主要的方法。

2．文书的语言特点

文书的语言特点是：准确、简明、庄重、朴实、规范。

准确——指文书的表达必须明确具体，忌用“大概”、“可能”、“估计”等含糊之词。

简明——指文书的语言表达要简明扼要，“文约而事丰”。

庄重——指文书的语言格调郑重严肃，以表明作者的严肃态度和立场。

朴实——指文书的语言要平实自然，通俗易懂，不使用华丽词藻，不滥用辞格。

规范——指文书语言的使用既要符合语法与逻辑规则，又要符合公文的习惯。

（三）撰写文书的基本要求

1．观点正确

所谓观点正确，是指文书的指导思想和内容必须符合党的基本路线和国家的政策、法律，必须在思想政治上同党中央保持一致。要有全局的观点，不能与党和国家的方针政策相抵触。

2．具体实在

文书是办事的工具，是用来指导工作和处理问题的。这就要求撰写文书必须从实际出发，实事求是。不说假话、大话、空话，不投领导所好。

3．迅速及时

公文反映实际、传递信息、指导工作，及时迅速事关工作效率的高低，关系到工作的成败。

4．简明扼要

文书要求写得简洁明了，目的是便于受文单位工作人员迅速阅读和处理，提高办事效率。一是文字精练，去除一切空话、套话；二是开门见山，直接陈述；三是条理清楚，层次分明。

5．体式规范

要按《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》的格式要求写作文书。

（四）撰写文书的步骤和方法

1．明确发文目的。文书的中心内容；准备使用的文种；明确文书的发送范围和阅读对象等等。

2．调查研究，收集材料。针对内容比较复杂的文书。方法有两种，一是收集和阅读有关的文字材料，二是通过实际调查收集活材料。

3．拟出提纲，安排结构。提纲是所要拟写的内容要点，分为粗纲和细纲，作为写作的依据，可提高文稿质量。公文的结构都有大致的模式，重要的公文要注意材料内在的逻辑性。

4．起草正文。依提纲的框架安排材料，注意观点与材料的有机结合。用观点统帅材料，使材料为观点服务。

5．认真修改。公文体现领导机关的管理意图，有极强的实用性和政治性，偏差和错误都会导致工作的失误。修改的范围包括公文的主旨是否正确、语言、结构、标点等方面的内容。

（五）文书的不同稿本及其作用

在文书的制作过程中，常有多种文稿、文本产生。不同的稿本产生于不同的制作阶段，其性质和作用各不相同。

1．草稿：草拟成文的未定稿，仅供讨论、修改、审批使用，不具备正式文书的效用。草稿按其形成的先后顺序可划分为初稿、二稿、三稿；按其用途分为原始稿、修改稿、讨论稿、送审稿等。

2．定稿：是经过审阅修改、由单位领导人亲自审定、签发或会议正式通过的最后完成和生效的文稿。定稿只有一份，是据以印制正式文书的标准稿。他保留了公文形成过程中的各种原始痕迹，有领导人签发的文字标记，或者会议通过情况的批注，是制作、校订、考证正本文书的唯一依据。定稿应与正式存本一起保存备查。

3．正本：是根据定稿按规定的格式印制、供发出和贯彻执行使用、有各种生效标志、具有实际效力的正式文本。正本具有法律效力和证据作用。

4．存本：是发文单位从正本中抽出一至数份与定稿一起留底保存，以备查考的文本。与正本具有同等的法律效力。

5．副本：是正本的复制本或抄本。与正本一样具备同等效力。主要用于传阅、参考、备查。

6．各种文字文本：是指同一内容的文书具有多种文字的文本。这些不同民族和国家文字的文本，都是正本，具有同等效力。

（六）文书文种的选择

文书的文种即文书的名称，是由《条例》和《办法》规定使用的。目前使用的法定公文主要有十二类十三种，即：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。法定文种都具有独立对外行文的资格，可以使用套红的“文件版头”行文。

文种是根据制文目的、制发单位的权限和收发文单位之间的行文关系确定的。文种不同，所起的作用也不同。因此文种的选择必须符合发文目的；符合制发单位的权限；考虑收发文单位之间的隶属关系。

（七）通用文书的规定格式

通用文书的格式即法定公文的格式，它包括公文的文面格式和公文的排版形式与印装要求两个方面。

1．公文的文面格式

公文的文面格式是指法定公文的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的样式。

（1）文头部分

由公文格式代码、秘密等级、紧急程度和份号、公文名称、发文字号、签发人等项组成。

●公文格式代码：又称公文检索代码，是指代表公文格式类型的标记符号，由9位阿拉伯数字。标识于公文首页发文机关版头左上角。按一定的原则将机关发布的公文逐一编制代码，是使每一份公文都有唯一的标识，以便于计算机识别和处理。由于公文检索代码的国家标准尚未正式公布，所以尚未标注。

●印制顺序：又称公文份号。是指同一公文在其总印数中的序号，主要针对秘密公文。份号由6位阿拉伯数字组成，标识在公文检索代码下方位置， 前面冠以“NO：”符号。

●秘密等级：公文秘密程度分为对外公开件、限国内公开件、内部公开件、绝密、机密、秘密六个等级。密级标注在份号下方。

●紧急程度：是对公文送达和办理的时间要求。分特急、加急、急件。标注位置在密级之下。

●公文名称：俗称版头。大版头由发文机关全称或规范简称加“文件”；中版头由发文机关加“（）”，括号内标文种；小版头只写发文机关名称。

●发文字号：是发出文件的代号，由发文单位代字、发文年度（加括号）和年度发顺序号组成。如：中发〔1998〕5号。几个单位联合发文，只标明主办单位发文字号。位置在公文名称下面居中排列。

●签发人：指代表机关核准并签发的领导人。凡重要的公文都要有签发人。标注在发文字号右侧。

（2）主体部分

公文的主体部分包括公文标题、题注、主送单位、正文、 无正文说明、附件说明、发文单位署名、成文日期、单位印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项。

●公文标题：由发文单位（责任者）、事由和文种组成。公文标题应准确、完整地概括公文的主要内容。公文标题有部分省略的情况：一是省略发文单位名称的：一种是一些法规类公文，另一种是单位内部使用的公文。二是省略事由的。内容单一，正文部分文字较少，就可以在标题中省略事由。三是发文单位和事由同时省略的。多见于公布性公文。

●题注：又称题下签注，是指对公文标题的注释说明。主要用以注明法规性公文或经会议讨论通过的公文产生的法定程序与时间等。内容有批准机关、批准时间；发文单位、发文时间。

●主送单位：对所收公文负主要办理或答复责任的机关，位于正文之上，标题左下方，顶格书写。上行文一般只写一个主送机关；普发性下行文可用泛称。

●正文：是公文的主体或中心，用来表达公文的具体内容。正文的结构一般包括缘由、主体与结束语三部分：

缘由：用来表明制发这份公文的依据、目的或原因。

主体：公文的核心。文种不同，主体内容不同。或是具体的事项；或是陈述的内容。

结束语：是正文的结尾。不同的公文要求不同的习惯性结束语。

●无正文说明：是指由于篇幅所限，使公文生效标识（即落款）与正文不能同处在一个页面上，出现分离状况时，为维护公文的完整性而作的说明。其注明位置是在发文单位落款的左上方第一行顶格书写上“此页无正文”。公文排印时，需尽量避免出现“此页无正文”的情况。

●附件：是附属于公文正件、用于说明公文的其他有关材料的名称及件数。附件是公文的一个组成部分，需与主件装订在一起，不能分开。附件位于正文或无正文说明的左下方，公文生效标识之上，注明所附材料名称及件数。

●发文单位：是指制发文件并对文件负责的公文的法定作者。可以是国家机关、团体、企事业单位，也可以是机关单位的领导人。发文单位的名称应用全称；联合发文的将牵头、主办机关排列在前；位置应在正文右下方。

●成文日期：是指公文形成的时间。党的公文用阿拉伯数字；政府的公文用小写汉字。凡属会议通过的公文，以通过和批准日期为准；命令、指示和重要通知，以领导签发的日期为准；例行公文，以实际发出日期为准。

●用印：印章是证实公文作者合法性及公文效力的标志。除有特定版头的党的普发性文件、翻印文件、经批准直接在报刊上发布的文件外，公文一律是盖章有效。加盖印章要“骑年盖月”。

●附注：是用来说明在正文中不便直接出现的名词术语及说明的各种事项。

●阅读范围：是指公文发送范围内规定的阅读对象，一般在成文日期的左下方，文尾部分主题词之上，用圆括号指明“发至县团级”、“发至省军级”等。非机密性公文，不需要规定阅读范围。

（3）文尾部分

公文的文尾部分包括主题词、抄送单位、印发说明、页码等项。

●主题词：是用来揭示公文基本内容并经过规范化处理的专用词语。凡有存档价值的公文都应标注主题词。公文主题词的标注位置在注释下方，文尾横线上端。选用2至5个能表现公文核心的规范化词语。主题词分为正式主题词和非正式主题词。非正式主题词是正式主题词的同义词或准同义词，不能用于文献的标引和检索，只起指导作用。

文书标注主题词的作用是：提高检索、查询速度，有利于文书管理的规范化、系统化、科学化。

●抄送单位：是指发文单位要求其了解或协助办理的单位。抄送单位标注在主题词下方位置，用横线与主题词隔开。抄送单位名称要用全称或规范化简称。

●印发说明：又称印制版记。是指公文印制情况的记载，包括公文制发单位的名称、印发日期和印制份数等。

公文的文头、行文和文尾三个部分构成一份格式完整的公文的整体。

2．公文的排版形式与印装要求

公文的排版形式，是公文的外观形式，包括版头设计、版面安排、字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。国家技术监督局于1988年9月发布的《国家机关公文格式》， 规定了公文通用的纸张尺寸、规格、书写形式和公文各组成部分的排列顺序，区域划分，排版形式（如附图所示）与字体字号的选用。总的要求是，公文页面整洁、活泼、明显，看上去清新悦目。

