怎样管理好你的时间

三、怎样管理好你的时间

1.“石头、水和沙子”

有一个故事讲一位教授为一群商学院学生讲课，他在现场做的一个实验，给学生们留下了难以磨灭的印象。

教授站在那些学生前面说:“我们来做个小测验。”说完拿出一个100毫升的广口瓶放在他面前的桌上。随后，他取出一堆拳头大小的石块，仔细地一块块放进玻璃瓶里。直到石块高出瓶口，再也放不下了，他问道:“瓶子满了吗?”所有学生答道:“满了。”教授反问:“真的?”他伸手从桌下拿出一桶砾石，倒了一些进去，然后敲击玻璃瓶壁，使砾石填满下面石块的间隙。“现在瓶子满了吗?”他第二次问。这一次学生有些明白了，“可能还没有。”一位学生应道。“很好!”教授说。他伸手从桌下拿出一桶沙子，开始慢慢倒进玻璃瓶。沙子填满了石块和砾石的所有间隙。他又一次问学生:“现在瓶子满了吗?”“没满!”学生们大声说。他再一次说:“很好。”然后他拿过一壶水往玻璃瓶里倒，直到水面与瓶口齐平。

做完实验后，他抬头看着学生，问道:“这个实验说明什么?”一个心急的学生举手发言:“它告诉我们，无论你工作的时间多么紧凑，如果你确实努力了，你就可以做更多的事!”

“不对!”教授说，“那不是我真正的意思。这实验告诉我们:如果你不是先放大石块，那你就再也不可能把它放进瓶子里了。那么，什么是你的大石块呢?一定要记得先去处理这些‘大石块’，否则，你的工作就不能做得足够得好。”

现实生活中，你的日程表上的所有事项并非同样重要，不应对它们一视同仁。如果你开始进行表上的工作，却未按照事情的轻重缓急来处理，就会导致效果的缺失，用你80%的时间来做20%最重要的事情。

心理专家指出，如果你懂得时间管理，懂得有效地安排工作，压力就会减轻甚至消失，你就会更有效率地完成工作，并从中感受到快乐。在研究中发现，大多事业有成就的人，都是懂得有效管理时间的人。他们通常会把事情分成四类:

第一类是既重要又紧急的事情，如突发性的重要事件、危机、期限逼近的任务等，这当然是你需要停下手头的一切事情马上去解决的，但实际上这样的工作并不是很多;

第二类是重要而不紧急的事，如跟客户建立关系、制定计划、“充电”学习等，这类事情的工作是卓有成效的时间管理的核心，是打基础的阶段，如果你认为这些事情虽然很重要，可因为不是迫在眉睫反而避重就轻，迟迟不做，那么这类事情就会越积越多，带给你的压力和危机就会越大;

第三类是不重要而紧急的事情，如临时插入的电话、插入的报告、需要签署的文件等，你如果把精力用在这些事情上，你就会被这些看上去很忙的事情左右着，实际工作却没有什么实质性的进展;

第四类是不重要且不紧急的事情，如与重要事情发生冲突的聚会、某些电话、邮件等，有些人不堪工作重压，因此十分偏爱第四类，做那些不重要也不紧急的工作，实际上是在浪费时间。

卓有成效的人会努力避开第三类、第四类事情，因为不管它们紧急与否，它们都不重要。他们还会尽量缩小第一类事情的工作量，把较多的时间用在第二类事情上。

所以，如果你想学会有效管理自己的时间，轻松愉快地做事，从容不迫地面对工作，你就应该按照下面几点去做:

(1)分清主次，有计划地做事。一天的工作，你要先进行整理，看看哪些是既重要又紧急的，哪些是重要而不紧急的，哪些是不重要而紧急的，哪些是既不重要也不紧急的，分清事情的主次，先做哪件事，后做哪件事，做到有的放矢，从容不迫。

(2)正确处理突如其来的杂事。对待突然插进来的无关紧要的电话、突然出现在桌上的文件等杂事小事，你要敢于说“NO”，或者暂时放到一边，别打乱了你的工作思路和计划。

(3)用合并同类项的方法做事。在同一时间段里，把几件事情的发生地点都圈在同一区域内，尽可能搭顺风车，也可以利用别人提供给你的顺便机会，搭客户A的车去见客户B，少走弯路，减少无谓的时间消耗。

(4)专事专办。在你做一些重要而棘手的事情时，专门设立一个时间段，在这个时间段内，你要避免打扰，更不能改变初衷去做别的事。

按照上面几点去做，你渐渐就会领悟时间管理的真谛，你将会感到工作越来越轻松，做出能赢得上司赞赏的业绩也不再是一件难事，你还会发牢骚喊自己忙吗?

