危机预警中应该注意的问题

三、危机预警中应该注意的问题

影响预警效果的因素有很多,如预警系统的可靠性、信息的清晰度、信息的连贯性、信息的频率、信息源的权威性、过去预警的权威性、危机或者灾难发生的频率等。管理者必须高度重视预警工作,高度重视预警工作的每一个环节。由于危机预警牵涉面极广,优良的预警系统可以将危机带来的损失降到最低的限度甚至消弭于无形；质量低劣的危机预警系统则很可能造成更大的损失,给组织雪上加霜。

要提高突发事件预警的效率,必须注意以下几个问题:

(一)确保预警信号的准确性

要想确保预警信号的准确性,首先要求预报信号必须简单、明确。发出的预警信息必须言简意赅、直截了当、十分确凿。精确的行话和专业的术语要变成简单、朴实、明确的大众语言；而模糊的信号往往容易引发混乱,或者是对模糊的信号麻木不仁,或者是反应过激。通常情况下,危机预警系统要传达以下内容:消息来源、日期和时间,紧急区域所在地,威胁的性质,威胁可能造成的危害,威胁可能持续的时间,威胁冲击的程度,在可能的危情区中需要采取的基本措施。这些内容必须通过准确简练的信息向组织的每一个人发出,还应该通报给组织的利益相关者,并且要不断重复,要让每一个公众都能注意到每个细节,了解其确切的含义。

(二)防止发出错误的警报

防止发出错误的警报,对于保证预警的功效至关重要。如果经常发出错误的警报,就会大大降低警报的可信度,人们甚至会对发出的正确警报产生怀疑,出现麻木现象。导致发出错误信号的原因有很多,有可能是由于危机预警系统本身的原因,或者是由于系统没有根据环境的变化及时更新,也可能是由于人为麻痹所致等。由于客观存在的原因,要求完全无误也是不太现实的。当出现错误预警时,必须及时对预警系统、整个预警机制加以检查,以发现问题,及时加以纠正,并在以后的工作中减少误报率。

(三)加强评估

危机预警系统的评估应该是一个动态的过程,要随着组织内外部情形的变化而不断修正,还要建立对系统的定期检查制度,并为系统的维护做好必要的物资储备。管理者应该根据风险情况和危机征兆以及危机发生的实际情况,随时纠正预警系统设计中存在的问题,避免因设计不完善而引发反应迟缓或反应过激。要加强对系统的维护,避免出现系统故障。

(四)加强对预警信号的接收

由于危机的发生带有偶然性,组织在平时必须加强人们对突发事件的防范意识。只有让每一个人、每一个组织真正知道每一种警报的确切含义,预警警报才能发挥最大的功效。每个人大部分时间生活在正常状态下,在预警警报发出后,常常要问危机真的来临了吗？怀疑警报的可信度,并等待更多的信号以证实危机,从而贻误了预防危机的最佳时机。

另外,加强个人的预警信号接收能力,还要克服传统文化思维,在追求沉稳的同时,鼓励人们果断决策。提高个人预警能力还有一个最重要的内容,就是要让每一个公民都确切地懂得警报的含义。如果不懂得确切含义,警报的发出也就毫无意义。

【注释】

[1]转引自胡百精著:《危机传播管理》,中国传媒大学出版社2005年版,第108页。

[2]胡百精著:《危机传播管理》,中国传媒大学出版社2005年版,第108～109页。