秘密

特急

×××××文件

×××【2000】×号　　　　签发人：×××

附注：×××××

主题词：××　××　××

●公文用纸的尺寸与规格：采用16开型（长260毫米，宽184毫米）标准纸，推荐采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）。张帖使用的公文用纸幅面可根据需要确定。

●公文的书写格式：公文中的文字符号一律采用从上至下，自左向右横写横排（少数民族文字除外）。

●字体字号的选用：公文中字号的选用一般按发文单位名称、大标题、小标题、标识符号、正文及注释说明等顺序依次从大到小地选用。公文大标题推荐使用二号宋体字，小标题推荐使用三号宋体字。

●装钉要求：公文一律在左侧装钉，用线装、钉装或胶粘方法。

通用文书拟写要求也同样适用于企业事务文书的拟写。

（八）文稿书写规范

1．文稿应在质量较好、统一印制的具有固定栏目相同规格的“发文稿纸”上从左至右横向书写。

2．所有文字、标记、符号、图形必须书写在划定的图文区内。

3．每页稿纸不得随意接长、截短或在中间、左右加贴浮签。

4．书写格式必须统一，每段起首空两格，回行顶格。大小标题应书写于稿纸行间居中位置上。

5．字体必须清楚整齐，切勿潦草，忌用异体字、复合字及一切不规范的简化字。除非必要，不使用繁体字。各种计量单位一律书写成国家公布的中文名称。

6．标点符号应按国家的统一规定正确使用，忌误用和书写不清、含糊混乱。

7．外文字母采用国际通用和我国规定的有关标准写法书写。书写时，用印刷体或工整的手写体，分清正斜体、大小写和上下角码。容易混淆的字母和大小写字形相似的，要用铅笔注明。

8．文中数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。一文中，数字表示方法前后一致。

9．序号一般按层次用“一”、“二”、“三”……“（一）”、“（二）”、“（三）”……“1”、“2”、“3”……“（1）”、“（2）”、“（3）”……表示。同一文中各级序号不得混用，以避免眉目不清，层次难分。

10．标注文书的格式设计、排版、印刷时的注意事项应用铅笔，并使用通用的标注符号。

11．文稿中修改之处必须勾划清楚。删节的字句应涂抹彻底，添改的字句应写在原字句的上方行间，不得改在远处用长线牵连；大段添加字句不能用纸条粘贴，应用相同格式的稿纸重新抄写，不得使用恢复符号；文稿修改之处较多时，必须将其全部重新誊清。

12．全部稿纸均需标注连续页码，尾页页码旁应标注“完”字。

13．简短的注释内容可采用“正文夹注”注释方式，即将注释内容置于正文中注释对象之后，并用圆括号括起来。注释内容较复杂时，须将其置于文后。

14．文中的各种公式应居中写，有编号的公式略靠左书写，将编号加圆括号标在公式右边。公式下有代号说明时，应顶格书写“式中”，空一格后再书写代号说明。较长公式的转行处，应选在等号或加、减、乘号处，应在行首出现这些符号。

15．文中的表格应编列序号并赋予表名。表格内位项要对齐，表内数字、文字连续重复时，勿用“同上”等字样或符号代替。表内数字使用同一计量单位时，可将该单位从表中提出并置于圆括号内。表内有整段文字时，起首处空一格，回行顶格，最后不用标点符号。

（九）文书撰写的意义

文书撰写是否合乎规范、合乎实际、权威有效是确保文书能否发挥作用的基础；是领导管理能否顺利推动的关键，因而文书撰写是一项政策性、思想性、业务性很强的工作。

文书是机关单位管理的重要工具，是上传下达，左右沟通的重要信息，拟写文书是单位领导人的重要职责之一，是领导工作的重要组成部分。

二、常用办公文书的撰写

（一）国家规定公文的写作

1．请示

（1）请示的含义

请示是下级向上级领导机关请求指示、批准事项时使用的呈请性上行文。

（2）请示使用的范围

对有关方针政策、法律法令不甚了解的问题；

工作中发生了重大问题、无规可循的问题或根据规定难以处理的问题；

特殊难以执行统一规定而需要变通处理的问题等。

上级批转本单位关于某项工作或活动的系统设想、安排或处理意见，也用请示上达。

（3）请示的类型

请求批准的请示：是指一些专门事项或问题，本单位无权解决的，请求上级给予指示批准。

请求批转的请示：是指业务主管部门就某一带有全局性的问题提出解决办法，请求上级批转各地执行。

（4）请示的拟写

①标题：发文机关+事由+文种，如：“成都市关于承办春季全国糖酒商品交易会的请示”。

②主送机关：直接上级。主送机关应力求单一。

③请示的正文：请示事由或起因、请示事项、结束语。

请示事由或起因：是请示提出的依据，放在正文的开头。要为所请示的事项说明理由，写明为什么请示。

请示事项：是请示的核心内容。要写明请求指示批准的具体问题和具体事项；还可以进一步提出解决问题的办法、措施、意见与建议。

结束语：是在请示的结尾提出要求的话语，一般紧接请示事项后面，另起一段书写。根据请示目的的不同，请求常用的结束语句是：“以上请示如无不妥，请批准！”、“当否，请批示！”、“特此请示，请予审批！”、“以上请示如无不妥，请批转各地、各部门执行！”等。

落款：发文机关：法定的全称；成文时间：党的公文用阿拉伯数字，政府的公文用小写汉字。

【例文】请示

成都市人民政府关于承办××年春季全国糖酒商品交易会有关问题的请示

四川省人民政府：

国内贸易部决定，××年春季全国糖酒商品交易会于××年×月下旬在成都举行，委托我市承办有关会务工作。为使这次交易会达到预期目的，并取得圆满成功，现将有关问题请示如下：

一、成立全国糖酒会会务领导小组。大会筹备及大会期间的有关重大事项，由会务领导小组负责组织协调。领导小组下设办公室，负责日常具体工作。

二、大会会务接待工作由成都商品交易会办公室牵头，成都市工商局、成都市糖酒公司、成都市糕点公司共同承办。请省级各有关部门大力支持、指导。

三、交易会期间，有接待任务的各宾馆、饭店、招待所及大会交易场，应接受会务办公室的统一安排，遵守物业管理规定，执行交易秩序管理的通告，做好与会人员的住宿和交易场地的安排和管理工作。严格执行物价政策。

四、交易会期间，公安、交通部门要切实加强社会治安和市内交通管理，保证与会人员的人身、财产安全；铁路、航空、航运部门要尽力做好代表的返程中转工作；城市供电、供气、供水部门要认真做好水、电、气的供应，切实保证交易会需要；工商、市容、卫生管理部门要积极支持配合，保证交易会的顺利进行。

五、交易会期间，场内广告业务由大会统一办理，场外广告悬挂时间由大会统一安排。

六、预计本届交易会将有5万余人要由大会统一安排接待，在此期间，望各市、地、州和省级各部门尽量不在成都安排会议。

以上请示请审批。

附：××年春季全国糖酒商品交易会会务领导小组名单。一份。

成都市人民政府

××年×月××日

2．报告

（1）报告的含义

报告是下级机关向上级领导机关汇报工作情况时使用的陈述性上行公文。

（2）报告的特点

报告中不能夹带请示事项，对报告中夹带的请示事项，受文单位没有答复的责任。

报告是对众多材料、细节、数据的抽象概括和综合归纳，篇幅短小，直陈其事，重点突出。

（3）报告的类型

以陈述的内容来分：工作报告、情况报告、调查报告、答复报告、报送报告。

以报告涉及的范围来分：综合报告、专题报告。

以行文目的要求来分：呈报性报告、呈转性报告。

（4）报告的拟写（以第一种分类为例）

①工作报告：用于总结工作经验、汇报工作进展情况或提出对今后工作的意见。

工作报告的内容与结构：

a．工作过程：指工作情况的概述，包括背景、依据、任务、成效等。

b．成绩或收获：指工作的成果，包括物质的和精神的，直接的和间接的，这一部分可分成几个方面叙述。

c．经验或体会：指在完成工作任务的过程中带有规律性的认识或经验体会。

d．存在问题与今后打算：指工作中的缺点与不足，提出改进工作的意见和建议。

【例文】报告

四川省人事厅关于机关处级干部岗位轮岗的报告

国家人事部：

为了认真贯彻《国家公务员暂行条例》中公务员岗位轮岗的规定，结合厅机关机构改革配置处级干部，我们对厅机关各处室和事业单位的处级干部进行了岗位轮岗。到4月初，轮岗基本告一段落。现将我厅处级干部岗位轮岗的基本情况和主要做法报告如下：

一、处级干部轮岗的情况。

二、对处级干部岗位轮岗的主要做法：

（一）作好思想工作，明确纪律要求。

（二）态度坚决，工作慎重细致。

（三）公道正派，出于公心。

（四）学习讲话，巩固认识。

附：张中瀛同志在厅机关处级干部学习会上的总结发言

四川省人事厅

××年×月×日

②情况报告：是用来汇报工作中发生的重大问题或特殊情况、接办事项的处理情况等。主要是围绕一项工作、一件事情叙述和说明，反映问题比较单一。

情况报告的内容与结构：

a．事情的起因和经过：指所报告的事情发生的原因及发生的过程（或工作完成的过程）。

b．办理结果：指事情的处理情况或处理结论。

【例文】情况报告

泸州市人民政府

关于古蔺县青凤煤矿瓦斯爆炸事故善后处理的情况报告

四川省人民政府：

××年×月×日，我市古蔺县石屏乡青凤煤矿发生瓦斯爆炸事故，死亡7人，伤3人。事故发生后，市、县政府十分重视，市政府组成了事故调查组，对事故现场进行勘察后提出了处理措施；县政府成立了以副县长傅志明为组长的事故处理领导小组，深入现场，会同石屏乡领导及死者亲属对善后工作进行了妥善处理。现将处理情况报告如下：

