如何写秘书的时间管理艺术

任务3　个人时间管理

学习目标

秘书时间管理的困难在于自主的时间不多。所以，作为秘书更要讲究时间管理的方法，学会利用多种时间管理工具制定时间表；并在工作过程中反思，积累经验，不断改进。

任务描述

周一上班，秘书小周迅速地投入工作，搞得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。一天内，小周需要完成如下的工作。

（1）给某客户打电话，告知对方上司下周四将与他约会的事宜。

（2）复印下午部门经理会议所要讨论的报告及会议日程表，每人一份（8人，每份10页）。

（3）向人力资源部门写报告，申请今年的休假日。

（4）复印一份将要给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方。

（5）拆封、分类和传递今天收到的邮件。

（6）布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡。

（7）为上司预定周末去天津的火车票（北京出发），并制订旅程表。

（8）将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置于文件传阅夹中给部门同事传阅。

（9）在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等。

小周忙得晕头转向，但与她一起进公司的同学小刘虽然和她是同样的工作，看起来却总是从容不迫的样子。更让小周有些心理不平衡的是，到月底工作量一统计出来，自己还不如小刘高。小周很苦恼：每天忙忙碌碌，却老是忙而无功；感觉付出很多，却总是得不到老板的赞赏；没有一刻空闲，到总结时却说不出自己做出的成绩。

工作处理

一、任务分析

秘书的工作内容和性质决定了秘书的时间分配会比较琐碎，而且工作过程易受打断。如果缺乏时间管理的意识，不会运用时间管理的方法技巧，必然会被工作淹没，穷于应付，辛苦但难见成效。

二、形成方案

可根据ABCD法则，排出事件处理的先后顺序，写入备忘录。

（1）用较少时间拆封、分类和传递今天收到的邮件。

（2）复印下午部门经理会议所要讨论的报告及会议日程表，每人一份（8人，每份10页）。

（3）布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡。

（4）为上司预定周末去天津的火车票（北京出发），并制订旅程表。

（5）给某客户打电话，告知对方上司下周四将与他约会的事宜。

（6）复印一份将要给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方。

（7）将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置于文件传阅夹中给部门同事传阅。

（8）向人力资源部门写报告，申请今年的休假日。

优先顺序排好后，可根据时间利用的连续性原则，将2、6、7三件事一并完成，这样可节省复印机操作和往返时间。

更具指导意义的办法是将工作内容制订成日志，可参考表10－8。

表10－8　经理秘书工作日志

相关知识

一、秘书自我时间管理的基本观念

1．配合上司的风格，形成默契，高效地辅助上司

比较常见的领导时间管理的风格有以下几种。

1）直线型

具有这种时间管理风格的人喜欢彻底完成一个项目后再着手进行下一个。

2）通盘全局型

具有这种时间管理风格的人喜欢同时进行多项任务。

3）“短跑运动员”型

这种人工作时很有爆发力，须要通过一些舒缓的活动或休息来为身体“充电”。

4）“越野”型

这种人善于平均分配体力，可以一整天都在一种状态下工作。

作为辅助者的秘书，首先应了解上司的行事风格，调整自己的时间管理风格。这样才能在工作中避免重复处理类似的工作，从而真正做到配合上司，成为得力助手。

2．永远以“人际第一”的原则来谈时间管理

秘书的成败，很大程度上取决于人际关系的好坏。所以，秘书一定要尊重他人，要清醒地认识到秘书没有“权力”，只有“执行力”。不能因为工作紧急，就把上司的“上方宝剑”拿出来乱砍一阵，这样即使当时能完成任务，以后也早晚会有“反弹”，造成日后工作更难推动。所以，秘书要用心把握人际交往技巧，尤其遇到难以沟通的人，更要有耐心、讲方法。否则，没有他人的协作自己再怎么做好时间管理都没有用。

3．严格训练自己，遵守时间管理的优先顺序

做事前要有周密计划，不要把等待的时间白白浪费。

4．将日常工作与非日常工作区分开来

先将日常工作时间大体固定，然后再合理安排其他事务，这样能够避免不必要的混乱和干扰。

5．为处理突发事情预留时间

如果将所有的时间都排得满满的，那么一旦出现临时性的工作或意外情形，整个原定的计划就很有可能会被打乱，从而影响到整个工作的顺利进行。然而，秘书工作的被动性，决定了秘书的时间安排尤其须要为处理意外的不确定性事件预留时间。

