结束会议的技巧

五、结束会议的技巧

1.结束技巧

并非所有的会议在结束时都要作出一个决定。但是所有的会议在结束时都必须具有一定的会议结束技巧。

（1）何时结束

一个善于把握时间的会议主持人知道应该何时结束会议，绝对不会让会议拖延以至于毫无作用。如果出现了下面任何一种情况，会议主持人就应该知道会议该结束了：

①讨论已经完成而且作为会议主持人已经完成了议程上面所有的事项；

②时间已经终了；

③还需要其他的信息才能继续进行下去；

④意见被一再重复而且没有其他任何新的提议。

（2）总结会议

一旦会议主持人认为应该结束会议，那么首先要做的事就是总结已经作出的决定以及下一步必须做的事情。这样的回顾不仅可以帮助与会者关注当前会议的成果，而且可以为下一次会议建立起一套清晰的论题。会议主持人可以亲自总结会议也可以要求会议记录人来做。一个有效的总结一般都包括下面这些内容：

①决策事项：商定采取什么决策。

②日期：到什么时候为止每个决策都可以完成。

③人员：谁负责领导每个决策事项。

（3）确认总结

在与会者离开会议之前，要确保向每个人确认一下这些行动的内容、时间以及负责人。除非会议主持人知道可能会有某个人不同意，那么就不要在大家的面前与他交涉，而应该到会场外与他单独交涉。但是最糟糕的事情就是忽略了他人的异议。因此应该一直关注与会者的情绪需求，而且在会议的整个进行过程中都始终关注这种需求。

（4）评论结束

会议主持人还要花一些时间来确认会议中所取得的任何一项成果。并不是所有的会议都要以深奥的问题或是创新的解决方法来结束。有时候会议的成果是非常小而且是渐进的。把这些小的成果当成一种以确定的评论结束会议的机会，即在结束的时候对所有与会者表示敬意并感谢他们对会议的贡献。

会议主持人在结束会议的时候最忌讳的是采取这一类方式：“时间差不多了，如果诸位再没有其他问题，我们就此打住。……好！散会。”以这类方式结束会议含有两种缺陷：

①倘若与会者临时再提出问题，则可能会耽搁时间而使会议无法按原定的时间结束。

②会议主持人的说辞给人的印象只是：他已机械式地完成了一件分内的事，而这种事对他来说好像并不重要。很可能因为与会者有了这个印象，以至于他们在离开会场之际，并不觉得这场会议有什么收获。

为了避免以上两种缺陷，会议主持人在结束会议之前的几分钟，为整场会议做总结便显得尤为重要。在任何一场会议里，使与会者印象最深刻的，便是会议结束前几分钟所听到的话语。因此，会议主持人应该善用这几分钟。

在有效地合理的总结性陈述之后，与会者在离开会场之际，才会真正感受到成就感和贡献感。

2.结束方式

会议的总结方式相当重要，既要合会议的气氛，又要合参加者的心理。主持人精要的总结，可以再次振奋与会者的情绪，提高会议讨论的质量。下面，我们列举三种常用的总结方法：

（1）归纳法

把会议的主要成果提纲挈领地概括出来，加深与会者的印象。比如：“今天我们学习了××××文件，主要收获的是……，弄清了以下两个问题：一是……，二是……。现在，方向已经明确，路子已经找到，让我们今后在各自的岗位上大显身手吧！”

（2）鼓动法

用鼓舞人心的话语作总结，以强化会议精神。如在一次救灾总结讨论会上，主持人最后说：“世上总是好人多，天灾无情人有情。这次抢险救灾中，真正体现了一方有难，八方支援；一家受灾，千家关怀。通过这次会议，我们听到了许多感人的事迹，体会到了许多真情。愿这种精神进一步发扬，愿我们的社会变得更加美好！同志们，希望大家都能有所思、有所悟。散会！”

（3）启示法

用本次会议中提出而还未得到解决的问题，为下次会议做铺垫。比如：“今天大家提了不少问题，其中‘为什么乱摊派之风屡禁不止’提得很及时很深刻，只是限于时间，今天没有充分讨论。请大家会后广泛收集材料，深入思考，以便下次再议。”