一、因垮塌的煤洞里滞留的有毒有害气体过多，以及掘洞的各种条件达不到安全要求，根据专家组经现场勘查后的意见，对埋在煤洞的7具尸体不再挖掘，关闭矿井，死者就地安葬。

二、古蔺县政府代表责任方垫支每位死者7000元善后费用（其中安葬费800元，抚恤费6200元），待事故责任明确后，县政府再向责任方追偿。死者家属可保留向法院起诉的权利，追究进一步的补偿。

三、引起事故的原因，有关部门正在调查之中；对有关事故责任者，有关部门也正在调查取证，并将依法严肃查处。

泸州市人民政府

××年×月×日

③调查报告：是为了研究情况，制订政策、法规，解决与处理问题，发现典型与总结新鲜经验，推动工作等目的，派专人或工作组，深入实际调查之后写出的书面报告；是制定有关方针政策和解决问题的重要依据。

调查报告的内容与结构：

a．目的经过：在正文的开首，简明扼要交代调查的起因、目的、时间、地点、对象；要解决的核心问题；参加调查的人员和调查的简要经过等。

b．基本情况：是指通过调查得到的具体事实数据和材料。

c．分析认识：是指从调查所得的具体事实和材料中，总结出来的经验、问题、规律。这一部分可以采取纵式结构法，即按事件的历史状况——发展变化及其原因——结果来写；也可用横式结构叙述，即按事物之间主次、并列、点面等关系安排内容。此部分可用小标题写作。

d．结尾：或概括出全篇的结论，给人启示；或提出意见和建议。

④答复报告：用于答复上级机关的查讯、提问。

答复报告的内容与结构：

a．答复依据：上级要求回答的问题，常要写明收到上级什么文件（或什么指示），或接受了什么任务。

b．答复事项：指针对所提问题答复的意见或处理结果，主要写明执行或办理的依据、主要过程、措施、结果。

答复报告针对性要强，问什么答什么，明确简洁。

【例文】答复报告

××厂办公室关于××同志职称评定的报告

市政府办公室：

接到你们八月十日对我厂××同志职称评定情况的查询，我们立即进行了调查，现将有关情况汇报如下：

××同志是我厂第二车间技术员。该同志于1963年下半年至1966年上半年在××工学院受过三年函授教育，学习了有关课程。因“文革”到来，未能取得学历证明。今年上半年评定职称时，根据上级有关文件精神，因缺乏学历证明，决定暂缓评定其工程师职称，待取得证明后补办。该同志认为这是刁难，故向市政府写了申诉。

接到市政府办公室查询，我们派人去××工学院查到了有关材料，他们已出具了该同志的学历证明。现在，我厂已为××同志补办了评定工程师的手续。并向本人说明了情况，他表示满意。

特此报告

××厂办公室

××年×月×日

⑤报送报告：是下级向上送报送文书或物品时，随文书或物品写的一种报告。

报送报告的内容：（a）报送对象；（b）报送目的。

【例文】报送报告

××市政府关于报送2000～2001年度城市发展规划的报告

××省人民政府：

现将我市制定的《2000～2001年度城市发展规划》一式八份送上。请审核。

××省人民政府

××年×月×日

（5）报告拟写的要求

①报告中不夹带请示事项，对报告中夹带的请示事项，受文单位没有答复的责任。

②要善于综合归纳，切记记流水账，篇幅短小，直陈其事，重点突出。

请示与报告的区别：

（1）行文目的不同。请示是要求上级对请示事项给以指示、批准或答复的，重在呈请；而报告则是下情上达、陈述情况，不要求答复，重在呈报。因而不能将请示误写成“报告”；更不能用成“请示报告”。

（2）行文时间不同。请示必须在事前行文，在得到上级的批准、指示后方能行事；而报告则是在工作完成以后或工作进行过程中行文。因而请示不得抄送下级机关，以免在批复前造成混乱。

（3）内容涉及范围不同。请示只反映请求上级批准、指示的内容；报告则用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问等。因而请示的主送单位只能是一个直接上级，不能越级上报；不能多头主送；也不能送给领导者个人；同时请示要一文一事，切忌一文数事。

（4）办理要求不同。请示是请求上级答复办理的，属“办件”；而报告则多是汇报工作，提出意见或建议，只需上级阅知的，属“阅件”。因而请示理由要充分，语言要得体，请求事项要具体准确，有批准的可能性。

（5）报送制度不同。报告一般是定期的，比如“月报”、“季报”、“年报”等；而请示是“有事则文”，没有定期请示制度。

3．通知

（1）通知的含义

是上级向下级传达指示、布置工作、知照事项时所使用的一种下行文。

（2）通知的种类

指示性通知；批转、转发、发布性通知；会议通知；事项性通知；任免通知等。

（3）通知的特点

①使用频率很高：上下级之间、平行和不相隶属的单位之间均可使用。

②适用范围较宽：不受单位级别高低和事情大小的限制。上级领导机关也可用它发布指示命令。

③使用方便：写作自由灵活，内容根据需要可多可少，行文可无固定结构。

④内容明确具体；语言简洁。

⑤条文式结构和篇段合一式结构交替使用。

（4）通知的拟写

①指示性通知：用于向所属下级布置工作，提出要求、作出安排，又不宜采用命令和指示行文时使用的通知。

指示性通知的内容与结构：

a．缘由：交代发文的原因、意义和目的。

b．主体：通知的具体事项和具体要求。指示性通知主体部分应分条或分段叙述。

c．结束语：写执行要求和希望。

【例文】指示性通知

四川省人民政府关于深入开展农田水利基本建设的通知

各市、州、县人民政府，各地区行署，省政府各部门：

9月18日，国务院召开了全国农田水利基本建设电视电话会议；9月上旬，省委、省政府在巴中地区通江县召开了全省农田水利基本建设工作会议。为了认真贯彻落实好这两次会议的精神，在今冬明春更大规模地掀起农田水利基本建设的高潮，为明年抗灾夺丰收打下坚实的基础，特作如下通知：

一、深化认识。去冬今春，我省农田水利基本建设成效显著，在今年的抗灾夺丰收中发挥了重要作用。尽管全省遭受了多种严重自然灾害，农业特别是粮食和棉花仍可获得丰收。

二、明确任务。各地要按照“四五一化”的总目标和年度计划逐步实施，狠抓落实。

三、突出重点。为了确保明年“抗旱夺丰收，防汛保平安”，全省要以水利建设为重点，以“治水、改土、兴林、修路、办电、建园”为主要内容，切实安排好今冬和明年的农田水利基本建设。

四川省人民政府

××年×月×日（印章）

②批转、转发性通知：用于转发上下级来文所使用的通知。上级机关转发下级的文件，用批转性通知；上级、同级或不相隶属单位的来文发给下级单位，用转发性通知。

批转、转发性通知正文内容：

a．批转转发对象：指批转、转发文件名称及原发文单位。

b．批注意见：是对所批转、转发文件的态度、意见和执行要求。

【例文】通知

广元市人民政府办公厅转发广元市档案局关于抢救历史档案的报告的通知

各县、区人民政府，市政府各部门：

《广元市档案局关于抢救历史档案的报告》已经市人民政府领导同意，现转发你们，请遵照执行。

××年×月×日

③发布性通知：用于告知受文单位，某一规章已经某会议讨论通过或经某上级批准，现予发布或印发，并要求下级遵照执行的文种。重要的规章用“颁发”或“发布”，一般的用“印发”。

发布性通知的正文：写上“现将《××（规章名称）》印发给你们，望认真贯彻执行”即可；有时也可简要阐述发布此文书的目的、意义，或提出贯彻执行的具体意见。

④会议通知：一种是通过文件传递渠道发出的。此类通知的正文一般由召开会议的背景（目的、意义）和会议注意事项两部分构成，使用条文式结构：

a．召开会议的背景：开会的原因、目的、会议名称、议题。

b．会议注意事项：包括会议的时间、地点、与会人员、日程安排、报到日期和准备的材料及与会者赴会所乘车、船、飞机班次等。

一种是供内部使用的周知性会议通知，通知的内容是依据、时间、地点、会议名称、结束语。用篇段式结构。

【例文】会议通知

××厂关于召开计划生育工作会议的通知

所属各单位：

为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市计划生育工作会议精神，做好今年计划生育工作，经研究决定召开计划生育工作会议。现将有关事项通知如下：

一、会议内容：　　　　　……

二、参加人员：　　　　　……

三、会议时间、地点：　　……

四、要求：　　　　　　　　……

××厂

×年×月×日

⑤事项性通知：是起知照性作用的通知，在设置机构、起用印章、更正文件、迁址办公等时使用。

事项性通知的正文采用篇段合一的形式。

【例文】事项性通知

××公司关于地址迁移的通知

我公司已迁至成都市东城根街××号办公，有关事宜请到公司查询。

特此通知！

××公司

××年×月×日

⑥任免通知：用于任免干部、聘用有关人员的通知。

任免通知的内容：任免依据；被任免人员的姓名与职务。

【例文】任免通知

关于×××等同志职务任免的通知

××街道办事处：

经区政府研究决定：任命×××同志为××街道办事处主任，免去其××主任职务。任命××为××街道办事处副主任。

××区政府

×年×月×日

4．函

（1）函的含义

平行或不相隶属的机关单位之间互相商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等使用的文书。函可以用于上、下和平级机关之间、不相隶属的机关。

（2）函的特点

①函的内容均属一般事务，不涉及大政方针和机密事项。

②函既可以商洽工作、联系事务，又可以代行“请示”、“批复”较小事项的功能。

③内容均开宗明义，不用客套话；有鲜明的针对性，一函一事。

④态度诚恳，语气委婉，切忌发号施令；复函要有针对性地回答来函提出的问题，不宜提出执行要求。

（3）函的种类

商洽函：用于单位之间联系工作业务、人事部门商调人员等。

答复函：用于平行单位之间，不相隶属的单位之间，以及上下级之间询问与答复问题。

请批函：下级向上级请示较小的问题；或上级答复下级较小问题的请示时使用的函。

（4）函的拟写

函的内容与结构：

a．起因：去函的起因主要写明发函的原因；复函的起因是告诉对方来函已收到。

b．事项：去函的事项要写明商洽、询问的具体事项；复函的事项是答复对方提出的问题。

c．结尾：去函的结尾有“盼复”、“望函复”等；复函用“专此函复”、“此复”等。

【例文】去函

关于拟录用××年大中专毕业生的函

省人事厅：

根据中共四川省委组织部、四川省人事厅《关于××年省级机关录用应届高校、中专校优秀毕业生的通知》规定，我们对拟录用到我厅机关工作的大中专毕业生按规定程序进行了统一考试、面试、体检、政审。经厅党组研究，拟录用大中专毕业生××名。现将有关录用审批材料报上，请审批。

