信息系统的规划

第一节　信息系统的规划

一个大的项目或工程，如果没有进行规划就着手各个环节的设计和建造，很可能会成为空中楼阁，犹如在沙滩上建造没有根基的房屋一样，最终将逃脱不了失败的命运。所以一项工程的建设必须要有规划，并且要在总体规划的指导下完成建设工作。

一、信息系统规划的意义

现代企业用于信息系统的投资越来越多，有些企业投资已多达亿元。信息系统的建设是一个投资巨大、历时很长的工程项目，规划不好不仅对自身造成损失，而且所带来的间接损失更为巨大。一个操作错误可能会造成上万元的损失，一个系统的设计错误就能损失几十万元，而系统中一个规划错误所造成的损失则能达到几百万元，甚至更多。所以信息系统规划是信息系统开发走向成功的重要步骤之一，也是目前信息系统研究的主要内容之一。因此要求系统开发人员必须克服那种“重硬、轻软”的片面认识，把信息系统的规划摆到重要的位置上来。

系统规划阶段，应完成以下的工作：

（1）评价系统需求，并进行初步的调查和可行性分析，以决定是否有必要进行下一步的开发工作。

（2）分析为什么要引入系统项目，并检查评价系统项目的标准。

（3）研究初始调查的目标和影响调查范围的因素。

（4）按步骤完成系统的初始调查。

二、信息系统项目的起源

由于企业的发展和环境的变化，企业所使用的信息系统也要不断地修改、补充、调整，以适应这种变化，这种对信息系统修改的要求称为系统要求。一个系统要求可能建议对现存系统进行更改，也可能建议重新开发一个新的信息系统。

系统要求产生的主要原因是为了获得更高的服务质量、更好的系统性能、更多的决策信息、更强的控制功能和更低的成本支出。

1．用户的需求

随着用户对信息系统的了解，他们可能提出更多的系统要求。例如，用户要求提供一个更全面、更深入的销售分析报告；要求开发一个在线系统，允许顾客即时获取订单的执行状态；要求企业的网页提供更多的产品信息、研发信息、技术服务信息等等。

实际上，用户的需求可以体现在如下的几个方面。

（1）提供满意的服务。系统要求最终就是要提高对企业顾客的服务，如允许投资者在网站上检查他们的账户余额，根据账户优先存储数据等等。这些都能为顾客提供有价值的服务，能使顾客感到满意。

（2）提高系统的性能。现行系统可能无法满足性能要求，例如，它可能在一定时间上，对数据查询的反应比较慢、系统灵活性不够或不能支持企业的发展，有时候当对软、硬件进行更新后，设计在特定平台上的系统运行会出现问题。这些情况的出现都表明系统的性能需要提高。

（3）需要全面的信息。系统产生的某些信息可能不够全面、不够完整或是无法满足企业决策的需要。例如，若信息不全面，顾客跟踪系统就不能分析市场趋向，而面对激烈的市场竞争和产品更新周期的进一步缩短，管理者需要有尽可能多的信息来对计划、设计、销售新产品做出决策。

（4）加强安全控制。一个系统必须进行有效的控制以确保数据的正确性和完全性。例如，如果输入一个不正确的顾客号，订单系统就会拒绝它的进入并让用户输入正确的号码。控制必须是有效的，且不能过多。如果一个系统要求冗余数据的输入或花太长的时间来验证每一个数据项，顾客就会抱怨这个系统太慢或不够友好。

（5）降低系统成本。现行系统可能由于技术问题、设计缺陷或处理要求改变，会造成运行和维护成本支出过高，因此要采取必要的措施，通过适当的途径来降低成本支出，如采用新技术、新方法等就是有效的措施。

2．上级的指示

系统项目的第二个来源是来自上级管理部门的指示，包括政府机构制订的新标准、颁布的新政策，等等。另外企业的新目标、发展战略需要新的信息系统来提供决策所需要的各种数据资料。

三、信息系统规划的任务

系统规划所涉及的内容非常广泛，从企业的总体目标到各职能部门的目标，从企业的决策和计划到企业信息部门的活动与发展等等。一个信息系统的规划既包括对系统目标、策略和约束条件的分析，也包括对应用系统的性能指标，功能结构，信息系统的组织、人员、管理和运行的分析；还包括对信息系统的效益分析和计划的实施等。

1．信息系统规划的主要任务

（1）制订信息系统的开发战略：信息系统是为各级用户服务，帮助用户解决实际工作中的问题，因此信息系统的规划应该与用户的目标一致。在制订信息系统的规划时，要调查分析用户的目标和需求，还要对现有的信息系统性能、功能、应用状况进行评价。在此基础上，确定信息系统的作用，并制订信息系统的战略目标及相关政策。

