发言的技巧

三、发言的技巧

1.充分的准备

如果我们要参加一个会议，那么别以为你在开会时准时到场，坐在椅子上做一名听众就完成开会的任务，万事大吉了。其实不然，与会是一门学问，我们应先学会为出席会议做好准备。出席会议发言是不可避免的，也就是说，我们要为发言做好充分的准备。

关于这一点，也许有人可能会马上产生这样的一个念头：这再简单不过了，浏览一下日程安排不就能找出会议的目的，从而为发言做准备了吗？

这种想法是不对的。因为会议日程一般只列出题目而不列出目的，所以单凭浏览会议的日程安排很难了解到会议的真正目的，做好充分的发言也是完不成的。

与会人员要花工夫去发现会议组织者究竟试图通过会议传达什么。与会者可以直接问会议的组织者：“您能告诉我这次会议的主要目的是什么吗？”如果他们不愿意透露会议的内容，那也没什么，你还可以用委婉的语气来试探他一下。譬如说，你可以这样问：“我们想为明天的会议好好准备一下，您看我们需要特别考虑些什么？”。这样，往往都有所收获的。

即使，我们会前做了充分准备，如果在会议召开之后，你发现你身边坐的与会人员正好是你思想上的反对派，那么，这时候该怎么办呢？

这就需要我们做更为充分的准备工作了。诸如，你可以会前就告诉他你想要提出这个问题，而你需要心平气和地说，你提出问题的目的绝不是针对个人，而是为了整个会议的利益，希望他能理解。这种彬彬有礼的做法至少可以让他消一半的气。

在这种时候，尤其是当你发言时，就有必要斟酌一下说话语气，委婉得体的语言要比直率而无所顾忌的话听起来更容易让人接受。

会议中发言一定要有所节制，最好能做到开门见山，言简意赅。如果能够在发言时一语中的，那你就是一个真正节省时间的人。大多数人发现，一旦将主要意思吐出，其后的叙述便成为累赘了。例如，假定你要谈谈近期销售情况，你可能会说“我们发现有两条销售渠道比较有效，但是其中一条渠道目前运转不良”。这样的话，其他人员当然愿意继续听你详尽、准确的介绍。但是，如果你的开场白只是泛泛而论：“大家都知道，我们部门一向积极致力于开发，这个或那个……调查了解这个……那个……”你可就没法收场了，而在你的中心观点为大家接受之前你又得尽量让听众了解各方面的背景资料，在主要问题被提出之前，大家早已晕头转向了。这显然是准备不周全造成的。

开会时说了太多不切主题的话，当然不是好现象，但会议已经开始，你坐在那里仍一言未发，同样是不太明智的。成功的会议能激起每一位与会者的热情，你应该成为一名思维敏捷的听众，但是别忘了在适当的时候将你准备好的想法在会议中阐述。如果你总以“局外人”的身份坐在那里，只是在整个过程中充当会议的一名看客，别人就会用异样的眼光看你，而负责人就会产生怀疑：这个人一定是没做什么会前准备工作，选他参加会议是不是不太合适，至于下次你能否参加，就是一个未知数了。所

以，要积极主动地选择时机阐明观点，最好做到一鸣惊人。当然，这与充分的会前准备工作密不可分。

2.发言陈述的技巧

会议是一种面对面的沟通与交流，因此，与会者在会议中发言陈述自己的观点时要有一定的技巧。

与会者的发言必须产生下面三种效果：

①唤起其他与会者的注意，为他们创造听取你所阐述观点的欲望。

②使其他与会者确切无误地了解到你所传达的信息。

③说服其他与会者，使他们接受你所传达的信息。

陈述成功，主要取决于陈述者的自信心与热忱，周全的准备与丰富的陈述经验。除了自信心与热忱，陈述者仍须讲求下列几种技巧：

（1）有理有据

缺乏证据的陈述，说了等于白说。要提高发言内容的可信度，最好引述来源可靠的数据或事实。许多缺乏证据的发言，往往容易被驳倒。

（2）适时发言

要适时发言并不是一件容易的事，因为讨论进行得太快，会令人错失发言的好时机。碰到这种情况，想发言者最好在话题刚过时，以“不得不打岔”的口吻说：“我知道此时提出这个问题或许不适宜，但我想回应刘总刚才的话……”