附件：录用审批材料××份

省国家安全厅

××年×月×日

【例文】复函

关于批准录用×××等同志为国家公务员的函

省安全厅：

你厅《关于拟录用××年大中专毕业生的函》（国安政[××]18号）收悉。

根据中共四川省委组织部、四川省人事厅《关于部分省级机关从××应届高校、中专校优秀毕业生中考试录用国家公务员和机关工作人员的通知》的规定，经考试、考核合格，批准录用××等××名同志为国家公务员。

特此复函

附：录用人员名单一份

四川省人事厅

××年×月×日

5．决定

（1）决定的含义

决定是对重要事项做出安排或者重大行动进行决策时使用的指导性、规定性文书。

（2）决定的特点

①决定正文的结构安排根据决定篇幅的长短、事项的复杂程度等来决定。知照类决定、任免决定一般采用一段式的写法；表彰与处理决定一般用分条式或分题式写法。

②决定的特点是重在宣告、知照，没有执行的具体要求。

（3）决定的类型

指挥性决定、表彰与处理决定、知照类决定、任免决定。

（4）决定的拟写

表彰与处理决定的拟写：

①表彰与处理决定：主要用于表彰对社会或对本单位做出了重要贡献的先进个人或先进集体；或用于批评处理个人或集体的违法乱纪行为。用于有全局性影响的事项。

②表彰决定的内容与结构：

被表彰者的身份、事迹：行文应丰满、具体；

评价：中肯而准确；

表彰决定：对被表彰者精神或物质方面的奖励措施；

希望与号召：用简短的语言提出向英雄模范人物学习的号召。

处理决定的内容：针对的事件、当事人的问题；分析问题的性质、产生的原因、应当吸取的教训等；处理意见和提出希望。

【例文】表彰决定

××厂关于授予×××、×××

先进工作者称号的决定

××车间技术员×××、×××在自己的工作岗位上，不怕困难，刻苦钻研，为全厂的技术改造工作作出了重大贡献，是全体职工学习的榜样。为此，经研究决定：授予×××、×××先进工作者的称号，并颁发证书。

希望全厂职工，向×××、×××同志学习，为超额完成今年的生产任务而努力工作。

×年×月×日

知照类决定：

①知照类决定：是简要地宣告、知照决定事项。

②知照类决定的内容：

决定根据：作出决定的会议、机关、政策根据或事实依据。

决定内容：决定的事项，分条列项写明。

【例文】知照类决定

七届全国人大一次会议关于设立海南省的决定

（一九八八年四月十三日七届人大一次会议通过）

第七届全国人民代表大会第一次会议审议了国务院关于设立海南省的议案，决定：

一、批准建立海南省，撤销海南行政区。海南省人民政府驻海口市。

二、海南省管辖海口市、三亚市、琼山县、文昌县、万宁县、屯昌县。

任免决定：

任免决定的内容：任免根据；日期；被任免人员的姓名、职务。

6．指示

（1）指示的含义

是上级对下级布置重要工作和指导执行政策时发布的一种领导性文件。

（2）指示的特点

①法规性强：指示的内容一般是根据法律、法规以及有关的决定精神对下级布置工作的文种，是下级解决具体问题的依据。有的指示本身就是政策规定。

②约束力强：内容必须与上级的有关方针政策相一致。

③语言精练，条理清楚，措施要求具体可行。

（3）指示的拟写

指示的内容与结构：

①指示缘由：写明为什么发指示，后常用诸如“特作指示如下”的过渡语转入下文。

②指示事项：指示的具体内容，包括工作任务、工作原则、具体措施等。分条列项叙述。

③执行要求：用简明的语言提出贯彻执行的具体要求。

【例文】指示

中共中央、国务院关于深入扎实地开展绿化祖国运动的指示（节选）

（一九八四年三月一日）

近几年来，绿化祖国的群众运动正在中华大地上蓬勃展开。随着中共中央、国务院《关于保护森林发展林业若干问题的决定》和五届全国人大第四次会议《关于全面开展义务植树运动的决议》以及有关政策的贯彻执行，全国植树造林工作取得了一定的成绩，积累了不少好的经验。在农村，给五千万农户划了二亿五千万亩自留地，80％的社队落实了山权林权，建立了林业生产责任制，林业专业户、重点户应运而生，新的林业合作经济开始出现。但是，我国森林覆盖率低，荒山荒地也很多，而绿化祖国运动的发展也很不平衡，造林质量不够高，一些地方乱砍滥伐，破坏林草植被的现象还相当严重，绿化祖国的任务仍然十分艰巨。为把这项治理国土、造福子孙的伟大事业继续推向前进，做到一年比一年好，一年比一年扎实，以适应社会主义现代化建设的需要，特作如下指示：

一、进一步提高对绿化祖国重大意义的认识。

二、扩大视野，因地制宜，加速绿化。

三、放宽政策，建立和完善林业生产责任制。

四、积极支持林业专业户的发展。

五、深入开展全民义务植树运动。

六、切实抓好种苗，保证绿化需要。

七、认真保护林草植被。

八、讲究科学、注重实效。

九、自力更生为主，广辟绿化资金渠道。

十、切实加强对绿化工作的领导。

中共中央、国务院要求各级党委和人民政府都要十分重视绿化工作，进一步动员各族人民，知难而进，坚持不懈，为加速绿化我们伟大的社会主义祖国，尽快改变山河面貌而奋斗。

7．批复

（1）批复的含义

批复是答复下级的请示时使用的文种。没有请示，就没有批复。

（2）批复的特点

①针对性强：针对请示单位；针对“请示”文种；针对请示中的问题。请示要求一文一事，批复也要一文一批，切忌一文多批或多文一批。

②被动性强：有请示，必有批复。

③指示性强：批复是对下级请示表明是否同意或是否可行的明确态度，实际上是一种指示，下级必须照办；固而也要求态度清楚，意见明确，不能含糊其词，或模棱两可，使下级无所适从。

④行文简洁：批复是对请示的原则性答复，不要求做具体的分析和阐述。

（3）批复的类型

指示性批复、表态性批复。

（4）批复的拟写

①指示性批复

指示性批复的内容与结构：

批复依据：指明根据什么来文，一般引用来文的标题和发文字号，如：“你单位×年×月×日关于××的请示收悉”等。

批复事项：针对来文的内容进行答复，写明对所请示事项的态度和意见。

原则性指示：指示性批复一般要指明来文所述问题的意义和重要性，强调指出其中需要特别注意的问题或提出补充意见。

结束语：“特此批复”或“此复”。

【例文】指示性批复

国务院关于将辽宁蛇岛、老铁山划归国家重点自然保护区给辽宁省人民政府的批复

辽宁省人民政府：

辽政发〔1980〕190号文收悉。国务院同意将蛇岛、老铁山候鸟停歇站列为国家重点自然保护区，由你省环境保护部门归口领导。

蛇岛盛产蝮蛇，是研究海洋岛屿生态系统和蝮蛇生态学的理想基地。蝮蛇及蛇毒有很高的医药和经济价值。老铁山是候鸟迁徙的重要停歇站，每年有大量的多种珍贵候鸟经过这里停歇，认真管理好这个地区，对于保护候鸟资源有着重要意义。请你省建立必要的管理机构，搞好保护区的规划和科学研究，按自然保护区的要求，采取有效措施保护候鸟和发展蝮蛇资源。保护区所需人员编制、经费、物质（资）、设备等应纳入省的计划。

中华人民共和国国务院

一九八○年八月六日

②表态性批复

表态性批复的内容：批复依据；批复事项。只对请示事项表明态度，同意或不同意。实际上是按规定完成某一事项的法定批准程序。

【例文】表态性批复

国务院关于同意四川省撤销涪陵地区设立地级涪陵市的批复

四川省人民政府：

你省《关于撤销涪陵地区设立涪陵市（地级）的请示》（川府发[1994]1号）及有关补充报告收悉。现批复如下：

一、同意撤销涪陵地区、涪陵市，设立地级涪陵市，市人民政府驻新设立的枳城区。

二、涪陵市新设枳城区和李渡区。枳城区辖原县级涪陵市的敦仁、祟义、荔枝、江东4个街道办事处，黄旗、龙析、白涛、焦石、珍澳、清溪、南花、百胜8个镇，山窝、罗云、卷洞、丛林、仁义、中螃6个乡，区人民政府驻中山东路。李渡区辖原县级涪陵市的李渡、荫市、马武、新妙、龙潭、育羊、石沦、堡于、镇安、义和、致韩11个镇，明家、增相、两汇、石龙、同乐、酒店6个乡，区人民政府驻李渡镇。

三、涪陵市辖原涪陵地区的垫江县、武隆县、丰都县和新设立的枳城区、李渡区。原涪陵地区的南川市由省直辖。

国　务　院

一九九×年十一月五日

8．通报

（1）通报的含义

通报的含义是表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况时使用的文书。用于具有普遍意义的典型事例、成功的经验和失败的教训，借以对人们起到示范、教育和警戒作用；通报还可以起到沟通消息、互通情报的作用。