（2）制订信息系统开发的总体方案，安排项目开发计划：在了解用户需求的基础上，提出信息系统的总体结构方案。根据系统开发的规划和总体结构方案，确定信息系统的结构体系、开发次序、时间安排、人员聘用，甚至组织机构的调整等。

（3）制订信息系统的资源分配计划：根据信息系统的结构和开发的时间安排，做出信息系统开发的预算，提出实现开发所用的硬件设备、技术方法、人员结构、奖金分配等的要求和措施。

2．信息系统规划时需要遵循的原则

（1）满足用户的需求：信息系统的开发必须要遵循“用户第一”的原则，因此在进入系统开发阶段时，应该处处体现出“用户第一”的理念。虽然对用户的需求可能还不够清晰，但用户的需求是开发一个信息系统的基本出发点，因此信息系统的规划就必须以“用户第一”的原则为前提，并根据用户的需求逐步导出信息系统开发的总体目标和信息系统的总体结构，从而满足用户的需求。

（2）摆脱对需求的依从性：虽然信息系统的开发从用户的需求开始，但一个成功的信息系统应该是“青出于蓝而胜于蓝”。即在规划中要着眼于处理的全过程，寻找相关处理中的共同点，并将其抽象出来。只有摆脱对用户需求的依从性，才能提高信息系统对用户需求的应变能力，以不变的系统功能满足不断变化的用户需求，从而延长信息系统的生命周期。

（3）良好的结构和整体性：一个信息系统可能具有多项功能，有些是基本功能，有些则是特殊功能。信息系统的整体性就体现在信息系统既可以完成基本、常用业务的处理，也可以用它来处理一些特殊、复杂的任务，因此信息系统应当具备“可拆卸”的特性。当信息系统在完成某项任务时，那些不相关的功能模块就不应占据计算机的资源设备，从而可以提高系统处理的效率。

（4）便于实施：信息系统规划是后续工作的指导，所以各种方案、计划都应该追求实效，要做到既先进又经济而且简单，易于实施，不必刻意地求新、求异、求洋。

信息系统的规划主要包括：规划信息系统的总目标、开发战略和总体结构；了解当前信息系统的发展及技术状况；预测相关技术的发展；制订近期的发展计划等等。

四、信息系统规划的评价和实施

规划的结果就是信息系统的规划报告，这是一个信息系统开发的重要的文档资料。首先，一个良好的系统规划可以使信息系统与用户有较好的关系；其次，可以做到资源的合理分配和使用，这不仅可以节省信息系统开发的投资，而且可以加快开发的进度，提高开发的质量；最后，良好的规划是一个评价的标准，既能明确开发人员的方向，调动他们的工作积极性，同时也是一个考核开发人员工作业绩的标准。

1．有效系统规划的一般特点

（1）执行良好。一个规划能被有效地贯彻执行的前提是各级人员都能很好地了解它。因此，良好的系统规划，有关的条文都应当通俗易懂，让人一目了然。它应当是各级领导执行的向导，也应该成为各级人员的工作指南。这样各级人员都能去执行它，并使各级工作人员的个人计划与之保持一致。

（2）人员落实。制订的规划需要人去执行，只有执行了规划，系统目标才能得以实现。所以要求系统规划一级一级地落实，直到个人。一个良好的系统规划只有通过一级一级地细化，才能做到深入人心，人人皆知，最后达到系统规划个人化的目的。

系统规划个人化后，每个人也就明确了自己的责任，了解自己在信息系统开发中的地位，就能充分调动每个人的开发积极性，提高开发信息系统的效率，加快开发的进度。

（3）机动灵活。一个良好的系统规划应该可以随着时间、环境、情况的变化而在一定的范围内进行调整和改变。因为在制订规划时会受到当时环境、技术、人员等条件的限制，它适合于当时的情况。但情况是在不断变化的，因而需要规划具有一定的机动性和灵活性，使之能比较好地适应情况的变化。

2．系统规划的有效实施

为了使所制订的系统规划能够有效地实施，应当做到：

（1）做好思想动员。首先让开发成员人人都了解系统规划的意义，使他们都能以最大的热情投入系统规划的实施中去。其次，要善于让有关的执行人员了解制订规划的人的意图，使他们能掌握规划的内容。同时也应该向开发成员讲明存在的有利因素和不利因素，并树立起他们克服困难的信心。另外，还要倾听他们的呼声，采纳合理的建议，帮助他们解决实际困难。

（2）激励新战略思想。系统规划的重要核心应当说是战略思想。如果在开发过程中没有新战略思想的产生，可能对信息系统的生命周期带来很大的影响。所以在开发过程中，要让开发人员发挥主人翁的精神，群策群力，不断地激励他们，倾听他们的意见。对提出新的重大战略思想的人员，应该给予奖励；对提出了很好建议而一时又无法实现的人员，要做好工作，不要挫伤其积极性。