第五节 供应商管理
采购供应不只是采购部门的事，其活动还要分配到各有关部门去实施，采购供应涉及研发（R＆D）、工艺（PE）、品质控制（QC）、品质管理（QA）、生产、财务等许多部门（见表7-8）。作为一名品质经理，有必要了解采购工作的管理。
表7-8 采购供应主要活动的分配
（续表）
注：★表示主办单位，△表示协办单位，○表示有关单位。
一、与品管部有关的采购活动
（一）与品质控制（QC）有关的活动
（1）货品验收。
（2）针对供应商来料不合格向其发出纠正措施要求并进行跟踪验证。对供应商回复纠正措施的速度和态度进行评价。
（3）定期对各供应商进厂物资品质状况进行统计、分析，作为评价供应商综合能力的一部分，为保留或更换供应商提供决策依据。
（4）向供应商派驻检验员，进行货源处验证。
（二）与品质保证/管理（QA）有关的活动
（1）对供应商质量体系进行现场调查审核。对于重要物资供应商，在选择时，应对供应商的质量体系进行审核。对于合格供应商，也应定期对其质量体系进行评审以保证其持续地提供合格产品。审核的结果可以作为评价供应商综合能力的依据之一。
（2）对供应商进行支援。对供应商的支援是多方面的，一般由品质保证部门出面组织。对供应商进行支援包括帮助其建立品质体系，帮助其进行产品认证（如CE，UL认证），与供应商共同解决品质问题，对供应商进行现场诊断等等。
二、供应商的选择和评价
（一）采购物资的分类
根据采购物资对产品品质的影响程度，对采购物资进行分类。分类的目的是决定对采购活动控制的方式和程度。
按采购物资对产品品质的影响程度，将其分为以下3类。
（1）重要物资：直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致顾客投诉的物资。
（2）一般物资：不影响使用性能或即使稍有影响但可采取措施予以弥补的物资。
（3）辅助物资：包装材料及在生产过程中起辅助作用的物资。
（二）采购活动控制的方式和程度
采购物资的类别不同，采购活动控制的方式和程度也不同。组织应对各类控制方式和程度作出规定。
（1）对重要物资，在选择评定时，一般要进行书面调查、现场能力评估、样品测试、小批量试用。而对一般物资，则只需进行书面调查、样品测试即可。
（2）对重要物资，可能要求供应商随发运的货物提交品质控制记录，而对一般物资，无此要求。
（3）对重要物资，可能要求供应商应进行100％检查，而一般物资只需进行批次抽检。
（4）在进料的抽样检查方案中，重要物资的合格质量水平——接收质量限制（AQL）值小一些，一般物资的合格质量水平——AQL值大一些。
（三）供应商的书面调查
企业可以拟定一些调查表要求候选供应商填写，并可附带要求提供企业介绍、产品目录、产品鉴定资料以及认证证书复印件等文件。
调查表样式见表7-9、表7-10。
调查表也可由企业调查人员调查后填写。
调查的内容包括：人员状况，专业技术能力，设备情况，材料供应状况，品质控制情况，财务及信用状况，管理的制度化、规范化。
表7-9 供应商能力调查表（生产企业型供应商填写）
（续表）
表7-10 供应商能力调查表（商业/服务型供应商填写）
（续表）
（四）供应商的评价方法
1.样品检验
对于一个新的候选供应商，可以先采购其少量样品，进行全性能或部分重要性能的测试和检验（样品的检验一般由工程部门或品质部门进行），作出合格与否的评价，以便初步判断该企业的产品在质量上能否接受。
如果不能完全依靠检测决定其性能，还可以将样品装在部件或最终产品上进行试运行或试用，以便观察其性能和效果。这种方法特别适用于候选供应商是国外企业，对它进行第二方审核或现场调查比较困难的情况。
样机或样品检测后应做出评价表，评价表样式见表7-11。
表7-11 样品确认联络单
注：本表1—5行由送样单位填写，其余由确认单位填写。
2.小批试用
对于重要物资，一般还需进行小批量试用。采购部采购小批量物料，品管部对小批量物料进行入厂检测并出具检验报告。检验合格的物料，由技术部门（RAD）或工艺部门（PE）组织生产部试用并出具“小批量试用报告”。试用后的（半）成品，由品管部进行检测并出具相应测试报告。
对有些物资，还需进行中批量、大批量试用。
3.业绩评定
对某些已有多年合作关系的供应商，可根据其近几年供货的业绩表现加以评价，以便决定是否可以纳入合格供应商的范围。
对于合格供应商，也应进行业绩评定，以便在调整合格供应商名单时决定该企业是否可以继续保留为合格的供应商。
业绩评定的项目一般包括：质量、价格、交货期、配合度。业绩评定的表格样式见表7-12。
表7-12 年度业绩评定项目及比重
4.现场调查
（1）调查的内容。对供应商进行现场调查，调查内容的深度和广度应与采购的物资对最终产品的影响相一致。调查的内容一般包括：
①企业概况：企业历史、行业中的地位；产品品种规格；生产能力；职工人数和素质；技术装备、环境、效益等。