2.为自己赚取时间

人们绝大部分时间是用于与人打交道上，人生活在社会中，不可能不与别人打交道，只是程度不同而已。在交往中为自己赚取时间可是一门必学的技巧，否则，你的时间会被别人占用。

不要让别人无端地浪费你的时间，自己掌握交往的主动权是很重要的。可是在日常生活中，会遇到许多被动的局面，如何从被动的局面中解脱出来，为自己赢得时间而又不致破坏与别人的关系，这也是我们应该注意的问题。

如果我们能够在与人的交往中节省下宝贵的时间，就为我们实施计划、采取行动、实现成功赢得了时间。掌握这门技巧，会使你受益匪浅。

如何有效地赚取时间呢?

(1)拒绝不必要的社交应酬。

人在江湖，身不由己，一句话道出了人们的无奈。生活在社会中，社交应酬是必不可少的，不管是官场，还是生意场上，面临的应酬都很多。

有一位企业经理深有体会:“我从任职以来，每个晚上几乎都是在应酬中度过，参加各种宴会、晚会或者陪客人娱乐。我很少有时间陪自己的家人或朋友，因此，我深感内疚。在平时，应酬也颇多，参加什么典礼、剪彩或接待客人，受人邀请做嘉宾等，耗费了我大量的时间，知道去应酬只是在浪费我的时间，但是却不得不这样去做。这本身就是一件很无奈的事情。”

大概有许多人都有同感，在各种应酬中的各种繁琐礼节就让人感到十分不自在，应酬所涉及的人际关系更使人产生压力。所以，“应酬”只有了“酬”而去“应付了事”，不去“应”就得不到“酬”，还可能会失去人缘和商机。

但并不是所有的“应酬”都是有必要的，没必要的应酬为何不拒绝呢?拒绝没必要的应酬无疑给自己节省了宝贵的时间。

(2)减少来访者的干扰。

你在办公室或在家里，总会有人来访，必然对你的学习、工作或生活带来一定的干扰，耗费你的时间。对于来访者，当然不能把他们拒之门外，你可以利用一些技巧处理这种干扰，给自己赢得时间:

一是预约。减少贸然来访对工作的干扰;

二是向来访者说明时间限制。你可以委婉地说:“对不起，我现在很忙，最多只能和进你行×分钟的谈话。”你直接道明情况，来访者知其意后，会尽量用最简洁的语言说明来意，这样就可以为双方节约宝贵的时间。同时，你直接说明情况，比到了谈话中途你才打断说明情况效果要好得多。

三是委婉拒绝或推迟。来访者来访的目的不一，但都是用交谈的方式进行。一般来说，当来访者说:“你有时间吗?我想和您谈谈”时，估计时间不是几分钟。如果此人仅仅是为了聊天而来，可以拒绝。如果他的确有重要的事情，则可以往后推迟，说:“对不起，我现在很忙，可以换一个时间吗?”

四是从生活中挤时间。在信息社会中，电话是进行交流的比较快捷的方式。业务繁忙的工作室，电话铃声不断响起，工作人员来不及接听，这一场景我们在电视上可以经常看到。电话是我们对外进行交流的重要工具，所以，必须学会从电话中挤时间，其中重要的一点是掌握电话谈话的技巧。

(3)不要轻易许诺。

有一个小品叫《有事您说话》，讲一个小职员为了讨好自己的上司，对上司所有的请求都一一答应下来。上司问他能不能找到关系买到紧俏的火车卧铺票，他不假思索地说，“没问题”，结果大半夜抱着棉被到火车站排队买票。

这种做法是很愚蠢的，不要以为答应了就能让你保住面子或博得别人的好感，其实不然，如果你的承诺在你付出千辛万苦之后仍未兑现，你可能颜面大失。因为一时的虚荣浪费自己的时间，并且还可能费力不讨好。

当别人请求你帮忙时，如果你有能力、有条件，别人确实需要你的帮助，帮助别人何尝不是一件好事?如果你有充足的时间，当朋友邀请你吃饭或进行其他休闲活动，接受邀请又何妨?

