组织与组织工作

第一节　组织与组织工作

管理是要在组织中进行的，如果不存在组织，也就不需要我们来研究管理活动了，没有组织工作，管理活动无法开展。

一、组织的含义

组织是人类社会的普遍现象，虽然人们经常使用这个词，但管理学家提出过众多的关于组织的理论，这些理论对组织的概念各有其解释。一般来说，组织有两种含义:一是把组织理解为一个单位或团体，是名词，如在进行某项调查过程中征求“组织”意见，这里的组织就是指有资格提供这种意见的某一单位或团体;另一种是把组织理解为使某项活动正常进行下去所做的一切工作或安排，是动词，如我们常说这项活动“组织”得很好，这里的组织就是此种含义。

名词意义上的组织有广义和狭义之分。从广义上说，组织是指由诸多要素按照一定方式相互联系起来的系统;从狭义上说，组织就是指人们为了实现一定的目标，互相协作结合而成的集体或团体，如党团组织、工会组织、企业组织、军事组织等。狭义的组织专指人群，适用于社会管理。在现代社会生活中，人们已普遍认识到，组织是人们按照一定的目的、任务和形式编制起来的社会集团，组织不仅是社会的细胞、社会的基本单元，而且可以说是社会的基础。本书所要研究的组织是指狭义的组织。

二、正式组织与非正式组织

哈佛大学心理学教授梅奥在其“人际关系学说”中提出了非正式组织的概念，非正式组织是针对正式组织而言的。

(一)正式组织

正式组织是指在组织设计中，为了实现组织的总目标而成立的功能结构，这种功能结构或部门是组织的组成部分，并有明确的职能。例如，学校，医院，部队，以及企业中的销售部门、生产部门、财务部门等都是正式组织。组织设计的主要任务就是规划设计正式组织，确定这些部门的功能及相互关系。正式组织的基本特征是设立的程序化、解散的程序化和运作的程序化。

(二)非正式组织

非正式组织是指因地理位置关系、兴趣爱好关系、工作关系、亲朋好友关系而自然形成的群体，这种群体是不经过程序化而成立的。例如，学校、医院、机关或企业中的业余足球队、业余合唱团、同乡会、同学联谊会等都是非正式组织。非正式组织的作用具有两面性，它是现实中不可忽视的群体，其优点是参加非正式组织的个人有表达思想的机会，非正式组织不仅有利于成员间的沟通，减少紧张感，而且有利于提高成员的自信心，鼓舞士气，还可以促进人员的稳定。如果利用得好，它可以为组织目标的实现发挥重要作用。但是，当组织中非正式组织的目标与组织的总目标不一致或冲突时，非正式组织又会成为组织目标实现的障碍，甚至出现集体抵制上级的政策或目标的情况。

三、组织工作的含义

组织工作作为一项管理职能，是指在组织目标已经确定的情况下，将实现组织目标所必需的各项业务活动加以分类组合，并根据管理宽度原理，划分出不同的管理层次和部门，将监督各类活动所必需的职权授予各层次、各部门的主管人员，并规定这些层次和部门间的相互配合关系。也就是说组织职能决定组织要完成的任务是什么、谁去完成这些任务、这些任务怎么分类组合、谁向谁报告以及各种决策应在哪一级上制定。它的目的就是要通过建立一个适于组织成员相互合作并发挥各自才能的良好环境，从而避免由于工作或职责所引起的各种冲突，使组织成员都能在各自的岗位上为组织目标的实现作出应有的贡献。具体地说，组织工作职能的内容包括以下四个方面。