6．学会洞察先机、未雨绸缪

对将来的预期是建立在对过去和现在的认识基础上的。对身边事情了解得越多，就越可能对将来要发生的事情有预见能力。所以，秘书要用心总结工作规律、经验，一些常规性的工作要及早准备，当事情突然发生时就不会忙得晕头转向。

二、日常事务工作中节约时间的技巧

（一）文件处理

（1）扔掉过期、不用、无归档价值的文件。

（2）分门别类管理文件。

（3）不积压文件。

（4）运用一天中最清醒的时间撰稿，集中回复来函。

（5）根据不同的材料采取不同的阅读方式。

（6）使用适当的文具档案设备。

（7）整理办公桌。每天下班前用5分钟整理办公桌，使其简洁、有序。

（二）电话处理

（1）将手边各类电话号码簿合而为一。

（2）常用电话号码放在易找之处。

（3）集中回复电话，并分出先后顺序。

（4）通话内容要明确、扼要，避免通话时间过长。

（5）信息沟通准确充分。

（6）为说明一件小事，发一个简讯会比通一个电话更省时间。

（三）应对不速之客

（1）避开浪费时间的人。

（2）找出打扰的主体，并针对无意义的打扰事先制定对策。

（3）到对方的地方去，处理必须处理的事情，可以自己控制时间。

（4）限制打扰时间。可以说“对不起，我只有10分钟的谈话时间”，或通过不停看表或站立谈话等方式暗示尽早结束谈话。

三、秘书时间管理中常见的误区及改善方法

1．时间分配不合理

学会运用时间管理的基本原则和方法，灵活使用时间管理工具。

2．拖延

不急的事情一拖延就会变成紧急的事情。所以，要养成速战速决的习惯。有些事情令人感到为难，但它非做不可，这种情况下要改变思维：立即将它做完，以便尽早将它忘掉。有些事情属于大块的任务，这时可以将事情切成几块小的任务，然后逐一完成；或者先完成容易的部分，让事情有进度，看起来像做完80%一般，再完成关键的20%。

3．有求必应

不自量力而接受他人请托只有两种结果：一是累垮自己；二是信用受损。要善于说“不”。

4．与主管默契不够

了解主管的行事风格，主动适应配合。

5．情绪影响效率

提高认识并管理自己情绪的能力。每天至少完成一件事，特别是在工作情绪低潮的时候。

实训演练

一、训练目标

（1）能够合理制定时间计划表。

（2）时间计划表切实可行并能积极落实。

二、知识要求

（1）熟悉时间管理的原则和方法，体现个人工作安排对领导工作的辅助性。

（2）熟悉制定各种时间计划表的方法。

三、训练要求

（1）明确不同工作任务的性质，合理安排优先顺序。

（2）体现时间管理原则，以使时间利用更高效。

四、操作说明

（1）利用2学时，每个成员先自行练习，然后商量出统一的草案，再提交给教师。最后，教师与学生共同对每一个任务进行点评。

（2）对内容比较复杂的任务可将训练过程分为确定优先顺序、制定时间表格等步骤。

五、操作提示

在这项训练中，为使方案切实可行，除了要求学生合理运用时间管理的原则方法外，还需要学生对所要安排的工作任务有一定的了解，如某些任务将涉及哪些部门、哪些人，会有什么样的环节等。从而能把握任务的轻重，估计任务所需时间的长短，避免将任务想得过于简单。所以，学生最好在课外对真实的秘书工作内容有所了解，或者由教师做必要的描述或提醒。

六、任务描述

（1）请根据自己情况，将自己最近一周的学习、生活、人际交往等内容制作成一个周计划表。

（2）以下是某小型私企秘书一天的活动内容，请帮其制成日志。

计算80名员工的工资（三天后发），大概需要两小时。

去税务局报税。

山西某客户订单细节须要沟通确认后，厂里才能投入生产。

石家庄专卖店订单快到期，须到厂里催促生产进度。

经理和副经理明天要到郑州去参加经销商招聘会，须为其做准备，如装订500份宣传资料、核实机票时间、抵达郑州后的路线等。

通知郑州有意做经销商的李某明天与经理和副经理在某宾馆会面。