②管理人员水平：管理人员的构成与素质；管理人员工作经验是否丰富；管理人员工作能力的高低。
③专业技术能力：设计、工艺技术人员构成与素质；产品的研发能力；设计程序和设计评审情况；技术文件的完整、正确与统一，等等。
④工序控制情况：工艺纪律与劳动纪律，工作次序和生产次序；机器设备的新旧、性能，设备的维护、保养、检查；质量控制点的运行情况；不合格品的控制和管理等。
⑤材料供应状况：其产品所用原材料的供应来源；其材料的供应渠道是否畅通；其原材料的品质是否稳定；供应商原材料来源发生困难时，其应变能力的高低等。
⑥品质控制能力：其品管组织是否健全；品管人员素质的高低；检验仪器是否精密及维护是否良好；检验记录、报告和品质档案是否齐全；检验状态的标记、记录和可追溯性如何；品质异常的处理；质量体系文件及其实施情况；品质信息管理和协调情况；统计技术是否科学以及统计资料是否翔实等。
⑦财务及信用状况：每月的产、销售额；来往的客户；来往的银行；经营的业绩及发展前景等。
⑧管理规范制度：管理制度是否系统化、科学化；工作指导规范是否完备、是否具有可操作性；执行的状况是否严格。
（2）调查前准备工作。在现场调查前，应就上述内容拟定评分表，并针对评分表，制定出评分标准。应注意的是：针对不同的采购物资、不同的供应商，应该有不同的评分标准，不能搞一刀切。比如生产电脑磁头的生产厂家和生产纸箱的工厂，其对车间洁净程度的要求必然不同。
在现场调查前，应编写现场调查计划并组成调查组。调查组成员一般包括采购部、品管部、生产技术部、产品研发部等部门的代表。应将现场调查计划提前发给供应商。到达厂家后，应按照首次会议—现场调查—末次会议的程序开展工作。
此外，在现场调查前还应召开首次会议。首次会议，主要是向供应商介绍现场调查的时间安排、调查内容、进行方式。首次会议，一般应控制在15分钟之内。首次会议后，应按照既定的计划实施现场调查。
（3）调查结束后的工作。现场调查结束后，召开末次会议，向供应商通报调查结果，对调查中发现的不合格项目，向供应商提出明确的改善要求。
现场调查结束后的1周内，应完成现场调查评价报告，应复印一份现场调查评价报告给供应商。现场调查中的纠正措施要进行跟踪验证。
对供应商的现场调查可采取对供应商的质量体系进行正规的第二方审核的方式进行。第二方审核的重要依据是合同，合同中可以规定双方基本上按ISO9001标准进行审核，但可以对ISO9001的要求进行剪裁。另外可以增加一些评审内容，如交货期、价格、付款方式、财务及信用状况等。第二方审核的具体做法可参考第三方审核。
三、供应商的监督
供应商的情况是动态变化的，因此选定供应商厂家后并非万事大吉，还需要进行必要的后续监督。监督的方式有：货源处验证、临时监察、定期进行现场评价（或第二方质量管理体系审核）、定期进行业绩评定、纠正处理监督、变更通报等。
（一）货源处验证
派驻品质监督员，进行货源处验证。
（二）临时监查
去供应厂家进行临时监查，这项监查一般在供应商试做的新产品通过认可后进行，以及在产品出现品质问题，尤其是供应商的检查结果与客户的检查结果差异较大的时候进行。
临时监查，主要是监督检查供应商对该产品的图纸、技术要求理解无有偏差，测量基准与检测方法有无不妥，关键工序和特殊工序的控制情况。尤其要留意供应商检查人员的检查方法，很多时候就是因为供需双方检查方法的不同而导致检测结果的不同。
（三）定期进行监督性现场评价（或第二方质量管理体系审核）
监督评价的过程与选择供应商时的初次现场评价相似，但在评价内容上有很大的精简，重点验查以下内容。
（1）上次评价时发现的不合格项的纠正情况。
（2）质量管理体系是否发生变化以及这些变化对质量管理体系运作的有效性有否影响。
（3）质量管理体系中关键项目的执行情况。
（四）定期进行业绩评定
定期业绩评定由IQC和采购部等部门共同进行。
（五）纠正处理监督
企业把接收检验和生产使用中发现的问题以及从用户方面反映的意见等品质信息汇总、整理，并向供应商反馈，要求供应商采取纠正措施。纠正措施的验证可以通过对供应商下一批来料进行检测的方式进行，必要时要在供应商的现场进行验证。
（六）变更通报
供应商的生产条件或生产方式发生重大变化时，应要求供应商及时报告。
四、对供应商的支援
企业应把供应商看成是其延伸的部分，与供应商建立相互信任、相互合作的关系，要树立帮助供应商就是提升自己的思想。
对供应商的支援包括：品质教育培训；品质管理咨询；设计、工艺、测试仪表等方面的支援；帮助供应商导入先进的管理模式（如ISO 9000，ISO14000等）；共同研讨问题（与供应商共同进行现场诊断，找出问题的根源，提出整改措施并跟踪验证）。
思考与问题
1.应当如何选择和评价供应商？
2.怎样对供应商进行后续监督？怎样建立互利合作关系？
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