①根据组织目标设计和建立一套组织机构和职位系统。

②确定职权关系，从而把组织的上下左右联系起来。

③与管理的其他职能相结合，以保证所设计和建立的组织结构有效地运转。

④根据组织内外部要素的变化，适时地调整组织结构。

四、组织工作的特点

从组织工作的含义及具体内容来看，组织工作职能具有以下三个特点。

(1)组织工作是一个过程

设计、建立并维持一种科学的、合理的组织结构，是成功实现组织目标的一个连续的活动过程，这个过程由一系列的逻辑步骤所组成，具体包括以下内容。

①确定组织目标。

②对目标进行分解，拟定派生目标。

③明确为了实现目标所必需的各项业务工作或活动。

④根据可利用的人力、物力以及利用它们的最佳途径来划分各类业务工作或活动。

⑤授予执行有关各项业务工作或活动的各类人员职权和职责。

⑥通过职权关系和信息系统，把各层次、各部门联结成为一个有机的整体。

(2)组织工作是动态的

通过组织工作建立起来的组织结构不是一成不变的，而是随着组织内外部要素的变化而变化的。由于任何组织都是社会系统中的一个子系统，因此它在不断地与外部环境进行能量、信息、材料等的输入和输出，而这种输入和输出一般都会影响到组织目标。随着时间的推移，原来的目标由于环境变化，可能不太适宜了，那么这时依据计划工作中的改变航道原理，就必须根据环境条件的变化，不断地修正目标。目标的变化自然又会影响到随同目标而产生的组织结构，为使组织结构能切实起到促进组织目标实现的作用，就必须对组织结构作出适应性的调整。此外，即使组织的内外部要素的变化对组织目标影响不大，但随着社会的进步和科学技术的发展，当原有的组织结构已不能高效地适应目标实现的要求时，也需要进行组织结构的调整和变革。

(3)组织工作应重视非正式组织

在组织工作职能的实施过程中，随着组织结构的建立，一个正式组织就形成了，但是任何正式组织中都必然存在着非正式组织。了解一些非正式群体的特点，对管理人员来说是非常重要的。在组织工作中，应着重考虑非正式组织的这样两个特点:一是非正式组织在满足组织成员个人的心理和感情需要上，比正式组织更有优越性，所以应发挥非正式组织具有较强凝聚力的作用;二是非正式组织形式灵活，稳定性弱，覆盖面广，几乎所有的正式组织的成员都介入某种类型的非正式组织。根据这两个特点，主管人员在组织工作中应有意识、有计划地促进某些具有较多积极意义的非正式组织的形成和发展，使其成为正式组织的辅助。在时机成熟和条件许可的情况下，也可将其中一些转化为正式组织，使其成为组织工作所设计和保持的组织结构的有机组成部分。

五、组织工作的原则

设计、建立和调整合理的组织结构，其目的都是为了更有效地实现组织目标。那么，怎样才能做好组织工作，使通过组织工作所设计、建立并维持的组织结构及其表现形式更好地促进组织目标的实现呢?长期以来，管理学者及管理工作者进行过许多有益的探索和研究，综合国内外经验，我们认为，进行有效的组织工作应遵循以下基本原则。

(一)目标统一性原则

组织结构的设计和组织形式的选择必须有利于组织目标的实现。任何一个组织都与既定的组织目标有密切关系，否则它就没有存在的意义。例如，医院的目标是“治病救人，为人民服务”，那么它的组织机构——内科、外科、妇科、儿科、门诊科室、药房、供应科、财务科等，就是围绕实现医院的目标而设置的。同样的道理，每一机构又有自己的分目标来支持总目标的实现，这些分目标又成为机构进一步细分的依据。为此，目标层层分解，机构层层建立。直到每一个人都了解自己在总目标实现中应完成的任务，这样建立起来的组织机构才是一个有机整体，才能为保证组织目标的实现奠定基础。

这一原则还要求在组织设计中要以事为中心，因事设机构、设职务，做到人与事高度配合，避免出现因人设事、因人设职的现象。

(二)分工协作原则

分工与协作是社会化大生产的客观要求。组织工作要坚持分工与协作的原则，是指分工要合理，协作要明确，对每个部门和每个职工的工作内容、工作范围、相互关系、协作方式都应有明确规定。具体来说，分工就是按照提高管理专业化程度和工作效率的要求，把组织的目标分成各级、各部门以至每个人的目标和任务，使组织的各个层次、各个部门、每个人都了解自己在实现组织目标的过程中应承担的工作职责和拥有的职权。有分工就必须有协作，协作包括部门之间的协作和部门内的协作。