（3）内容有组织性

与会人员要对会议中要讨论的事情始终保持高度的敏感度，同时提出有利的建议。然而，有些发言者不懂得如何使他人听懂自己在讲什么，结果令听者“如坠云里雾里”。因此，发言前最好先把内容有系统地整理出来，并排练几遍。可以将要讲的内容逐点记在纸上，发言时可以参考。

（4）清晰有力

与会者发言应避免口齿不清或漫谈，以免令听者丈二和尚摸不着头脑。最好能一针见血地，以适当音量、易懂的方式解释意见（音量太大也容易让人有恐吓的错觉）。无论是陈述正面或负面的意见，都要用充满自信的口吻。若要听者特别留意某些要点，稍大的音量是可以被接受的。

（5）善于幽默

与会者发言善于运用既诙谐又不失庄重的话语，在陈述时可尽量发挥这方面的所长。欠缺这方面才华的人，则不必勉强自己。值得注意的是，幽默性话语并不等于轻佻的话语或是浅薄的话语。

（6）有针对性

发言时应尽量针对特定要点，如包含太多要点，很可能使焦点模糊，该重视的反而不被重视，或产生两个不同的讨论方向，令被接受者不知所措。即使与会者有能力听取复杂性强的建议，发言人可能也得费一番唇舌，才能使大家完全明了。除非真有必要，最好还是一次仅讲一个要点，否则发言效果很容易大打折扣。

（7）避免不当举止

要克制自己作出让听众分心的各种举止。这是一项很难界定的个人行为特征。有些人一边在陈述，一边在听众面前随意走动并挥舞双手，他们不但不会让听众分心，反而足以唤起听众注意并维持其兴趣；但另一些人在陈述时只要稍微走动，听众即无法集中精神听讲。有些人在陈述时手中不停地玩弄物品，听众并不以为然；但另一些人的类似动作，却足以引起听众的不快。回避足以让听众分心的举止最佳方法，便是向听众探寻实情，并设法改正。其次，便是设法让自己的陈述精彩有趣，以便让听话者因全神贯注地听，而意识不到自己的举止。

（8）仔细倾听

关于倾听他人发言的内容我们已在上一小节中详细讨论分析过，之所以又在这里提，是因为它的极度重要性。

在会议中何种与会者不受欢迎？一般认为，对于和自己无关的讨论，就摆出漠不关心的样子，最令人反感。

仔细倾听他人发言也是尊重别人的表现，这样在你发言时，其他与会者才能仔细地聆听你所传达的信息，其作用是相互的。这点不能不引起与会人员的重视，同时，它也是发言技巧之一。

3.配合视听器材

当人们听到某些事情的时候，也能同时看到这些事情，则人们对这些事情的理解程度将大为提高。基于此，与会者在发言时——特别是一位口才不佳的陈述者，在陈述的时候，应尽量多利用视听器材。在芸芸众多的视听器材当中，最被普遍使用以及效果最好的恐怕是投影机。现将使用投影机的要领简要介绍如下：

①用投影机时应该站立。站立不仅便于操作，而且可使陈述者掌握全局而不致沦为投影机的配角。

②使用投影机时不应熄灭全部灯光，因为一旦熄灭全部灯光，则身为主角的陈述者将从听众的视野内消失，并使投影机成为听众注视的焦点。

③可当场在空白的投影片上书写或绘制简单的文字或图形，复杂的则应事先备妥。当场书写或绘制，不仅可以使听众产生真实感及亲切感，而且仍可进一步吸引听众的注意力；事先备妥投影片虽无上述好处，但却可节省时间。

④投影片不必讲求完美，但至少应整洁清楚。

⑤每张投影片原则上应引入一种观念，以使听众对该观念产生完整的印象。