（2）通报的特点

①选材典型，表彰先进有感召力，批评错误有警戒作用。

②事实准确、具体，评述恰当；事实丰满，问题较客观，评价较科学合理。

③通报具有强烈的时间性，及时迅速，以起到宣传教育、推动工作的作用。

（3）通报的类型

表彰性通报、批评性通报、情况通报。

（4）通报的拟写

①表彰性通报

用于表扬好人好事，弘扬其品德与精神，推广其先进经验和做法，推动或改进各项工作。

表彰通报的内容与结构：主要事实：通报事件发生的背景、经过，包括时间、地点、人物、模范事迹。

分析评价：对受表彰的对象及模范事迹进行评价和肯定。

表彰决定：对表彰对象在精神上与物质上的奖励办法。

希望与号召：是发文单位向有关单位或人员提出向先进学习的号召。

【例文】表彰性通报

成都市人民政府关于表彰成都市科技工作先进区（市）县及成都市科教兴市优秀个人的通报

各区（市）县人民政府，市政府各部门：

××年，各区（市）县、市级有关部门认真贯彻中共成都市委、市人民政府《关于加速成都科学技术进步的决定》，积极实施科教兴市战略，大力开展科技工作创先争优活动，取得了显著成绩，涌现出一批成绩突出的区（市）县和优秀个人。为了表彰先进，推动我市科技工作创先争优活动的深入开展，市政府决定授予彭州市等5个区（市）县“成都市科技工作先进区（市）县”称号，并奖励586微机一套；对陈光志等50名在科教兴市工作中成绩突出的优秀个人进行表彰，并予以奖励（名单附后）。

希望受到表彰的先进区（市）县和优秀个人要谦虚谨慎，戒骄戒躁，继续开拓进取，争取更大的成绩。各区（市）县、各有关部门要认真学习先进经验，进一步贯彻落实科教兴市战略，为我市科技进步和社会经济发展再上新台阶而努力奋斗。

×年×月×日（印章）

②批评性通报

用于在一定范围内批评不良的人和事，归纳教训，引以为戒。

批评性通报的内容与结构：主要错误事实：事故发生的前因后果，包括时间、地点、人物、错误事实、主要过程。

对错误和事故的分析：事故产生的原因、性质、危害及造成的恶劣影响。

处理决定：对当事人的处罚办法。

希望与号召：向有关单位或人员提出警戒，避免类似情况的发生。

【例文】批评性通报

××市食品酿造工业公司关于××食品厂司机×××私自开车去北戴河游玩的通报

公司所属各单位：

今年×月×日晚，××食品厂司机×××以磨合汽车为借口，私自做主开“630”食品防尘车带着五人从××分厂去北戴河游玩。于××日早八点左右到达北戴河，第二天夜间十二点多钟返回。往返行程六百多公里。

×××此次私自开车去北戴河游玩，目无组织纪律，错误实属严重。车队负责人在问题发生后未及时向公司汇报，这种做法也是错误的。为了严肃纪律，维护公司利益，教育本人和广大职工，经公司研究决定：对司机×××予以通报批评，扣发三个月奖金，并补交去北戴河全程所用汽油费。

望各厂接此通知后，组织车队同志学习、讨论，从中吸取教训。各厂必须加强对车辆的管理，建立健全各项规章制度。今后磨合车，要指定时间、路线、人员，同时可以结合送货进行磨合；车辆存放要指定地点，严格限制去外省（市）。努力使车辆管理工作提高一步。

××市食品酿造工业公司

×年×月×日

③情况通报

用于传达上级的重要精神或某一方面工作的重要情况，指出工作的重点或必须关注的问题。有强烈的时间性。

情况通报的内容与结构：情况介绍：反映通报的情况、信息、事实、材料。

情况分析：对通报的情况进行阐述、评价；或针对具体问题提出指导性的看法。

【例文】情况通报

广元市人民政府办公厅关于我市取缔土焦窑的情况通报

各县、区人民政府、县政府各部门：

根据《国务院关于环境保护若干问题的决定》（国发[199×]31号）和《四川省人民政府关于加强环境保护工作的决定》（川府发[199×]142号）精神，市人民政府对全市取缔土法炼焦（即土焦窑）工作作了安排部署，根据市政府领导的意见，现将情况通报如下：

一、取缔情况。

二、取缔土焦窑行动迟缓的主要原因。

三、进一步抓好取缔土焦窑工作的意见。

广元市人民政府

×年×月×日

9．通告

（1）通告的含义

行政机关、企事业单位用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项的告知性文书。

（2）通告的特点

①注重对行文的法律、政策依据的交待。

②语言简明、准确、规范。

（3）通告的种类

法规性通告、周知性通告。

（4）通告与公告的区别

通告和公告都属于公布性文书，在使用方法上有严格区别，表现在：

①从应知对象来看，公告大于通告。公告是向国内外宣告；而通告仅对中国公民及有关的外国人士。

②从宣告事项的重要程度来看，公告的事项应具备使世人皆知晓的意义，重于通告。

③从发文机关看，公告的作者级别较高；通告则不受此限。

④公告带有新闻性、消息性，有周知性的特点；通告中则常涉及需要遵守和强制执行的事项。

（5）通告的拟写

通告的内容与结构：

①通告依据：发布通告的原因、目的。

②通告事项：分条列款表述通告事项，具体明确、简明。

③执行要求：通告结尾用简短的篇幅提出执行要求，或提出对违反者的处理办法。

【例文】法规性通告

国家土地管理局关于冻结非农业建设项目占用耕地的通告

为了贯彻执行“十分珍惜和合理利用每寸土地，切实保护耕地”的基本国策，根据《中共中央国务院关于进一步加强土地管理切实保护耕地的通知》（中发〔1997〕11号）中关于冻结非农业建设项目占用耕地的决定，特通告如下：

一、自1997年4月15日至1998年4月14日在全国范围内冻结非农业建设项目占用耕地一年。

二、冻结期间，除解决城镇中低收入家庭住房困难户住房、安居工程、经国家批准的重点建设项目和已列入国家或省、自治区、直辖市年度固定资产投资计划且急需建设确需占用耕地的非农业建设项目以外，其他各类非农业建设一律不准占用耕地。

三、冻结期间，任何单位和个人都有权对违反上述规定，非法批准和非法占用耕地的行为进行检举。举报人应受到保护。

各级人民政府土地管理部门均应设立举报信箱，公布举报电话。对于面积较大、情节严重的非法批准和非法占用耕地的行为，知情人可直接向国家土地管理局举报。

国家土地管理局举报信箱通讯地点：北京市海淀区大柳树路21号国家土地管理局政法监察司，邮编：100081

国家土地管理局举报电话：（010）62183834

　　　　　　　　　　　　（010）62185794

国家土地管理局

×年×月×日

【例文】周知性通告

××公司关于撤销×××公司副总经理职务的通告

去年11月，公司副总经理×××带领一个由11人组成的工作组赴下属分公司检查工作，每到一处，都大吃大喝，肆意挥霍资财。×月×日，在××厂，中晚两餐共开席×桌，席上吃的是派专人从××市采购并请高级厨师烹制的猴头、发菜、海参、鱼翅等山珍海味。

公司副总经理×××和他带领的工作组在公司三令五申要刹住公款请客送礼歪风的情况下，大搞“吃、喝、拿”，违反了公司纪律，错误严重，影响十分恶劣。为了严肃纪律，公司决定撤销×××公司副总经理职务。同时决定：工作组成员吃喝挥霍和所收礼物的价款必须如数退赔。

公司特为×××的错误发出通告，目的是要求公司全体职工要从×××所犯错误中吸取教训，加强自我修养，廉洁奉公，遵纪守法，为公司建设努力工作。

××公司

×年×月×日

（二）事务性文书的撰写

1．事务文书的特点

事务文书除具备一般文书的写作特点外，其独特性表现在：

（1）个性色彩鲜明

事务文书的拟写受格式的束缚较少，写作手法和表达的形式较为灵活多样。交际文书中作者情感往往有较多的流露。

（2）重视礼仪

事务文书属于平行文的较多，主要用于单位与单位之间的交往，除了实质性的内容外，在行文中十分注重礼节礼貌，注意说话用词的份量。

（3）专业性强

反映财经问题的文书，涉及企业经济领域许多方面的专业知识。比如为企业制订生产计划，就涉及市场调查、经营管理、经济联合组织等专业问题。因此，拟写事务文书必须掌握专业知识。

2．事务性文书的写作

（1）计划

①计划的含义

计划是对一定时期的工作，于事前作出的筹划和安排所形成的书面材料。计划是一个大的概念，要点、规划、方案等都属于计划的范畴。

②计划的特点

a．体现预见性：计划是对一定时期的工作于事前作出预见性书面材料。

b．体现可行性：计划是未来工作的依据，要切实可行。

c．计划的语言简明扼要，条理清楚。

③计划的拟写

文书式计划：按文书撰写要求和格式拟写的计划，是相对于表格式文书而言的。

文书式计划内容与结构：

a．标题：计划的单位、期限、事由和文种四项。讨论稿或征求意见稿，要在标题后或下方用括号注明。

b．正文：前言+计划事项。前言说明制定计划的目的、依据；计划事项写明工作任务及要求、指标、主要步骤、方法、措施、分工、完成任务的时限及其他有关注意事项。

c．署名和日期：写在正文的右下方，日期要写全年、月、日。

【例文】文书式计划

×市广播电视局1996年工作计划①

1996年是实施“九五”计划的第一年，广播电视工作面临大好的机遇。我们要抓住机遇，锐意进取，力争在新的一年里为“九五”期间广播事业的大发展奠定一个坚实的基础。

一、指导思想。以邓小平同志建设有中国特色的社会主义理论和党的十四届五中全会精神为指导，当好党和政府的喉舌。

二、宣传工作。在宣传上要始终把江泽民同志提出的“以科学的理论武装人，以正确的舆论引导人，以高尚的精神塑造人，以优秀的作品鼓舞人”的指示精神作为宣传工作的方向。

1．把宣传党的十四届五中全会精神作为全年工作的重点。

2．宣传“发展才是硬道理”的观点。

3．在广播宣传上，采取多办专题节目、联办节目、服务节目、教育节目和对农节目的方式，认真把广播节目办活办好。

4．在电视宣传上，要把提高节目质量作为重点来抓，多出精品。

5．在宣传内容上，要把市委、市政府的决策、方针和工作目标始终作为宣传和报道的重点。

6．精神文明的宣传始终不能忽略。

7．要提高精品意识，多出精品。

8．要净化荧屏，加强对音像制品的管理。

××市广播电视局

1996年1月

表格式计划：

表格式计划是把计划的内容分解成若干项目，填入相应的表格栏目中。此计划适用于工作内容、方式、方法相对固定的内容。

表格式计划的栏目设计一般包括序号、工作内容、时间要求、承办单位、责任人等项。

【例文】表格式计划

××厂×年×月生产计划

×年×月生产计划

表格与文书相结合形式的计划：

计划表格：反映生产和经营涉及的一系列指标和数字。

编制说明：是计划的背景、依据、目标、执行原则、具体安排、措施方法等的介绍和说明，用文书式。

生产、经营计划多采用表格与文书相结合的形式。

（2）市场调查报告

①市场调查报告

是以市场为对象，运用科学方法，就市场中顾客、购买力、购买对象、需求等方面的情况做出介绍、分析并提出建议的一种书面报告。市场调查报告是为决策者制订政策和计划、形成重要的经营决策方案提供依据。