(三)集权与分权相结合的原则

一般来说，随着社会生产力的发展和分工协作的深化，分权和集权都在发展。首先，技术的进步使协作劳动更加紧密，分工更加细致，协调更加重要，集中统一指挥与管理的需要也就更为迫切，只有这样才能保证组织中各个部门的协调配合，最合理地利用组织的各种资源。由此看来，集权的要求不言而喻。另外，技术进步和环境变化同时要求组织具有更大的灵活性与适应性，要求组织的权力适当分散，以增加组织的应变能力，这就是分权的趋势。

究竟是集权还是分权，没有绝对的答案，因为集权与分权各有利弊。组织设计一定要将集权与分权有机地结合起来，这是一个管理的艺术问题。一般来说，环境变化大，组织生存问题突出，在组织设计时应当多考虑集权;而当环境较为宽松，把组织的发展问题放在首位时，可以较多地考虑分权。

(四)责权对等原则

责权对等原则指的是在组织设计中，每一个职位的职权应当与职责相匹配，职权越大，其职责越大。组织中的每一个部门和职位都是为完成一定的工作任务而设计的。要完成一定的任务，必须有权支配一定的资源，这就表现为职权。在组织中支配的资源越多，职权也就越大，自然对组织目标实现的影响也就越大。如果要保证资源合理、有效地利用，使每一件事情都能够做得最好。那么，每一个拥有职权的人就必须承担相应的责任，以便对资源的支配形成必要的约束。实践证明，没有责任的权力就是没有约束的权力，最终会导致权力的滥用。

(五)管理幅度原则

管理幅度原则指的是在进行组织设计时，要考虑到每一位主管人员有效地监督、指挥其直接下属的人数。主管人员的管理幅度不同会导致管理层次的变化，从而影响组织结构的形式。因此，每一个主管人员都应根据影响自身管理幅度的因素来慎重地确定理想幅度，设置合理的组织结构。

(六)命令统一原则

命令统一原则也叫统一指挥原则，指的是在管理工作中实行统一领导，建立严格的责任制，组织的各级机构以及个人必须服从一个上级的命令和指挥，只有这样，才能保证命令和指挥的统一，避免多头领导和多头指挥，使组织最高管理部门的决策得以贯彻执行。

该原则在实践中可能会出现一些麻烦，如缺乏横向联系和必要的灵活性等。为弥补这一缺陷，在应用中往往还规定主管人员有必要的临时处置和事后汇报权，其依据的原则是“法约尔桥”。这个原则规定，根据统一指挥的原理，上级可授权下级相互之间进行直接的联系，但必须将行动结果报告各自的上级，这样才不至于削弱而是有助于统一指挥的实施。

(七)稳定性与适应性相结合的原则

组织结构是实现组织目标的载体，为实现组织目标服务。组织目标会调整，组织本身也会发展，组织所处的环境也会发生变化，这都需要组织结构作出适当的调整，以便组织结构能够与之相适应。实践表明，相对稳定的环境有利于人们形成一个稳定预期，从而安心地工作。变动的环境则容易产生不确定的预期，使人们没有安全感，工作的积极性也会受到影响。所以，组织结构的设计要注意稳定性与适应性相结合，既让组织保持一定的灵活性，能够适应组织本身以及环境的变化，又要保持相对稳定。

(八)精干高效原则

精干高效既是组织设计的原则，又是组织联系和运转的要求。无论任何一种组织结构形式，都必须将精干高效原则放在重要地位。精干高效原则可表述为:在服从由组织目标所决定的业务活动需要的前提下，力求减少管理层次，精简管理机构和人员，充分发挥组织成员的积极性，提高管理效率，更好地实现组织目标。但是精干不等于越少越好，而是一个顶一个，能够保证需要得最少。队伍精干是提高效能的前提。效能包括工作效率和工作质量。一个组织只有机构精简，队伍精干，工作效率才会提高;如果一个组织层次繁多，机构臃肿，人浮于事，则势必导致人力浪费，办事拖拉，效率低下。精干高效原则，要求人人有事干，事事有人管，保质又保量，负荷都饱满。因此，一个组织是否具有精干高效的特点，是衡量其组织工作是否得力、组织结构是否合理的主要标准之一。