会务工作总结

二、会务工作总结

1.认识高效会议

（1）高效会议的八大特征

据相关专家研究显示，高效会议应具有以下八大特征：

①精心筹划过；

②拟订和分发了议程表；

③严格按照议程；

④与会人员经过精挑细选；

⑤充分详细的会议记录；

⑥作出了评论及归纳；

⑦严守时间；

⑧只在必要时召开。

我们在召开会议之前，一定要随时检查高效会议的八大特征，并充分做好预防性管理，从而使会议达到真正意义上的高效。

（2）会议失败的主要因素

通常，导致会议失败的主要因素有：

①事先没有准备好。

②组织不当：会议组织不周密，致使会议偏离既定目标，或对目标失去控制。

③理解不透：误以为与会者都已经阅读并理解了会议前散发的有关资料，继而误以为会议上传递的信息，可为全体与会者快速接受。

④备忘录有误：由于前一次会议的备忘录内容不够准确，因而在本次会议上需花费时间重新考虑有关问题，并达成一致意见。

⑤议程安排不当：未能对会议和会议议程进行合理的计划安排，谈论的话题显得混杂多样，难以控制。

⑥对会议的目的和即将产生的结论模糊不清。

⑦听任一两个人在会上夸夸其谈，使大多数人无法发表自己的见解。

（3）会议效率不高的原因

会议效率不高无疑是会议的致命伤，根据专家人士调查研究证明，通常，会议效率不高有三种原因：主持人主持工作有问题，会议地点不合适，会议的准备工作没做好。

下面，我们针对会议效率不高的具体表现做深入分析。

①会议的地点。会议的地点是不是设在了经理办公室，以致会议因频繁的电话和其他人员的往来被打扰，无法正常进行。

②会议的时间。会议的时间是否安排在诸如将要午餐等不适合开会的时间段，使与会人员无心开会。

③与会人员选择。是否因为有决策权的人员未到，而到会场的都是不能做决定的人。

④与会人员发言情况。与会人员是否发言有序，表达清晰，或是表达能力欠佳导致沟通不畅。

⑤主持人主持技巧。主持人是否可控制会议的节奏和气氛，在会议中是否起着引导作用而不是被人牵着鼻子走，从而无法达到会议意图。

⑥会议的目的、结果。在会议进行过程中是否发现会议的目的、议题等均不明确，以致进行下去意义不大。

⑦会前准备工作。会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。

2.后续工作

在对会议的评估工作结束之后，并不意味着会议工作的全部结束，这时候，还有一些后续工作要做。后续工作可能为下次会议的成功高效举办做好准备。通常，后续工作包括有：

（1）文书处理

文书处理是会后的一项重要工作。会议文书处理几乎包括了文书处理的各个环节的工作。会议文件材料的回收，会议纪要及其他文件的起草，会议文件的立卷、销毁、归档，都是会后需要做好的工作。

回收文件材料：按规定应该回收的，有的连记录本一同回收。大型会议可开列清退清单发给与会人员；小型会议当场回收；临时缺席的要个别清收。

起草形成的文件：除显示性、信息性会议外，一般需要起草会议纪要。有些会议形成的议决事项，需要用决定、决议等形式发布，就要起草相应的文件。

立卷归档和销毁：将会议期间所用的文件，按照内容联系和会议进程，分门别类编立成一个或数个案卷，并定期移交档案部门。对一些没有保存价值的文书材料，则进行销毁。

（2）详记会议建议

在进行会议策划时，组织者可能会有一些突发的灵感，但是由于种种原因而无法在这次会议上付诸实施。因此，应当建立一个系统来记录这些想法，以便作为以后组织会议的重要参考。

在会议进行阶段，有一些可能与会议无关，但确实很有价值的想法或观点被提出来，并引起了与会者的重视，最好也能够记录下来作为以后会议的参考。另外，在会议评估过程中，一些与会者反馈的信息中也可能有很好的想法，这些想法也应该记录下来为以后的会议提供必要的参考。

（3）催办落实

会议成效最终要体现在落实上。会后工作还包括会议议决事项的催办。

催办的内容范围有：

①催办写报告。

②催办改写会议文件。

③催办代拟指示、批示等相应文件。

④催办会议议定事项的落实。

催办可以采用多种方式。要建立催办制度，定期催办，可以通过发催办单、电话催办等方式，直至事项落实办完为止。有些较长时间才能完成的事情，也要继续跟踪催办。

（4）准备下次会议

假设会议组织者要举行另一个会议，那么下一次会议的承办者和策划委员会——即使人选可能与本届不同，不应该再次从零做起。许多与会者可能都对会议的历史十分了解，而且对会议也有一些具体的预期，这些都是承办者和策划委员会应该注意到的。如果主办者以前也主办过会议，那么在本次会议的策划过程中，参考过去会议的资料就是第一步。