②市场调查报告的特点

a．客观性。市场调查报告是经济决策的依据，因此，要求其反映的内容必须符合市场错综复杂，且处在不断的变化之中的客观实际，以客观的态度进行报道，需要进行科学的综合、归纳、分析、概括。

b．真实性。真实性是市场调查报告的生命所在。失去真实性的市场调查报告不仅起不到应有的作用，还会带来相反的结果。所以，拟写市场调查报告，必须深入实际，反复调查，反复研究，获得的数据、事例要反复核实，做到确凿可靠。

c．及时性。市场情况瞬息万变，做市场调查要在特定的时空范围内，及时搜集信息，及时研究分析，及时提供有价值的信息情报。否则，再有价值的信息，如果时过境迁，也会变成一堆废纸。

③市场调查报告的种类

a．以内容来分：市场环境调查、市场需求调查、消费者和购买行为调查、产品调查、价格调查、流通渠道调查、促销调查等。

b．以性质和目的来分：探测性调查、描述性调查、因果关系调查等。

④市场调查报告的拟写

市场调查报告的内容与结构：

a．标题：一是调查对象+文种，如：“电视机市场调查”；二是双标题，正标题揭示调查报告的主题，副标题说明调查对象和文种，如：“柴油车生产近期不宜规模发展——关于柴油车生产和发展的市场调查”。

b．前言：简明扼要写明调查活动概况（调查的时间、地点、对象、范围、目的、方法）。

c．正文：写明调查的情况、调查分析，并提出相应的建议和经营决策方案。

d．结尾：总结全文，画龙点睛。

【例文】市场调查报告

对川、陕、甘等地市场销售的调查报告

为了适应市场变化，了解市场信息，进一步搞好我厂销售工作，我们从×月×日至×日分别到四川、陕西、甘肃3省11个市（县）纺织站分别进行了市场调查和产品推销，开辟新用户。通过市场调查和产品推销，使我们进一步了解了市场，了解了上述各站的进货、销售情况，现汇报如下：

一、市场情况

从我们走访调查的这十几个站的情况看，总的来说：

1．资金紧张，库存大。

2．很多站库源充足。

3．质量价格也可取胜。

4．有些站提出延期半年付款，甚至提出售后付款，这些条件我们根本无法答应，也只能善意讲明企业的困难，婉言不给定货。

二、想法和建议

从到这些站推销，我们进一步了解到市场饱和、资金紧张给销售带来的困难，我们认为：

1．目前开辟新用户，特别是大的二级站，困难特别大，也不太现实。

2．对这次我们走访、推销过的单位，可采取不断写信的方式，随时了解各站情况。

以上是我们这次调查市场所看到、听到、想到的一些情况，仅供领导参考。

××装饰织物总厂销售部

×年×月×日

（3）可行性研究报告

①可行性研究报告

可行性研究报告是有关部门或专家组对拟出台的决策、拟上马的项目企业，进行全面调查、分析，对建设项目的技术先进性、经济合理性和建设可能性进行研究写出的书面报告。是各企业对上马项目进行投资决策的重要依据。

②可行性研究报告的特点

a．有前瞻性和超前意识：既要考虑当前利益，又有发展的眼光。

b．材料要丰富，数据要准确、详实；

c．论证要科学合理：它是运用现代科学成果，保证建设项目以最少的投资取得最佳经济效果的有效手段。

③可行性研究报告的类型

a．按其性质分：经济建设项目论证报告；事业建设项目论证报告。

b．按内容分：综合性论证报告；专题性论证报告。

④可行性研究报告的拟写

可行性研究报告的内容与结构：

a．标题：项目名称＋文种。如：“关于天津海河治理建议方案的可行性研究”。

b．署名：在标题的下方写上提供报告的单位名称或个人姓名。

c．正文：总记。写明项目提出的背景，投资的必要性和经济意义，研究工作的依据和范围；需求预测和拟建规模。包括国内外需求情况的预测，国内现有同行生产能力的估计，销售预测、价格分析、产品竞争能力、进入国际市场的前景。拟建项目的规模、产品方案和发展方向的技术经济比较和分析；原材料、燃料及公用设施情况；建设条件和选址方案；设计方案。包括项目的构成、技术来源和生产方法、主要技术工艺和设备选型方案的比较，引进技术、设备来源，或与外商合作生产的设想。土建工程量估计，公用辅助设施、交通运输方式的比较和初步选择；环境保护。调查环境现状，预测项目对环境的影响，提出环境保护和三废治理初步方案；企业组织、劳动定员和人员培训（估算数）；实施进度的建议；投资估算和资金筹措；社会及经济效果评价。

【例文】可行性研究报告

××联营工业公司与香港××实业股份有限公司关于合资经营××鞋业公司的可行性分析报告

一、总说明

1．项目名称：

××联营工业公司与××实业股份有限公司经多次洽谈，双方同意在××建立合资经营企业，生产鞋类产品，销售到×国等国家和地区。

合资企业暂定名为：××鞋业有限公司

项目负责人：×××

技术负责人：×××

2．产品介绍：

3．项目进行情况：

二、合作企业基本情况与条件：

三、合资公司生产规划：

1．利用部分外资引进目前世界先进水平的制鞋生产线一条；

2．产品名称与品种；

3．生产能力；

4．销售渠道；

5．运输渠道；

6．国外市场调查与预测；

7．合资期限。

四、材料供应规划：

1．电；

2．汽；

3．油；

五、外汇流动资金：

六、厂址选择：

七、技术与设备分析：

1．引进的主要技术与设备；

2．引进技术与设备的意义；

3．主要工艺流程如下：

八、人员组织和培训计划：

九、环保问题：

十、项目预算：

十一、经济效益分析：总销售额；销售利润额；全年全员劳动生产率；项目投资回收期；其他全年工时费用等。

十二、项目实施计划。

×年×月，签订意向书，上报项目建议书。

（4）招标书

①招标书：又叫招标通告、招标公告、招标启事。是招标者为寻找最佳投标人，将业务项目、项目标准、要求、条件等写成书面文字的一种文书。招标人在兴建工程、合作经营某项业务或进行大宗商品交易时发出招标书，有利于实现以最少的投资获得最佳效益的目的。对于投标人来说 ，推动了竞争。

②招标书的特点：实事求是；用词准确。

③招标书的类型：

a．按发布范围分：国际招标书；国内招标书；系统招标书；单位内部招标书。

b．按招标目的物的角度分：建筑招标书；生产招标书；设计招标书；劳务招标书。

④招标书的拟写：

招标书的内容与结构：

a．标题：招标单位+招标项目+文种，如“××（单位）××工程招标书”。

b．正文：邀请投标；招标项目的具体要求；招标单位的地址、电话；开标的时间、地点及有关问题的说明等。

【例文】招标书

××机电设备招标公司公告

（第×号）

××机电设备招标公司、××市招标公司受××市地铁公司委托，对下列设备联合招标。欢迎具有本招标项目生产供应能力和法人资格的国内外厂商参加投标，国外投标者须联合中国国内企业共同设计、制造。

标书编号：SMETC—×××××

招标设备名称：××掘进机

主要技术参数：机型：土压平衡式

隧道补砌：外径Φ6200mm，内径Φ500mm

数量：7台

标书售价：××美元（外国企业和中外合资企业）；××元人民币（中国企业）

发售标书时间：×年×月×日～×年×月×日；每天上午：9:00～11:00，下午：1:30～4:30（星期日除外）。

发售标书地点：上海机电设备招标公司（中国××市××路××号××室）。

投标地点：上海机电设备招标公司；电话：××××××××；电挂：××××；电传：××××× METC CN；联系人：×××；开户银行：上海市×行二支行；账号：×××××××××××。