任何事情都是有前提条件的，但有的人却无视这个条件的存在，轻易许诺，“好，一定去”，“一定给你办到”，成为他面对任何请求或邀请的回答。

在答应帮助别人以前，想想自己有没有能力、条件帮助他，不要因为碍于情面不好意思拒绝。一旦你许下诺言，你就有义务做到，一旦你因为能力不够，条件不允许达不到时，不仅让你违背诺言，也会耽误别人的时间，特别是紧急事情，更不要轻易许诺，看清楚自己的状态再决定。

3.合理安排好你的时间

时间对每个人都是公平的，一天24小时，不多也不少，这只是表明从绝对数字上是平等的。但时间又是一把剪刀，它能为珍惜时间的人剪出成功之花，也能剪掉浪费时间者的青春。如何安排好你的时间呢?

(1)要统筹安排时间。我国数学家华罗庚有一篇文章讲述了时间安排的统筹方法。他举了一个例子:沏茶。沏茶有几道程序:烧水、放茶叶、沏茶，除此之外，还可能洗茶具。洗茶具需要5分钟，准备茶叶需要1分钟，烧水需要10分钟，沏茶需要1分钟。如果我们先洗茶具，再准备茶叶，再烧水，最后沏茶，整个过程需要17分钟。但是上述许多时间可以兼容，在烧水的同时可以洗茶具，准备茶叶，如果我们这样做，只需要11分钟。和前一种方法相比，就节约了6分钟。

这种合理安排事情次序、充分发挥时间最大效用的方法就是统筹方法。节约时间提高效率的一个巧妙方法就是在同一个时间里干多种事情。许多成功人士都是这种方法的受益者。美国总统富兰克林·罗斯福日理万机，特别是在第二次世界大战期间，国际形势紧迫，他一刻也闲不了，终日处理国家大事，许多事情能够放在同一时间里干的，他一定会这样做。哪怕是在理发，他也一面刮脸，一面听秘书和官员汇报情况，甚至在理发的时候，还主持会议。

有人会说这岂不是一心二用了吗?一心一意当然能够使我们更加专注，但有时候一心二用也可以让我们同时处理好两件事情，并且不会影响事情的效果。究其原因，是因为我们的大脑、感觉器官和四肢能够同时使用，有时候还能互相促进。常见的方式有以下几种:

一种是脑力劳动和体力劳动相结合。通常情况下，一个为主，一个为辅。你在进行脑力劳动的时候，可以随便干一些轻微的体力劳动。比如在思考的时候，可以静坐，也可以来回踱步，还可以出去散步。进行体力劳动时，可以进行轻微的脑力劳动。如做家务时，可以思考一些简单的问题。

另一种是大脑不同功能区同时活动。一边看书，一边吃东西或听音乐。

无论是哪种方法，都会取得一举两得的效果，使效率倍增，节省了宝贵的时间。

(2)要留下足够的缓冲时间。这样可以预防意外事情的发生，或应付临时变化，这是管理灵活性的体现。

做计划固然很重要，但并不表示把每一分钟都安排好，把所有的时间都安排得满满的，如果出现意外事情或临时任务，恐怕所有的计划都必须往后拖延了，很可会影响整个计划的进程。留一点可以自由灵活处理的时间反而能为你节省时间，别认为这样会浪费时间，即使意外事情或临时任务没有出现，你也可以利用这点时间做其他工作。

抓紧一分一秒工作当然是件好事，不过，在计算事情所需要的时间时可别太吝啬。不少人习惯将完成事情所需时间的最小值作为计划的时间。假如做一项工作至少需要2个小时，他往往将2个小时就作为这项工作的计划时间。

这种以最小值作为标准的方法，突出的缺点就是时间安排不充足，在计划时间内往往完不成任务或工作。虽然是为了节约时间，但如果在计划时间里完不成工作，或者将这项工作暂时放下，或者延迟下一项工作的时间进程，这些都会给整个行动带来很大影响，并不一定能节约时间，很可能会浪费一些时间。

当然也不用以最大值作为标准，适中即可，在时间安排上使用计划具有一定的弹性，比较灵活，是最理想的。

(3)要从时间计划中找毛病。计划不表示马上执行，从实际计划的执行中才可以找出自身在时间管理方面的毛病，以及计划本身的毛病。

衡量时间的利用是否有效，有两个标准。①是否浪费了时间。例如把本应该学习的时间用于看电视、打扑克等，就是明显浪费时间的表现。②做事的效率如何。即在单位时间内，做了多少事，效果怎样。效率高的条件是时间较短、效果好、做事多。

生活不能没有计划，许多人因为工作忙等原因忘记了做计划，也有人做了计划的奴隶，为计划所累。轻松、快乐的生活并不难，只要你能够制定出一份好计划，并按计划执行，你将真正成为时间的主人。

4.让时间增值

让时间增值，实际上就是提高时间的质量，主要内容就是提高质、增加量。增加量，即减少浪费的时间;而提高质，即提高效率，这才是让时间增值最核心的内容。如何让时间增值呢?

(1)善于借用别人的时间。中国对外开放，学习发达国家先进的技术和管理经验，实际上是为了缩短与发达国家生产力的差距。这样直接引进技术，可以减少研制的费用，更重要的是自己节省了宝贵的时间。二战后，日本经济飞速发展的一个重要原因就在于日本政府及企业成功地运用这一战略。

日本“经营之神”松下幸之助在战后寻找技术合作对象时，决定把目标选定为荷兰的飞利浦公司。但在协商的过程中，飞利浦公司提出以松下公司营业额的7%作为技术转让费，这对于刚经历战争摧残的日本松下电器来说无疑太高了。松下幸之助却以超人的远见和胆识决定继续谈判，最后将技术转让费降到4.5%。虽然还是偏高，但他获得了世界一流的技术、设备和研究人员，利用这些宝贵的资源，松下公司抓住了赶超世界先进技术的时机。

作为个人来讲，也可以借用别人的经验，为自己节省时间，赢得机遇。其实，借用他人经验也就是借用他人时间，从而节约自己的时间。例如，一个手工编织者，按照以前的方法，一天可以编织20件手工品。如果他采用别人先进的经验，可能一天编织25件。这样，如果每天工作8小时，他就可以节约2小时。

一个上进的人，会不断学习别人的先进经验，巧妙地借用他人时间，为自己的成功赢得时间。借用他人时间，弥补与他人竞争上的时间差，这才是聪明之举。

(2)要利用好零碎空当时间。生活中有许多空当时间，比如，等人候车的时间、上下班途中的时间、上班前或开会前的时间、排队的时间等，甚至煮饭烧菜也有一小会儿的空当。

如何利用这些时间呢?在这些时间里，一般不宜做比较复杂的事情，而应该做一些简便的事。比如，等人候车时拿一份报纸、杂志看看;上、下班途中，可以回顾一下当天的工作或做一些初步的计划，或思考一些问题;上班前或开会前的时间最容易浪费掉，人们常常在无意识的无聊等待中打发这一段时间，你可以利用这点儿时间闭目养神，或思考一下工作计划，或者在会议上的发言;排队时一般无聊且心情比较焦急，可能思考问题比较困难，不妨带个随身听欣赏一下音乐，或者回忆以前有趣的事情，心情会好得多。

零碎、空当时间利用起来也是一笔财富，不要忽略了这笔财富，它会给你的生活带来意外的收获。

(3)不要违背你的生物钟。生物钟一旦形成，就不要轻易违背或随便调整，因为你违背生物钟，你的生理器官会不适应这种变化，特别是你的大脑，不仅不能让它处于兴奋状态，还有可能损伤脑细胞。

有的学生临考前喜欢“开夜车”，其实这种做法十分不科学。白天学习已经比较紧张，大脑应该得到休息。如果牺牲睡眠时间继续学习，大脑会处于极度疲劳状态，这样的学习效率相当低。并且，没有足够的睡眠，第二天的学习会受到严重影响。长期下去，将会使人体激素分泌失调，大脑功能衰退，甚至会出现神经衰弱等疾病。

养成有规律的生活习惯是十分有必要的，遵循客观的规律进行学习、工作和生活，将使你的效率大增。从长远来看，生活习惯有规律的人身体比较健康，工作有效率，心情也较舒畅，而生活没有规律的人则与之相反。

利用好你的生物钟，不仅有利于身心健康，并且使你随时随地保持较好的心态，可以提高你的工作效率。许多成功人士尽管时间很紧张，但是他们的生活都很有规律。