投标截止日期：×年×月×日上午11:00。

开标日期：×年×月×日下午2:00。

开标地点：另行通知。

本招标项目要求投标者根据招标文件的规定，在×年×月×日至×年×月×日期间把概念设计交予招标人后，方可正式参加投标。

××机电设备招标公司

××年×月×日

（5）投标书

①投标书：是投标人按照招标书提出的条件和要求，向招标人具体表明承包愿望时使用的文书。投标书是对招标书的应答，与招标书互为因果。

②投标书的特点：实事求是；用词准确。

③投标书类型：与招标书相同。

④投标书的拟写：

投标书的内容与结构：

a．标题：以文种“投标书”标之。

b．招标单位：标题的左下方正文的上方写明招标单位的全称及地址。

c．正文：投标书的正文主要写明投标的愿望；投标者及其授权代表的单位名称及姓名；投标的各项文书材料及对投标条件的有关说明；投标者的地址、电话等。

d．署名：投标书的最后是投标者签署单位名称及时间。

【例文】投标书

投 标 书

××公司：

研究了招标文书IMLRC—LCB××××号，对集通铁路项目所需货物我们愿意投标，并授权下述签名人×××，代表我们提交下列文书正本一份，副本四份。

（1）投标报价表。

（2）货物清单。

（3）技术差异修订表。

（4）资格审查文书。

（5）××××银行开具的金额为××的投标保函。

（6）开标一览表。

签名人兹宣布同意下列各点：

投标单位名称：

地址：

电话：

电报：

授权代表姓名：×××

投标者单位：××铁路总公司

（公章）

×年×月×日

（6）协议书

①协议书

是双方或几方对某项工作或某个问题，依据法律规定，经过充分研究协商，取得一致意见后所签订的一种契约性文书。

②协议书与合同的区别

相同：两者都是经过谈判、协商后双方签署的契约性文书，具有法定的约束力。

不同：协议书适用的范围比合同要广泛，非经济活动中也使用；项目内容也比合同多但不如合同具体。协议书在实际使用中，常见的有以下几种情况：

a．作为正式合同之前签订的比较原则的协定，起意向作用。针对内容比较复杂的问题，在签订正式合同之前可先签订协议书，对某些问题作出规定。

b．用于规定对已签订的合同的修订补充意见。针对合同在执行过程中出现的条款内容不够完善、客观条件发生变化、合同内容无法执行等情况，就可用协议书作部分修改和补充，此协议书就成为已订合同的组成部分。

c．协议书就是合同。

③协议书的拟写

协议书的内容与结构：

a．标题：一是签订协议的单位名称+协议事项+文种，如“××”服装公司与××商场关于建立服装联合销售服务中心的协议书”；二是直接写文种。

b．正文：开头部分；主体部分；落款。

开头部分：写明签订协议单位的名称、签订协议的原因、目的、内容及结果。为了行文简便，一般把签订协议的双方称为“甲方”、“乙方”。

主体部分：是协议书的核心，具体明确双方的责、权、利。

落款：写明签订协议的甲乙双方单位名称、代表姓名，并加盖单位公章、个人名章和年、月、日。重要的协议，还需要律师签名盖章并加盖公证处公章。

【例文】协议书

协 议 书

××进出口公司××分公司（以下简称甲方）与××海外贸易公司（以下简称乙方），通过初步协商，双方就在××开设“××快餐食品公司”达成如下协议：

一、双方同意合资开办××快餐食品公司。

二、甲方将负责中国境内的工作，乙方将负责国外的筹备工作。

三、甲方将提供：一座可建成日产×万份左右的快餐食品加工厂的厂房；2～3处在繁华地段的可供改建成快餐厅的场所。

四、甲方将向乙方建议不同品种的每份快餐的零售价格。

五、甲方将提供加工快餐所需原料的参考价格。例如：肉、鱼、蔬菜等。

六、乙方将在甲方提供的有关资料的基础上提出初步的设计方案和所需设备及价格，以供双方制定可行性报告。

七、双方一致同意在双方认为合适的时候，再举行下一轮会谈。

八、本协议书以中、英文书就，两种文本具有同等效力，双方各执壹份。

甲方：　　　　　　　　　　　　　　乙方：

××进出口公司××分公司　　　××海外贸易公司

×××（签章）　　　　　　　　×××（签章）

×年×月×日　　　　　　　　　×年×月×日

（7）简报

①简报的含义

简报是对工作情况、会议情况的简要报道，是以沟通情况、交流经验为主的常用文书。

②简报的特点

简——内容集中、概念明确、篇幅简短、文字凝练；

快——讲究时效性，简报所反映的问题和情况都应当是近期发生的。

真——内容真实可靠，时间、地点等具体数据确凿。

③简报的种类

工作简报：运用典型事例反映本单位、本部门的工作情况和问题。

专题简报：反映某一项专门工作的动态、进展、经验、问题。

会议简报：用来交流会议进展情况，记载会上领导的重要讲话或与会代表讨论研究的决策性问题。

④简报的拟写

简报的内容与结构：

a．报头：占首页上方三分之一左右的位置。由简报的名称、顺序期号、编发单位名称和印发日期构成。以一条横线将报头与报核隔开。

b．报核：简报的主体，由标题、正文、出处或作者组成。有时在标题的上端加一段编者写的“按语”，以说明编写这份简报的原因、目的，或对文中所列事项进行评价。

简报的标题：类似于新闻报道的标题，要求鲜明、简洁、醒目。

简报正文：结构多种多样。要求观点鲜明，材料精确，条理清楚。

正文的末尾：注明出处，或采写者姓名。

c．报尾：在末页下端，在两条平行横线之间注明发送范围、印发份数等。

【例文】工作简报

工 作 简 报

第×期

厂长办公室

×年×月×日

迎回归　举国欢庆　抒情怀　万人签名

——“××杯”庆1997香港回归万人签名留言活动圆满成功

为了表达我厂4000多名职工对香港回归的美好祝愿，我厂与市委宣传部、团市委共同举办了“××杯”庆1997香港回归万人签名留言活动。活动于6月7日上午在市青少年宫、××厂、××商厦、××大厦同时举行。签名活动得到了市委、市政府的大力支持和省、市新闻媒体的广泛关注。

6月7日清晨，在青少年宫主会场，锣鼓喧天，人潮涌动。市委、市政府领导和省文化艺术界的知名人士参加了签名仪式。

仪式结束后，省、市各界人士纷纷在长卷上签名留言。××厂长以“香港回归，人民心愿”的题词道出了全厂4000名员工的共同心声。

送：××局办公室

厂内各部门

（共印30份）

（8）意向书

①意向书的含义

意向书的含义是双方或多方就某一问题进行初步洽谈后形成的意向性文书，一般用于就某事项初次发生联系的当事人之间为达到某种目的而表达的基本意图和愿望，为进一步正式签订协议奠定基础，多用于经济技术的合作领域。

②意向书与协议书、合同的区别

意向书虽属协议类文书，但它只是一种临时性的协商性的文书，一旦正式签订协议书或合同它就完成了使命。

意向书也不像协议书、合同那样具有法律效力，它对任何一方都没有约束力。

协议、合同一经签约，在一般情况下不能随意更改；而意向书则比较灵活，在协商过程中，对各方的意见可择善而从，最终达成协议。

③意向书的特点

忠实于洽谈内容。

态度明确，语言准确、清晰。

达成意向的内容一般分条款叙述排列。

④意向书的种类

意向书的种类有加工承揽意向书；建设工程承包意向书；货物运输意向书；财产保险意向书；科技协作意向书等。

⑤意向书的拟写

意向书的内容与结构：

a．标题：意向书之前加上项目名称，如“兴建皮革加工厂意向书”。

b．导语：写明合作各方单位的全称，双方接触的简要情况，磋商后达成的意向性意见。然后以“本着××原则，兴建××项目”作为结语。

c．正文：分条款写明达成的意向性意见；写明“未尽事宜，在正式签订合同或协议书时予以补充”，以便留有余地。

d．结尾：意向性单位的全称和代表姓名。

【例文】意向书

意　向　书

××纺织品进出口公司：

××市丝绸公司（以下简称甲方），与×国×××服装公司（以下简称乙方）经过友好洽谈，为了进一步发展双方贸易，双方拟在平等互利的基础上，进行补偿贸易。现已达成初步协议：

一、为了扩大中国丝绸服装贸易，乙方要求甲方提供稳定生产的服装工厂，为乙方生产中国丝绸服装，甲方同意在××县××乡新建一所服装工厂，生产乙方所需的以真丝为面料、不绣花的女装衬衫，男式睡衣，女式睡袍等。产量暂定为年产30～35万件。为了确保质量，乙方希望该厂从一开始就注意质量和生产能力的逐步提高。甲方同意乙方的意见，并同意在工厂筹建结束时作具体安排。

二、乙方向甲方提供价值约××万美元的制作丝绸服装的专用设备和附属设备。

三、甲乙双方的贸易和乙方的来料加工业务，其价格、规格、交货期等均应逐项签订合同。

四、甲方根据乙方提供之服装设计原图及施工工艺要求进行加工生产，保证质量。

五、乙方应派员来××市××县××乡服装工厂进行技术辅导及质量监督。乙方人员来××市所需一切费用概由乙方自行负担。

六、未尽事宜，在正式签订合同或协议书时再予以补充。

甲方　　　　　　　　　　　　　乙方

×国×××服装公司　　　　　××纺织品进出口公司

代表：××（签名）　　　　　代表：××（签名）

×年×月×日　　　　　　　　×年×月×日

（9）邀请信

①邀请信的含义

用来邀请有关朋友或合作伙伴参加宴会、酒会、茶话会或其他活动的事务性文书。邀请信的作用：一是能表明邀请者的郑重态度；二是用作参加活动的凭证。

②邀请信的特点

a．态度诚恳、热情。

b．一般用手写表示郑重和诚意。

c．邀请信的拟写

邀请信的内容与结构：

a．标题：一般只写文种“邀请信”。

b．称谓：在邀请信的开头顶格书写“××先生（女士、经理）”或单位名称。

c．问候语：在邀请信正文的开头和结尾是问候语。

d．正文：写明邀请的原因和活动的内容，介绍活动安排的内容，并提出邀请。

e．结尾：正文右下方适当位置写上邀请单位名称或个人姓名，同时署上年、月、日。

【例文】邀请信

××年全国普通高校评卷教师邀请书

××中学××同志：

经研究，决定邀请你参加今年全国普通高考语文科评卷工作。如果你不需要回避，无直系亲属参加今年普通高考，请于七月十一日到四川师范大学阅卷场报到（请开具介绍信，并带工作证）。

此致

　　　敬礼！

全国普通高考

四川师大阅券场办公室

××年×月×日

（10）请柬

①请柬

请柬也称请帖。它是为邀请客人参加某项活动而专门制发的通知书。一般用于较大的事情或庄重的场合。

②请柬的特点

a．内容简明、扼要。

b．语言诚恳、热情、有礼貌。

c．款式和装帧美观大方。

d．发送时间既不太早也不太晚，要适时；专人发送。

③请柬的拟写

请柬的内容与结构：

a．标题：一般使用封面上印有“请柬”或“请帖”字样的请柬。

b．称呼：在请柬的背面第一行顶格写上被邀请的单位名称或“××先生、总裁”。

c．正文：邀请参加的活动内容；举行活动的时间和地点。

d．结语：在正文后另起一行空两格写“敬请”二字，然后再另起一行顶格写“光临”二字。

e．落款：写明邀请人和发出请柬的时间。

（11）感谢信

①感谢信

用于应邀赴宴、收到礼品或得到对方的帮助后，为感谢对方的关怀、支持或帮助使用的书信。

②感谢信的特点

a．语气亲切而自然，具有诚意。

b．言简意赅。

③感谢信的拟写

感谢信的内容与结构：

a．标题：一是直接写文种“感谢信”；二是受文对象+文种名称，如：“致×××的感谢信”。

b．受文对象：正文之前顶格写明被感谢对象的单位名称或“××先生、同志”。

c．正文：先写明因什么原因，向对方表示感谢；然后简述对方关心、支持和帮助有什么效果，或陈述这种帮助在今后将起什么作用，最后再次向对方表示感谢。

d．结尾：表示感激、敬意的话。

e．签署：感谢信的单位名称或个人姓名及年、月、日。

【例文】感谢信

感　谢　信

××部队全体指战员：

我县上月遇到了特大洪涝灾害，许多地区被淹，人民生命、国家财产受到了严重的威胁。在这危难之际，你部全体干部、战士连夜赶赴我县，投入到紧张的抗洪抢险之中。十几个日日夜夜，你们发扬“不怕牺牲，排除万难”的献身精神，始终冒雨战斗在抗洪抢险的第一线，谱写了许多可歌可泣的动人事迹。你们的奋力救援保住了我县人民的生命和财产，使我县上万亩良田和几百座房屋免于洪水冲毁，使我县最后战胜了洪涝灾害，赢得了抗洪斗争的胜利。你们这种急他人所急、助人为乐、无私奉献的精神值得赞扬和学习。为此，特向你们表示衷心的感谢。

我们决心向你们学习，在党的领导下，积极恢复生产，重建家园，并努力搞好工农业生产，以实际行动报答你们的关怀和帮助。

此致

　　敬礼！

××县人民政府

×年×月×日

（12）致词

①致词

在社交场合中发表的礼仪性讲话统称为“致词”。

②致词的特点

a．简明扼要，切忌太长、嗦。

b．语言热情洋溢，口语化强。

③致词的拟写

欢迎词：

欢迎词是由主人出面对宾客表示欢迎的致词。文中要以真挚的感情对宾客表示敬意和欢迎。

欢迎词的内容与结构：

a．称呼：是对到场所有来宾的称呼。如“尊敬的××先生及夫人，女士们、朋友们”等。

b．欢迎词语：简单扼要表达热烈欢迎和热情的希望与要求。

c．结束语：常用表示希望、请求或祝愿的词语结尾。

【例文】欢迎词

尊敬的××先生及夫人，女士们，先生们，朋友们：

首先，让我代表今天出席会议的全体来宾向远道而来的贵客表示热烈的欢迎和敬意。作为合作伙伴，能有这个机会表达我们之间的友谊，我感到非常高兴。在过去的一年里，××先生在技术方面给予了我公司无私的帮助，使我们摆脱了困境，在此我代表公司全体员工再次向××先生表示谢意。我真诚地希望××先生及夫人能在此多逗留一段时间，能够看到我公司的发展变化以及在新产品设计方面取得的成绩。

下面请××先生讲话。

欢送词：

欢送词是在比较隆重的场合对来宾或郑重出行的有关人员表示欢送的致词。

欢送词的内容与结构：

a．称呼：与欢迎词的称呼格式一样。

b．欢送词语：表达亲切、留恋之情，或转达对某人的敬意和问候，以增进友谊。

c．结束语：常用“祝您一路平安”等语。

【例文】欢送词

尊敬的××博士，女士们，先生们，朋友们：

××博士的来访虽然短暂，然而是极其成功的。在向××博士告别之际，我们真诚地希望××博士给我们提出批评、指导和宝贵意见，以使我们改进工作，也真诚地希望××博士能够有机会再次来访。同时我们想借此机会请求他转达我们对××的问候，祝愿他身体健康。

祝××博士一路平安！

答谢词：

答谢词是在专门仪式或酒宴、招待会上，客人对主人的热情接待表示感谢的致词。在主人致欢迎词之后，由客人致答谢词。

答谢词的内容与结构：

a．称呼：是对到场所有宾客的称呼。

b．答谢词语：对主人的热情款待表示感谢；写明主人在某方面所作出的贡献；对主人某方面的崇高品质给予评价；对双方共同关心的问题表示看法等。

c．结尾：表示祝愿的话。

祝酒词：

祝酒词是在较为正规的宴会上，宾客双方互相敬酒时所讲的表示祝福的话。可用于国宴祝酒、家宴祝酒、婚宴祝酒、节日祝酒、生日祝酒、饯行祝酒、接风洗尘祝酒等。

祝酒词分为简短式和长篇式。长篇式是在大型酒会上所致的祝词。

长篇式祝酒词的内容与结构：

a．称呼：包括出席酒会的所有来宾。如：“××先生，今天在座的所有来宾”。

b．正文：表达出主（客）双方友好的情谊，也可顺便提一下此次双方商谈或共同关心的问题，但以不冲淡友好气氛为原则。

c．结尾：要说明为什么而干杯，既要突出客（主）人中的代表人物，又要兼顾所有的参加者，如：“我请求诸位同我一起举杯，为××先生，为所有在座的贵宾，干杯”。

告别词：

告别词是客人离别时向主人所讲的表示感谢和告别的言词。告别词可以现场使用，也可用函、电形式发出。

告别词的内容与结构：

a．称呼：现场发表的告别词，称呼在场的所有来宾。如“亲爱的朋友们”等。如果是致函，可以是主人及有关人员。

b．告别词语：一是在主人这里逗留期间的主要收获；二是对主人的热情款待表示谢意和依依不舍的心情。

c．结束语：表示祝愿、感谢、告别。如：“我借此机会再一次向大家表示衷心感谢。再见了，亲爱的朋友们”。

（13）贺信

①贺信：是为了密切各组织之间的关系，增进友谊，逢年过节向对方表示祝贺；或为了庆贺重大胜利、寿辰、重要会议等使用的文书。

②贺信的特点：篇幅简短，感情充沛，文字明快。

③贺信的拟写：

贺信的内容与结构：

a．标题：直书文种。

b．受文对象：受文单位或个人的称呼（“××先生”、“××同志”）。

c．正文：对对方成绩及其意义的肯定性评价，表示祝贺和向对方学习，希望或勉励。

d．签署：在正文的右下方写上祝贺的单位名称或个人姓名，署名下方为年、月、日。

【例文】贺信

贺　　信

中国排球协会转中国男子排球队：

欣悉中国男排今晨在卡塔尔多哈以3:1力克日本队，勇夺亚锦赛金牌，实现了中国男排相隔18年后重新问鼎亚洲排坛冠军的宏愿。在此，我们谨向中国男排致以最热烈的祝贺！

此次亚锦赛，中国男排团结一心、奋勇拼搏、连克对手，以全胜的战绩荣登冠军宝座。你们的上佳表现说明了中国男排已进入了一个新的发展时期，这对国内的男排是一个极大的鼓舞，并将促进我国男排运动的发展和水平的提高。在此，我们向你们表示最真诚的感谢：预祝你们再接再厉、再创佳绩，为中国男排攀登世界高峰再作贡献！

四川广安雄起排球俱乐部

四川雄起男子排球队

1997年9月12日

（14）慰问信

①慰问信：是向做出贡献的，或遭遇重大困难和损失的集体或个人表示慰藉、问候、关心的专用信函。

②慰问信的特点

a．感情真挚，深厚，能使对方感受亲切关怀和温暖，受到激励，振奋精神。

b．语言诚恳，富于感染力。

③慰问信的拟写

慰问信的内容与结构：

a．标题：一是只写文种；二是发信单位名称+受文对象名称+文种；三是受文对象名称+文种，如“致××厂全体职工的慰问信”。

b．受文对象：被慰问的单位或个人的称呼（“先生”、“经理”）。

c．正文：写慰问信的背景、原因；概述受文者的先进思想、先进事迹及高贵品德；对受文者表示慰问及表示向受文者学习的决心。

d．签署：在正文的右下方签上写慰问信单位的名称或个人的姓名，其下是年、月、日。

【例文】慰问信

中共成都市委、成都市人民政府慰问信

驻蓉部队、武警官兵、烈军属、伤残军人及转业、复员、退伍军人们：

你们好！

在中国人民解放军建军××周年的光辉节日到来之际，我们谨向你们致以崇高的敬意和节日的慰问！

拥军优属，拥政爱民，加强军政军民团结，是我党、我军、我国各族人民在长期的革命建设中形成的优良传统。在新的历史时期，继承和发扬这一优良传统，我们按照江泽民总书记提出的“同呼吸、共命运、心连心”的新型军政军民关系的总要求，以巩固和发展“全国双拥模范城”成果为动力，推动双拥工作再上新水平。地方各级党委、政府和广大人民群众视军队为长城，把军人当亲人，以支持部队建设为己任，扎扎实实为部队办实事，受到广大部队官兵的热情称赞。驻蓉部队坚决贯彻党中央、中央军委的指示，在加强部队自身建设的同时，把驻地当故乡，视人民为父母，积极支持地方经济建设。特别是在参加成都市的重点工程建设、创建国家卫生城市、抢险救灾和维护社会治安等重大活动中，英勇顽强，无私奉献，为人民立了新功。

继往开来，再接再励。我们一定要按照党中央、中央军委和国务院的要求，更加扎实地做好“双拥”工作，积极帮助解决军人家属和子女随迁、就业、入托、入学、住房等实际问题，认真做好军队转业干部、复员退伍军人和军队离退休干部的安排工作，落实好各项优待、抚恤政策，用实际行动支持军队建设。“军民团结如一人，试看天下谁能敌”。让我们高举爱国拥军的旗帜，齐心协力，团结奋斗，为国家、军队的稳定和发展作出新的贡献。

祝同志们节日快乐！

中共成都市委

成都市人民政府

×年7月31日